- 目錄
包括什么內(nèi)容
1. 文件分類與編號：確定各類文件的分類標準，如管理文件、操作規(guī)程、記錄表格等，并建立統(tǒng)一的編號系統(tǒng)，以便于管理和檢索。
2. 質(zhì)量政策與目標：明確公司的質(zhì)量方針和具體的質(zhì)量目標，為整個質(zhì)量體系提供方向。
3. 過程描述與控制：詳細描述各項業(yè)務流程，包括職責分配、工作步驟、監(jiān)控點和改進措施。
4. 文件審批與發(fā)布：設(shè)定文件的審批流程，確保文件內(nèi)容的準確性和合規(guī)性，發(fā)布后進行有效的內(nèi)部傳播。
5. 文件修訂與廢止：定期評估文件的有效性，適時進行修訂或廢止，確保文件始終符合實際需要。
6. 文件存檔與培訓：妥善保存所有文件，組織員工進行相關(guān)培訓，確保他們理解并能正確執(zhí)行文件要求。
編制指南
1. 明確目標：根據(jù)公司的戰(zhàn)略目標和業(yè)務需求，確定質(zhì)量體系文件的目標和范圍。
2. 收集信息：收集現(xiàn)有工作流程、政策、法規(guī)等相關(guān)資料，作為文件編制的基礎(chǔ)。
3. 分工協(xié)作：組建編寫團隊，明確各成員的職責和任務，確保文件覆蓋所有關(guān)鍵領(lǐng)域。
4. 初稿編寫：依據(jù)收集的信息，編寫初步的文件草案，注重邏輯性和實用性。
5. 反饋與修訂：征求各部門意見，對初稿進行修訂，確保文件內(nèi)容的全面性和準確性。
6. 審批與發(fā)布：經(jīng)過管理層審批后，正式發(fā)布文件，同時做好版本控制。
7. 實施與監(jiān)督：文件發(fā)布后，需監(jiān)督執(zhí)行情況，及時解決執(zhí)行中遇到的問題。
復審規(guī)定
1. 定期復審：每年至少進行一次全面的文件復審，檢查其適用性和有效性。
2. 不定期調(diào)整：當業(yè)務發(fā)生變化、法規(guī)更新或發(fā)現(xiàn)文件存在問題時，應及時進行局部復審和修訂。
3. 復審流程：由文件管理部門發(fā)起復審，相關(guān)部門參與，確保復審過程公正、全面。
4. 記錄與報告：記錄復審過程和結(jié)果，形成復審報告，供管理層參考決策。
5. 培訓與溝通：在文件修訂后，對相關(guān)人員進行培訓，確保新內(nèi)容的順利執(zhí)行。
在編制過程中，應充分考慮物業(yè)行業(yè)的特點，如物業(yè)管理服務的多元化、客戶需求的個性化等，確保文件既具有普遍指導性，又能適應具體業(yè)務場景。注重文件的可操作性和實用性，避免過于理論化，確保員工能夠按照文件有效開展工作。通過持續(xù)優(yōu)化和完善，質(zhì)量體系文件將成為推動物業(yè)公司服務質(zhì)量提升的重要工具。
物業(yè)公司質(zhì)量體系文件編制作業(yè)規(guī)程范文
物業(yè)公司質(zhì)量體系文件編制標準作業(yè)規(guī)程
1.0目的
確保質(zhì)量體系文件編制、發(fā)放的規(guī)范性、相容性和有效性。
2.0適用范圍
適用于質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準、發(fā)布、發(fā)放及標識的實施。其他類文件如通告、通知等不在此規(guī)程適用范圍內(nèi)。
3.0職責
3.1總經(jīng)理負責批準《質(zhì)量手冊》和《程序文件》。
3.2品質(zhì)部負責組織編寫和審核《質(zhì)量手冊》和《程序文件》批準《作業(yè)指導書》。
3.3各部門負責人負責編寫或組織編寫并審核本部門的作業(yè)指導書。
3.4品質(zhì)部是《程序文件》和《作業(yè)指導書》編寫的組織部門并負責編寫程序文件和公司通用的《作業(yè)指導書》,負責公司通用作業(yè)指導書的審核。
4.0程序要點
4.1文件范圍的界定。本規(guī)程所指文件包括:
4.1.1《質(zhì)量手冊》。
《質(zhì)量手冊》是公司文件化質(zhì)量體系的a級文件,是文件質(zhì)量體系的總綱。
4.1.2《程序文件》。
《程序文件》是公司文件化質(zhì)量體系的b級文件,是公司《質(zhì)量手冊》(a級文件)的展開和支持,它主要描述公司選定的質(zhì)量體系要素如何實施和控制。
4.1.3《作業(yè)指導書》。
《作業(yè)指導書》是公司文件化質(zhì)量體系的c級文件,是程序文件的開展、支持細化,它主要描寫一項具體的活動、工作和作業(yè)怎樣進行或進行的依據(jù)、要求、規(guī)定和規(guī)范。
4.2根據(jù)控制的需要選定的要素可以由一個程序文件描述,也可以由多個程序文件描述。
4.3作業(yè)指導書的描述形式。作業(yè)指導書的描述形式可以是下列形式的一種或其任意組合。
4.3.1文字、圖表、圖形、符號、圖樣等形式編制的文件。
4.3.2規(guī)定、規(guī)范、條例、制度、辦法、規(guī)則、大綱、計劃、要點、標準等名稱編制的標準作業(yè)規(guī)程。
4.4文件內(nèi)容的要求。
4.4.1質(zhì)量手冊的內(nèi)容應滿足下列要求:
(1)符合iso9000標準要求;
(2)滿足本公司提供物業(yè)管理(服務)要求
(3)切合本公司實際;
(4)遵守相關(guān)法規(guī)、條理的規(guī)定和要求。
4.4.2程序文件的內(nèi)容應滿足下列要求:
(1)滿足iso9000標準的全部要求;
(2)覆蓋公司所提供管理服務的全部階段;
(3)切合公司實際;
(4)符合相關(guān)法規(guī)、條例的要求。
4.4.3標準作業(yè)規(guī)程的內(nèi)容應滿足下列要求:
(1)滿足程序文件的規(guī)定和iso9000標準的相關(guān)要求;
(2)具有可操作性、可檢查評價性;
(3)繁簡程度與所需技能和員工的培訓程度/資格相適應。
4.4.4標準作業(yè)規(guī)程編制的數(shù)量與滿足需要相適應。如果沒有標準作業(yè)規(guī)程就不能不能保證管理工作和服務質(zhì)量,即使簡單的過程和作業(yè)也應形成標準作業(yè)規(guī)程或在標準作業(yè)規(guī)程中予以描述和規(guī)定。
4.5質(zhì)量體系文件的構(gòu)成。
4.5.1程序文件描述的層次按下列順序:
(1)目的;
(2)適用范圍;
(3)職責;
(4)程序要點;
(5)記錄;
(6)相關(guān)支持文件;
(7)附錄。
4.5.2程序文件的結(jié)構(gòu)按下列順序排列組成:
(1)封面;
(2)內(nèi)頁;
(3)更改記錄。
4.5.3作業(yè)指導書描述的層次和結(jié)構(gòu)可以參照程序文件的層次編寫,也可以根據(jù)文件表達的形式和內(nèi)容進行編排。
4.6文件條款編號。
4.6.1文件條款用阿拉伯數(shù)字和小寫英文字母組合表達。
4.6.2文件條款以四個層次為限,分別是條、款、項、點。
4.6.3條款和文字排列規(guī)則符合示例:
1.0目的(條)
1.1為確保文件的分類(款)
1.1.1程序文件(頂)
(1)程序文件的分類(點)
4.7文件的標識。
4.7.1文件在質(zhì)量體系中層次的標識識別如下:
(1)用文件封面給出的《質(zhì)量手冊》、《程序文件》或《作業(yè)指導書》予以識別;
(2)用文件編碼予以識別,文件的編碼按《質(zhì)量體系文件編碼管理文件》執(zhí)行。
4.7.2文件版本的識別如下:
(1)文件封面上為出版本標識,首版為a,二版為b,以此類推;
(2)文件內(nèi)頁、文標給出的版本標識
a/o――既標識此頁為首頁,以此類推
4.7.3文件更改狀態(tài)的識別:
(1)文件內(nèi)文標版本欄給出的標識
a/o――未經(jīng)更改的文件為0,第一次更改的文件為1,以此類推
(2)文件中更改記錄頁中做出的記錄。
4.8文件發(fā)布。
4.8.1文件發(fā)布前需經(jīng)總經(jīng)理或授權(quán)人審核批準。
4.8.2文件發(fā)布范圍、文件的符合性、完整性、適用性、規(guī)范化是審核批準人審批的內(nèi)容。
4.8.3品質(zhì)部在文件發(fā)布前應填寫相關(guān)表格,確保只有經(jīng)過批準的文件才能發(fā)布。
4.9文件的發(fā)放。
4.9.1文件的發(fā)放由品質(zhì)部按批準的范圍發(fā)放。
4.9.2文件發(fā)放前應對受控文件進行編號并對每份文件加蓋藍色《受控文件》印章及編碼。非受控文件不編號,僅在封面加蓋《非受控文件》藍色印章。
4.10文件補發(fā)。由于工作的需要或原文件丟失、破損,需要補發(fā)文件時,應按下列規(guī)定辦理。
4.10.1申請方填寫《文件審批箋》經(jīng)所有部門負責人審核,管理者代表批準后方可予以補發(fā)。
4.10.2文件補發(fā)需執(zhí)行文件發(fā)放的相關(guān)規(guī)定。
4.11文件發(fā)布、發(fā)放過程中形成的記錄由記錄實施部門保存,保存期3年。歸檔文件形成的記錄按相關(guān)文件規(guī)定辦理。
5.0記錄
5.1《文件更改申請表》文件編碼:
5.2《文件發(fā)放記錄》文件編碼:
6.0相關(guān)支持文件
