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第1篇 安全信息歸檔管理辦法
1主題內(nèi)容與使用范圍
本辦法規(guī)定了安全信息管理體系、信息管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)、信息內(nèi)容、處理程序、填報(bào)要求、歸檔及檢查與考核。
本辦法適用于我公司安全生產(chǎn)信息及檔案管理。
2引用文件
《安全生產(chǎn)管理通用表格》
3術(shù)語
安全信息:國家和上級有關(guān)安全生產(chǎn)管理要求中所涉及的各種數(shù)據(jù)、報(bào)表、原始資料、檔案和文件。
4安全信息管理體系
4.1經(jīng)營部是我公司安全信息歸口管理單位,負(fù)責(zé)安全信息的收集、傳遞、處理、反饋、分析、匯總、貯存及歸檔工作。
4.2各基層單位安全員負(fù)責(zé)本單位安全信息的收集、傳遞、處理、反饋等工作。
5各級信息管理人員的職責(zé)
5.1公司安全第一負(fù)責(zé)人對本公司安全信息系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)負(fù)責(zé)。
5.2主管安全副總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)公司安全信息管理工作,審批、下達(dá)公司安全信息調(diào)查、建檔、統(tǒng)計(jì)任務(wù)。
5.3各單位安全第一負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)本單位安全信息管理工作,保證所下達(dá)的信息工作的正常進(jìn)行。
6安全信息內(nèi)容
6.1qjl424中所規(guī)定的內(nèi)容。
6.2國家和上級有關(guān)安全生產(chǎn)監(jiān)察規(guī)程所要求的數(shù)據(jù)、資料。
6.3各級安全部門為貫徹國家和上級有關(guān)安全生產(chǎn)規(guī)定而提出的統(tǒng)計(jì)、建檔資料。
6.4上級有關(guān)安全生產(chǎn)的文件、法令及公司內(nèi)各項(xiàng)安全規(guī)章制度。
6.5各單垃安全生產(chǎn)管理的信息包括:
a.重大安全事故和重大安全問題及需要上級或有關(guān)部門協(xié)調(diào)、緊急處理的安全問題。
b.工傷事故分析報(bào)告、安委會會議執(zhí)行情況、安全檢查情況、隱患整改情況、技措計(jì)劃的實(shí)施情況、安全活動、安全教育培訓(xùn)、安全組織機(jī)構(gòu)變動情況。
c.單位年度安全工作計(jì)劃、目標(biāo)、工作總結(jié)及其它有關(guān)情況。
d.與安全工作有關(guān)的原始記錄、檔案。
7安全信息傳遞與處理
7.1在生產(chǎn)管理過程中,公司內(nèi)各單位發(fā)現(xiàn)安全問題需反饋到總公司的,由發(fā)出信息單位以文字形式上報(bào)經(jīng)營部。
7.2經(jīng)營部接受基層的信息后,按信息內(nèi)容,及時進(jìn)行調(diào)查核實(shí),提出處理意見,明確責(zé)任單位、反饋時間要求等,立即反饋給責(zé)任單位執(zhí)行。
7.3責(zé)任單位負(fù)責(zé)按信息內(nèi)容及經(jīng)營部處理意見組織處理,將處理情況填寫清楚,并按要求反饋給經(jīng)營部。
7.4經(jīng)營部負(fù)責(zé)信息存檔工作。
8安全信息填報(bào)要求
8.1提供的信息必須備有相應(yīng)完整可靠的原始記錄,隨時為查詢服務(wù)。
8.2提供的信息必須符合規(guī)定的格式,便于統(tǒng)計(jì)和貯存。
8.3提供的信息必須在規(guī)定時間內(nèi)傳遞完畢。
8.4提供的信息必須有填報(bào)人和單位領(lǐng)導(dǎo)審查簽字。
9安全信息資料歸擋要求
9.1經(jīng)營部建立七種安全管理檔案和八種安全管理圖表,并歸檔。
9.2七種安全管理檔案:
9.2.1工傷事故檔案。
9.2.2安全教育檔案。
9.2.3安全獎懲檔案。
9.2.4安全技術(shù)措施項(xiàng)目檔案。
9.2.5特種設(shè)備檔案(主要指吊車、壓力容器、空壓機(jī)等)。
9.2.6隱患及整改記錄。
9.2.7違章記錄。
9.3八種圖表:
9.3.1安全機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)體系圖。
9.3.2危險點(diǎn)和塵毒點(diǎn)分布圖。
9.3.3公司內(nèi)動力管線分布圖。
9.3.4配電系統(tǒng)及接地線布置圖;
9.3.5歷年工傷事故頻率圖。
9.3.6工傷事故年度統(tǒng)計(jì)圖。
9.3.7多發(fā)性事故及重大事故樹形圖。
9.3.8安全信息反饋圖。
10檢查與考核
10.1本制度的執(zhí)行情況列為公司安全工作經(jīng)濟(jì)承包任務(wù)考核內(nèi)容,按年度進(jìn)行檢查與考核。
10.2經(jīng)營部按制度檢查與考核,綜合評比各職能部門、分公司的安全信息管理工作。
第2篇 安全信息及歸檔管理辦法
1主題內(nèi)容與使用范圍
本辦法規(guī)定了安全信息管理體系、信息管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)、信息內(nèi)容、處理程序、填報(bào)要求、歸檔及檢查與考核。
本辦法適用于我公司安全生產(chǎn)信息及檔案管理。
2引用文件
《安全生產(chǎn)管理通用表格》
3術(shù)語
安全信息：國家和上級有關(guān)安全生產(chǎn)管理要求中所涉及的各種數(shù)據(jù)、報(bào)表、原始資料、檔案和文件。
4安全信息管理體系
4.1經(jīng)營部是我公司安全信息歸口管理單位，負(fù)責(zé)安全信息的收集、傳遞、處理、反饋、分析、匯總、貯存及歸檔工作。
4.2各基層單位安全員負(fù)責(zé)本單位安全信息的收集、傳遞、處理、反饋等工作。
5各級信息管理人員的職責(zé)
5.1公司安全第一負(fù)責(zé)人對本公司安全信息系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)負(fù)責(zé)。
5.2主管安全副總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)公司安全信息管理工作，審批、下達(dá)公司安全信息調(diào)查、建檔、統(tǒng)計(jì)任務(wù)。
5.3各單位安全第一負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)本單位安全信息管理工作，保證所下達(dá)的信息工作的正常進(jìn)行。
6安全信息內(nèi)容
6.1 qjl424中所規(guī)定的內(nèi)容。
6.2國家和上級有關(guān)安全生產(chǎn)監(jiān)察規(guī)程所要求的數(shù)據(jù)、資料。
6.3各級安全部門為貫徹國家和上級有關(guān)安全生產(chǎn)規(guī)定而提出的統(tǒng)計(jì)、建檔資料。
6.4上級有關(guān)安全生產(chǎn)的文件、法令及公司內(nèi)各項(xiàng)安全規(guī)章制度。
6.5各單垃安全生產(chǎn)管理的信息包括：
a.重大安全事故和重大安全問題及需要上級或有關(guān)部門協(xié)調(diào)、緊急處理的安全問題。
b.工傷事故分析報(bào)告、安委會會議執(zhí)行情況、安全檢查情況、隱患整改情況、技措計(jì)劃的實(shí)施情況、安全活動、安全教育培訓(xùn)、安全組織機(jī)構(gòu)變動情況。
c.單位年度安全工作計(jì)劃、目標(biāo)、工作總結(jié)及其它有關(guān)情況。
d.與安全工作有關(guān)的原始記錄、檔案。
7安全信息傳遞與處理
7.1在生產(chǎn)管理過程中，公司內(nèi)各單位發(fā)現(xiàn)安全問題需反饋到總公司的，由發(fā)出信息單位以文字形式上報(bào)經(jīng)營部。
7.2經(jīng)營部接受基層的信息后，按信息內(nèi)容，及時進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，提出處理意見，明確責(zé)任單位、反饋時間要求等，立即反饋給責(zé)任單位執(zhí)行。
7.3責(zé)任單位負(fù)責(zé)按信息內(nèi)容及經(jīng)營部處理意見組織處理，將處理情況填寫清楚，并按要求反饋給經(jīng)營部。
7.4經(jīng)營部負(fù)責(zé)信息存檔工作。
8安全信息填報(bào)要求
8.1提供的信息必須備有相應(yīng)完整可靠的原始記錄，隨時為查詢服務(wù)。
8.2提供的信息必須符合規(guī)定的格式，便于統(tǒng)計(jì)和貯存。
8.3提供的信息必須在規(guī)定時間內(nèi)傳遞完畢。
8.4提供的信息必須有填報(bào)人和單位領(lǐng)導(dǎo)審查簽字。
9安全信息資料歸擋要求
9.1經(jīng)營部建立七種安全管理檔案和八種安全管理圖表，并歸檔。
9.2七種安全管理檔案：
9.2.1工傷事故檔案。
9.2.2安全教育檔案。
9.2.3安全獎懲檔案。
9.2.4安全技術(shù)措施項(xiàng)目檔案。
9.2.5特種設(shè)備檔案(主要指吊車、壓力容器、空壓機(jī)等)。
9.2.6隱患及整改記錄。
9.2.7違章記錄。
9.3八種圖表：
9.3.1安全機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)體系圖。
9.3.2危險點(diǎn)和塵毒點(diǎn)分布圖。
9.3.3公司內(nèi)動力管線分布圖。
9.3.4配電系統(tǒng)及接地線布置圖；
9.3.5歷年工傷事故頻率圖。
9.3.6工傷事故年度統(tǒng)計(jì)圖。
9.3.7多發(fā)性事故及重大事故樹形圖。
9.3.8安全信息反饋圖。
10檢查與考核
10.1本制度的執(zhí)行情況列為公司安全工作經(jīng)濟(jì)承包任務(wù)考核內(nèi)容，按年度進(jìn)行檢查與考核。
10.2經(jīng)營部按制度檢查與考核，綜合評比各職能部門、分公司的安全信息管理工作。
第3篇 工業(yè)企業(yè)安全信息及歸檔管理辦法
工業(yè)公司安全信息及歸檔管理辦法
1、主題內(nèi)容與使用范圍
本辦法規(guī)定了安全信息管理體系、信息管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)、信息內(nèi)容、處理程序、填報(bào)要求、歸檔及檢查與考核。
本辦法適用于我公司安全生產(chǎn)信息及檔案管理。
2、引用文件
qjl424《安全生產(chǎn)管理通用表格》
3、術(shù)語
安全信息:國家和上級有關(guān)安全生產(chǎn)管理要求中所涉及的各種數(shù)據(jù)、報(bào)表、原始資料、檔案和文件。
4、安全信息管理體系
4.1經(jīng)營部是我公司安全信息歸口管理單位,負(fù)責(zé)安全信息的收集、傳遞、處理、反饋、分析、匯總、貯存及歸檔工作。
4.2各基層單位安全員負(fù)責(zé)本單位安全信息的收集、傳遞、處理、反饋等工作。
5、各級信息管理人員的職責(zé)
5.1公司安全第一負(fù)責(zé)人對本公司安全信息系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)負(fù)責(zé)。
5.2主管安全副總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)公司安全信息管理工作,審批、下達(dá)公司安全信息調(diào)查、建檔、統(tǒng)計(jì)任務(wù)。
5.3各單位安全第一負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)本單位安全信息管理工作,保證所下達(dá)的信息工作的正常進(jìn)行。
6、安全信息內(nèi)容
6.1 qjl424中所規(guī)定的內(nèi)容。
6.2國家和上級有關(guān)安全生產(chǎn)監(jiān)察規(guī)程所要求的數(shù)據(jù)、資料。
6.3各級安全部門為貫徹國家和上級有關(guān)安全生產(chǎn)規(guī)定而提出的統(tǒng)計(jì)、建檔資料。
6.4上級有關(guān)安全生產(chǎn)的文件、法令及公司內(nèi)各項(xiàng)安全規(guī)章制度。
6.5各單垃安全生產(chǎn)管理的信息包括:
a.重大安全事故和重大安全問題及需要上級或有關(guān)部門協(xié)調(diào)、緊急處理的安全問題。
b.工傷事故分析報(bào)告、安委會會議執(zhí)行情況、安全檢查情況、隱患整改情況、技措計(jì)劃的實(shí)施情況、安全活動、安全教育培訓(xùn)、安全組織機(jī)構(gòu)變動情況。
c.單位年度安全工作計(jì)劃、目標(biāo)、工作總結(jié)及其它有關(guān)情況。
d.與安全工作有關(guān)的原始記錄、檔案。
7、安全信息傳遞與處理
7.1在生產(chǎn)管理過程中,公司內(nèi)各單位發(fā)現(xiàn)安全問題需反饋到總公司的,由發(fā)出信息單位以文字形式上報(bào)經(jīng)營部。
7.2經(jīng)營部接受基層的信息后,按信息內(nèi)容,及時進(jìn)行調(diào)查核實(shí),提出處理意見,明確責(zé)任單位、反饋時間要求等,立即反饋給責(zé)任單位執(zhí)行。
7.3責(zé)任單位負(fù)責(zé)按信息內(nèi)容及經(jīng)營部處理意見組織處理,將處理情況填寫清楚,并按要求反饋給經(jīng)營部。
7.4經(jīng)營部負(fù)責(zé)信息存檔工作。
8、安全信息填報(bào)要求
8.1提供的信息必須備有相應(yīng)完整可靠的原始記錄,隨時為查詢服務(wù)。
8.2提供的信息必須符合規(guī)定的格式,便于統(tǒng)計(jì)和貯存,通用表格如下:
8.2.1安全生產(chǎn)管理通用表格隱患類表格 見qjl424.3―88
8.2.2安全生產(chǎn)管理通用表格技措類表格 見qjl424.4―88
8.2.3安全生產(chǎn)管理通用表格獎懲類表格 見qjl424.5―88
8.2.4安全生產(chǎn)管理通用表格管理類表格 見qjl424.6―88
8.2.5安全生產(chǎn)管理通用表格有害作業(yè)類表格 見qjl424.7―88
8.3提供的信息必須在規(guī)定時間內(nèi)傳遞完畢。
8.4提供的信息必須有填報(bào)人和單位領(lǐng)導(dǎo)審查簽字。
9、安全信息資料歸擋要求
9.1經(jīng)營部建立七種安全管理檔案和八種安全管理圖表,并歸檔。
9.2七種安全管理檔案:
9.2.1工傷事故檔案。
9.2.2安全教育檔案。
9.2.3安全獎懲檔案。
9.2.4安全技術(shù)措施項(xiàng)目檔案。
9.2.5特種設(shè)備檔案(主要指吊車、壓力容器、空壓機(jī)等)。
9.2.6隱患及整改記錄。
9.2.7違章記錄。
9.3八種圖表:
9.3.1安全機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)體系圖。
9.3.2危險點(diǎn)和塵毒點(diǎn)分布圖。
9.3.3公司內(nèi)動力管線分布圖。
9.3.4配電系統(tǒng)及接地線布置圖;
9.3.5歷年工傷事故頻率圖。
9.3.6工傷事故年度統(tǒng)計(jì)圖。
9.3.7多發(fā)性事故及重大事故樹形圖。
9.3.8安全信息反饋圖。
10、檢查與考核
10.1本制度的執(zhí)行情況列為公司安全工作經(jīng)濟(jì)承包任務(wù)考核內(nèi)容,按年度進(jìn)行檢查與考核。
10.2經(jīng)營部按制度檢查與考核,綜合評比各職能部門、分公司的安全信息管理工作。
勞保用品標(biāo)準(zhǔn)
第4篇 _電子文件歸檔、電子檔案管理辦法
電子文件歸檔、電子檔案管理辦法
1.總則
1.1 對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過程管理,應(yīng)當(dāng)由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào),指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé),保證管理工作的連續(xù)性。
1.2 電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作,檔案部門要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。
1.3 電子文件的管理由檔案部門負(fù)責(zé),電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。
1.4 應(yīng)明確規(guī)定歸檔時間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等,以保證電子檔案的質(zhì)量。
1.5 為保證電子檔案的可利用性,從電子文件形成就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施,確保其信息的真實(shí)性、安全性和完整性。
1.6 歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時,則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。
1.7 具有保存價值的電子文件,必須適時生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時,必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。
2.電子文件的收集與積累
2.1 收集范圍。電子文件的收集范圍,按國家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.2 收集積累要求
2.2.1 記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時,如果保管部門已開始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要,確定是否保留。
2.2.2 保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時,要與紙質(zhì)等文件之間,相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。
2.2.3 在“無紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份,存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上,井對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留。
2.2.4 用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性。
2.2.5 用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件,如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法,則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。
2.2.6 用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時應(yīng)注意其對設(shè)備的依賴性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。
2.2.7 用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件,收集時應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。
2.2.8 用音頻設(shè)備獲得的文件,收集時應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識和相關(guān)軟件。
2.2.9 由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。
2.2.10 通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時應(yīng)注意收集其軟件型號和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時必須連同專用軟件一并收集。
2.2.11 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。
2.3 收集、積累方法
2.3.1 及時按照要求制作電子文件備份。
2.3.2 每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
2.3.3 電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。
2.3.4 電子文件登記表如果制成電子表格,應(yīng)與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。
2.3.5 電子文件性質(zhì)代碼:r―草稿性電子文件;u―非正式電子文件;o―正式電子文件;n―無紙電子文件;t―文本文件;i一圖象文件;g―圖形文件;v一影像文件;a―聲音文件;m―多媒體文件;p―計(jì)算機(jī)程序;d―數(shù)據(jù)文件。
3.電子文件的整理
3.1 電子文件的整理,應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級等因素相對集中。
3.2 電子文件應(yīng)按《檔案著錄規(guī)則》著錄,并制成機(jī)讀目錄。
3.3 歸檔電子文件應(yīng)填寫登記表。
4.電子文件的歸檔。應(yīng)定期把符合歸檔條件的電子文件,按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機(jī)載體。
4.1 歸檔范圍電子文件的歸檔范圍的劃分,可參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.2 歸檔時間邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)定期完成。
4.3 檢測在進(jìn)行電子文件歸檔工作時,應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測。其內(nèi)容包括:硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。
4.4 歸檔前的鑒定電子文件的歸檔鑒定工作,參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)主,鑒定結(jié)果,在電子文件的機(jī)讀目錄上制作相應(yīng)的標(biāo)只。
4.4.1 有效性和完整性鑒定。歸檔前應(yīng)由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核,并由負(fù)責(zé)人簽署意見。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文牛的有效性和完整性則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。
4.4.2 保管期限的劃分。電子文件保管期限的劃分,參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.5 歸檔要求
4.5.1 把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式2套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時,復(fù)制第3套,異地保存。對于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作,
4.5.2 本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文牛長期保存的載體。
4.5.3 存儲電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境
4.5.4 將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
4.5.5 需要長期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件,也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。
4.5.6 原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后,保留時間至少1年。
4.5.7 在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔過程完成物理歸檔。
5.電子檔案的移交與保管。電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門,作為電子檔案進(jìn)行保管。
5.1 檢驗(yàn)
5.1.1 檔案保管部門應(yīng)配備相應(yīng)的
處理設(shè)備,以保證完成電子檔案的檢驗(yàn)工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn),合格率應(yīng)達(dá)到100%。與紙質(zhì)檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗(yàn)的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%合格率應(yīng)達(dá)到100%。
5.1.2 檢驗(yàn)項(xiàng)目。
5.1.2.1 載體有劃痕,是否清潔。
5.1.2.2 有無病毒。
5.1.2.3 核實(shí)電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。
5.1.2.4 核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全。
5.1.3 將檢驗(yàn)結(jié)果填人電子檔案人庫登記表。檢驗(yàn)有合的,應(yīng)退回形成單位,重新制作。
5.2 移交手續(xù)驗(yàn)收合格后,檔案保管部門在電子檔案人庫登記表上簽字蓋章。一式2份,一份交電子文件形成單位一份自存。
5.3 保管要求電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外,還應(yīng)符合下列條件。
5.3.1 歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放,做到防塵、防變形。
5.3.2 環(huán)境溫度選定范圍: 14℃― 24℃;相對濕度選定范圍:45%―60%。
5.3.3 存放時應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場,并與有害氣本隔離。
5.3.4 電子檔案在形成單位的保管,也應(yīng)參照上述條件。
5.4 存效性保證
5.4.1 每滿1年,對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。
5.4.2 每滿2年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于10%如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。
5.4.3 設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性,如不兼容,應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作,原載體同時保留時間不少于3年。
5.4.4 磁性載體上的電子檔案,每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時保留時間不少于4年。
5.4.5 定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填人電子檔案管理登記表。
5.5 利用
5.5.1 電子檔案的封存載體不得外借。
5.5.2 利用時使用拷貝件。
5.5.3 利用時要遵守保密規(guī)定。
5.5.4 利用者對電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。
5.5.5 具有保密要求的電子檔案上網(wǎng)時必須符合國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定,要有穩(wěn)妥的安全保密措施。
5.6 電子檔案的銷毀鑒定。
5.6.1 電子檔案的銷毀鑒定,按國家現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5.6.2 電子檔案的銷毀,應(yīng)在辦理審批手續(xù)后,方可實(shí)施。
5.6.3 非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時,如存儲在不可擦除載體上,須連同存儲載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。
