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信息管理規(guī)程是企業(yè)內部確保數據安全、提升效率、優(yōu)化決策的重要規(guī)范。它涵蓋了信息的收集、存儲、處理、分析和分享等多個環(huán)節(jié)，旨在規(guī)范員工的行為，保障信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。以下為信息管理規(guī)程的主要組成部分：
1. 信息分類與標記：確定各類信息的重要程度，進行相應的安全級別劃分，并實施對應的訪問控制。
2. 數據保護：包括備份策略、加密措施、防止病毒和惡意軟件的入侵。
3. 訪問權限管理：設定不同角色的用戶權限，確保信息的合法訪問。
4. 系統(tǒng)維護：定期更新系統(tǒng)，修復漏洞，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性。
5. 審計追蹤：記錄信息操作歷史，以便于問題排查和責任追溯。
6. 員工培訓：提升員工的信息安全意識，定期進行安全教育。
7. 應急響應計劃：面對信息安全事件時，能迅速有效地進行應對。
模板
以下是一份信息管理規(guī)程模板，供參考：
1. 引言
- 規(guī)程的目的和范圍
- 相關法規(guī)和標準引用
2. 信息分類與權限
- 信息分類標準
- 權限分配流程
- 訪問權限審核機制
3. 數據保護
- 數據備份策略
- 加密技術應用
- 防護措施（防火墻、反病毒軟件等）
4. 系統(tǒng)管理
- 系統(tǒng)更新與維護計劃
- 系統(tǒng)故障處理流程
5. 審計與監(jiān)控
- 日志管理
- 審計報告生成與分析
6. 員工培訓與意識
- 定期培訓計劃
- 安全意識宣傳材料
7. 應急響應
- 事件報告流程
- 應急預案與演練
8. 附則
- 規(guī)程修訂與更新說明
- 責任部門與聯(lián)系人
標準
制定和執(zhí)行信息管理規(guī)程的標準應遵循以下原則：
1. 法規(guī)合規(guī)性：確保規(guī)程符合國家及行業(yè)相關法律法規(guī)，如《信息安全技術 信息系統(tǒng)安全等級保護基本要求》等。
2. 實用性：規(guī)程應易于理解，便于執(zhí)行，避免過于理論化或過于復雜。
3. 完整性：覆蓋信息管理的各個環(huán)節(jié)，無遺漏。
4. 可持續(xù)性：規(guī)程應隨著技術和業(yè)務的發(fā)展適時調整更新。
5. 透明度：員工應清楚了解規(guī)程內容，知道自己的職責和權限。
6. 適應性：考慮到企業(yè)的規(guī)模、行業(yè)特點和業(yè)務需求，定制適合的信息管理規(guī)程。
信息管理規(guī)程的成功實施，不僅需要明確的規(guī)范，還需要管理層的支持、全員的參與以及持續(xù)的監(jiān)督與改進。只有這樣，才能確保企業(yè)在信息時代的安全運營，實現信息資源的最大價值。
信息管理規(guī)程范文
第1篇 物業(yè)項目數據統(tǒng)計信息收集管理規(guī)程
物業(yè)項目數據統(tǒng)計及信息收集管理規(guī)程
1.0目的
為規(guī)范統(tǒng)計行為,提高信息數據收集質量,保證統(tǒng)計數據的真實性與可靠性。
2.0范圍
適用于公司管理處各部門。
3.0職責
客戶服務中心人員負責客戶信息的收集與分類。
客服主管負責信息的把關審核。
4.0程序
4.1信息收集的主要內容。
4.1.1業(yè)主交房資料
4.1.2業(yè)主裝修資料
4.1.3業(yè)主入住資料
4.1.4業(yè)主報事報修情況
4.1.5相關費用繳納數據
4.2基本信息的收集
4.2.1基本信息收集和整理,是客服中心的一項重要工作。相關工作人員都有義務有責任向信息管理人員提供有關信息資料。
4.2.2客服人員應及時填寫有關各類記錄,收集有關資料。
4.2.3客服人員做好工作記錄,填寫相關記錄,為基本信息收集提供全面的原始依據。
4.3信息的整理
4.3.1基本信息由客服中心收集后,輸入電腦,并有專人負責管理。
4.3.2每月末對基本信息進行整理統(tǒng)計,及時填寫有關報表,并按時上報。
4.3.3基本信息收集整理后,按照相關要求,分類匯總,歸入工作檔案妥善保管。
5.0相關記錄
《業(yè)主入住登記表》
《交房登記表》
《裝修登記表》
《繳費情況表》
第2篇 總臺信息管理規(guī)程
第一節(jié) 客情預測表的傳遞
客情預測表是反映未來一段時間內預訂客人的基本信息的表格.按照時間劃分，客情預測及其傳遞一般要經過三個階段.
一，近期預測
一般是指半月或一月以上的預測.通常只統(tǒng)計訂房客人數量，每天所需房間，重要客人或會議等.
二，每周預測
預訂處提前一周將客人人數，日期，所需房間，團體或重要客人等統(tǒng)計出來，做成每周預測，一式多份，分送酒店總經理及客房，餐飲，財務等部門，請他們做好準備.
三，翌日抵達客人預測
翌日抵店客人預測表比近期預測和每周預測內容更詳細，包括客人姓名，房號及等級，房租，優(yōu)惠條件等，提前一天通知各部門，客房部可以提前安排好人員，及時騰出和清理良好房間，總服務臺接待處可以準確分房，前廳部服務人員可以對客人以姓氏相稱，以提高服務質量.
第二節(jié) 有關報表的制作
一，表格設計的原則
二，前廳常用表格
(一)客房收入報告(rooms revenue report)
客房收入報告是詳細反映酒店每間客房收入情況的報告.
(二)當日取消訂房表(cancellation list)
該表一式三份，分送前臺經理，前臺接待處和預訂處，預訂員要據此修訂預訂控制記錄.
(三)未到客人報表(no-show list)
(四)預訂更改表(amendment list)
(五)提前退房表(une_pected departure)
(六)延期退房表(e_tension list)
(七)入住房數出(differences)
(八)房租折扣及免費表(discount & complimentary list)
(九)次日客人退房表(e_pected departure list)
(十)今日住店vip報告(todays vip stay –over report)
(十一)次日vip離店報告(e_pected vip departure report)
第三節(jié) 前廳與其他部門的信息溝通
一，前廳部與有關部門之間的信息溝通
(一)前廳部與總經理室
(二)前廳部與客房部
(三)前廳部與銷售部
(四)前廳部與財務部
(五)前廳部與餐飲部
(六)前廳部與其他部門
二，信息溝通的主要障礙及糾正方法
(一)阻礙信息溝通的障礙
在酒店，阻礙信息溝通的障礙主要有以下幾個:
(1)個人主義嚴重，互相拆臺.
(2)彼此缺乏尊重與體諒.
(3)本位主義，缺少團隊意識和集體主義精神.
(4)感情，意氣用事.
(二)克服及糾正的方法
(1)抓緊對管理人員及服務人員進行有效的在職培訓，使之充分了解團結協(xié)作的重要性，掌握進行有效溝通的方式方法;還應使員工在不斷精通本職工作的同時，加緊對酒店整體經營管理知識和部門工作內容的了解.
(2)在日常工作中，注意檢查部門與內部之間信息溝通的執(zhí)行反饋情況，不能斷總結，完善各個環(huán)節(jié)，對于溝通良好的部門和個人及時予以表揚，反之，則予以批評.
(3)組織集體活動，增進員工之間的相互了解，消除隔 加強團結.
第四節(jié) 客史檔案的建立
一，建立客史檔案的意義
建立客史檔案是酒店了解客人，掌握客人的需求特點，從而為客人提供針性服務的重要途徑.對于那些力圖搞好市場營銷，努力使工作卓有成效，并千方百計使自己的一切活動都針對每個客人個性的酒店經理和工作人員來說，客史檔案是一個珍貴的工具.建立客史檔案對提同高酒店服務質量，改善酒店經營管理水平具有重要意義.
(一)有利于客人提供個性化服務(personalized service)，增加人情味
(二)有利于搞好市場營銷，爭取回頭客
(三)有助于提高酒店經營決策的科學性
二，客史檔案的內容
(一)常規(guī)檔案
包括客人姓名，性別，年齡，出生日期，婚姻狀況以及通讀地址，電話號碼，公司名稱，頭銜等，收集這些資料有助于了解目標市場的基本情況，了解誰是我們的客人.
(二)預訂檔案
包括客人的訂房方式，介紹人，訂房的季節(jié)，月份和日期以及訂房的類型等，掌握這些資料有助于酒店選擇銷售渠道，做好促銷工作.
(三)消費檔案
包括包價類別，客人租用的房間，支付的房價，餐費以及在商品，娛樂等其他項目上的消費;客人的信用，賬號;喜歡何種房間和酒店的哪些設施等，從而了解客人的消費水平，支付能力以及消費傾向，信用情況等.
(四)習俗，愛好檔案
這是客史檔案中最重要的內容，包括客人旅行的目的，愛好，生活習慣;宗教信仰和禁忌;住店期間要求的額外服務.了解這些資料有助于為客人提供有針對性的個性化服務.
(五)反饋意見檔案
包括客人在住店期間的意見，建議;表揚和贊譽;投訴及處理結果等.
三，客史檔案的建立
客史檔案的建立必須得到酒店管理人員的重要支持，并將其納入有關部門和人員的崗位職責之中，使之經?；?，制度化，規(guī)范化.
客史檔案的有關資料主要來自于客人的訂房單，住宿登記表，賬單，投訴及處理結果記錄，賓客意見書及其他平時觀察和收集的有關資料.
黨工委制度黨總支制度黨校制度
第3篇 外部相關方信息安全管理規(guī)程
1. 目的
為確保被外部相關方訪問、處理、共享、管理的組織信息及信息處理設施的安全，特制定本管理規(guī)定。
2. 范圍
本管理規(guī)定適用于公司外部相關方(包括顧客.供方.第三方)管理。
3. 職責
技術部系統(tǒng)管理員負責制定本規(guī)定并負責執(zhí)行。
4. 管理規(guī)定
(1)第三方物理訪問須經公司被訪問部門的授權,具體執(zhí)行《訪客管理制度》.
(2)公司與顧客需明確規(guī)定信息安全要求，公司規(guī)定在與客戶簽訂合同中需規(guī)定必要的安全要求。
(3)服務器訪問權需由技術部統(tǒng)一授權給用戶,一個用戶給予惟一賬號,口令自行保管.
(4)本公司公網接入服務提供方等為外包過程,此類外包服務商應由技術部組織簽訂服務協(xié)議/合同,并應收集其相關資質,經公司評估成為合格供方后方可與之進行經濟來往.
(5)采購供方或任何其它相關方人員現場訪問公司現場時,需由技術部接待,需要涉及到公司重要應用軟件、重要設施及重要數據的訪問時,必須由技術部人員授權方可使用或查閱,涉及到資料復制名外借時,公司重要數據和文件需征得總經理同意.
(6)《服務合同》1年注意更新。
第4篇 房地產公司計算機管理信息系統(tǒng)控制規(guī)程
計算機管理信息系統(tǒng)控制由集團總部it中心和各一線it人員共同進行,并由it中心制定和實施相關規(guī)則,主要包括《員工電腦使用指南v2》、《用戶帳戶管理規(guī)范》、《計算機數據備份管理制度》等規(guī)定。(具體內容見附件5計算機管理信息系統(tǒng)控制中的5-1--5-3)。
計算機管理系統(tǒng)控制制度明確規(guī)定了以下具體內容:
(一)電腦維護部門的職能及職責劃分:it中心運營組負責集團總部的電腦維護、集團網絡、各業(yè)務應用系統(tǒng)的運行和維護;各地分公司有1-3名it人員,隸屬總經理辦公室,負責分公司的電腦、網絡的運維。
(二)電腦程序及資料的存取控制:通過windows ad集成驗證用戶訪問,ntfs等技術,以及文檔加密系統(tǒng)對資料進行控制。
(三)基礎數據的輸入輸出控制:技術上,各業(yè)務系統(tǒng)都使用統(tǒng)一的indows ad集成驗證用戶,來控制基礎數據的輸入和報表等打印輸出控制;管理上,通過《用戶帳戶管理規(guī)范》制度規(guī)范用戶的使用,達到基礎數據輸入輸出的準確性。
(四)資料備份、檔案及設備的安全控制:管理上,集團總部及各地公司必須遵守《萬科企業(yè)股份有限公司計算機數據備份管理制度》;技術上,備份系統(tǒng)實現實時在線,自動化地對萬科各信息系統(tǒng),以備份服務器形成備份中心,對各種平臺的應用系統(tǒng)及其他信息數據進行集中的備份,保障企業(yè)各項業(yè)務信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運行,有效地保護商務的連續(xù)性;radius集成驗證網絡設備。
(五)硬件及軟件系統(tǒng)的購置、使用及維護的控制:《萬科企業(yè)股份有限公司電腦應用及管理規(guī)定》規(guī)定了軟硬件購買的流程控制,《員工電腦使用指南》則指導員工如何使用萬科系統(tǒng),明確員工的職責范圍。
(六)系統(tǒng)復原及測試程序的控制:集團總部及各地公司必須遵守《萬科企業(yè)股份有限公司計算機數據備份管理制度》,定期做備份的恢復測試;技術上采用了高可靠技術,如raid,san,群集等,保障了各應用系統(tǒng)的可恢復。
第5篇 環(huán)境管理部信息收集作業(yè)規(guī)程
物業(yè)管理作業(yè)規(guī)程文件
――環(huán)境管理部信息收集標準作業(yè)規(guī)程
1. 目的
規(guī)范信息收集來源、方法、頻次,提高環(huán)境部操作水平。
2.適用范圍
適用于__物業(yè)管理有限公司所管轄區(qū)域內已入住管理中心環(huán)境部。
3. 職責
3.1管理中心經理負責對信息收集進行監(jiān)督,并協(xié)助主管對重大、特殊信息進行分析。
3.2環(huán)境主管負責信息的統(tǒng)計與分析,并協(xié)助和監(jiān)督環(huán)境領班進行信息收集。
3.3環(huán)境領班負責信息的收集。
3.4環(huán)境員負責信息的收集與記錄。
3.5公司品質部每月對所收集信息進行備案和分析。
4. 方法和過程控制
4.1清潔區(qū)域劃分信息
4.1.1環(huán)境領班每周對各區(qū)域人員的變動情況詳細記錄,并將每人負責區(qū)域內的范圍、面積進行統(tǒng)計記錄,于每月25日10點前匯總至環(huán)境主管處。
4.1.2環(huán)境主管每月25日12點前將各清潔區(qū)域劃分情況的各項數據進行統(tǒng)計,統(tǒng)計內容:樓道環(huán)境員人數、小區(qū)樓道總數、樓道各區(qū)域負責人姓名、負責棟別、每人負責樓道數量、室外環(huán)境員人數、共分區(qū)域量、各區(qū)域負責人姓名、負責棟別、負責區(qū)域面積、外圍環(huán)境人數、負責區(qū)域、機動人員人數、負責區(qū)域、景觀綠化人數、負責區(qū)域、其他人員,并記錄于《環(huán)境部信息收集表》中,報管理中心經理。
4.2日常室外清潔信息
4.2.1 環(huán)境領班根據室外環(huán)境標準作業(yè)規(guī)程,每天對室外各區(qū)域內的環(huán)境流程、環(huán)境頻次進行監(jiān)督統(tǒng)計,統(tǒng)計內容:步棧道每天清潔次數、柏油路每天清潔次數、綠化帶每天清潔次數、信報箱每天擦拭次數、標識牌每天擦拭次數、垃圾桶每天清倒次數、 垃圾桶清洗次數、循環(huán)環(huán)境次數、水系清掃次數(無水)、水系打撈次數、水系清潔次數、外墻清洗次數、外墻玻璃清洗次數,記錄于《環(huán)境部信息收集表》中,并報至環(huán)境主管處。
4.2.2環(huán)境主管每日對《環(huán)境部信息收集表》分析后,報管理中心經理,并根據相關記錄進行日常工作檢查。
4.3日常樓道清潔信息
4.3.1環(huán)境領班根據樓道環(huán)境標準作業(yè)規(guī)程,每天對樓道各區(qū)域內的環(huán)境流程、環(huán)境頻次進行監(jiān)督統(tǒng)計,統(tǒng)計內容: 臺階、地面清掃次數、臺階、地面拖洗次數、扶手擦拭次數、地腳線擦拭次數、單元門擦拭次數、樓道頂面清潔次數、欄桿擦拭次數、窗框擦拭次數、窗臺擦拭次數、樓道燈的開關擦拭次數、墻面接線口擦拭次數、循環(huán)環(huán)境次數、管道井門、弱電井門、水、電表箱擦拭次數、高位玻璃、墻面、設施擦拭次數,記錄于《環(huán)境部信息收集表》中,并報至環(huán)境主管處。
4.3.2環(huán)境主管每日對《環(huán)境部信息收集表》分析后,報管理中心經理,并根據相關記錄進行日常工作檢查。
4.4水系管理信息
4.4.1環(huán)境領班根據管理中心已定水系開放頻次,對每月水系開放的相關數據進行統(tǒng)計,統(tǒng)計內容:注水次數、放水次數、注水量、放水量,記錄于《環(huán)境部信息收集表》中,并報至環(huán)境主管處,環(huán)境主管每月25日12點前對《環(huán)境部信息收集表》分析后,報管理中心經理。
4.5景觀綠化信息
4.5.1環(huán)境主管建立環(huán)境部綠化設施設備臺帳,結合《日常工作檢查表》每月25日12點前對綠化設施設備進行一次盤點,并記錄于《環(huán)境部信息收集表》報管理中心經理,統(tǒng)計內容:物品總量(現有)、原有量、損壞或減少量、增加量、設備維修次數、設備養(yǎng)護次數、設備使用次數。
4.5.2環(huán)境主管建立環(huán)境部綠化養(yǎng)護臺帳,結合《日常工作檢查表》每月25日12點前對綠化養(yǎng)護情況進行匯總分析,并記錄于《環(huán)境部信息收集表》報管理中心經理,統(tǒng)計內容:樹木總量(現有)、原有量、損壞或死亡數量、增加量、現有草坪面積(
第6篇 工程監(jiān)理信息資料管理規(guī)程
一、資料類信息管理
施工階段信息的管理可從施工準備階段、施工期,竣工保修期三個子階段分別進行。
(一)施工準備階段
工程準備階段文件,如立項文件、建設用地、征地、拆遷文件、開工審批文件。
1、施工準備階段即建設工程合同簽定到項目開工前期這個階段,應該組建工程信息合理的流程,確定合理的信息源,規(guī)范各方的信息行為,建立必要的信息秩序。
2、監(jiān)理大綱、施工圖設計及施工圖預算,特別要重視結構特點、工程難度、要點、特點,掌握工業(yè)工程的工藝流程特點、設備特點,了解工程預算體系(按單位工程、分部工程、分項工程分解);了解施工合同。
3、施工單位項目經理部組成,進場人員資質;進場設備的規(guī)格型號、保修記錄;施工場地的準備情況;施工單位質量保證體系及施工單位的施工組織設計,特殊工程的技術方案,施工進度網絡計劃圖表;進場材料、構件管理制度;安全保安制度;數據和信息管理制度;檢測和檢驗、試驗程序和設備;施工單位和分包單位的資質等施工單位信息。
4、施工圖的會審和交底記錄;開工前的監(jiān)理交底記錄;對施工單位提交的施工組織設計按照項目監(jiān)理部要求進行修改的情況;施工單位提交的動工報告及實際準備情況。
5、本工程需遵循的相關建筑法律、法規(guī)和規(guī)范、規(guī)程,有關質量檢驗、控制的方法法規(guī)和質量評定標準。
(二)施工期資料
工程施工期,信息來源比較穩(wěn)定,主要是施工過程中隨時產生的數據。
1、施工單位動態(tài)信息。包括人員、設備、水、電、氣等能源的信息。
2、施工期氣象信息。每天不同時段動態(tài)信息,特別在氣候對施工質量影響較大的情況下,更要收集氣象數據。
3、建筑原材料、半成品、成品、構配件等工程物資的進場、加工、保管、使用等信息。
4、施工單位管理信息。項目經理部管理程序;質量、進度、投資的事前、事中、事后控制措施;數據采集來源及采集、處理、儲存、傳遞方式;工序間交接制度;事故處理制度;施工組織設計和技術方案執(zhí)行情況;工地文明施工及安全措施情況。
5、施工中需要執(zhí)行的國家和地方規(guī)范、規(guī)程、標準;施工合同執(zhí)行情況。
6、工程數據信息。如地基驗槽及處理記錄,工序間交接記錄,隱蔽工程驗收記錄等。
7、建筑材料必試項目有關信息。如水泥、砂石、鋼筋、外加劑、砼、防水材料、回填土、飾面板等執(zhí)行《建筑資料管理規(guī)程》相應條款。
8、設備安裝的試運和測試項目有關信息。如電氣接地電阻、絕緣電阻測試,管道通水、通風試驗,消防警報等。
9、施工索賠相關信息。索賠程序、索賠依據、索賠證據、索賠處理意見等。
10、各種監(jiān)理文件資料類信息。如監(jiān)理規(guī)劃;監(jiān)理月報;監(jiān)理會議紀要;監(jiān)理工程師簽發(fā)、簽署、簽批的各類表格、文件;分包資質;各類合同及管理文件;各類監(jiān)理工作總結類文件等。
(三)竣工及保修期資料
1、監(jiān)理文件:如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、有關質量問題和質量事故的相關記錄、監(jiān)理工作總結以及監(jiān)理過程中各種控制和審批文件等。
2、施工資料:按建筑安裝工程歸類。
3、竣工圖:按建筑安裝工程歸類。
4、竣工驗收資料:如工程竣工總結、竣工驗收備案表、電子擋案等。
5、在竣工后保修期:監(jiān)理單位按照《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》收集監(jiān)理文件,并協(xié)助業(yè)主督促施工單位完善全部資料的收集、匯總和歸類整理。
(四)各類生產數據類信息的管理
此類信息主要指各類表格為主要體現形式的文件,包括對進度、投資、質量控制及合同管理等各種信息,是監(jiān)理工程師在施工階段實施工程項目管理過程中產生的第一手資料,其內容直接反映了監(jiān)理的控制力度與深度。我公司對各種表格的填寫與應用均有具體詳細的要求,每位監(jiān)理人員必須執(zhí)行。
(五)各類協(xié)調、溝通類信息資料管理
監(jiān)理工程師作為現場的唯一管理者,面對參建各方以及生產中的各個環(huán)節(jié),必須隨時、隨地地進行各種協(xié)調與溝通,以便及時解決各類問題、處理各種情況,保證項目按計劃順利實施。其結果必將產生大量的信息。而監(jiān)理工程師在現場的常規(guī)并最有效的協(xié)調、溝通方式有監(jiān)理例會、專題工地會議。
(六)規(guī)劃、細則、總結、報告類資料管理
1、監(jiān)理規(guī)劃:指導性文件,應由時效性,編制后按公司要求審查、報建設單位。
2、監(jiān)理實施細則:具體指導工作性文件,應實用,由專業(yè)工程師編制,總監(jiān)審批。
3、監(jiān)理月報:監(jiān)理月報為項目監(jiān)理部每月向業(yè)主呈交的一份當月工作總結報告,將本工程項目進展情況及項目管理情況向業(yè)主做全面匯報。
4、各項監(jiān)理工作總結:監(jiān)理工作總結分為工程竣工總結、專題總結、月報總結三類。
(七)資料的日常管理
1、管理的主要內容
建立信息分類編碼體系:監(jiān)理文件檔案資料分類存放;監(jiān)理文件檔案資料收、發(fā)文與登記;監(jiān)理文件檔案資料傳閱;監(jiān)理文件檔案借閱、更改與作廢。
2、主要管理方法
監(jiān)理分類、編碼體系的建立與使用。信息的統(tǒng)一分類編碼對于項目管理意義重大。在整個項目實施過程中,會不斷產生大量信息,如果不對它們進行分類、編碼,就無法使用它們,無法使這些信息發(fā)揮作用,尤其是有多個主體單位參加建設,這些單位之間的溝通就是信息傳遞的過程,統(tǒng)一的信息分類與編碼就相當于參建單位擁有共同的語言,這樣在信息處理工作量巨大的建設工程管理過程中,使參建各方都能將源自不同單位的信息直接存儲于本系統(tǒng)中,再在本系統(tǒng)中進行進一步的處理,達到迅速、有效的交換、處理、儲存、查詢各類信息的目的。
(八)文件歸檔
應按照國家及北京市有關規(guī)定或要求進行監(jiān)理文件的歸檔、組卷、驗收、移交等;歸檔保存應嚴格按照保存原件為主、復印件為輔和按照一定順序歸檔的原則。
更改、作廢:原則上應由信息部門指定的責任人進行,涉及審批責任的,還需經相關審批責任人簽子認可,更改后的新文件及時取代原文件,對于作廢的文件應考慮日后的可追溯需求。
二、監(jiān)理資料的歸檔管理
1、監(jiān)理資料歸檔的內容
監(jiān)理合同、項目監(jiān)理規(guī)劃及實施細則、監(jiān)理月報及會議紀要、分部工程質量報驗簽認單、質量事故的處理資料、監(jiān)理工作總結。
2、監(jiān)理檔案組卷方法
以單位工程按歸檔的內容進行組卷;卷內文件應按專業(yè)和形成資料的時間排序并編寫卷內目錄;封面、移交目錄、審核備考表的格式見北京市資料管理規(guī)程附錄c;檔案的規(guī)格、圖紙的折疊與裝訂應按照北京市城建檔案館的統(tǒng)一規(guī)定。
三、監(jiān)理檔案的驗收、移交、管理
由總監(jiān)理工程師負責,于工程竣工驗收后三個月內將監(jiān)理檔案送公司總工程師審閱,并與檔案管理人員辦理移交手續(xù)。存檔的監(jiān)理資料需要借閱時,應辦理借閱和歸還手續(xù)。一般工程建設監(jiān)理檔案保存期至少為工程保修期結束后一年,超過保修期的監(jiān)理檔案,應經總監(jiān)理工程師批準后銷毀,但應有記錄。
四、北京市建設檔案館有要求時,應按有關規(guī)定或要求執(zhí)行。
施工單位和監(jiān)理單位用表按《工程建設監(jiān)理規(guī)程》dbj01-41-2002、《建筑安裝工程資料管理規(guī)
