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第1篇 某物業(yè)管理公司費用報銷管理辦法
物業(yè)管理公司費用報銷管理辦法
為降本增效,實現(xiàn)利潤最大化,規(guī)范管理工作,提高管理水平,根據(jù)大華集團財務管理制度,結合我公司實際情況,制定本辦法。
現(xiàn)報銷及對外付款嚴格遵守“財務一支筆”原則,在集團公司對地產(chǎn)常務副總經(jīng)理的授權范圍內(nèi),所有的費用報銷、對外付款由地產(chǎn)常務副總經(jīng)理簽字批準后辦理,如地產(chǎn)常務副總經(jīng)理外出期間急需辦理的事項,須通過電話請示,經(jīng)批準后辦理,并于事后及時補簽。超過授權范圍的事項必須由集團公司領導加簽后方可辦理。
一、業(yè)務招待費
業(yè)務招待費是指公司/管理處因工作及業(yè)務需要對外應酬和招待客戶所發(fā)生的各種費用支出。
1、業(yè)務招待費的開支必須以“小額、合理、必需”為原則,嚴格掌握開支范圍和開支標準。
2、公司主辦的各類會議,確因需要開支會務費用(租用場地等),應由有關部門事先擬訂預算計劃并報地產(chǎn)常務副總經(jīng)理審核批準后,方可報銷。
3、因經(jīng)營管理活動需要購買小額禮品的,由行政部統(tǒng)一采購、統(tǒng)一報銷并做好禮品領發(fā)記錄,公司計劃財務部有權查帳審核。
4、因業(yè)務往來須在公司餐廳用餐者,依據(jù)行政部的相關規(guī)定報批后,使用公用飯卡消費。
4、各部門需開支業(yè)務招待費時,須先報分管領導批準,并嚴格控制預算。
5、宴請標準必須嚴格控制,具體標準(含飲料等費用)按具體情況另定,如特殊需要超過標準,須經(jīng)地產(chǎn)常務副總經(jīng)理批準方可報銷。
6、在外地出差期間,如確實需要發(fā)生的業(yè)務招待費用,須先請示地產(chǎn)常務副總經(jīng)理,如特殊情況須請示集團分管副總裁或總裁認定、批準(包括:事先申請、電話請示)?；毓竞蟾鶕?jù)規(guī)定辦理報銷手。
二、差旅費用
差旅費是指公司員工因工作需要,經(jīng)同意出差所發(fā)生的各項費用。
1、因工作需要在市內(nèi)出差,不能趕回位就餐的,由部門主管確認,可報銷誤餐補助費,報銷標準為10元/人/次。
2、市內(nèi)因公外出交通費:
公司員工原則上由公司派車(提前一天預約)或乘公交車,如確因工作需要乘坐出租車的,需先向行政人事部提出申請,由所在部門主管確認,行政人事部批準。
3、因公到外省、市出差、開會費用。
(1)交通工具:汽車、火車、飛機、輪船,根據(jù)工作需要而定,參照__集辦字(2003)第2號文件中有關規(guī)定制定具體標準如下:
住宿費標準伙食費及交通費補助
職級火車輪船飛機
(元/天)(元/天)
物業(yè)經(jīng)理硬臥三等艙經(jīng)濟艙300100
部門經(jīng)理及主管
硬座(硬臥)三等艙經(jīng)濟艙20080
(含小區(qū)經(jīng)理)
其他工作人員硬座(硬臥)四等艙經(jīng)濟艙15050
注:1、到北京、珠海、深圳等特殊地區(qū)出差的住宿費標準和出差補助比照上表上浮30%執(zhí)行。
2、如因工作特殊,經(jīng)地產(chǎn)常務副總經(jīng)理批準,乘坐交通工具可提高一級檔次。
(2)部門經(jīng)理及主管和其它工作人員,乘坐硬臥的規(guī)定如下:
白天乘坐火車,連乘車時間不超過8小時(早上6:00-下午18:00)的,不得購買硬臥車票;
夜間乘坐火車,連乘車時間超過6小時(下午18:00以后)以上的,方可購買硬臥車票。
4、如多人同行,為方工作,交通工具及住宿標準經(jīng)同行職級最高人士同意,可按同行中最高職級人士之標準執(zhí)行;
5、出差人員費用須填制大華集團統(tǒng)一制定的差旅費報銷,在規(guī)定的開支標準范圍內(nèi)憑發(fā)票實報實銷。
6、伙食費與交通費補貼按相應定額包干標準和出差的自然天數(shù)計算報銷。享受補貼的人員一般不再另外報銷餐費及交通費,如因工作需要另外報銷餐費及交通費者,須經(jīng)地產(chǎn)常務副總經(jīng)理批準。
三、通訊費用
因工作需要,發(fā)生的通訊費用按公司規(guī)定的限額憑報銷,不超出限額的部分實行實報實銷,超額部分由本人承擔。
1、報銷標準:參照大華集辦字(2003)第3號文件,結合我公司實際,制定移動電話報銷限額如下:
(1)物業(yè)經(jīng)理:150元/月
(2)公司職能部門主管、管理處經(jīng)理、管理處助理、主管:50元/月(注:公司計劃財務部會計比照職能部門主管報銷限額執(zhí)行)。
(3)管理處保安班長:30元/月
2、資格審核與批準程序:
(1)以上范圍的人員及其報銷標準由行政人事部統(tǒng)一申請報地產(chǎn)常務副總經(jīng)理后,轉集團行政部審核并呈交集團分管副總裁批準。
(2)超出以上范圍的人員確因工作需要報銷移動電話通訊費,或以上人員因工作特殊需增加限額,由本人申請報地產(chǎn)常務副總經(jīng)理特批后,轉集團行政部審核并呈交集團分管副總裁批準。
四、物料購置的報銷
物料主要是指經(jīng)營性消耗材料、固定資產(chǎn)、辦公用品,勞動保護中的勞防用品等。
1、固定資產(chǎn)的費用支出及管理辦法另發(fā)規(guī)定執(zhí)行。
2、經(jīng)營性消耗材料、辦公用品等采購流程參照《物資采購操作規(guī)程》相關規(guī)定執(zhí)行。
3、物料購置的報銷,必須按規(guī)定建立必要的收發(fā)制度,嚴禁以購代領。凡未建立物料收發(fā)制度或未辦理物料入庫手的,公司計劃財務部有權拒絕報支。
4、公司計劃財務部應不定期地檢查倉庫物料,確保帳、卡、物一致。
五、專項工程的費用
1、專項工程的費用嚴格按照簽訂的合同付款,確有超出合同金額的部分須另行簽訂補充協(xié)議,合同付款支出按照大華集通字(2005)第4號文件執(zhí)行。
2、臨時發(fā)生的專項開支,在不突破年度預算計劃的前提下,經(jīng)地產(chǎn)常務副總經(jīng)理批準后,由公司計劃財務部審核后列支。
六、會議費
1、根據(jù)工作需要到外省、市地區(qū)參加的各類會議,須憑相關的會議通知,經(jīng)集團公司分管副總裁批準;
2、根據(jù)工作需要,由集團統(tǒng)一組織的會議,憑集團公司統(tǒng)一下發(fā)的會議通知列支會議費。
七、圖書資料費用
各部門可根據(jù)業(yè)務、工作需要購置專業(yè)書籍,但需事先向公司行政人事部提出申請批準,購買后經(jīng)驗收并辦理登記、借閱手續(xù)后方可報銷。
八、培訓費用
1、屬個人提出的業(yè)余學習或半脫產(chǎn)學習,一般不予以費用報銷。該學習確因崗位必須,須事先向部門主管提出申請,經(jīng)部門主管同意后,報公司行政人事部審核,由地產(chǎn)常務副總經(jīng)理批準。
2、各類與本崗位工作相關的員工赴外培訓,由員工個人申請、逐
級報批,培訓費用先由個人交付,培訓結束后憑證書及合格成績經(jīng)所在部門主管簽字認可和公司行政人事部審核后,按公司有關規(guī)定報銷。
九、公司計劃財務部嚴格按照預算計劃對各項成本費用進行控制
十、現(xiàn)金報銷及對外付款須按照流程進行流轉。
十一、附則
第2篇 車輛維修、加油及費用報銷管理辦法
第一條?? 目的
為了加強車輛維修管理，保證車輛安全行駛，降低車輛管理成本，規(guī)范車輛維修、加油、及費用報銷審批程序，特制訂此規(guī)定。
第二條?? 適用范圍
集團所有公務用車輛的維修、加油及費用報銷皆適用此規(guī)定。
第三條：車輛維修管理
1、所有車輛實行定點廠家維修。定點修理廠應該是維修質量好、價格合理、方便快捷、服務意識強、有一定規(guī)模和檔次的正規(guī)修理廠。高檔車輛和特種車輛或定點廠無法修理的，經(jīng)行政管理中心總監(jiān)審批后，可送其它專修廠；
2、凡車輛需送廠維修前，必須由責任司機填寫《車輛維修申報表》，詳細列明需維修的項目及費用預算，交車隊負責人對其車輛進行檢驗，并在車輛維修單上加具審核意見，報行政部審核及行政管理中心總監(jiān)審批。除特殊原因外，未辦齊上述手續(xù)的，維修費不予報銷；
3、車輛在行駛時發(fā)生機械故障急需維修的，駕駛員須立即向車隊長及行政部車輛調度負責人報告，在經(jīng)批準后可采取相應措施解決問題；
4、在車輛的修理過程中，車隊負責人及責任司機須加強對維修的監(jiān)督，并對修復后的車輛進行認真地檢驗，如實際維修和車輛送修單不相符時，應及時地到修理廠核實。在對該車的所有維修事項確認無誤后，由責任司機和車隊負責人在維修結算明細清單上及報銷單上共同簽名，附《車輛維修申報表》報行政部審核，經(jīng)公司領導審批后，按財務程序辦理報銷手續(xù)；
5、所有車輛的配套工具實行自我保管制度，每車工具先進行清點，不足的按所需的品種、數(shù)量，經(jīng)規(guī)定程序審批后一次購齊，登記造冊后，交由該車責任司機負責保管。移交車輛時必須清點工具，交接清楚，如有遺失照價賠償。
第四條、車輛加油管理
1、所有車輛實行定點加油站加油，如有特殊情況需另行加油的，必須電話請示行政部車輛調配負責人同意，且油費發(fā)票須由隨車人員簽名證明。不符合上述規(guī)定程序的，油費不予報銷；
2、高層領導專用車的非定點加油，可不經(jīng)行政部，但其加油發(fā)票須經(jīng)配用該車的領導簽名認可。
第五條、車輛費用報銷管理
具體報銷管理方法詳見《費用報銷管理規(guī)定》
第六條 本規(guī)定有與以前制度的有關規(guī)定相抵觸的，以本制度為準。
第七條 本規(guī)定經(jīng)集團公司制度建設委員會審議通過、董事長批準后執(zhí)行，本規(guī)定的解釋、修訂權屬于集團公司制度建設委員會。
第八條 本規(guī)定自董事長簽發(fā)之日起生效。
第3篇 正大房地產(chǎn)公司借款及費用報銷管理辦法
河口房地產(chǎn)公司借款及費用報銷管理辦法
第一條 為進一步完善和加強財務管理,提高公司資金使用效益,減少資金占用,特制定本辦法。
第二條 本辦法所稱的借款,是指因特殊用途的臨時性借款,包括:
1、差旅費借款;
2、零星購物借款;
3、其他臨時性借款。
第三條 因公出差借款程序:
1、需借支差旅費時,應填寫請款單,注明預借金額;
2、經(jīng)部門負責人核實、分管領導審核、總經(jīng)理審批;
3、到財務部辦理借款手續(xù)。
第四條 零星購物借款程序:
1、由需用部門做出書面申請;
2、經(jīng)部門負責人核實、分管領導審核、總經(jīng)理審批;
3、采購人員到財務部辦理借款手續(xù)。
第五條 借款限額及規(guī)定:
1、借款有額度控制,借款統(tǒng)一由總經(jīng)理審批;
2、借款人應嚴格按照借款用途使用借款,不得挪作它用;否則,應按情節(jié)輕重追究責任。
3、除小額、零星采購以現(xiàn)金支付外,原則上以銀行方式結算。
第六條 暫借款還款、費用報銷時間的規(guī)定
1、借款出差員工回公司后,應在五個工作日內(nèi)到財務部辦理報銷手續(xù)。
2、市內(nèi)業(yè)務招待費、零星采購等報銷,應在業(yè)務發(fā)生后五個工作日內(nèi)到財務部辦理。
3、借款人員應按規(guī)定及時報銷或還款,第二次預借款須結清上筆借款方可。
4、報帳后仍有結欠或五個工作日內(nèi)無故不辦理報銷/還款手續(xù)的員工,財務部將向其發(fā)出催促報帳通知書;被通知后五個工作日仍未結清者,除總經(jīng)理特批外,財務部有權在該員工的工資中從當月開始,根據(jù)具體情況按比例逐月扣回。
第七條 報銷基本流程圖及規(guī)定:
1、取得合法的原始發(fā)票:報銷原則上必須取得正式合法之原始發(fā)票,避免取得非正規(guī)發(fā)票。
2、報銷基本流程:
填寫報 銷單據(jù)
財務部審核
分管領導復審
總經(jīng)理批準
出納
付款
第八條 本辦法由公司財務部解釋,自2022年 8月16日起施行。
第4篇 _集團公司費用報銷管理辦法
1. 目的
為了加強集團經(jīng)營成本的管理,規(guī)范費用報銷行為,增強開支的合理性,提高經(jīng)營效益,特制定本辦法。
2. 應用范圍
本辦法適用于集團職能部門及各子公司。
3. 職責
3.1集團職能部門及各子公司日常經(jīng)營所需各項費用的確認,由主管副總裁按規(guī)定要求逐級審批。
3.2集團職能部門及各子公司費用支付的核算,由集團財務部門按照規(guī)定標準審核報銷,對違反本規(guī)定的支出項目有權拒絕報銷。
4. 具體規(guī)定
4.1 本辦法規(guī)定的費用包括集團日常經(jīng)營以及其他日常管理需要而發(fā)生的各種費用。
4.2 對年初設定限額指標項目的各項支出,必須在指標范圍內(nèi)使用。
4.3 差旅費標準按《差旅費報銷管理辦法》執(zhí)行。
4.4業(yè)務招待費標準。業(yè)務招待費是集團因經(jīng)營業(yè)務需要而發(fā)生的餐費、禮品費等,應本著必要、合理、節(jié)約的原則從嚴掌握。所有招待費用的開支必須嚴格控制在年度核定的指標限額內(nèi),經(jīng)子公司總經(jīng)理、主管副總裁、總裁及財務總監(jiān)簽字方可報銷。對超出年度核定指標的,必須在取得總裁增批指標后方可報銷。
4.5郵電費標準。因開展業(yè)務及移動辦公而使用的固定電話、移動電話、租用專線等通訊工具的費用均應納入郵電費支出。因開展業(yè)務及移動辦公過程中發(fā)生的有關通訊費用須經(jīng)集團主管副總裁、財務總監(jiān)簽字方可報銷,并按如下標準執(zhí)行。
4.5.1通訊費用標準(元/年/人)
標準
職務
限額標準
集團副總裁以上人員(包括住宅電話)
按實報銷
集團總裁助理以上人員
按實報銷
集團職能部門經(jīng)理及子公司總經(jīng)理
2500
集團職能部門經(jīng)理助理及子公司副總經(jīng)理
1500
集團職能部門業(yè)務主管及人力資源部確定的特殊人員
適當考慮
4.5.1.1確因開展業(yè)務而超限額費用的,須經(jīng)集團主管副總裁特殊批準。年報銷金額超過3000元的,必須經(jīng)集團總裁批準。除集團總裁助理以上人員以外,通訊費用每半年按規(guī)定標準報銷一次,既每年的六月末和十二月末,過期不候。
4.5.1.2手機費用的報銷,一律在限額內(nèi)現(xiàn)金報銷。不辦理托收。具體人員享受標準由總裁辦與人力資源部門提供。
4.5.1.3特殊人員是考慮到工作的特殊性,常常處于被動呼叫,財務部則根據(jù)集團人力資源部提供的名單在規(guī)定的范圍內(nèi)報銷,報銷時間按4.5.1.1條執(zhí)行。
4.5.2凡是享受通訊費補貼的工作人員,使用的通訊工具必須在集團總裁辦注冊登記,移動電話要保證在早8:00時-晚22:00時之前待機,如月份內(nèi)關機狀態(tài)累計三次者或由于欠費等原因影響工作的,總裁辦將追究其責任,財務部同時停止報銷。
4.6 行政雜項費用支出標準。包括辦公費、公雜費、水電費、郵電費、交通費、宣傳費、修理費、印刷費、車輛費、公證費、咨詢費、租賃費、財產(chǎn)保險費等。費用支出額在200元以下的由職能部門經(jīng)理、子公司總經(jīng)理簽字、財務部業(yè)務主管簽字既可報銷,超過200元-2000元的須經(jīng)集團主管副總裁、財務總監(jiān)簽字報銷,2000元以上的必須經(jīng)集團總裁簽字,否則財務部不得報銷?？偛棉k、審計部、財務部將聯(lián)合不定期對報銷的費用情況進行抽查,發(fā)現(xiàn)化整為零變相報銷的,集團將對其進行嚴肅處理。
4.7費用報銷實行歸口管理?？偛棉k負責辦公用品以及報刊費、印刷費、水電費、電子通訊費、車輛運營費、資料費、廣告費、門前三包、裝修費、房屋維修費、董事會費等的采購和報銷工作。人力資源部負責培訓費、職工教育經(jīng)費的使用及報銷工作。財務部負責審計費、財務費用的管理和報銷工作。
4.8 加強交通道橋收費票據(jù)的管理,報銷人必須按要求填寫道橋報銷審批單,標明行車路線,票據(jù)粘貼要整齊。駕駛人員因違章而被罰沒的票據(jù)不得報銷。
4.9嚴格車用油料的管理,車輛用油必須憑出車記錄報銷。駕駛人員要認真登記出車記錄單,記錄單須載明出車時間、往返路程等相關數(shù)據(jù),往返路程所耗油料應與購油發(fā)票接近,否則,財務部拒絕報銷。
4.10加強辦公電話的管理,集團樓內(nèi)通訊必須使用內(nèi)部電話,不得私話公打。總裁辦將不定期抽查集團職能部門的通話記錄,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴肅處理。
4.11對于工程中發(fā)生的生產(chǎn)經(jīng)營成本、費用、大宗機物料等支出,必須事先作出合理的工程預算以及工程款項支付進度表,經(jīng)集團總裁辦公會研究通過,總裁、主管副總裁、子公司總經(jīng)理、預算員、計劃員簽字后,送財務部備案。財務總監(jiān)必須在該預算計劃總價的50%范圍內(nèi)嚴格控制使用,同時財務部要及時向總裁報送工程款項支付進度表。
4.12直接用于工程開發(fā)項目的前期費支出,包括土地開發(fā)費、房屋開發(fā)費、配套設施開發(fā)費、代建工程開發(fā)費等,所支出的款項必須經(jīng)集團總裁簽字方可到財務部辦理支款手續(xù)。
4.13直接用于工程建筑項目的工程支出,包括工程用大宗原材料費用、人工費、機械使用費、其他直接費用、施工間接費用等,支出款項在5萬元以內(nèi)的,經(jīng)子公司總經(jīng)理、主管副總裁簽字,財務總監(jiān)在計劃預算內(nèi)審批后,方可到財務部辦理借款手續(xù)。支出金額在5萬元以上的必須經(jīng)集團總裁簽字。
4.14對于工程開發(fā)性支出的款項要求在取得正規(guī)發(fā)票五日內(nèi)到財務部報銷,報銷發(fā)票必須嚴格按照第十一條、第十二條的規(guī)定由經(jīng)辦人簽字,經(jīng)子公司總經(jīng)理、主管副總裁、總裁、財務總監(jiān)簽字,財務部才給予報銷。
4.15對于工程建筑所需采購的原材料發(fā)票,包括磚、瓦、砂、石、水泥等,必須憑工程材料入庫驗收單報銷,入庫單項目要填列齊全,經(jīng)辦員、保管員必須簽字。發(fā)貨票必須按上述規(guī)定,經(jīng)子公司總經(jīng)理、主管副總裁、總裁、財務總監(jiān)簽字,財務才給予報銷。
4.16費用報銷流程如下:
4.16.1經(jīng)辦人員簽字,對于固定資產(chǎn)、庫存物資等方面的業(yè)務必須附有入庫單。
4.16.2必須經(jīng)過本部門、本公司總經(jīng)理簽字。
4.16.3根據(jù)上述有關規(guī)定取得主管副總裁的批準。
4.16.4取得總裁的批準。
4.16.5取得財務總監(jiān)的審批。
4.16.6所有簽字的領導必須簽署名字的全稱,必須注名明簽字日期。
4.16.7經(jīng)辦人員在完成以上簽字后,持報銷憑據(jù)到集團財務部各自主辦會計辦理報銷業(yè)務。
4.16.8辦會計應在最短時間內(nèi)編制好相應的會計憑證,交給復核會計復核,復核會計復核無誤后,再轉交給出納人員付款,堅決杜絕出納人員在沒有取得相應的付款憑證就依照原始憑證付款,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按違反財經(jīng)紀律處理。
