物業(yè)公司財(cái)務(wù)印鑒專用章管理作業(yè)規(guī)程

包括什么內(nèi)容

本規(guī)程旨在明確物業(yè)公司財(cái)務(wù)印鑒專用章的使用、保管、審批和監(jiān)督流程，確保印章的安全與合規(guī)性，防止因印章管理不當(dāng)導(dǎo)致的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。主要內(nèi)容包括：

1. 印章的啟用與登記

2. 印章的保管與使用

3. 印章的使用審批

4. 印章的停用與銷毀

5. 相關(guān)責(zé)任與處罰

編制指南

1. 印章啟用：新印章啟用前，需由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)啟用申請(qǐng)，經(jīng)公司管理層審批后，方可正式啟用，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公示。

2. 印章保管：印章應(yīng)存放于專門(mén)的保險(xiǎn)柜內(nèi)，由專人負(fù)責(zé)保管，確保24小時(shí)監(jiān)控。保管人不得將印章帶離辦公場(chǎng)所，特殊情況需外出使用時(shí)，須提前報(bào)備并由上級(jí)批準(zhǔn)。

3. 印章使用：使用印章需填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明使用事由、文件名稱、數(shù)量等信息，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后方可蓋章。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還并登記。

4. 審批流程：對(duì)于涉及重大財(cái)務(wù)事項(xiàng)的印章使用，需由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，必要時(shí)還需提交公司管理層審批。

5. 停用與銷毀：當(dāng)印章?lián)p壞、遺失或不再使用時(shí)，應(yīng)立即報(bào)告，由財(cái)務(wù)部門(mén)組織停用，經(jīng)公司管理層同意后，由專人監(jiān)督銷毀，并做好相關(guān)記錄。

6. 責(zé)任與處罰：違反本規(guī)程的行為將依據(jù)公司內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行處理，情節(jié)嚴(yán)重者將追究法律責(zé)任。

復(fù)審規(guī)定

1. 每季度進(jìn)行一次印章管理的復(fù)審，檢查印章使用記錄、保管情況及審批流程的執(zhí)行情況，確保符合本規(guī)程要求。

2. 對(duì)于復(fù)審中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)整改并記錄，對(duì)于重復(fù)出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行警示或處罰。

3. 復(fù)審結(jié)果應(yīng)向公司管理層匯報(bào)，以便及時(shí)調(diào)整和完善印章管理制度。

本規(guī)程的實(shí)施需要全體員工共同遵守，通過(guò)規(guī)范的印章管理，保障公司的財(cái)務(wù)管理安全，提升運(yùn)營(yíng)效率。在日常工作中，任何關(guān)于印章管理的疑問(wèn)或建議，都應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門(mén)反饋，以不斷優(yōu)化和完善管理流程。

物業(yè)公司財(cái)務(wù)印鑒專用章管理作業(yè)規(guī)程范文

1.0目的

1.1本規(guī)程規(guī)范支票、收據(jù)、發(fā)票、財(cái)務(wù)印鑒專用章的管理工作,確保公司支票、收據(jù)、發(fā)票、印鑒專用章得到安全保管和合理使用。

2.0適用范圍

2.1本規(guī)程適用于公司的支票、收據(jù)、發(fā)票、財(cái)務(wù)印鑒專用章的管理工作。

3.0職責(zé)

3.1出納員負(fù)責(zé)按本規(guī)程購(gòu)買、保管、使用空白支票。

3.2財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)按本規(guī)程購(gòu)買、保管、使用空白的收據(jù)、發(fā)票。

3.3財(cái)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)發(fā)票專用章、財(cái)務(wù)專用章的保管以及支票、收據(jù)、發(fā)票管理的監(jiān)督工作。

4.0程序要點(diǎn)

4.1支票的管理程序

4.1.1支票的購(gòu)買和保管程序:

a)出納員應(yīng)按銀行的相關(guān)規(guī)定到開(kāi)戶行購(gòu)買支票;

b)出納員應(yīng)將新購(gòu)回的空白支票安全、妥善的存放在保險(xiǎn)箱內(nèi)。

4.1.2支票的使用程序及注意事項(xiàng):

a)因業(yè)務(wù)需要使用支票的人員,應(yīng)按(費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程)中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行支付項(xiàng)目的審核及審批;

b)出納員根據(jù)審核、審批手續(xù)完整的支付證明按《銀行存款管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定填寫(xiě)支票;

c)內(nèi)容填寫(xiě)完整的支票應(yīng)按《銀行存款標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定交財(cái)務(wù)部經(jīng)理加蓋財(cái)務(wù)專用章、銀行印鑒章;

d)出納員應(yīng)將內(nèi)容填寫(xiě)完整的支票存根聯(lián)與支付證明一起以10天為一期交財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)審核后,進(jìn)行相關(guān)的賬務(wù)處理;

e)支票用完后,出納員應(yīng)編制《支票使用明細(xì)表》交財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核對(duì)相關(guān)賬目資料;

f)如因填寫(xiě)錯(cuò)誤或其他原因?qū)е轮弊鲝U,出納員應(yīng)將作廢支票連同存根聯(lián)一起妥善保存;

g)出納員或其他經(jīng)辦人員如遺失內(nèi)容填寫(xiě)完整的支票,應(yīng)及時(shí)到開(kāi)戶銀行掛失;如因此造成的損失由當(dāng)事人負(fù)責(zé)全額賠償,并視情節(jié)輕重按公司獎(jiǎng)罰制度中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

4.2收據(jù)的管理程序

4.2.1收據(jù)的購(gòu)買、保管程序:

a)空白收據(jù)由財(cái)務(wù)部經(jīng)理指定有關(guān)人員購(gòu)買;

b)新購(gòu)回的空白收據(jù)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)保管。

4.2.2收據(jù)的換領(lǐng)程序:

a)出納員應(yīng)采用以舊換新的方法領(lǐng)用收據(jù),財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)在發(fā)出收據(jù)的應(yīng)詳細(xì)填寫(xiě)《收據(jù)領(lǐng)用登記表》,內(nèi)容包括:領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間、起始號(hào)碼等;

b)出納員在換領(lǐng)收據(jù)時(shí),應(yīng)先將用完的收據(jù)交財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核對(duì)銷號(hào)后再簽名領(lǐng)用新收據(jù);

c)出納員應(yīng)將空白收據(jù)交財(cái)務(wù)部經(jīng)理在收據(jù)的“收款聯(lián)上加蓋財(cái)務(wù)專用章后再領(lǐng)用。

4.2.3收據(jù)的使用程序及注意事項(xiàng):

a)出納員應(yīng)按《現(xiàn)金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》及《銀行存款管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定開(kāi)具收據(jù),并在收據(jù)或收款憑據(jù)上加蓋“現(xiàn)金收訖”章;

b)出納員應(yīng)按順序填寫(xiě)收據(jù),如因填寫(xiě)錯(cuò)誤或其他原因?qū)е率論?jù)作廢,應(yīng)將作廢收據(jù)保存完整;

c)出納員應(yīng)妥善保管已加蓋財(cái)務(wù)專用章的收據(jù),如因遺失給公司達(dá)成經(jīng)濟(jì)損失,

除要求全額賠償外,還將按照公司獎(jiǎng)罰制度中的相關(guān)規(guī)定予以處理。

4.3發(fā)票的管理程序

4.3.1發(fā)票的購(gòu)買和保管程序:

a)發(fā)票由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)按照稅務(wù)部門(mén)的有關(guān)規(guī)定到稅務(wù)局購(gòu)買;

b)空白的發(fā)票由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)保管。

4.3.2發(fā)票的領(lǐng)用程序;

a)出納員應(yīng)采用以舊換新的方法領(lǐng)取發(fā)票,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)在發(fā)放發(fā)票時(shí),應(yīng)做好發(fā)

票的發(fā)放登記,內(nèi)容包括:發(fā)票領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間、起始號(hào)碼等;

b)出納員將新領(lǐng)的發(fā)票交財(cái)務(wù)部經(jīng)理在發(fā)票的客戶聯(lián)上加蓋發(fā)票專用章后開(kāi)始使用。

4.3.3發(fā)票的使用程序及注意事項(xiàng):

a)出納員在開(kāi)具發(fā)票時(shí),原則上應(yīng)如實(shí)、序號(hào)填寫(xiě)發(fā)票內(nèi)容,特殊情況應(yīng)請(qǐng)示財(cái)務(wù)部經(jīng)理同意后特殊處理:

b)出納員應(yīng)按照《現(xiàn)金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》及《銀行存款管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定在發(fā)票上加蓋“現(xiàn)金收訖”或“銀行收訖”章;

c)如因填寫(xiě)錯(cuò)誤或其他原因造成發(fā)票作廢,出納員應(yīng)將作廢發(fā)票連同存根聯(lián)一起妥善保管;

d)出納員應(yīng)妥善保管已加蓋發(fā)票專用章的發(fā)票,如有遺失,應(yīng)及時(shí)到稅務(wù)部門(mén)或其他相關(guān)部門(mén)掛失,如因此給公司造成經(jīng)濟(jì)損失,除要求出納員全額賠償外,還將按照公司獎(jiǎng)罰制度中的規(guī)定予以處罰。

4.4財(cái)務(wù)專用章的管理程序

4.4.1財(cái)務(wù)部經(jīng)理應(yīng)妥善保管公司財(cái)務(wù)專用章。

4.4.2相關(guān)人員申請(qǐng)使用財(cái)務(wù)專用章時(shí),財(cái)務(wù)部經(jīng)理應(yīng)嚴(yán)格審核蓋章項(xiàng)目。

4.4.3如經(jīng)審核存有疑問(wèn),財(cái)務(wù)部經(jīng)理在疑問(wèn)未解除之前應(yīng)拒絕蓋章。

4.4.4如經(jīng)審核無(wú)誤,財(cái)務(wù)部經(jīng)理應(yīng)在項(xiàng)目單據(jù)上指定位置清晰地加蓋財(cái)務(wù)專用章。

4.4.5財(cái)務(wù)專用章如有遺失,財(cái)務(wù)部經(jīng)理應(yīng)立即在影響較大的媒體上刊登遺失啟事,同時(shí)何稅務(wù)局、開(kāi)戶銀行等其他相關(guān)單位發(fā)函聲明。

4.5 支票、收據(jù)、發(fā)票的資料保管

4.5.1財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)應(yīng)在每月末將支票的存根聯(lián)及其相關(guān)資料編制記賬憑證,交財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核后加密在財(cái)務(wù)部長(zhǎng)期保存。

4.5.2財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)應(yīng)在每月末將收據(jù)、發(fā)票的記賬聯(lián)與其他相關(guān)資料一起編制記賬憑證,交財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核無(wú)誤后,加密在財(cái)務(wù)部長(zhǎng)期保存。

4.5.3使用完畢的收據(jù)存根及發(fā)票存根聯(lián)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)在財(cái)務(wù)部長(zhǎng)期保存。

4.6支票、收據(jù)、發(fā)票、財(cái)務(wù)印鑒章的管理,作為財(cái)務(wù)部相關(guān)人員考評(píng)的依據(jù)之一。

5.0引用文件和記錄表格

5.1《收據(jù)領(lǐng)用登記表》

5.2《支票使用明細(xì)表》