- 目錄
包括什么內(nèi)容
1. 資料收集與整理
2. 資料存儲與保護(hù)
3. 資料更新與維護(hù)
4. 資料查詢與使用
5. 資料安全與保密
編制指南
1. 資料收集與整理
- 收集業(yè)主的基本信息，包括但不限于姓名、聯(lián)系方式、物業(yè)地址、產(chǎn)權(quán)證明等。
- 確保資料的準(zhǔn)確性，通過多重核對防止錄入錯誤。
- 對收集到的資料進(jìn)行分類，建立清晰的檔案系統(tǒng)。
2. 資料存儲與保護(hù)
- 采用電子化存儲方式，如云服務(wù)器或內(nèi)部數(shù)據(jù)庫，便于檢索和備份。
- 設(shè)定訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能接觸業(yè)主資料。
- 定期檢查存儲設(shè)備，預(yù)防數(shù)據(jù)丟失。
3. 資料更新與維護(hù)
- 定期對業(yè)主資料進(jìn)行審核，及時(shí)更新變動信息，如聯(lián)系方式變更。
- 遇到業(yè)主投訴或服務(wù)需求時(shí)，即時(shí)更新業(yè)主反饋記錄。
4. 資料查詢與使用
- 建立快速查詢機(jī)制，確保工作人員能迅速獲取所需信息。
- 使用業(yè)主資料時(shí)，需符合相關(guān)法律法規(guī)，尊重業(yè)主隱私。
5. 資料安全與保密
- 實(shí)施嚴(yán)格的保密制度，禁止未經(jīng)授權(quán)的泄露。
- 對離職員工進(jìn)行資料交接，確保信息不流失。
復(fù)審規(guī)定
1. 每季度進(jìn)行一次業(yè)主資料的全面復(fù)審，確認(rèn)信息的完整性和準(zhǔn)確性。
2. 復(fù)審過程中發(fā)現(xiàn)的錯誤或遺漏，應(yīng)及時(shí)修正，并記錄更改原因。
3. 復(fù)審后，對過時(shí)或無用的資料進(jìn)行清理，但需遵守檔案保存期限的規(guī)定。
4. 復(fù)審結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，由管理層審批后存檔，作為下一輪復(fù)審的參照。
本規(guī)程旨在規(guī)范業(yè)主資料的管理工作，提升服務(wù)質(zhì)量，確保業(yè)主權(quán)益。各相關(guān)部門務(wù)必嚴(yán)格執(zhí)行，任何違反規(guī)程的行為將受到相應(yīng)處罰。在執(zhí)行過程中遇到問題，應(yīng)及時(shí)向上級匯報(bào)，共同探討解決方案。
業(yè)主資料管理作業(yè)規(guī)程-5范文
業(yè)主資料管理作業(yè)規(guī)程
1、目的
規(guī)范業(yè)主資料的保管與跟蹤工作,其中資料管理包括業(yè)主檔案的管理、鑰匙管理、辦卡管理。
2、適用范圍
適用于金鑰匙服務(wù)中心對業(yè)主資料的保管與跟蹤。
3、職責(zé)
3.1、服務(wù)中心經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主資料保管與跟蹤工作。
3.2、內(nèi)勤主管負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督本規(guī)程的具體實(shí)施過程。
3.3、服務(wù)中心資料人員負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案、鑰匙的保管與跟蹤和卡證的辦理工作。
4、程序要點(diǎn)
4.1、業(yè)主檔案管理
4.1.1、業(yè)主檔案的內(nèi)容
4.1.1.1、經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)戶登記表》。
4.1.1.2、經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。
4.1.1.3、《業(yè)主家庭情況登記表》。
4.1.1.4、《鑰匙領(lǐng)用登記表》。
4.1.1.5、《業(yè)主卡辦理登記表》。
4.1.1.6、《業(yè)主入住驗(yàn)房表》。
4.1.1.7、《二次裝修申請審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料。
4.1.1.8、業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。
4.1.1.9、其他應(yīng)保存的資料。
4.1.2、將業(yè)主的檔案夾按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案柜內(nèi)。
4.1.3、業(yè)主檔案的跟蹤:當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí),檔案管理員應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
4.1.3.1、通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí);
4.1.3.2、業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。
4.1.4、業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報(bào)金鑰匙服務(wù)中心經(jīng)理,經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。
4.1.5、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。
4.1.6、將業(yè)主資料姓名、聯(lián)系電話等輸入樂天電腦系統(tǒng)中進(jìn)行管理。
4.1.7、本規(guī)程執(zhí)行情況作為檔案管理員績效考評的依據(jù)之一。
4.2、業(yè)主鑰匙管理
4.2.1、金鑰匙服務(wù)中心可以進(jìn)行鑰匙保管的范圍
4.2.1.1、發(fā)展商交樓后,發(fā)展商未售的空置單元鑰匙。
4.2.1.2、特定情況下業(yè)主托管的鑰匙。特定情況是指:業(yè)主確有實(shí)際的生活、工作困難確需托管鑰匙,又不至于給金鑰匙服務(wù)中心帶來額外工作的情況。
4.2.2、發(fā)展商托管的鑰匙
4.2.2.1、物業(yè)接管驗(yàn)收工作結(jié)束后,金鑰匙服務(wù)中心可以根據(jù)發(fā)展商的托管要求接管未入住單位的鑰匙。
4.2.2.2、接管過來的鑰匙由服務(wù)中心管理員清楚標(biāo)明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中。
4.2.2.3、鑰匙的發(fā)放工作要嚴(yán)格做好相應(yīng)紀(jì)錄。
4.2.3、業(yè)主在特定情況下托管的鑰匙
4.2.3.1、業(yè)主委托保管鑰匙時(shí),服務(wù)助理應(yīng)按《鑰匙委托協(xié)議》要求填寫日期、房號、業(yè)主姓名、鑰匙數(shù)量、托存原因、使用要求及聯(lián)系方式等項(xiàng)目。
4.2.3.2、服務(wù)助理應(yīng)特別向業(yè)主說明本管理處不承擔(dān)為業(yè)主保管家庭財(cái)產(chǎn)的責(zé)任,業(yè)主同意后,請業(yè)主在《鑰匙委托協(xié)議》的業(yè)主簽名欄簽名確認(rèn)。
4.2.3.3、服務(wù)助理將《鑰匙委托協(xié)議》復(fù)印一份交業(yè)主保管。
4.2.3.4、服務(wù)助理將接到的所托管的鑰匙交給鑰匙管理員保管。
4.2.3.5、管理員將《鑰匙委托協(xié)議》上的房號登記在《業(yè)主托管鑰匙登記表》內(nèi),并在托管的鑰匙上貼上標(biāo)有業(yè)主房號的標(biāo)識,然后將鑰匙整齊有序的放置在鑰匙柜中保存。
4.2.4、托管鑰匙的管理
4.2.4.1、有維修或空置房管理需要使用托管的鑰匙時(shí),由金鑰匙服務(wù)中心管理員在借用人辦理鑰匙借用手續(xù)后,將鑰匙交給借用人。并認(rèn)真填寫好《借用鑰匙登記表》
4.2.4.2、辦理鑰匙退還手續(xù)時(shí),管理員應(yīng)在核對鑰匙數(shù)量后,在《借用鑰匙登記表》中標(biāo)注鑰匙退還日期及退還人。
4.2.4.3、服務(wù)中心經(jīng)理應(yīng)安排管理員根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發(fā)現(xiàn)借期超過三天不還鑰匙者,應(yīng)致電借鑰匙人員催還。
4.2.4.4、當(dāng)接到丟失或損壞鑰匙報(bào)告時(shí),管理員應(yīng)記錄事件經(jīng)過并報(bào)告服務(wù)中心經(jīng)理;服務(wù)中心主管與房地產(chǎn)開發(fā)商/業(yè)主聯(lián)系,征得同意后,采取補(bǔ)配鑰匙措施或換鎖以確保遺失鑰匙單位的安全。
4.2.4.5、業(yè)主或業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人前來領(lǐng)取鑰匙時(shí),管理員憑《鑰匙委托協(xié)議》移交鑰匙給領(lǐng)鑰匙人。在無任何證件證明索匙者為鑰匙所屬單位的業(yè)主/業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人時(shí),管理員不得將鑰匙轉(zhuǎn)交。
4.2.5、所有與鑰匙管理有關(guān)的記錄應(yīng)由部門歸檔保存兩年。
4.2.6、本規(guī)程執(zhí)行情況作為相關(guān)人員的績效考評的依據(jù)之一。
4.3、卡證的辦理
4.3.1、業(yè)主/住戶卡的辦理
4.3.1.1、業(yè)主或其家人到金鑰匙前臺填寫《業(yè)主/住戶卡辦理申請表》,并且提交所辦理人的身份證復(fù)印件或護(hù)照復(fù)印件。
4.3.1.2、業(yè)主/住戶卡每戶免費(fèi)辦理三張,如辦理更多的卡,填完表后,由前臺人員指引業(yè)主到財(cái)務(wù)窗口交納相關(guān)費(fèi)用。
4.3.1.3、手續(xù)辦好后,把相關(guān)資料和申請表交于資料室辦理。
4.3.2、租戶卡的辦理
4.3.2.1、租戶卡的辦理,可由業(yè)主代租戶辦理或由業(yè)主和租戶一起到前臺辦理,如業(yè)主未能到場,租戶需攜帶業(yè)主的委托書過來辦理,前臺員工要同時(shí)與該單元業(yè)主聯(lián)系確認(rèn)該租戶身份。
4.3.2.2、在前臺填寫《租戶卡辦理表》,提交租戶的身份證復(fù)印件或護(hù)照復(fù)印件。
4.3.2.3、前臺人員指引其去財(cái)務(wù)窗口交納相關(guān)辦卡費(fèi)用。
4.3.2.4、手續(xù)辦好后,把相關(guān)資料和申請表交于資料室辦理。
4.3.3、臨時(shí)卡的辦理
4.3.3.1、臨時(shí)卡專為業(yè)主家的司機(jī)和保姆設(shè)置,需要業(yè)主帶著保姆或司機(jī)的身份證復(fù)印件,和兩張一寸照片,來金鑰匙前臺填寫《臨時(shí)卡登記表》。
4.3.3.2、表格填好后,指引到財(cái)務(wù)窗口交納相關(guān)辦卡費(fèi)用。
4.3.3.3、手續(xù)辦好后,把相關(guān)資料和申請表交給資料室辦理。
4.3.4、車證的辦理
4.3.4.1、由業(yè)主或其家人攜帶行駛證復(fù)印件和業(yè)主卡來前臺辦理,并填寫
《車位辦理登記表》。
4.3.
4.2、業(yè)主需到財(cái)務(wù)窗口交納相關(guān)費(fèi)用后,前臺人員將交費(fèi)單復(fù)印。
4.3.4.3、手續(xù)辦好后,把相關(guān)資料交于資料室辦理。
5、記錄
5.1、《鑰匙委托協(xié)議》
5.2、《借用鑰匙登記表》
5.3、《業(yè)主/住戶卡辦理申請表》
5.4、《租戶卡辦理表》
5.5、《臨時(shí)卡登記表》
5.6、《車位辦理登記表》
5.7、《房屋交接備忘錄》
5.8、《區(qū)域防火責(zé)任承諾書》
5.9、《zz二次水電簽收表》
5.10、《業(yè)戶登記表》
