第1篇 房地產(chǎn)公司發(fā)票和收據(jù)使用管理辦法
房地產(chǎn)公司發(fā)票和收據(jù)的使用管理
1、應對發(fā)票實行專人管理,防止丟失、被盜。如因保管不善,遺失發(fā)票及收據(jù),造成后果由發(fā)票保管人負責。
2、發(fā)票及收據(jù)由財務部統(tǒng)一負責收發(fā)及建檔保管建立收據(jù)消號制度,財務人員應逐一消號,及時發(fā)現(xiàn)問題并及時糾正。
3、必須按發(fā)票管理規(guī)定,正確使用發(fā)票。發(fā)票和收據(jù)不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓,不得代其他單位開發(fā)票。
4、發(fā)票及收據(jù)的填寫必須字跡清楚、摘要必須清楚準確真實不得涂改,如填寫有誤,應另行開具發(fā)票及收據(jù),并在誤填的發(fā)票或收據(jù)(聯(lián)次齊全方能作廢)上注明'誤填作廢'。如收據(jù)僅作臨時收款用途,業(yè)務完畢后需出具發(fā)票的,開具收據(jù)時,應在備注欄內(nèi)注明:發(fā)票開具時本收據(jù)自動作廢。
5、發(fā)票丟失應立即向主管稅務機關和項目負責人報告,并登報予以公告。
6、不得填開大頭小尾的發(fā)票,不得代開發(fā)票。
7、項目收入必須憑合法的發(fā)票或項目收據(jù)入帳,凡與本項目成本、費用、資產(chǎn)有關的付出,均應索取合法發(fā)票。
第2篇 發(fā)票收據(jù)管理規(guī)定辦法
關于發(fā)票收據(jù)的管理制度
各二級學院、系、部、處、室:
為 了加強學校發(fā)票與收據(jù)管理,保障學校各項收入,規(guī)范校內(nèi)經(jīng)濟秩序和收費行為,強化財務監(jiān)督,使發(fā)票與收據(jù)管理工作制度化、規(guī)范化,根據(jù)《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》和《關于行政事業(yè)性發(fā)票與收據(jù)管理的暫行規(guī)定》及有關主管部門的文件精神,結(jié)合我校實際情況,特發(fā)此通知。
第一條 本通知所稱“發(fā)票與收據(jù)”(以下簡稱“票據(jù)”)是指學校統(tǒng)一向財政、稅務等部門領購的財政票據(jù)、稅務發(fā)票和校內(nèi)收據(jù)。
第二條 本通知內(nèi)容適用于學校內(nèi)的事業(yè)性收費和服務性收費。
第三條 學校財務處統(tǒng)一負責學校票據(jù)管理工作。
第四條 對違反本通知的行為,任何部門和個人可以舉報。
學校各監(jiān)督、主管部門應當為檢舉人保密。
第五條 根據(jù)我校收費范圍和業(yè)務性質(zhì),學校所需的票據(jù)由財務處向主管財政、稅務機關等申請領購,并實行統(tǒng)一管理,建立嚴格的領購、發(fā)出、收繳制度。
第六條 學校財務處購領回票據(jù)后,必須由票據(jù)管理員拆包清點,認真核對,根據(jù)票據(jù)序號按順序存放,按票據(jù)種類分別建立登記簿,使用時按順序領發(fā)。
年終未使用的當年所購票據(jù),下年度按順序繼續(xù)使用。
第七條 各部門必須指定專人(并將名單報學校財務處備案)負責本部門各類票據(jù)的領用、保管。
加強票據(jù)領、用、存、銷各環(huán)節(jié)的管理。
保管人變更,應到財務處辦理票據(jù)變更繳銷手續(xù)。
第八條 各部門領用票據(jù)時,首先填寫《領用票據(jù)申請表》,注明需領用票據(jù)的種類、數(shù)量、用途(或收費項目)、使用時間及票據(jù)保管人,領用票據(jù)的收費項目須提交批準文件報財務處備案(校內(nèi)收費項目須經(jīng)院長辦公會通過,提交會議議題批復表),經(jīng)本部門負責人簽字、財務處處長審查批準后,財務處票管員根據(jù)領用部門的用途正確發(fā)放票據(jù),并進行登記。
第九條 任 何部門收款時必須按照《領用收據(jù)申請表》批準的用途(或項目)開具票據(jù),并執(zhí)行收費人與開票人職責分離規(guī)定。
填寫票據(jù)時必須做到按號碼順序填開,內(nèi)容真實完整,字跡清楚,各聯(lián)次一次性套聯(lián)復寫,大小寫一致,部門收款人須在收據(jù)的收款人處簽字,交款人須在收據(jù)的交款人處簽字,收據(jù)聯(lián)須蓋學校財務專用章,不得 用行政章收款。
不得拆本、跳頁,不得涂改、撕毀。
如有填開錯誤而作廢的票據(jù),應整份保存,套聯(lián)注明“作廢”字樣。
第十條 退還多收、錯收款項時,應按多收、錯收金額開具紅字票據(jù),并由交款人簽字確認;或收回原開票據(jù),按作廢票據(jù)處理,重新開具收款票據(jù)。
第十一條 各 收款部門所取得的收入,必須按票據(jù)金額總數(shù)及時足額上交財務處,不得坐支。
每本票據(jù)使用完或某項收款任務完成、款項交財務處后,票據(jù)領用人應在票據(jù)封面填寫已使用票據(jù)起止時間、起止號碼、作廢號碼、收款金額及未用號碼。
經(jīng)財務處出納人員確認款項已交財務處,并且在存根上加蓋名章,然后將存根交財務處票管 員,票管員須認真查驗票據(jù)使用范圍和使用方法是否符合規(guī)定,是否已將款項按規(guī)定全額上繳。
財務處票管員逐號審核無誤后,予以核銷。
第十二條 學校財務處建立票據(jù)稽查制度,對校內(nèi)各用票部門的票據(jù)使用、保管、繳銷等工作進行定期或不定期的檢查。
被查部門應如實反映情況,提供資料,接受監(jiān)督和檢查,不得拒絕、隱瞞或弄虛作假。
第十三條 違反本通知的行為包括:
(一)用票部門私自印制票據(jù);向財務處以外的部門和個人領購票據(jù);私售、倒買、倒賣、向他人提供或者借用他人票據(jù)。
(二)填寫項目不齊全,涂改票據(jù);開具作廢票據(jù),虛開票據(jù);以其他單據(jù)或白條代替票據(jù)開具;未按規(guī)定用途開具票據(jù),未按規(guī)定全額上交收費收入,未按規(guī)定報告票據(jù)使用情況,未按規(guī)定設置票據(jù)登記簿等。
(三)丟失票據(jù),損(撕)毀票據(jù),丟失或擅自銷毀票據(jù)存根聯(lián)以及票據(jù)登記薄,未按規(guī)定繳銷票據(jù),未按規(guī)定建立票據(jù)保管制度等。
(四)拒絕檢查,隱瞞真實情況,刁難、阻撓財務處進行檢查,拒絕提供有關資料,拒絕接受有關票據(jù)問題的詢問等。
對有前款所列行為之一的部門和個人,由學校財務處責令限期改正,情節(jié)嚴重的,按學校規(guī)定由學校紀檢監(jiān)察部門協(xié)助處理。
第十四條 本通知自頒布之日起施行,由學校財務處負責解釋。
第3篇 連鎖門店發(fā)票收據(jù)的管理辦法
連鎖門店發(fā)票及收據(jù)的管理辦法
發(fā)票作為交易的合法憑證、銷售收入的主要依據(jù),在購銷的環(huán)節(jié)都是最重要有效憑據(jù)之一,為保證公司資產(chǎn)的完整,避免產(chǎn)生不必要的損失,必須加強對發(fā)票的購買、領用、保管的管理,根據(jù)公司財務制度現(xiàn)制定如下操作規(guī)定和管理辦法,望相關部門和人員嚴格執(zhí)行規(guī)范流程和遵守發(fā)票管理制度。
一、費用發(fā)票的管理
1、定義。費用發(fā)票指因購管理用品或獲取的勞務(各種費用)而取的的發(fā)票。
2、管理規(guī)定。
1)凡購管理用品或獲取的勞務(各種費用)必須取得合法的發(fā)票,取得的發(fā)票根據(jù)費用性質(zhì)粘貼于公司印制的相應報銷憑證后。
2)對于真實、合法、合理但內(nèi)容不完整、計算有誤的發(fā)票,應將其退回經(jīng)辦人,由其負責將發(fā)票調(diào)換后再行報支報銷。
3)收到真實、合法、合理的發(fā)票,但發(fā)票金額小于報支金額的,按發(fā)票實際金額報支。
4)收到不真實、不合法的發(fā)票,財務必須拒絕報支。
5)財務將費用憑證和原始發(fā)票作為入帳的依據(jù)和附件,與記帳憑證裝訂成冊,按規(guī)定年限保管。
3、禁止條例。
1)對于無法提供合法正確的原始發(fā)票的費用,不得報銷;對于無法取得發(fā)票的,必須經(jīng)主管部門經(jīng)理證明,財務部門審核、相關領導人員審批后方可報支。
2)對于無原始憑證的付款憑證(修正分錄除外),不得進行帳務處理,即不得虛列支出。
4、處罰條例。
1)費用申報人提供虛假發(fā)票且造成公司損失的,除全額補償公司損失外,另處損失金額30%且不低于100元的罰款。
2)現(xiàn)金出納不嚴格保管原始發(fā)票,使費用申報人無法進行報銷的,由出納承擔該筆費用。
二、銷售發(fā)票的管理
(一)定義。指銷售商品或提供勞務后向客戶開具的發(fā)票,公司銷售發(fā)票主要指代理費發(fā)票。
(二)換票。
1)換票指客戶需要增值稅發(fā)票,但因條件限制無法當即開出,或事后客戶要求換票的,先給客戶小票,等增票開具后再換回小票的行為。
2)對顧客要求開具的增票,自收到日起,保管期最多為二個星期,二星期內(nèi)顧客未換取的,將增票還與開票人,不得積壓。
3)小票的換票期限為一個月,超過一個月的不得更換。
4)門店應在收銀臺顯要位置張貼以上二項須知。
5)對于換回的小票,應進行紅沖,并將原小票貼粘于紅沖發(fā)票后,紅沖發(fā)票記帳聯(lián)與增票記帳聯(lián)捏對,隨對帳單上交財務。不得將原小票與增票直接捏對。
6)門店收到待換增票,需進行登記,交付客戶時,由其在登記簿上簽收。
7)換票工作由門店財務主管操作,門店財務主管嚴格保管增票,不得有遺失現(xiàn)象。
(三)發(fā)票和收據(jù)的管理
1、購買。
1)發(fā)票和收據(jù)由指定會計購買,財務人員根據(jù)實際用量進行購買,其他任何人員無權(quán)購買;
2、分公司領用。
1)管理發(fā)票的會計必須設置“發(fā)票領用收回登記簿”。
2)發(fā)票由管理發(fā)票的會計負責發(fā)放,若發(fā)票管理員不在應授權(quán)指定人進行發(fā)放工作。
3)分公司要領用和開具發(fā)票必須事先通知總部相關人員。
4)門店領用發(fā)票后,必須由領用人在“發(fā)票領用收回登記簿”上簽收。
5)發(fā)票應由門店財務主管(無財務主管的,由臺賬負責,下同)進行領用,填寫“小票申領單”,若無法直接親自領用的,必須在申領單上注明授權(quán)人,經(jīng)授權(quán)的人員方可進行代為領用,否則發(fā)票管理不得發(fā)放。獨立核算門店若小票購買、印制后存放于門店的,可不必填寫“小票申領單”,若由分公司統(tǒng)一保管的,也需填寫“小票申請單”。
6)門店財務主管應注意發(fā)票的用量和庫存,制定小票安全庫存量(庫存足以滿足3天以上銷售需要),對于低于安全庫存量的應立即提出申領。
7)門店財務主管根據(jù)銷售需要(滿足2天的銷售量),向收銀發(fā)放小票,必須由收銀在“門店發(fā)票領用收回登記簿”上簽收。臺帳根據(jù)后臺開票需要按需領用,即開具幾份領用幾份,辦理簽收。除收銀、臺帳外,其他人一律不得領用。
8)收銀領用小票后應登記“發(fā)票領用歸還登記簿”,登記領用日期、小票號碼、份數(shù)或本數(shù)。
3、開具。
1)小票實行“誰領用誰開具”,不得互相借用,收銀應直接向門店財務主管領用。
2)使用機打小票的,嚴格按操作要求進行開具,有贈品的應注明,贈送禮金券或讓利必須加以注示,機打小票不得手工涂改,凡涂改的發(fā)票一律無效。
3)手工開票的,嚴格按規(guī)定開具,開票內(nèi)容必須齊全,準確填寫商品id、品名規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、營業(yè)員、收款人,大小寫金額一致,有贈品的應注明,贈送禮金券或讓利必須加以注示。
4)小票必須按真實的銷售單開具,不得虛開小票,對于不符規(guī)定的銷售單或違規(guī)開票指示,收銀必須拒絕,并向門店財務主管匯報。
5)收銀開具小票同時必須保證貨款全額收到,對于預收款的一律不得開具,嚴格禁止應收款銷售。
4、小票的紅沖與作廢
基本同增票,對于不提供原始小票的,不得開具紅字小票。
5、保管。
1)發(fā)票管理員和門店財務主管必須嚴格保管未開具的小票,并根據(jù)使用需要加蓋發(fā)票專用章,小票必須存放在帶鎖的房間或桌柜內(nèi),不得隨意擺放。
2)營業(yè)終了,對于未開具的小票應存放在財務室內(nèi),不得放在收銀臺,各門店財務室應提供帶鎖的柜子供收銀存放,門店財務主管(或臺帳)必須每天對發(fā)票進行清對,為明確各收銀責任,對未開具的小票應包扎后存放,注明收銀員姓名,收銀應自行進行登記存放數(shù)量。次日領取時,收銀進行檢查封口和實際數(shù)量的完整性。
3)收銀將一批次已開具完小票存根聯(lián)交回門店財務主管,機打小票每100份為一冊,裝訂成冊,加蓋封面;門店財務主管審核發(fā)票的連續(xù)性、開票的規(guī)范性,審核無誤在收銀的“發(fā)票領用歸還登記簿”上簽收,同時在自身的“門店發(fā)票領用收回登記簿”上進行登記工作。
4)門店財務主管對于收回存根聯(lián)按序排列,并按月按號存放。小票存根聯(lián)在門店的保管期限為半年至一年,半年后將小票上交公司發(fā)票管理員,上交小票時排列必須與領用時的批次一致,以便于勾銷登記。上交時間為每年3月和9月。例:3月份上交上年4月至9月的小票
5)公司發(fā)票管理員按門店按序號存放存根聯(lián),便于以后查用。
6)公司發(fā)票管理員和門店財務主管每日必須清點庫存小票與登記簿庫存是否一致,發(fā)生不一致必須查明原因,發(fā)生遺失必須立即報分公司財務部副經(jīng)理
(核算)。
7)小票遺失必須立即發(fā)布公告,通知相關倉庫人員,嚴密注意遺失小票,防止虛假提貨現(xiàn)象,發(fā)現(xiàn)用遺失小票提貨的,立即通知門店經(jīng)理和財務主管,倉管人員對異常提貨人員、一次性提貨在三件以上的,應及時和收銀人員核實,收款情況;如屬支票付款的,必須在財務主管簽字確認支票必須到帳后,方可發(fā)貨。
(四)獎懲條例
1、獎勵條例
1)每年對門店進行發(fā)票管理檢查,門店嚴格執(zhí)行上述規(guī)定,安全有序完整的保管發(fā)票,發(fā)票的收發(fā)領用和監(jiān)控嚴密清晰,發(fā)票庫存與登記簿一致,嚴格執(zhí)行增票的調(diào)換工作,小票不缺號、填寫準確完整、裝訂整齊,查詢方便,且門店從不發(fā)生發(fā)票管理不善狀況的,對門店財務主管獎勵500元,由分公司財務副經(jīng)理(分管核算)簽發(fā);受獎勵的門店中,若收銀、臺帳積極配合財務主管做好相關的工作的,對門店收銀和臺帳獎勵100元,由門店財務主管提出申請,由分公司財務副經(jīng)理(分管核算)簽發(fā)。
2)發(fā)票管理員嚴格保管各類發(fā)票存根聯(lián)、抵扣聯(lián),并對門店加強監(jiān)控,存根聯(lián)保存有序、整齊,發(fā)票庫存量與登記簿一致,當年未發(fā)生發(fā)票遺失現(xiàn)象,對發(fā)票管理員獎勵500元。
2、處罰條例
1)不按實、完整、連續(xù)進行發(fā)票收發(fā)領用的登記工作,每發(fā)現(xiàn)一次對相關登記責任人(發(fā)票管理員、財務主管、收銀)扣罰100元,發(fā)現(xiàn)三次以上予以除名。
2)未開具的發(fā)票隨意擺放,每發(fā)現(xiàn)一次,對保管責任人扣款100元,發(fā)現(xiàn)三次以上予以除名。
3)發(fā)票存根聯(lián)保管凌亂、不按序排號、裝訂的,每發(fā)現(xiàn)一次,根據(jù)情節(jié)對門店財務主管扣罰50―100元,發(fā)現(xiàn)三次以上予以除名。
4)發(fā)生小票遺失的,對責任人每缺一份處100元以上罰款;造成公司損失的,必須全額賠償,情節(jié)嚴重的直接除名。
5)虛開發(fā)票,對開票人和開票指示人各處罰500元以上罰款,并除名。
6)開票不規(guī)范,視情況對開票人扣款10~100元,造成損失的,除補償損失外,處損失金額30%以上不低于100元罰款。
7)門店財務主管不按規(guī)定進行增票換票工作和保管待換取的增票的,每發(fā)現(xiàn)一次,對臺帳扣款100元。
8)增票未經(jīng)客戶或供應商簽字就交付的,對責任人扣款50元。
三、適用與執(zhí)行
1、外省分公司門店財務主管一般為主辦會計或臺賬。
2、上述規(guī)定均以商業(yè)類核算分公司為基礎,其他行業(yè)分公司參照執(zhí)行。
