物業(yè)中心鑰匙委托管理作業(yè)規(guī)程

包括什么內容

本規(guī)程旨在規(guī)范物業(yè)中心鑰匙的委托管理工作，確保鑰匙的安全保管和有效使用，主要內容包括：

1. 鑰匙的分類與編碼

2. 鑰匙的申請與發(fā)放

3. 鑰匙的使用與歸還

4. 鑰匙的保管與登記

5. 鑰匙的丟失與補辦

6. 鑰匙的報廢與更新

7. 違規(guī)行為的處理

編制指南

1. 鑰匙分類與編碼：所有鑰匙應按區(qū)域、用途進行分類，并賦予唯一的編碼，便于識別和管理。

2. 申請與發(fā)放：員工需填寫鑰匙申請表，經部門負責人審批后，由物業(yè)中心統(tǒng)一發(fā)放，并記錄領取人、領取時間等信息。

3. 使用與歸還：鑰匙使用者需按指定時間、地點使用，使用完畢后及時歸還，不得私自轉借他人。

4. 保管與登記：鑰匙應存放在安全的鑰匙柜內，定期盤點，確保賬實相符。

5. 丟失與補辦：一旦發(fā)現(xiàn)鑰匙丟失，應立即報告并采取應急措施，補辦新鑰匙并更新相關記錄。

6. 報廢與更新：對損壞或過時的鑰匙，應及時報廢，更換新的并做好相關記錄。

7. 違規(guī)處理：對違反規(guī)定的，將依據(jù)公司規(guī)章制度進行處罰，嚴重者可取消其鑰匙使用權。

復審規(guī)定

1. 每季度進行一次全面的鑰匙管理復審，檢查鑰匙的使用情況，評估管理效果。

2. 復審過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出改進措施，并在下次復審前落實整改。

3. 年度終了時，對鑰匙管理制度進行修訂，以適應業(yè)務變化和技術進步的需求。

4. 復審結果和改進措施應形成書面報告，提交物業(yè)中心管理層審議。

本規(guī)程旨在為物業(yè)中心的鑰匙管理提供清晰的操作流程和責任劃分，確保物業(yè)設施的安全與正常運行。各相關部門和個人需嚴格遵守，共同維護良好的鑰匙管理秩序。

物業(yè)中心鑰匙委托管理作業(yè)規(guī)程范文

物業(yè)中心鑰匙委托管理標準作業(yè)規(guī)程

一、目的

規(guī)范鑰匙管理工作,確保妥善保管好手管的鑰匙。

二、適用范圍

適用于物業(yè)服務中心來入住單位鑰匙的管理。

三、職責

1、服務中心副主管負責組織、安排鑰匙的管理工作。

2、服務中心管理員負責依照本規(guī)程實施鑰匙的日常管理工作。

四、程序要點

1、管理處可以進行鑰匙保管的范圍

(1)發(fā)展商交樓后,業(yè)主未入住時由發(fā)展商托管的鑰匙。

(2)特定情況下業(yè)主托管的鑰匙。特定情況是指:業(yè)主確有實際的生活、工作困難確需托管鑰匙,又不至于給管理處工作帶來額外端的情況。

2、發(fā)展商托管的鑰匙

(1)物業(yè)接管驗收工作結束后,管理處可以根據(jù)發(fā)展商的托管要求接管未入住單位的鑰匙。

(2)接管過來的鑰匙由服務中心管理員清楚標明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中。

(3)鑰匙的發(fā)放工作詳見《入住管理標準作業(yè)規(guī)程》。

3、業(yè)主在特定情況下托管的鑰匙

(1)業(yè)主委托保管鑰匙時,管理員應按《業(yè)主托管鑰匙委托書》(一式兩聯(lián))要求填寫日期、單位編號、業(yè)主姓名、鑰匙數(shù)量、托存原因及領取鑰匙的要求等項目。

(2)管理員應特別向業(yè)主說明本管理處不承擔為業(yè)主保管家庭財產的責任,業(yè)主同意后,請業(yè)主在《業(yè)主托管鑰匙委托書》的業(yè)主簽名欄簽名確認。

(3)管理員將《業(yè)主托管鑰匙委托書》第二聯(lián)交業(yè)主保管。

(4)管理員將《業(yè)主托管鑰匙委托書》上的有關內容登記在《業(yè)主托管鑰匙登記表》內,并在托管的鑰匙上貼上標有業(yè)主姓名的標識,然后將鑰匙整齊有序的放置在鑰匙柜中保存。

4、托管鑰匙的管理

(1)管理處有維修或空置房管理需要使用托管的鑰匙時,由服務中心管理員在借用人辦理鑰匙借用手續(xù)后,將鑰匙交給借用人。鑰匙借用手續(xù)的輸程序為:借用人在《借用鑰匙登記表》中如實填寫借用日期、鑰匙編號、數(shù)量、預借期、借鑰匙原因、借用人聯(lián)系電話等內容,然后簽名確認。

(2)辦理鑰匙退還手續(xù)時,管理員應在核對鑰匙數(shù)量后,在《借用鑰匙登記表》中標注鑰匙退還日期,并在接收人一欄簽名確認。

(3)服務中心主管應安排管理員根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發(fā)現(xiàn)借期超過三天不還鑰匙者,應致電借鑰匙部門或個人催還。

(4)當接到丟失或損壞鑰匙報告時,管理員應按《鑰匙管理備忘錄》要求記錄事件經過并報告服務中心主管;服務中心主管與房地產開發(fā)商/業(yè)主聯(lián)系,征得同意后,采取補配鑰匙或抵達鎖措施確保遺失鑰匙單位的安全,管理員將處理結果記錄在《鑰匙管理備忘錄》中。

(5)業(yè)主或業(yè)主指定的領鑰匙人前來領取鑰匙時,管理員憑《業(yè)主證》/領鑰匙人的身份證移交鑰匙給領鑰匙人。同時應在《業(yè)主托管鑰匙登記表》中標注移交日期,請《業(yè)主/領鑰匙人簽名確認。在無任何證件證明索匙者為鑰匙所屬單位的業(yè)主/業(yè)主指定的領鑰匙人時,管理員不得將鑰匙轉交。

5、所有與鑰匙管理有關的記錄應由部門歸檔保存兩年。

6、本規(guī)程執(zhí)行情況作為相關人員的績效考評的依據(jù)之一。

五、記錄

1、《業(yè)主托管鑰匙委托書》

2、《業(yè)主托管鑰匙登記表》

3、《借用鑰匙登記表》

4、《鑰匙管理備忘錄》

六、相關支持文件

1、《物業(yè)接管驗收標準作業(yè)規(guī)程》

2、《入住管理標準作業(yè)規(guī)程》