酒店會(huì)議室會(huì)議服務(wù)工作規(guī)程

是什么

酒店會(huì)議室會(huì)議服務(wù)工作規(guī)程是指一套詳細(xì)的操作指南，旨在確保酒店為客戶提供高效、專(zhuān)業(yè)且無(wú)誤的會(huì)議服務(wù)。它涵蓋了從預(yù)訂管理、設(shè)施準(zhǔn)備到現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)的全過(guò)程，旨在提升客戶滿意度，樹(shù)立酒店的專(zhuān)業(yè)形象，并優(yōu)化內(nèi)部工作流程。

模板

1. 預(yù)訂管理

- 接收請(qǐng)求：接到會(huì)議預(yù)訂需求后，詳細(xì)了解會(huì)議規(guī)模、時(shí)間、主題及特殊需求。

- 確認(rèn)可用性：檢查會(huì)議室的可用性，避免沖突。

- 提供報(bào)價(jià)：根據(jù)客戶需求提供詳細(xì)的服務(wù)報(bào)價(jià)，包括場(chǎng)地費(fèi)、設(shè)備費(fèi)、餐飲費(fèi)等。

- 簽訂合同：與客戶簽訂書(shū)面協(xié)議，明確雙方責(zé)任和權(quán)益。

2. 設(shè)施準(zhǔn)備

- 布置場(chǎng)地：根據(jù)會(huì)議類(lèi)型和客戶要求進(jìn)行桌椅布局、裝飾及視聽(tīng)設(shè)備設(shè)置。

- 技術(shù)測(cè)試：預(yù)先測(cè)試所有設(shè)備，確保音響、投影、網(wǎng)絡(luò)等正常運(yùn)行。

- 衛(wèi)生檢查：確保會(huì)議室清潔，提供必要的衛(wèi)生用品。

3. 會(huì)議服務(wù)

- 簽到接待：設(shè)立簽到臺(tái)，協(xié)助參會(huì)人員簽到，提供歡迎飲料。

- 現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)：全程監(jiān)督會(huì)議進(jìn)程，及時(shí)解決突發(fā)問(wèn)題。

- 餐飲服務(wù)：按照預(yù)定菜單提供茶點(diǎn)、餐食，確保食品安全和口味。

4. 后期跟進(jìn)

- 客戶反饋：會(huì)議結(jié)束后收集客戶反饋，了解服務(wù)效果。

- 清理歸位：整理場(chǎng)地，恢復(fù)原狀，準(zhǔn)備下一次使用。

- 費(fèi)用結(jié)算：根據(jù)合同結(jié)算會(huì)議費(fèi)用，提供發(fā)票。

標(biāo)準(zhǔn)

- 專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)：所有工作人員需具備良好的溝通技巧和服務(wù)意識(shí)，確保專(zhuān)業(yè)、禮貌的服務(wù)態(tài)度。 - 準(zhǔn)確性：預(yù)訂信息、設(shè)備配置、餐飲安排等必須準(zhǔn)確無(wú)誤，避免因疏漏導(dǎo)致的不便。 - 靈活性：應(yīng)對(duì)臨時(shí)更改需求，如調(diào)整座位布局、增加設(shè)備等，保持服務(wù)的靈活性。 - 效率：從預(yù)訂到服務(wù)結(jié)束，每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)高效執(zhí)行，確保會(huì)議順利進(jìn)行。 - 保密性：尊重客戶隱私，保護(hù)會(huì)議內(nèi)容不外泄。 - 持續(xù)改進(jìn)：定期評(píng)估服務(wù)流程，根據(jù)客戶反饋和行業(yè)最佳實(shí)踐持續(xù)優(yōu)化。

通過(guò)嚴(yán)格執(zhí)行上述規(guī)程，酒店能夠提供一流的會(huì)議服務(wù)體驗(yàn)，滿足不同客戶的需求，提升酒店的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

酒店會(huì)議室會(huì)議服務(wù)工作規(guī)程范文

酒店會(huì)議室管理及會(huì)議服務(wù)工作規(guī)程

1目的

規(guī)范公司會(huì)議服務(wù)操作,確保樹(shù)立公司良好形象。

2適用范圍

適用于會(huì)議室控制管理及對(duì)內(nèi)、對(duì)外會(huì)議服務(wù)工作的管理工作。

3職責(zé)

3.1辦公室主任負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議室及會(huì)議服務(wù)工作的監(jiān)督管理。

3.2辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議室全面管理和受理會(huì)議使用部門(mén)及顧客的各類(lèi)會(huì)議要求,并負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)布置,安排會(huì)議服務(wù)人員。

3.3設(shè)備部負(fù)責(zé)會(huì)議室照明、空調(diào)、音響等設(shè)備、設(shè)施的運(yùn)行、維護(hù)工作。

3.4業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)會(huì)議室開(kāi)、關(guān)門(mén)、供水、茶葉、茶杯的供應(yīng),協(xié)助辦公室布置會(huì)場(chǎng)和會(huì)議室保潔工作。

3.5工程部負(fù)責(zé)會(huì)議室墻面、門(mén)窗、鎖具等設(shè)施的維修、維護(hù)工作。

4工作程序

4.1會(huì)議室管理

4.1.1使用會(huì)議室業(yè)務(wù)受理

a辦公室人員接到用戶的《會(huì)議申報(bào)單》后,根據(jù)《會(huì)議申報(bào)單》的要求(申報(bào)部門(mén)、申報(bào)時(shí)間、會(huì)議名稱、會(huì)議室擬用時(shí)段、擬開(kāi)會(huì)地點(diǎn)及會(huì)議室、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議安排意見(jiàn)等)填寫(xiě)《會(huì)議受理服務(wù)單》。

b根據(jù)《會(huì)議申報(bào)單》內(nèi)容,辦公室人員應(yīng)立即電話聯(lián)系會(huì)議申報(bào)部門(mén)及顧客,詳細(xì)了解會(huì)議使用情況及其他要求。

c辦公室以《會(huì)議申報(bào)單》和電話聯(lián)系的會(huì)議使用情況為準(zhǔn),填寫(xiě)《會(huì)議受理服務(wù)單》,詳細(xì)寫(xiě)明會(huì)議使用部門(mén)、聯(lián)系人、電話、會(huì)議事由、注意事項(xiàng)、是否需要會(huì)議服務(wù)、受理部門(mén)、受理時(shí)間、經(jīng)辦人、送會(huì)議服務(wù)單時(shí)間、執(zhí)行部門(mén)音響、設(shè)備的運(yùn)行是否需要監(jiān)護(hù)等內(nèi)容后,立即將《會(huì)議受理服務(wù)單》送至業(yè)務(wù)部、設(shè)備部。

d業(yè)務(wù)部針對(duì)《會(huì)議受理服務(wù)單》的內(nèi)容在會(huì)議召開(kāi)前做好供水、茶葉、茶杯、桌椅等準(zhǔn)備工作。

e設(shè)備部針對(duì)《會(huì)議受理服務(wù)單》的內(nèi)容在會(huì)議召開(kāi)前做好照明、空調(diào)、音響等準(zhǔn)備工作。

4.1.2會(huì)場(chǎng)布置及安排

a接用戶會(huì)議室會(huì)場(chǎng)布置要求后,辦公室立即聯(lián)系相關(guān)單位、部門(mén),按顧客要求布置會(huì)議桌椅;檢查會(huì)議室清潔、供水是否完備;照明、空調(diào)、音響是否能正常運(yùn)行;及顧客所需的準(zhǔn)備會(huì)標(biāo)、座次牌、簽到臺(tái)、花卉、水果、觀葉植物、茶葉、紙杯等會(huì)議所需物品。

b辦公室負(fù)責(zé)在會(huì)議召開(kāi)前將會(huì)場(chǎng)布置完畢,并通知使用會(huì)議室的顧客查看會(huì)場(chǎng),按用戶要求對(duì)會(huì)場(chǎng)作出調(diào)整以便滿足用戶要求。

4.2會(huì)議室服務(wù)工作

4.2.1會(huì)議服務(wù)

大會(huì)議室應(yīng)提前開(kāi)門(mén),會(huì)議開(kāi)始前20分鐘再次確認(rèn);小會(huì)議室提前30分鐘開(kāi)門(mén),會(huì)議開(kāi)始前10分鐘再次確認(rèn)。

4.2.2設(shè)備部人員必須提前30分鐘到達(dá)大會(huì)議室,開(kāi)啟音響、空調(diào)、并保證其正常運(yùn)行。

4.2.3會(huì)議服務(wù)人員必須著裝整齊、在會(huì)議召開(kāi)前20分鐘到達(dá)現(xiàn)場(chǎng);在會(huì)議使用中,必須每15分鐘倒1次茶水,大會(huì)議室召開(kāi)會(huì)議,會(huì)務(wù)人員不能擅自離開(kāi),對(duì)會(huì)議室出現(xiàn)的緊急情況能做好相應(yīng)處理,并及時(shí)向辦公室負(fù)責(zé)人匯報(bào)。

4.2.4會(huì)議使用完畢后,會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)電話通知業(yè)務(wù)部、設(shè)備部負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清理,并向辦公室匯報(bào)會(huì)議室使用情況,重要會(huì)議應(yīng)向總經(jīng)理室通報(bào)。

4.3辦公室負(fù)責(zé)隨時(shí)做好會(huì)議服務(wù)回單的收集、整理工作,檢查會(huì)議室使用是否正常,如有異常,及時(shí)更改、整頓,以利于為業(yè)主提供更加完善的服務(wù)。

5相關(guān)文件及記錄

5.1《會(huì)議室使用登記表》(lywg/qr―046)

5.2《zz公司會(huì)議受理服務(wù)單》(lywg/qr―007)