第1篇 檔案管理辦法細則
檔案法實施細則全文
第一章 總則
第一條 根據(jù)《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱〈檔案法〉)的規(guī)定,制定本辦法。
第二條 〈檔案法〉第二條所稱對國家和社會有保存價值的檔案,屬于國家所有的,
由國家檔案局會同國家有關(guān)部門確定具體范圍;屬于集體所有的,個人所有以及其他不屬于國家所有的,由省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門征得國家檔案局同意后確定具體范圍。
第三條 各級國家檔案館館藏的永久保管檔案分一、二、三級管理,分級的具體標準和管理辦法由國家檔案局制定。
第四條 國務院各部門經(jīng)國家檔案局同意,省、自治區(qū)、直轄市人民政府各部門經(jīng)本級人民政府檔案行政管理部門同意,可以制定本系統(tǒng)專業(yè)檔案的具體管理制度和辦法。
第五條 縣級以上各級人民政府應當加強對檔案工作的領(lǐng)導,把檔案事業(yè)建設列入本級國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃,建立、健全檔案機構(gòu),確定必要的人員編制,統(tǒng)籌安排發(fā)展檔案事業(yè)所需經(jīng)費。
機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當加強對本單位檔案工作的領(lǐng)導,保障檔案工作依法開展。
第六條 有下列事跡之一的,由人民政府、檔案行政管理部門或者本單位給予獎勵;
(一)對檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績的;
(二)對檔案的保護和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的;
(三)對檔案學研究做出重要貢獻的;
(四)將重要的或者珍貴的檔案捐贈給國家的;
(五)同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭,表現(xiàn)突出的。
第二章 檔案機構(gòu)及其職責
第七條 國家檔案局依照〈檔案法〉第六條第一款的規(guī)定,履行下列職責;
(一)根據(jù)有關(guān)法律、行政法規(guī)和國家有關(guān)方針政策,研究、制定檔案工作規(guī)章制度和具體方針政策;
(二)組織協(xié)調(diào)全國檔案事業(yè)的發(fā)展,制定發(fā)展檔案事業(yè)的綜合規(guī)劃和專項計劃,并組織實施;
(三)對有關(guān)法律、法規(guī)和國家有關(guān)方針政策的實施情況進行監(jiān)督檢查,依法查處檔案違法行為;
(四)對中央和國家機關(guān)各部門、國務院直屬企業(yè)事業(yè)單位以及依照國家有關(guān)規(guī)定不屬于登記范圍的全國性社會團體的檔案工作,
中央級國家檔案館的工作,以及省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門的工作,實施監(jiān)督、指導;
(五)組織、指導檔案理論與科學技術(shù)研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓;
(六)組織、開展檔案工作的國際交流活動。
第八條 縣級以上地方各級人民政府檔案行政管理部門依照〈檔案法〉第六條第二款的規(guī)定,履行下列職責;
(一)貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和國家有關(guān)方針政策;
(二)制定本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)發(fā)展計劃和檔案工作規(guī)章制度,并組織實施;
(三)監(jiān)督、指導本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作,依法查處檔案違法行為;
(四)組織、指導本行政區(qū)域內(nèi)檔案理論與科學技術(shù)研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓。
第九條 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案、機構(gòu)依照〈檔案法〉第七條的規(guī)定,履行下列職責;
(一)貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和國家有關(guān)方針政策,建立、健全本單位的檔案工作規(guī)章制度;
(二)指導本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作;
(三)統(tǒng)一管理本單位的檔案,并按照規(guī)定向有關(guān)檔案館移交檔案;
(四)監(jiān)督、指導所屬機構(gòu)的檔案工作;
第十條 中央和地方各級國家檔案館,是集中保存、管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu),依照〈檔案法〉第八條的規(guī)定,承擔下列工作任務;
(一)收集和接收本館保管范圍內(nèi)對國家和社會有保存價值的檔案;
(三)采取各種形式開發(fā)檔案資源,為社會利用檔案資源提供服務。
按照國家有關(guān)規(guī)定,經(jīng)批準成立的其他各類檔案館,根據(jù)需要,可以承擔前款規(guī)定的工作任務。
第十一條 全國檔案館的設置原則和布局方案,由國家檔案局制定,報國務院批準后實施。
第三章 檔案的管理
第十二條 按照國家檔案局關(guān)于文件材料歸檔的規(guī)定,
應當立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務機構(gòu)收集齊全,并進行整理、立卷,
定期交本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員集中管理;任何人都不得拒為己有或者拒絕歸檔。
第十三條 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織,應當按照國家檔案局關(guān)于檔案移交的規(guī)定,定期向有關(guān)的國家檔案館移交檔案。
屬于中央級和省級、設區(qū)的市級國家檔案館接受范圍的檔案,立檔單位應當自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國家檔案館移交;
屬于縣級國家檔案館接受范圍的檔案,立檔單位應自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級國家檔案館移交。
經(jīng)同級檔案行政管理部門檢查和同意,專業(yè)性較強或者需要保密的檔案,可以延長向有關(guān)檔案館移交的期限;
已撤消單位的檔案或者由于保管條件惡劣可能導致不安全或者嚴重損毀的檔案,可以提前向有關(guān)檔案館移交。
第十四條 既是文物、圖書資料又是檔案的,檔案館可以與博物館、圖書館、紀念館等單位相互交換重復件、復制件或者目錄,聯(lián)合舉辦展覽,共同編輯出版有關(guān)史料或者進行史料研究。
第十五條 各級國家檔案館應當對所保管的檔案采取下列管理措施;
(一)建立科學的管理制度,逐步實現(xiàn)保管的規(guī)范化,標準化;
(二)配置適宜安全保存檔案的專門庫房,配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設施;
(三)根據(jù)檔案的不同等級,采取有效措施,加以保護和管理;
(四)根據(jù)需要和可能,配備適當檔案現(xiàn)代化管理需要的技術(shù)設備。
機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案保管,根據(jù)需要,參照前款規(guī)定辦理。
第十六條 《檔案法》第十四條所稱保密檔案密級的變更和解密,依照《中華人民共和國保守國家秘密法》及其他實施辦法的規(guī)定辦理。
第十七條 屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案,檔案所有者可以向各級國家檔案館寄存、捐贈或者出賣。
向各級國家檔案館以外的任何單位或者個人出賣、轉(zhuǎn)讓或者贈送的,必須報經(jīng)縣級以上人民政府檔案行政管理部門批準;
嚴禁向外國人和外國組織出賣或者贈送。
第十八條 屬于國家所有的檔案,任何組織和個人都不得出賣。
國有企業(yè)事業(yè)單位因資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓需要轉(zhuǎn)讓有關(guān)檔案的,按照國家有關(guān)規(guī)定辦理。
各級各類檔案館以及機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織為了收集、交換中國散失在國外的檔案、進行國際文化交流,
以及適應經(jīng)濟建設、科學研究和科技成果推廣等的需要,經(jīng)國家檔案局或者省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門依據(jù)職權(quán)審查批準,可以向國內(nèi)外的單位或者個人贈送、交換、出賣檔案的復制件。
第十九條 各級國家檔案館的一級檔案嚴禁出境。
各級國家檔案館館藏的二級檔案需要出境的,必須經(jīng)國家檔案局審查批準。
各級國家檔案館藏的三級檔案、各級國家檔案館館藏的一、二、三級檔案以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案及其復制件,
各級國家檔案館以及機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個人需要攜帶、運輸或者郵寄出境的,必須經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準,海關(guān)憑批準文件查驗放行。
第四章 檔案的利用和公布
第二十條 各級國家檔案館保管的檔案應當按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定,分期分批地向社會開放,并同時公布開放檔案的目錄。
檔案開放的起始時間:
(一)中華人民共和國成立以前的檔案(包括請代以前的檔案;民國時期的檔案和革命歷史檔案),自本辦法實施之日起向社會開放;
(二)中華人民共和國成立以來形成的檔案,自形成之日起瞞30年向社會開放;
(三)經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化等類檔案,可以隨時間社會開放。
前款所列檔案中涉及國防、外交、公交、國家安全等國家重大利益的檔案,以及其他雖自形成之日起已滿30年但檔案館認為到期仍不宜開放的檔案,經(jīng)上一級檔案行政管理部門批準,可以延期向社會開放。
第二十一條 各級各類檔案館提供社會利用的檔案,應當逐步實現(xiàn)以微縮品代替原件。
檔案微縮品和其他復制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的,具有與檔案原件同等的效力。
第二十二條 《檔案法》所稱檔案的利用,是制對檔案的閱覽、復制和摘錄。
中華人民共和國公民和組織,持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明,可以利用已開放的檔案。
外國人或者外國組織利用中國已開放的檔案,須經(jīng)中國有關(guān)主管部門介紹以及保存該檔案的檔案館同意。
機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及中國公民利用檔案館保存的未開放的檔案,須經(jīng)保存該檔案的檔案館同意,必要時還須經(jīng)有關(guān)的行政管理部門審查同意。
機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)保存的尚未向檔案館移交的檔案,其他機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和組織以及中國需要利用的,須經(jīng)檔案保存單位同意。
各級各類檔案館應當為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件。
提供社會利用的檔案,可以按照規(guī)定收取費用。
收費標準由國家檔案局會同國務院價格管理部門制定。
第二十三條 《檔案法》第二十二條所稱檔案的公布,是指通過下列形式首次向社會公開檔案的全部或者部分原文或者檔案記載的特定內(nèi)容;
(一)通過報紙、刊物、圖書、聲像、電子等出版物發(fā)表;
(二)通過電臺、電視臺播放;
(三)通過公眾計算機信息網(wǎng)絡傳播;
(四)在公開場合宣讀、播放;
(五)出版發(fā)行檔案史料、資料的全文或者摘錄匯編;
(六)公開出售、散發(fā)或者張貼檔案復制件;
(七)展覽、公開陳列檔案或者其復制件。
第二十四條 公布屬于國家所有的檔案,按照下列規(guī)定辦理;
(一)保存在檔案館的,由檔案館公布;必要時,應當征得檔案形成單位同意或者抱經(jīng)檔案形成黨委的上級主管機關(guān)同意后公布;
(二)保存在各單位檔案機構(gòu)的,由各該單位公布;必要時,應當抱經(jīng)上級主管機關(guān)同意后公布;
(三)利用屬于國家所有的檔案的單位和個人,未經(jīng)檔案館、檔案保存單位同意或者前兩項所列主管機關(guān)的授權(quán)或者批準,均無權(quán)公布檔案。
屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的檔案,其所有著向社會公布時,應當遵守國家有關(guān)保密的規(guī)定,不得損害國家的、社會的、集體的和其他公民的利益。
第二十五條 各級國家檔案館對寄存檔案的公布和利用,應當征得檔案所有者同意。
第二十六條 利用、公布檔案,不得違反國家有關(guān)知識產(chǎn)權(quán)保護的法律規(guī)定。
第五章 罰則
第二十七條 有下列行為之一的,由縣級以上人民政府檔案行政管理部門責令限期改正;情節(jié)嚴重的,對直接負責的主管人員或者其他直接責任人民依法給予行政處分;
(一)將公務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據(jù)為幾有,拒絕交檔案機構(gòu)、檔案工作人員歸檔的;
(二)據(jù)按照國家規(guī)定向國家檔案館移交檔案的;
(三)違反國家規(guī)定擅自擴大或者縮小檔案接收范圍的;
(四)不按照國家規(guī)定開放檔案的;
(五)明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施,造成檔案損失的;
(六)檔案工作人員、對檔案工作負有領(lǐng)導責任的人員玩忽職守,造成檔案損失的。
第二十八條 《檔案法》第二十四條第二款、第三款規(guī)定的罰款數(shù)額,根據(jù)有關(guān)檔案的價值和數(shù)量,對單位為1萬元以上10萬元以上,對個人為500元以上5000元以下。
第二十九條 違反《檔案法》和本辦法,造成檔案損失的由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關(guān)主管部門根據(jù)損失檔案的價值,責令賠償損失。
第六章 附則
第三十條 中國人民解放軍的檔案工作,根據(jù)《檔案法》和本辦法確定的原則管理。
第三十一條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
第2篇 工程合同管理信息及檔案資料管理監(jiān)理細則
工程監(jiān)理細則:合同管理、信息及檔案資料管理
(一) 合同管理內(nèi)容
1.協(xié)助業(yè)主分析合同條款,訂立合同(包括實施中的各類合同),避免合同簽訂以后造成被動;
2. 熟悉業(yè)主與施工單位訂立的合同,以便檢查、督促有關(guān)方面嚴格執(zhí)行合同;
3．協(xié)助業(yè)主處理合同執(zhí)行中存在或出現(xiàn)的問題;
4. 及時向業(yè)主報告合同的執(zhí)行情況;
5. 獨立、公正地協(xié)調(diào)解決項目實施過程中的合同糾紛。
(二) 合同管理方法和手段
1.建立合同編碼體系,實行分類管理;
2. 協(xié)助業(yè)主和承包商完善合同條款;
3．分析合同背景和缺陷,及時尋求處理方法;
4. 掌握合同內(nèi)容,實行跟蹤管理;
5. 進行合同違法預警,及時采取防范措施。
6. 認真根據(jù)合同條款,處理工程變更
7. 工程變更的要求可以由建設單位、監(jiān)理單位、承包人或設計單位提出。但必須經(jīng)總監(jiān)理工程師簽認后才能生效,根據(jù)合同條款如監(jiān)理單位認為確有必要變更工程或部分工程形式,質(zhì)量或數(shù)量,應向承包人發(fā)出變更指令,如果這種變更是由于承包人的過失或違約所致,除承包人應對此負責外,其所引起的附加費用由承包人承擔,不論哪一方面提出的變更,凡影響工程質(zhì)量、進度、投資的總監(jiān)理工程師發(fā)出確認發(fā)出變更令前,均應征得業(yè)主同意。
8. 承包人只能而且必須服從監(jiān)理工程師的工程變更指令或指示。
9. 對涉及設計漏項,變更技術(shù)方案和技術(shù)標準,以及因地質(zhì)條件各種原因引起的設計的變更等,不論其經(jīng)費增減情況,均應及時經(jīng)總監(jiān)理工程師批準后才能下達。
10. 變更的估價由總監(jiān)理工程師按合同條款有關(guān)規(guī)定處理并書面通知承包人。
11.審查分包合同:承包人如需非主體工程分包,應按規(guī)定向總監(jiān)理工程師提出申請,并將分包單位的各種資料、業(yè)績、資質(zhì)及分包內(nèi)容等報總監(jiān)理工程師審批。在合同實施過程中,監(jiān)理工程師不與分包人發(fā)生直接關(guān)系,建設單位也不直接向分包人付款。
(三) 信息與資料檔案管理
1.信息管理:監(jiān)理工程隨時注意對信息進行收集分析整理,保存信息處理的主要手段是采用微機,對工程逐步實施動態(tài)管理,并隨時從網(wǎng)上查詢相關(guān)信息法規(guī)。
2. 信息管理實行監(jiān)理組織各級人員采取、專業(yè)人員整理分析、總監(jiān)負責的管理體制。
3．監(jiān)理檔案管理
4. 行政檔案。監(jiān)理與建設單位之間來往函件。監(jiān)理與承包人之間往來函件,書面簽復申請批復,會議記錄。監(jiān)理與設計方及其它有關(guān)方往來函件。監(jiān)理機構(gòu)內(nèi)部往來函件,請示報告,報告批復。監(jiān)理月報。
5. 計量支付檔案。承包人提出的索賠申請及批示情況。承包人提出的計日工和單價。額外或緊急工程費用計算設計變更批準的費用計算。各類支付證書工程進度周、月報表
6. 技術(shù)檔案開工及停工指令額外工程圖紙變更設計圖紙現(xiàn)場指令檢查記錄施工圖紙竣工圖紙
7. 工程檔案,督促施工單位按規(guī)定及時整理工程技術(shù)檔案。
第3篇 地產(chǎn)公司檔案管理實施細則
第一條 檔案文件的日常管理
1.各部門文件資料的日常管理由資料員負責。在各項工作中形成的具有保存價值的文件資料,經(jīng)辦人應及時將原件交資料員登記收存(如提交復印件必須說明原因),并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》簽字確認。如經(jīng)辦人沒有簽字確認,視同該資料沒有收存。
2. 外單位來文由部門資料員(或接文人轉(zhuǎn)交資料員)接收,并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做登記。
3．發(fā)文由部門資料員填寫《文件資料移交記錄表》,做好文號、發(fā)送單位、文件標題及內(nèi)容摘要、份數(shù)的登記,并及時讓接收人簽字確認。
4. 工程項目檔案資料在項目開發(fā)過程中由各經(jīng)辦部門自行負責保管,以便于及時查找,待工程完工后移交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。
第二條 檔案文件借用及移交規(guī)定
1.借用文件必須嚴格履行借用手續(xù)。所借文件僅限于經(jīng)辦業(yè)務有關(guān),借用人在借用部門檔案時,須經(jīng)部門資料員在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做好登記后,方可借閱?？绮块T借閱檔案時,須經(jīng)借用人部門經(jīng)理同意。
2. 所借文件資料須為原件時,出借文件資料的部門資料員必須預留一份復印件或掃描件,以防不時之需。
3．文件資料借出后,出借部門的資料員應根據(jù)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》的記錄,做好文件借出后的追蹤工作,負責按規(guī)定時間及時收回,防止遺失。
4. 跨部門借用文件資料并不再歸還時,則作為移交處理。此時須由出借部門填寫《文件資料移交記錄表》,雙方部門資料員簽字確認后,在備注欄內(nèi)注明移交,則該文件的保管責任人由移交部門資料員轉(zhuǎn)至接收部門資料員。
5. 文件資料歸還時,必須當面點清,并查看文件資料的是否完整,如有缺損,應由借用人書面寫明原因,并經(jīng)出借部門經(jīng)理和借閱部門經(jīng)理雙方簽字確認。
6. 部門資料員應在文件資料借出、移交及收回后,及時填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》《文件資料移交記錄表》,更新文件保存記錄。
第三條 文件資料目錄定期上交每月初第一個工作日,部門資料員須將《發(fā)文記錄表》和《文件資料收存、借用記錄表》整理清晰后,填寫《部門文件檔案目錄》并校對,部門經(jīng)理須確認是否交公司存檔、預計存檔時間和是否進行電子存檔欄,核對簽字后由資料員交總經(jīng)理辦公室。
第四條 各部門文件資料歸檔范圍和移交時間
1.各部門文件資料按照《各部門文件資料歸檔范圍和移交時間》進行管理,未涉及到的其它文件資料由部門經(jīng)理和主管副總確認存檔部門及移交時間。
2. 檔案管理操作細則所指的部門自行保管的文件資料不包括在項目開發(fā)中形成的各類合同。除人力資源部的勞動合同外,其他各類合同均須按規(guī)定在雙方簽訂后三個工作日內(nèi)連同《合同審批表》一并交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保存。
第五條 對于工程各類圖紙、文件資料等,按照《工程資料管理指引》執(zhí)行。附表1:《文件資料收存、借用記錄表》附表2:《發(fā)文記錄表》附表3:《部門文件資料目錄》附表4:《案卷總目錄》附表5:《卷內(nèi)備考表》附表6:《卷內(nèi)文件目錄》附表7:《文件資料移交記錄表》附表8:《文件資料銷毀清單》附錄9:《部門文件檔案歸檔范圍及移交時間》
第4篇 醫(yī)院儀器設備檔案管理細則范例
醫(yī)院儀器設備檔案管理細則
1、目的
為加強對儀器設備檔案的管理,妥善收集與管理大型、貴重、精密儀器、設備的相關(guān)資料,制定本細則。
2、適用范圍
2.1本細則適用于醫(yī)院對重點儀器設備資料的管理,包括設備說明書、合格證、維修證、圖紙等全部隨機資料及后續(xù)服務資料。
2.2本細則僅針對儀器設備檔案的管理,從屬于醫(yī)院《檔案管理制度》。
3、管理范圍
3.1凡價值在1萬元以上的進口和國產(chǎn)的精密、貴重、稀缺儀器設備,必須建立檔案。
3.2凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設備的購置申請報告及批復文件,應存入該儀器設備檔案內(nèi)。
3.3凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設備,到貨后應由藥械部的兼職檔案人員參加開箱驗收,詳細填寫驗收報告(一式兩份)并存檔備案。
3.4凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設備的全套隨機技術(shù)文件、儀器設備說明書、樣本、圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料,均為存檔范圍。
3.5已建檔的儀器設備在管理、使用、維修和改進工作中形成的文件材料應歸檔,不得隨意亂放,以免丟失。
4、工作要求
4.1藥械部的兼職檔案員負責儀器設備檔案的收集、整理、保管、維修和使用統(tǒng)計工作。
4.2儀器設備檔案內(nèi)的文件材料,要按時間順序排列,用鉛筆編寫頁號,凡有文字的頁面,都要編號,正面標在右上角,背面標在左上角,并完整填寫卷內(nèi)目錄。
4.3儀器設備檔案應一式三份,原件交院辦(人事行政部)檔案室,一份復印件留在設備使用部門備用,一份復印件在藥械部存檔。院辦(人事行政部)負責監(jiān)督、檢查檔案管理情況和設備使用情況。
4.4儀器設備檔案應放置在專用的檔案柜中,做到完整安全,存放有序,查找方便,不得隨意堆放,嚴防毀壞和散失。
4.5儀器設備檔案的原件一般不外借,如因特殊需要必須借用時,應經(jīng)院辦(人事行政部)負責人同意。
4.6辦理借閱手續(xù)后借出的檔案材料,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,并應按期歸還,如有損壞或遺失,由借用人負責賠償。
第5篇 學校檔案管理細則范例
學校檔案管理細則就是為大家?guī)淼年P(guān)于學校檔案管理的相關(guān)內(nèi)容,來看下面:
學校檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為了加強本校的檔案工作,提高檔案管理水平,充分發(fā)揮檔案的作用,更好地為學校教學、科研、行政管理、后勤等各項工作服務,
根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》,結(jié)合本校的實際,特制定本辦法。
第二條 本校檔案是指建校以來,學校在從事教學、科研、黨政管理及其他各項活動中直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 本校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一,是我校教學、科研等各項工作的重要組成部分,學校應將檔案工作納入自身整體發(fā)展規(guī)劃,加強對檔案工作的領(lǐng)導和管理。
第二章 領(lǐng)導體制和機構(gòu)設置
第四條 本校的檔案工作由校長領(lǐng)導,其他的校領(lǐng)導要檢查、督促所分管的職能部門做好檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。
業(yè)務上由廣東省檔案局、廣東省教育廳辦公室負責指導、監(jiān)督和檢查。
第五條 本校在校長辦公室下設置綜合檔案室,它既是本校檔案工作的職能管理部門,又是永久保存和提供利用本校各類檔案的科學文化事業(yè)機構(gòu)。
第六條 本校檔案室的主要職責是:
(一)貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的法令、政策和規(guī)定,并努力完成上級主管機關(guān)下達的其他有關(guān)檔案業(yè)務工作;
(二)負責規(guī)劃、協(xié)調(diào)全校檔案工作,并負責對本校各系、部、處、室、科等部門的檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查;
(三)制訂和組織實施本校關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度,加強檔案工作的規(guī)范化、標準化建設,提高檔案綜合管理水平;
(四)負責接收(征集)、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計和保管全校各類永久、長期的檔案及有關(guān)資料;
(五)維護檔案的完整與安全,做好檔案的安全防范、修復、復制、保護工作;
(六)開展檔案的開放或利用工作;
(七)負責編輯檔案參考資料,編制檢查工具,積極開發(fā)檔案信息資源;
(八)負責組織全校專、兼職檔案人員的業(yè)務學習和培訓;
(九)開展檔案宣傳工作和利用者教育工作;
(十)開展檔案理論和檔案業(yè)務的學術(shù)研究,組織和參加校內(nèi)外檔案業(yè)務研討、交流和協(xié)作活動。
第七條 本校各部門須有一位負責人分工主管本單位的檔案工作,并確定適當?shù)募媛殭n案人員,負責本單位形成的檔案材料的收集、積累、整理、立卷和移交工作。
第三章 檔案隊伍建設
第八條 本校檔案工作人員必須堅持四項基本原則,認真執(zhí)行黨和國家的方針政策,熱愛檔案事業(yè),具備檔案業(yè)務知識和一定的科學文化知識。
第九條 本校檔案工作人員,編制數(shù)由學校根據(jù)本校規(guī)模及收藏檔案數(shù)量等實際情況確定。
第十條 本校檔案工作人員屬檔案專業(yè)技術(shù)人員,其職稱和待遇按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第四章 經(jīng)費,庫房和設備
第十一條 本校檔案事業(yè)所需經(jīng)費,列入學校預算,本校各職能部門應對用于保存本部門歸檔文件所需的檔案裝具等設備,在其經(jīng)費中給予支持。
第十二條 本校遵循方便利用、安全保管,有利發(fā)展的原則,為綜合檔案室提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房;存放聲像特殊載體檔案的庫房,應配置恒溫、恒濕設施。
第十三條 學校應有計劃地為檔案部門配置復印、錄音、照相、錄像等設備,逐步實現(xiàn)電子計算機管理與檔案縮微化。
第五章 文件材料的歸檔、移交和接收工作
第十四條 本校應逐步完善歸檔制度,并納入教學、科研和管理人員的職責范圍,做到每項重要的教學、科研、黨政管理等工作,都有完整、準確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保存。
第十五條 本校各部門應做到各項工作與檔案工作實行‘四同步”管理,即布置、檢查、驗收、總結(jié)各項工作時,同時布置、檢查,驗收、總結(jié)檔案工作。
第十六條 本校對科研成果、基建工程等進行鑒定、驗收時應有綜合檔案室的人員參加,有關(guān)業(yè)務主管部門應會同綜合檔案室對應歸檔的文件材料加以審查,簽署意見。
沒有完整、準確系統(tǒng)的文件材料的項目,不予驗收,不予上報,不予評獎。
第十七條 本校實行文件材料形成部門、課題組立卷的制度,學校各部門要有一位負責人分管本部門的的檔案工作,并確定適當?shù)膶?兼)職檔案人員,負責本部門形成檔案的立卷歸檔工作。
各部門課題組形成的文件材料,一般由立卷入按文件材料的自然形成規(guī)律,以系統(tǒng)整理組卷,編排頁號或件號,填寫卷內(nèi)目錄,裝訂后將屬于長期和永久保存的檔案向?qū)W校綜合檔案室移交。
學校綜合檔案室對各業(yè)務部門的立卷工作予以必要的協(xié)助、指導和監(jiān)督。
第十八條 部門、課題組立卷歸檔是本校檔案工作的基本制度和基礎,各有關(guān)部門必須分工明確、協(xié)同配合。
學校分管檔案工作的校領(lǐng)導,各部門分管檔案工作的負責人,都應把涉及相應范圍的檔案工作列入自己的職責范圍,督促有關(guān)部門、有關(guān)人員認真做好工作。
第十九條 本校文件材料的歸檔范圍:
(一)黨政管理類
主要包括本校黨委、行政、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄和紀要;黨政各部門的工作計劃、規(guī)劃、方案、匯報、總結(jié)、規(guī)則章程、統(tǒng)計報表;上級機關(guān)與本校關(guān)于人事管理、行政管理、黨務管理等文件材料。
(二)教學類
主要包括本校在教學管理、教學實踐和教學研究等活動中形成的反映教學綜合管理、學科與實驗室建設、招生、學籍管理、課堂教學與實踐、畢業(yè)生、教材等工作內(nèi)容的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料。
(三)科研類
主要包括本校在科學研究管理和實踐活動中形成的反映科研綜合管理、科研準備、研究實驗、總結(jié)鑒定、申報獎勵。
推廣應用等工作內(nèi)容的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料。
(四)基建類
主要包括本校在基本建設管理和基本建設工程項目活動過程中形成的反映基建綜合管理、可行性研究、設計基礎材料、設計文件、工程管理文件,施工文件、竣工文件、生產(chǎn)技術(shù)準備、試生產(chǎn)基建預算、概算、決算、器材管理等方面內(nèi)容的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料。
(五)儀器設備類
主要包括本校各種國產(chǎn)和國外引進的精密,貴重、稀缺儀器設備(價值在五萬元以上)的全套隨機技術(shù)文件以及在購置、驗收、調(diào)試、使用、管理、維修、改造、報廢等全部活動中產(chǎn)生的文件材料。
(六)出版類
主要包括本校編輯出版的學報、校報。
(七)外事類
主要包括本校有關(guān)人員出席國際學術(shù)會議(含在國內(nèi)舉辦的),出境考察、講學、合作研究、進修、留學及本校聘請的外籍、
港澳臺專家與教師(含客座教師)在教學、科研及其他有關(guān)活動中形成的文件材料;本校涉外活動、對外學術(shù)交流、友好往來等有關(guān)文件材料。
(八)財會類
主要包括本校在財務管理和會計活動中形成的具有保存價值的文字材料、憑證、帳薄,報表、工資清冊等材料。
(九)聲像類
主要包括反映本校各項活動和歷史發(fā)展,具有保存價值的各種以音響,畫面形象等方式記錄的專門載體(照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片,磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等)及其相配套的文字材料等。
(十)實物類
主要包括上級領(lǐng)導來校視察、檢查、指導工作和境內(nèi)外知名人土來校參觀訪問的題詞、題字等手跡材料;境外、校內(nèi)外的團休,
個人和校友捐贈的紀念物品;校內(nèi)各單位和個人榮獲國家、省、市級各類獎品(獎狀、錦旗、獎杯等),以及其他有保存價值的實物。
第二十條 歸檔的文件材料應質(zhì)地優(yōu)良、書繪工整,藍黑墨水書寫,聲像清晰,符合有關(guān)規(guī)范和標準的要求。
第二十一條 案卷歸檔原則上按以下要求辦理:
(一)歸檔時間
1、黨政部門和按年度歸檔的部門,于翌年六月底前歸檔。
2、各教學部門和須按學年度歸檔的部門,于次學年寒假前歸檔。
3、科研、基建、生產(chǎn)設備的專題性、成套性檔案,應在項目完成并通過鑒定、驗收后兩個月歸檔。
(二)檔案移接手續(xù)
學校綜合檔案室接收檔案時,應根據(jù)檔案目錄,與移交人共同清點,對重要的、機密以上的案卷,要逐頁清點,經(jīng)查對無誤,方可辦理簽收手續(xù)。
第二十二條 凡由各部門與其他單位分工協(xié)作完成的項目,由主辦單位保存一整套檔案,協(xié)作單位除保存自己與自己承擔任務有關(guān)的正本以外,應將復制件送交主辦單位保存。
第二十三條 個人在其從事教學、科研、黨政管理等職務活動中形成的各種載體形式的文件材料,必須按統(tǒng)一的移交時間移交給本單位檔案人員轉(zhuǎn)交學校綜合檔案室,集中管理,任何個人不得據(jù)為已有或者拒絕歸檔。
對于個人在其非職務活動中形成的重要文件材料,學校綜合檔案室可通過征集、代管等形式進行管理,對于個人向?qū)W校綜合檔案室捐贈檔案,視珍貴程度,學?？山o予適當?shù)莫剟睢?/p>
第二十四條 學校綜合檔案室應注意向境內(nèi)外征集與本校有關(guān)的有保存價值的各種檔案、資料。
第二十五條 對調(diào)出及離、退休人員、在辦理調(diào)離手續(xù)時,必須清還檔案,沒有學校綜合檔案室簽字,人事部門不得辦理調(diào)離手續(xù)。
第六章 檔案管理
第二十六條 本校各類檔案都是學校的重要財富,由學校綜合檔案室集中管理,任何部門或個人都不得將檔案視為私有。
全體師生員工都有保護檔案的義務。
第二十七條 綜合檔案室依據(jù)《高等學校檔案實體分類法》,負責對本校檔案進行分類、編號的排列。
第二十八條 本校各類檔案按其價值確定保管期限為永久、長期和短期三種。
(一)永久:凡反映我校主要職能活動和基本歷史面貌的,對學校和社會有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。
它主要包括兩部分,一是本校形成的重要文件材料,一是上級領(lǐng)導部門針對本校所發(fā)的重要文件材料。
(二)長期:凡在相當長的時間內(nèi),本校需要查考利用的檔案,列為長期保管,它包括本校產(chǎn)生形成的和上級領(lǐng)導部門及有關(guān)部門所發(fā)的與本校工作有關(guān)的比較重要的文件材料。
保管期限為十六年至五十年左右。
(三)短期:凡在短期內(nèi)本校需要查考利用的檔案,列為短期保管,其保管期限為十五年(含十五年)以下。
第二十九條 本校綜合檔案室負責對保管期限已滿的檔案進行鑒定。
對已失去保存價值的檔案,在征得有關(guān)部門同意,并造冊報校領(lǐng)導批準后,予以銷毀。
未經(jīng)鑒定和批準,不得銷毀任何檔案,
第三十條 本校綜合檔案室定期對檔案的收進和移出、庫存案卷數(shù)量、檔案的利用情況等進行統(tǒng)計,并依照有關(guān)規(guī)定,向省檔案局、省教育廳辦公室報送本校檔案工作基本情況統(tǒng)計報表。
第三十一條 本校綜合檔案室應建立嚴格的庫房管理制度,并有防火,防蟲、防鼠、防盜、防塵、防濕、防高溫、防曝曬等設施;要研究和改進檔案的保護,
對已破損,蟲蛀、霉爛和字跡褪色的檔案,應及時修復或復制;要有安全保密制度,對所存檔案和資料的保管情況定期進行檢查,遇有特殊情況,應立即向校主管領(lǐng)導報告,及時處理。
第七章 檔案的利用與開放
第三十二條 本校綜合檔案室設立供查閱檔案資料的閱覽室,積極開展檔案利用與編研工作,主動提供利用,充分發(fā)揮檔案的社會效益和經(jīng)濟效益。
第三十三條 學校綜合檔案室開放檔案,必須遵循下列規(guī)定
(一)本校教職工因教學、科研等工作需要查閱檔案者,憑本校工作證,校外單位或個人,還須持有關(guān)單位介紹信,在說明利用檔案的目的和范圍后,則可查閱利用屬于開放范圍的檔案,并可以摘錄、復制;
(二)利用者要求復印檔案,由綜合檔案室負責辦理,并按規(guī)定收費;
(三)未經(jīng)學校授權(quán)或上級主管機關(guān)批準,任何組織或個人無權(quán)公布檔案。
第三十四條 本校檔案屬下列情況之一者,不宜開放:
(一)涉及黨和國家秘密的;
(二)涉及專利和技術(shù)秘密的;
(三)涉及個人隱私的;
(四)檔案形成部門規(guī)定限制利用的。
第三十五條 對于重要的、珍貴的檔案和資料,一般不得提原件使用,如特殊需要,須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準。
第八章 附 則
第三十六條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。
第6篇 職工安全培訓檔案管理實施細則
為加強職工培訓檔案管理,根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定,制定本細則。
一、凡參加培訓的人員,均建立規(guī)范的《企業(yè)職工安全教育培訓檔案》,記錄安全技術(shù)培訓考試、考核的相關(guān)信息。新招入礦人員只建立電子檔案,工作滿一年后建立《企業(yè)職工安全教育培訓檔案》。
二、工作標準
1. 培訓結(jié)束后三天內(nèi)將培訓資料分類匯總、整理、保存。
2. 及時填寫《企業(yè)職工安全教育培訓檔案》,并將培訓信息錄入電子信息管理系統(tǒng)。
3. 做好培訓檔案的日常管理工作。
三、安全技術(shù)培訓檔案的存檔資料
1. 培訓考勤成績簽字表
2. 理論考試試卷
3. 《企業(yè)職工安全教育培訓檔案》
四、從業(yè)人員的安全技術(shù)培訓檔案分類(或分單位)整理,編號登記實行信息化管理。
五、安全技術(shù)培訓檔案未經(jīng)有關(guān)負責人批準,不得外借,如需外借,必須辦理借閱手續(xù)。
六、檔案資料設專人負責,經(jīng)常整理,以防丟失。檔案室內(nèi)嚴禁煙火,并保持清潔、通風。發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
七、檔案的調(diào)整
1. 從業(yè)人員轉(zhuǎn)崗、變動工作單位,要及時調(diào)整分類、歸口,并更新電子信息;
2. 從業(yè)人員退休、離職、辭退后,及時清理檔案。
第7篇 工程監(jiān)理檔案管理實施細則
一、總則
1.為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng)，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達到《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（gbt/50328-2001）的要求，特制定本規(guī)定。
2.各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務和崗位職責，各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的文件材料，認真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準確性。
二、 工程檔案管理規(guī)定
2.1檔案資料管理
2.1.1工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理并與工程建設同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監(jiān)督、檢查，并負責工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。
2.1.2為了便于各個環(huán)節(jié)的銜接，監(jiān)理項目部配備專職信息管理員，為更好地管理好檔案資料，應配置必要的檔案裝具、檔案保護設施和辦公設備。
三、工程文件的收發(fā)及管理規(guī)定
3.1 工程文件接收
3.1.1各單位提供給監(jiān)理項目部的工程文件（工程技術(shù)文件、圖紙資料）由監(jiān)理項目部信息管理員統(tǒng)一接收；統(tǒng)一接收國網(wǎng)項目部、集團項目部、電監(jiān)辦以及監(jiān)理項目部等下發(fā)的各項文件，做好接收記錄。
3.1.4信息管理員對接收的工程文件資料，必須進行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應及時通知寄發(fā)單位補發(fā)。
3.1.5信息管理員應及時建立工程文件收發(fā)文記錄，并能利用計算機進行各類文件的查詢檢索。
3.1.6對接收的密級文件資料，要嚴格按保密規(guī)定妥善收存，并認真執(zhí)行密級文件資料的借閱規(guī)定。
3.1.7信息管理員僅對歸檔的工程文件資料實施整編作業(yè)，并建立檔案總登記帳和分類登記帳；
3.2 工程文件資料發(fā)放
3.2.1上級下發(fā)文件、監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、通知及會議紀要，由信息管理員按所指定的單位及時傳遞并建立發(fā)放記錄。
四、監(jiān)理項目部檔案管理職責
1、負責對各參建單位在工程建設中文件的形成及竣工檔案的編制進行監(jiān)督與審核，特別是對竣工圖完整、準確、系統(tǒng)進行監(jiān)督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔監(jiān)理文件。建設單位委托監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況，并審核、簽署。
2、歸檔范圍：
1)負責提交監(jiān)理過程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量，工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料。
2)監(jiān)理各專業(yè)負責人對施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)督部門的歸檔案卷實施審查，對被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統(tǒng)性負責，并在案卷內(nèi)備考表審核人欄簽署。
3)對各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件，監(jiān)理項目部有權(quán)退回，相關(guān)單位應按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行整改,直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。
3、工程檔案的鑒定和銷毀
1）對歸檔和發(fā)放后多余的工程文件和各部門使用后回收的圖紙資料，先由申請銷毀的部門登記造冊，再由檔案部門提出銷毀意見，報項目部總工及經(jīng)理批準后方可銷毀。
2）對各單位修改替代后的檔案，檔案部門應列出銷毀檔案清冊,提出銷毀報告,經(jīng)項目部總工及經(jīng)理批準后實施,并對被銷毀檔案目錄進行清除。
3）檔案銷毀必須嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由保安部門確定銷毀地點。銷毀檔案時，檔案部門、保安部門均應指派專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人必須在銷毀清冊一簽字，檔案銷毀清冊應存檔。
4）在鑒定銷毀檔案時，處于兩種保管期限之間的檔案，一律從長處理。
4、其它
（1）工程檔案的分類、編目、按國家電網(wǎng)辦[2010]250號《關(guān)于印發(fā)<國家電網(wǎng)項目部電網(wǎng)建設項目檔案管理辦法（試行）的通知>;》規(guī)定執(zhí)行。
（2）檔案、資料、圖書的提供利用，按本工程檔案、資料、圖書借閱規(guī)定執(zhí)行。
（3）工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執(zhí)行。
五、聲像檔案管理辦法
5.1建設工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設、管理活動中直接形成的，具有保存價值的照片、底片(包括反轉(zhuǎn)片)、影片、錄像帶、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說明的歷史記錄。
5.2照片檔案應符合以下要求：
（1）主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁；
（2）能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設計特色、地理位置；
（3）以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報送底片、正片（照片）；
（4）使用數(shù)碼相機拍攝，其影像不能進行后期加工,光學分辨率不得小于500萬有效像素（不允許插值）；
（5）符合國家電網(wǎng)項目部《關(guān)于利用數(shù)碼照片資料加強輸變電工程安全質(zhì)量過程控制的通知》基建安全[2007]25號及《關(guān)于強化輸變電工程施工過程質(zhì)量控制數(shù)碼照片采集與管理與管理的工作要求》國家電網(wǎng)基建質(zhì)量[2010]322號要求。
第8篇 檔案管理實施細則范本
檔案管理是人事管理的一小部分,下面企業(yè)管理網(wǎng)就為大家整理了檔案管理實施細則,大家可以閱讀下文。
第一章總則
為規(guī)范公司內(nèi)部檔案管理工作并保證檔案完整性及保密性,合理有效利用檔案資料,特制定本細則。
第二章公司管理檔案的范圍及管理權(quán)限劃分
第一條公司級檔案管理范圍,由公司行政部專人管理并負責一切借閱、復制、傳遞相關(guān)事宜。公司級檔案包括以下文件:
1.司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料;
2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料;
3.財務管理、資金借貸、業(yè)務往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等);
4.政府、項目批文、合同;
5.公司制度體系、會議紀要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等);
6.工程進度計劃控制文件(含各業(yè)務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙;
7.公司及各部門月度、年中、年度工作計劃及資金計劃;
8.公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);
9.公司有效證件、印章;
10.具有法律效力及保存價值的文件;
11.公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
12.本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
第二條部門檔案管理范圍,由各部門指定專(兼)職文書管理,于每季度末交檔案清單至公司備案留底。如工作完成后,原件移交公司管理。部門級檔案文件如下:
1.各部門報請總經(jīng)理批復的工作聯(lián)系單、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、簡報;
2.部門例會會議紀要;
3.各部門與其相關(guān)業(yè)務單位函件管理;
4.招投標文件管理;
5.人事勞資檔案及信息管理;(人力資源部統(tǒng)一管理人事檔案)
6.儀器、設備維修保養(yǎng)資料;
7.客戶、特約商家資料及信息管理;
8.公司的媒體宣傳資料、銷售報表;
9.財務會計憑證、帳冊、月度、年度財務報表。
第三章公司檔案管理體制
第三條公司檔案工作,要實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政部負責主體檔案的管理,并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導。行政部設立專門檔案室,配備專人分管公司主體檔案工作。
第四條根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神,各部門形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔,并定期向公司檔案部門移交保管。
第五條公司應有庫房或場地和必要的設施及保護設備保管檔案,確保檔案的安全。
第六條檔案管理部門及負責人
1.公司檔案管理部門為行政部;
2.公司立檔單位為各部門;
3.檔案管理責任人:各部門負責人與專(兼)職文書。
4.各部門均應指定專(兼)職文書,負責管理本部門的文件材料,并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知檔案室。
第七條各部門專(兼)職文書的職責
1.了解本部門的工作業(yè)務,掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。
2.認真執(zhí)行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷,每季度末前應將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
3.承辦人員需借用文件材料時,應積極地提供利用,做好服務工作,并辦理臨時借用文件材。
第四章檔案管理、歸檔文件整理
第八條各部門以公司名義或中心名義制作的規(guī)劃、規(guī)定、通知、通告、會議記錄、會議紀要、決議、決定、委任書、項目方案、函等文件均應由部門文員制作副本發(fā)文、登記、原件存檔,抄送行政部檔案室備案。
第九條各部門都要建立健全平時歸卷制度。公文承辦人對處理完畢或批存的文件材料,收集齊全并加以整理后,送交專(兼)職文書集中統(tǒng)一歸卷。
第十條一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
第十一條歸檔時限
各部門專(兼)職文書就文件歸檔工作應做到每日進行。做歸檔前將資料分類,分組放置在待辦卷宗內(nèi)。應做到及時處理,切忌拖拉積壓。
第十二條歸檔文件的整理
1.歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。
2.歸檔材料應完整、齊全。歸檔入卷文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起。
3.歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,附件為兩件以上并可單獨成文的可分別計算件數(shù),原件與復制件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊(本)為一件,來文與復文可為一件,重要文件的草稿各為一件。
4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立卷;沒有復文的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年,其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5.卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
6.整理文件時應遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
7.歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水書寫。不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫。一般不得用復印件代替原件存檔。
8.案卷整理的幅面應以a4紙為準(210mm×297mm),材料過窄或小于a4幅面的粘貼在a4的幅面并留出左側(cè)裝訂線;材料過寬應按a4的幅面折疊整齊,折疊時盡量減少折疊次數(shù),同時折痕處應盡量位于文件、圖表字跡之外;字跡難辨認的,應附抄件。
9.歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書機裝訂。應在歸檔文件左側(cè)預留出寬度為1cm的裝訂區(qū)域。
10.歸檔材料必須文字清楚,嚴禁作涂改、貼補或其他任何技術(shù)處理。
11.存檔文檔為易褪色的材料(如熱感紙傳真文件),必須復印一份后將復印件與原件一并存檔。
12.文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的,要在修補或托裱后再歸檔,修裱時應注意盡量保持文件的原貌。
第十三條歸檔文件的移交
1.檔案室對于日常抄送副件進行登記,并依據(jù)登記情況于每季度末定期與部門文員辦理文件檔案的交接手續(xù)。接收檔案必須履行手續(xù),填寫移交清冊,一式兩份,寫明案卷標題,卷內(nèi)文件頁數(shù),案卷數(shù)量,移交時間,交接雙方要簽名。移交清單由移交部門與檔案室各自存檔。
2.移交檔案時,應同時移交相關(guān)文件的電子文檔。行政部檔案室逐一核對后,對電子文檔進行整理保存。存檔后,電子文檔之文件名,更改為“檔案號+文件標題”。同一檔案中有多個電子文檔的,電子文檔裝入以檔案號命名的電子文件夾內(nèi)。
第十四條檔案的保管
1.防止檔案的損壞,延長檔案的壽命,維護檔案的安全;
2.公司應有場地和必要的設施及保護設備保管檔案,確保檔案的安全。檔案管理人員應定期清潔并檢查檔案案卷狀態(tài)。保持檔案存放室良好的通風,做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作,門窗應結(jié)實牢固。
3.每年須定期對檔案進行一次清理,清除不必要保存的材料;對破損和褪色的材料進行修補和復制。
第五章檔案名稱、編號
第十五條檔案各級分類應賦予統(tǒng)一名稱,其名稱應簡明扼要,以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則,并且要有一定范疇,不能籠統(tǒng)含糊。
第十六條檔案分類各級名稱經(jīng)確定后,應編制“檔案分類編號表”,將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。
第十七條檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應事先審查討論,并擬定新舊檔案分類編號對照表,以免混淆。
第十八條檔案編號原則
1.公司內(nèi)歸檔文件的檔號結(jié)構(gòu)為“全宗號—類別號—年度—保管期限—文件類型--盒號—件號”。
2.每一歸檔文件首頁前附上《歸檔文件封面》。
3.每一檔案盒內(nèi)首頁應設“文件存檔目錄”,文件歸檔時依序編號、登錄。
4.檔號的表示方式如下:商管公司abcccc-de-f(g)-00-00
1)“商管公司”表示文檔歸屬公司名稱,即全宗號
2)“ab”表示文檔歸屬部門名稱,即類別號。如:行政類、營運類、策劃類等等。
3)“cccc”表示文檔的歸屬年份,指文件中所指問題所在年度,以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年,如:2005。
4)“de”表示保管期限。如:長期、二年。
5)“fg”表示類型名稱(大類/小類)。例如:營運部月報,招商進度表,會議記錄等等。
6)“00–00”表示文件檔號。即盒號、件號。
5.新檔案應從“檔案分類編號表”查明該檔案所屬類別、編號順序,以此來編列檔號。
6.檔案如何歸屬前案,應查明前案的檔號并予以同號編列。
7.檔號以一案一號為原則,遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者,應先確定其主要類別,再編列檔號。
第六章檔案的編目與裝盒
第十九條歸檔文件應逐件編目。歸檔文件目錄設置檔案件號、文件題名、文號、主要內(nèi)容發(fā)、頁數(shù)、日期、經(jīng)辦人、存檔地點等項目。
第二十條檔案目錄以手工填寫和以打印兩種方式。目錄填寫須使用碳素墨水書寫,。請將卷內(nèi)目錄放在卷首。
第二十一條裝盒,將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒。一盒內(nèi)的文件數(shù)量無限制,以裝滿一盒為準。
第二十二條裝盒完畢后,填寫《檔案盒封面》、《檔案盒盒脊》。填寫時須使用碳素墨水書寫,字跡工整、要素齊全。
第二十三條不同保管期限的文件應分開裝盒,不得混裝。
第二十四條檔案盒的封面與背脊由檔案室統(tǒng)一填寫,并標明檔案盒內(nèi)所含案件的分類編號及名稱,以便查檔。
第七章檔案的鑒定與保管期限
第二十五條檔案的鑒定。從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價值。
第二十六條檔案的保管期限。
文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者之外,一般為分二年、長期兩種。一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟利益的來往函件、政府文件的保存年限為二年,其余資料原則上均為長期保存。介于兩種保管期限的,保管期限從長。
1.長期保存:
1)公司章程;
2)股東名冊;
3)組織規(guī)程及辦事細則;
4)董事會及股東會紀錄;
5)財務報表;
6)政府機關(guān)核準文件;
7)不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證;
8)工程設計圖;
9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
10)預算、決算書類;
11)會計憑證;
12)事業(yè)計劃資料;
13)期滿或解除之合約;
2.二年保存:
1)結(jié)案后無長期保存必要者。
2)一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟利益的來往函件、政府文件
第八章檔案密級
第二十七條公司檔案文書分絕密、機密、密、普通四個等級,按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級,并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。
1.“絕密”文書含:公司之相關(guān)政府批文、會計憑證、財務報表、資金合同、相關(guān)財務往來文件、與其他經(jīng)濟組織的合作合同、其他經(jīng)核定為絕密的文書。
2.“機密”文書含:公司各類經(jīng)濟合同、客戶檔案、設計方案及圖紙、預決算書、公司章程、股東會及董事會會議紀要(決議)、不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作計劃、重要會議紀要。
3.“密”文件含:公司有效證件、各項辦理資料、單位往來函件。
4.“普通”文件含:部門工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料。
第九章檔案借閱、利用工作
第二十八條總監(jiān)以上管理人員如需借閱一般工作業(yè)務相關(guān)的資料,可直接在檔案管理員處登記后借閱。借閱資料須當天歸還;如需再借,應辦理續(xù)借手續(xù)。
第二十九條各部門其它員工因業(yè)務需要對本部門檔案材料進行借閱或利用的,須一律填寫《檔案調(diào)閱審批單》并經(jīng)部門負責人和分管總監(jiān)簽字許可后,方可借閱檔案。如需借閱非本部門的檔案材料的,還應有相關(guān)部門負責人和分管總監(jiān)簽字許可。
第三十條如需借閱公司人事、財務、合同等資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準許可。
第三十一條檔案管理員依據(jù)《檔案調(diào)閱審批單》,為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。
第三十二條借閱的檔案原則上在公司內(nèi)使用。機密文件和絕版文件僅供在存檔處查閱,不予借出。
第三十三條借閱檔案者應愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時,須當面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應及時報告主管領(lǐng)導。
第三十四條檔案管理部門應主動向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務,主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。
第三十五條檔案主管應接受公司有關(guān)部門、人員定題咨詢要求。
第三十六條依據(jù)國家檔案、統(tǒng)計法律法規(guī),做好企業(yè)檔案統(tǒng)計工作。
第三十七條政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務,需要查閱公司檔案,公司予以配合、協(xié)助。
第十章檔案的銷毀
第三十八條對已失效的檔案,認真鑒定,編制銷毀清冊,銷毀清冊經(jīng)相關(guān)負責人批準,方能銷毀。該清冊永久保存;銷毀時要有二人以上監(jiān)銷,關(guān)在清冊上簽字。銷毀時請使用碎紙機或焚燒的方式。
第三十九條公司終止、解散時,檔案應移交控股股東或主管部門或當?shù)貒覚n案館。
第四十條公司應采取嚴密管理措施,防止檔案失密和泄密。
第十一章附則
第四十一條檔案部門積極采用電腦信息系統(tǒng)對檔案進行管理,提高管理效率。
第四十二條本辦法由行政部解釋、補充,由公司總經(jīng)理批準頒行。
模板 商業(yè)企業(yè)人事管理制度
第9篇 某公司檔案管理細則
公司檔案管理細則
1.總則
1.1 為加強民營企業(yè)檔案工作,規(guī)范民營企業(yè)檔案管理行為,促進檔案工作為民營企業(yè)各項工作服務,依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《吉林省檔案條例》和《企業(yè)檔案管理規(guī)定》,制定本細則。
1.2本細則所稱的民營企業(yè)檔案,是指民營企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營等各項活動中形成的具有保存價值的各種載體形式的真實記錄。
1.3民營企業(yè)檔案工作是民營企業(yè)管理的重要基礎。
民營企業(yè)檔案是民營企業(yè)信息資源的有機組成部分,是體現(xiàn)民營企業(yè)歷史真實面貌、維護民營企業(yè)合法權(quán)益的有效依據(jù)和憑證。
1.4民營企業(yè)檔案屬企業(yè)所有,同時也是國家檔案的組成部分之一。
民營企業(yè)應認真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī),依法管理本企業(yè)檔案,提高企業(yè)員工的檔案意識。
2.檔案管理體制
2.1民營企業(yè)應將檔案工作納入企業(yè)管理的議事日程之中,明確管理檔案的部門和人員,保持檔案人員的相對穩(wěn)定。
2.2民營企業(yè)負責檔案工作的部門應依法履行以下職責:
2.2.1制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;
2.2.2統(tǒng)籌規(guī)劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作;
2.2.3指導本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
2.2.4監(jiān)督、指導本企業(yè)所屬機構(gòu)的檔案工作;
2.3民營企業(yè)應建立檔案工作制度,主要包括立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案人員崗位責任制等。
2.4民營企業(yè)檔案人員應當忠于職守,遵紀守法,積極參加檔案部門主辦的業(yè)務培訓。
2.5民營企業(yè)檔案工作接受所在地檔案行政管理部門的依法監(jiān)督和指導。
3.文件材料的形成、整理與歸檔
3.1民營企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料應列入歸檔范圍(見附件《民營企業(yè)文件材料分類及歸檔范圍》)。
企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營等各項管理程序,列入生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營等各項活動的工作計劃。
企業(yè)各部門應指定專人負責所形成的文件材料的收集、積累、整理,并按時向民營企業(yè)檔案部門歸檔。
3.2民營企業(yè)歸檔文件材料的來源:
3.2.1企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料;
3.2.2企業(yè)所屬單位和派出機構(gòu)應報本企業(yè)的文件材料;
3.2.3企業(yè)引進項目、外購設備等帶來的文件材料;
3.2.4企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應向本企業(yè)提交的文件材料;
3.2.5企業(yè)參與的合作項目,合作單位按要求應向本企業(yè)提交的文件材料;
3.2.6企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件材料。
3.3歸檔的文件材料包括紙質(zhì)、光盤、錄音帶、錄像帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
3.4歸檔文件材料的整理
3.4.1民營企業(yè)在黨務工作、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營管理等活動中形成的紙質(zhì)文件材料可依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》進行整理;
3.4.2民營企業(yè)在產(chǎn)品、科研、設備、基建等方面形成的文件材料可依據(jù)《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》進行整理;
3.4.3會計文件材料可依據(jù)《會計檔案管理辦法》的要求進行整理;
3.4.4錄音帶、錄像帶、照片及底片、膠片等載體形式的文件材料可依據(jù)《聲像檔案管理辦法》的要求進行整理;
3.4.5民營企業(yè)在0a、cad、cam等系統(tǒng)中形成的電子文件材料可依據(jù)或參照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等進行整理;
3.4.6民營企業(yè)在職工個人管理工作中形成的文件材料可依據(jù)《吉林省企業(yè)職工檔案管理辦法》的要求進行整理。
3.5歸檔時間
3.5.1管理性文件材料應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔;
3.5.2企業(yè)產(chǎn)品、科研課題、基建項目、業(yè)務項目等文件材料應在其項目鑒定、竣工或財務決算后三個月內(nèi)歸檔,周期長的可分階段、單項或按專業(yè)進行歸檔;
3.5.3會計文件材料在會計年度終了一年后歸檔;
3.5.4外購設備文件材料及引進項目的文件材料應在開箱驗收或接收后即時登記,安裝調(diào)試后歸檔;
3.5.5錄音帶、錄像帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結(jié)束后及時歸檔;
3.5.6電子文件邏輯歸檔適時進行,物理歸檔與紙質(zhì)文件歸檔時間一致;
3.5.7下列文件材料應隨時歸檔:
3.5.7.1已歸檔的文件材料出現(xiàn)變更、修改、補充等情況后,新形成的文件材料;
3.5.7.2企業(yè)職工外出參加公務活動以及企業(yè)在臨時活動中形成的文件材料;
3.5.7.3企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料;
3.5.7.4企業(yè)在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料。
3.6歸檔要求
3.6.1整理歸檔的文件材料應遵循文件材料形成規(guī)律,保持有機聯(lián)系,做到齊全、完整、準確、系統(tǒng)。
3.6.2歸檔的文件材料應為原件,一般一式一份。
重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數(shù)。
歸檔文件材料的載體和字跡應符合耐久性要求。
文件材料歸檔后不得更改。
3.6.3民營企業(yè)各部門向檔案部門移交歸檔文件時,應編制移交清冊,并由部門負責人簽字核準。
民營企業(yè)檔案部門接收歸檔文件材料時,應認真檢查歸檔文件材料的質(zhì)量,核對移交清冊,履行交接手續(xù),移交清冊各留一份以備查考。
4.檔案的管理,民營企業(yè)檔案部門應按時接收應歸檔的各類文件材料,通過科學分類、排列、編目,對全部檔案進行有序化管理。
4.1檔案的分類、排列、編目
4.1.1民營企業(yè)應根據(jù)本單位檔案內(nèi)容和載體形式等實際情況,制定統(tǒng)一的分類方案(可參照附件《民營企業(yè)文件材料分類及歸檔范圍》),分類應保持前后一致,不能隨意變動。
4.1.2民營企業(yè)檔案應按類別分別排列。
案卷排列時應遵循文件材料的形成規(guī)律,便于保管和利用。
4.1.3按照案卷的排列順序編制卷號,固定案卷位置。
同一門類內(nèi)案卷不能出現(xiàn)重號現(xiàn)象。
4.1.4照片、實物、磁性載體等文件材料按照分類方案,與紙質(zhì)文件材料一同排列、編號,存放時可根據(jù)保管需要異地保存。
4.2根據(jù)檔案分類情況,編制檔案分類目錄。
4.3檔案的保管
4.3.1民營企業(yè)應根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量,設立必需的專用檔案庫房,采取有效措施對檔案進行安全保管。
并切實加強對知識產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
4.3.2民營企業(yè)可設立綜合檔案室對企業(yè)各類檔案實體實行集中統(tǒng)一管理,也可根據(jù)企業(yè)實際情況設立專門檔案室,對會計、產(chǎn)品、科研、人事等檔案實體實行分室管理。
4.3.3檔案庫房應具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施。
4.3.4保管錄音帶、錄像帶等磁性載體文件材料應符合防磁要求。
4.3.5檔案人員要定期進行庫藏檔案的清理核對工作,做到帳、物相符。
對破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時進行修補和復制。
4.4檔案鑒定
4.4.1民營企業(yè)應根據(jù)有關(guān)規(guī)定,制定本企業(yè)檔案保管期限表,確定檔案保管期限,劃定檔案密級。
4.4.2要定期對保管期限已滿的檔案進行鑒定。
鑒定工作要組織由企業(yè)領(lǐng)導、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員參加的鑒定小組,直接對檔案進行鑒定。
每次鑒定要寫出鑒定報告,在保管單位備考表中注明鑒定意見,由小組負責人簽名,并注明鑒定日期。
4.4.3經(jīng)過鑒定的檔案要達到保管期限劃定準確、保管單位質(zhì)量達到標準規(guī)定。
鑒定中如發(fā)現(xiàn)檔案保管期限劃定不準確、檔案不完整,企業(yè)應及時責成有關(guān)部門和人員負責修改、補充。
4.4.4銷毀檔案必須嚴格掌握,慎重從事,銷毀前要造具清冊,提出銷毀報告,經(jīng)企業(yè)法人批準后,進行監(jiān)銷。
銷毀檔案要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定。
4.5檔案統(tǒng)計
4.5.1企業(yè)檔案管理要建立健全統(tǒng)計工作,統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù),做到準確、可靠。
4.5.2檔案統(tǒng)計要有檔案管理設施、設備統(tǒng)計,檔案人員統(tǒng)計,檔案數(shù)量統(tǒng)計,檔案提供利用及其效果統(tǒng)計等。
4.6民營企業(yè)檔案現(xiàn)代化應與企業(yè)信息化建設同步發(fā)展。
民營企業(yè)可為檔案部門配備相應的現(xiàn)代化管理設備和科學的管理軟件,提供技術(shù)支持,不斷提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。
4.7民營企業(yè)發(fā)生資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動,應參照國家有關(guān)規(guī)定,做好檔案處置工作。
5.檔案的利用
5.1民營企業(yè)檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作,通過開架閱覽、編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、各類專題匯編以及建立企業(yè)專題檔案信息數(shù)據(jù)庫等形式,為企業(yè)提供及時、有效的服務。
5.2企業(yè)檔案開發(fā)與利用,必須嚴格執(zhí)行保密制度。
6.1獎勵與處罰
6.1民營企業(yè)應對在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
6.2民營企業(yè)應建立檔案工作責任追究制度,對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的,或?qū)n案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者,依法進行處理。
7.附則
7.1本細則由吉林省檔案局負責解釋。
7.2本細則自發(fā)布之日起施行。
第10篇 雅居樂物業(yè)檔案管理實施細則
雅居物業(yè)檔案管理實施細則
為了加強公司檔案的綜合管理,有效地保護和利用檔案,充分發(fā)揮檔案資料的作用,為公司各項工作服務,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》,特制定本實施細則。
一、公司檔案的立卷和歸檔
1、公司接收或下發(fā)行政公文、以公司名義簽屬的合同及協(xié)議等文件由綜合管理部負責立卷、歸檔;
2、向各項目下發(fā)的各種規(guī)范、制度、流程等文件由品質(zhì)部負責立卷、歸檔;
3、財務帳冊、財務單據(jù)及有關(guān)文件資料由財務部負責歸檔;
4、各項目的主體及公共設施、配套設施的竣工圖紙,驗收材料、批文報件由技術(shù)部負責歸檔;
5、公司下發(fā)的各類公文及各項目向業(yè)主下發(fā)的各類通知等由各項目負責歸檔。
二、歸檔文件材料要求
1、文件紙質(zhì)較好,紙大小規(guī)格統(tǒng)一,一般用標準的a4公文紙。
2、字跡端正、清楚。最好用打字油印件,抄寫要用碳素墨水寫,不能用圓珠筆、鉛筆。
3、文件要有明確的標題、文號、主送、抄送、抄報、抄發(fā)單位。發(fā)文稿紙上各欄內(nèi)容應填寫清楚。領(lǐng)導簽發(fā)文件要用黑墨水或藍黑墨水,不能用圓珠筆色墨水,文稿和正文同是存檔。
4、材料齊全、準確。每項活動要從開始到結(jié)束所形成的全套完整材料,統(tǒng)計數(shù)字要準確。
三、案卷質(zhì)量要求:
遵循文件材料的形成規(guī)律,保持彼此之間的有機聯(lián)系,區(qū)別管理和利用。
1、內(nèi)文件材料必須準確反映公司管理活動的真實內(nèi)容,手續(xù)完善,利于長期保存。
2、管理內(nèi)容的檔案,按問題時間或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列順序:定稿在前,歷次修改稿在后,結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。
3、專題性:成套性檔案(包括科研、基建、設備等)按階段、結(jié)構(gòu)、部分進行歸檔。
4、確定文件材料的保存價值,分為永久、長期、短期保存。
5、凡反映公司職能活動和基本歷史面貌,對公司、國家建設、歷史研究有長遠利用價值的,列為永久保管。凡反映公司一般工作活動,在長期內(nèi)對公司有查考利用價值的,列為長期保管,保管期為十五年至五十年。凡在較短時間內(nèi)對公司工作有查考價值的,列為短期保管,短期保管年限為一至五年。
6、立卷視文件材料數(shù)量的多寡進行。當同一問題的文件多時,可采用硬卷或單份裝訂。問題單一,文件較少,又不便一起歸類的,可立薄卷。
7、卷內(nèi)文件材料按順序排好后,裝訂的案卷無論單面或雙面,只要是書寫的文件材料,應在裝訂線一側(cè)下角編號,不裝訂的案卷,應在卷內(nèi)每份文件材料右上方加蓋有單位名稱、檔號、件數(shù)的受控章,并將檔號、件數(shù)填寫清楚。
8、每個案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)目錄。對文件材料有題名不要隨意更改或簡化。題目無實質(zhì)內(nèi)容或無題的要重新擬定,并在前后加[]。沒有責任者、年、月、日的文件,要考正清楚。會議紀要應概括出主要內(nèi)容。
四、部門檔案員工作職責
1、設立兼職檔案員,按照公司的檔案存放的具體規(guī)定履行好本部門檔案工作。
2、根據(jù)本部門的歸檔內(nèi)容,收集、積累、整理本部門應歸檔的文件材料。
五、歸檔時間及要求
(一)歸檔時間
1、各部門檔案應在次年四月底前將文件材料整理歸類后歸檔。
2、基建材料和專題性檔案,在項目完成通過鑒定驗收后兩個月按要求進行立卷歸檔。
3、財會類檔案,在會計年度終了后,由財務部門整理,立卷在本部門保管兩年順次年四月份歸檔。
4、聲像類檔案,在聲像制作,如照片、光碟、錄音帶、錄像帶完成后三個月整理好,將檔案內(nèi)容、時間、地點、人物和制作人標明,每張照片附上底片,登記造冊后歸檔。
(二)歸檔要求
1、歸檔文件材料由歸檔部門兼職檔案員按要求整理好后立卷,如檔案不完整、不齊全、不符合歸檔要求,檔案員有權(quán)拒絕簽收,并限期改正補交。
2、檔案管理人員調(diào)離時,應辦理移交手續(xù)。
六、檔案的借閱
1、公司各部門查閱或外借檔案,必須履行借閱手續(xù),公司外有關(guān)人員要查閱檔案,需經(jīng)分管總經(jīng)理批準。對于重要、珍貴的檔案和資料,一般不提供原件使用。
2、不屬于原文件規(guī)定的閱讀范圍人員或查閱不屬于本人承辦工作范圍的檔案,須經(jīng)分管領(lǐng)導批準。
3、檔案管理人員應對檔案的安全、保密和完整負責,不得隨意拆卷、涂改、損毀或轉(zhuǎn)借他人,否則,除負責賠償損失外,應報請領(lǐng)導和相關(guān)部門處理。
七、檔案的鑒定
1、為加強對有價值的文件材料的保護和管理,對保管期限已滿的各類檔案,應進行相應的鑒定工作。
2、檔案的鑒定工作,必須堅持全面的、歷史的觀點,認真估計檔案的價值程度,并根據(jù)保管期限的規(guī)定,對不再有保存價值的過期檔案進行處理,原規(guī)定欠妥的,經(jīng)認真研究后延長保存年限。
3、對某些檔案材料是否銷毀沒有充分把握的,應作保存處理,不能倉促銷毀。
4、鑒定時,應將處理意見報分管總經(jīng)理審批,由兩人或兩人以上在指定地點銷毀,并在銷毀清冊上登記,銷毀清冊應立卷長期保存。
第11篇 實物檔案管理細則范例
機關(guān)實物檔案管理規(guī)范
1 范圍
本規(guī)范規(guī)定了市直機關(guān)在公務活動中產(chǎn)生的,具有保存和參考利用價值實物的收集、整理、歸檔和實物檔案保管、利用和移交進館的原則和方法。
本規(guī)范適用于青島市市直機關(guān)、團體和其他社會組織,市政府直屬工作部門所屬的獨立承擔行政管理職能的機構(gòu)參照執(zhí)行,各區(qū)(市)可依此制定本區(qū)域的管理規(guī)范。
2 歸檔
2.1 歸檔范圍
凡是本單位在行使職能活動時,形成、獲得或者收集的,對具有長遠保存利用價值的實物均屬實物檔案歸檔范圍,實物檔案歸檔范圍如下:
2.1.1 應進館實物檔案歸檔范圍
2.1.1.1 本單位獲得的省部級(含)以上涉及綜合工作的各種榮譽證書、獎狀、錦旗、獎杯、牌匾等。
2.1.1.2 本單位舉辦或承辦重大活動形成的有保存利用價值的憑證性實物,包括活動標志、證件、證書、獎章、紀念品、首日封、紀念郵票、組織機構(gòu)印章、贈送的禮品等。
2.1.1.3 本單位外事活動中獲贈的紀念品、禮品。
2.1.1.4 其它有重要保存利用價值的實物。
2.1.2 非進館實物檔案歸檔范圍
2.1.2.1 本單位獲得的(2.1.1.1.1規(guī)定范圍之外)各種榮譽證書、獎狀、錦旗、獎杯、牌匾等。
2.1.2.2 本單位國內(nèi)交往中獲贈的紀念品、禮品。
2.1.2.3 其它有一般保存利用價值的實物。
2.2 歸檔要求
2.2.1 實物檔案應在形成或獲得實物一個月內(nèi)向本單位檔案部門移交,任何單位、部門或個人不得將實物損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人。
2.2.2 歸檔實物沒有明確標明主題和時間的,移交單位或個人應在移交時對實物的主題和時間進行說明。
2.2.3 歸檔的實物檔案應保持整潔、無破損。
2.3 移交接收
2.3.1 各單位檔案部門對應歸檔的實物檔案進行檢查,確保實物檔案符合歸檔要求。
2.3.2 移交實物檔案時,應辦理移交手續(xù),清點后交接雙方在移交清冊上簽字。
3 整理
3.1 分類
實物檔案原則上按實物形狀分類,實物形狀具體分為平面實物、立體實物等類別。
3.2 編號
3.2.1 實物檔案按實物形狀結(jié)合級別,依其時間先后順序排列。
3.2.2 實物檔案按平面實物、立體實物分別從“1”開始編制流水號。
需進館與不需進館的實物檔案應分別編號。
3.2.3 實物檔案應以“件”為單位按一件一號原則進行編號,并在實物上粘貼歸檔章(見附圖1)。
平面實物將歸檔章粘貼在實物右下方,立體實物將歸檔章粘貼在實物底部。
歸檔章項目包括全宗號、目錄號、案卷號。
3.2.3.1 全宗號:同級檔案館給立檔單位編制的代號。
3.2.3.2 目錄號:全宗內(nèi)所屬目錄的編號。
3.2.3.3 案卷號:按分類方案,每件實物檔案的流水編號。
3.2.4 歸檔章項目應用阿拉伯數(shù)字填寫,書寫材料應符合檔案管理要求。
3.3 編目
實物檔案應按分類編號要求,將目錄錄入計算機,編制實物檔案案卷目錄(見附圖2)。
實物檔案案卷目錄包括案卷號、受獎單位、題名、授獎單位、授獎年度、期限、類別、備注等項目。
3.3.1 案卷號:填寫實物的件號。
3.3.2 受獎單位:填寫立檔單位名稱。
3.3.3 題名:填寫實物名稱。
3.3.4 授獎單位:填寫實物制作、頒發(fā)單位。
3.3.5 授獎年度:填寫實物制作、頒發(fā)年度。
3.3.6 期限:暫空。
3.3.7 類別:填寫實物檔案的種類名稱,如:證書、獎狀、錦旗、獎杯、牌匾、紀念品、宣傳品。
3.3.8 備注:填寫需要說明的事項。
4 保管
4.1 實物檔案一般應專柜保管,對貴重的實物檔案,要采取相應措施確保安全,移出檔案室必須要履行簽字手續(xù)。
4.2 對實物檔案應定期清點,做到帳物一致,發(fā)現(xiàn)問題及時查對清楚。
4.3 實物檔案應保持整潔,定期除塵,避免褪色,確保實物檔案完好無損。
4.4 存放錦旗、證書等易蟲蛀的櫥柜,要投放防蟲劑;
4.5 實物檔案應使用數(shù)碼相機數(shù)字化,并將形成的數(shù)碼照片按《青島市機關(guān)數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范(試行)》要求整理。
4.6 獎狀可卷成筒狀保管,錦旗也可卷成筒狀保管或折疊后放入檔案盒保管。
5 利用
5.1 利用實物檔案必須嚴格履行登記手續(xù)。
5.2 利用實物檔案原則上只能使用實物照片,如確需使用實物檔案原件,須寫明利用目的,經(jīng)本單位分管領(lǐng)導批準方能利用。
5.3 歸還實物檔案時,檔案管理人員應對歸還的實物檔案仔細檢查,核查無誤后方可簽字注銷。
如發(fā)現(xiàn)損壞,應立即追究責任。
6 移交進館
6.1 移交進館時間
屬于進館范圍的實物檔案,應隨本單位其他門類檔案定期向青島市檔案館移交。
6.2 移交進館要求
實物檔案移交進館時,一并移交下列材料。
6.2.1 機讀實物檔案案卷目錄。
6.2.2 計算機打印實物檔案案卷目錄三套。
6.2.3 進館說明。
第12篇 地產(chǎn)公司會計檔案管理細則辦法
會計檔案管理細則:
1、公司應作為會計檔案保存的資料包括:各種會計憑證和賬簿、財務收支預算、各種會計報表、與有關(guān)單位簽訂的合同或協(xié)議、會計人員交接清單、會計檔案銷毀清單等。
2、每個會計年度結(jié)束,會計人員應將上述會計資料進行系統(tǒng)整理、分類裝訂成冊、編制會計檔案保存清單,連同會計檔案一并歸檔,并由專人負責管理。
3、會計檔案一律不得外借,切實防止丟失、毀損;內(nèi)部調(diào)借會計檔案,應由調(diào)借人出具借條,并經(jīng)總經(jīng)理同意;公安部門、司法部門等執(zhí)法部門處理案件需查閱會計檔案時,必須持具有縣級以上主管部門的正式公文,并經(jīng)總經(jīng)理同意;查閱會計檔案的介紹信,應由經(jīng)辦人簽章,專人妥善保管,并登記“查閱會計檔案登記簿”以備查考。
4、按照規(guī)定會計檔案可以銷毀,但必須填制會計檔案銷毀清單,經(jīng)有關(guān)部門批準,由總經(jīng)理或指定專人負責監(jiān)銷,嚴防散失。
5、會計檔案保管期限附后。
第13篇 學院檔案管理實施細則
學院檔案管理實施細則
檔案管理工作是學院總體工作的一個重要組成部分，它是由國家、省、市指令性文獻、文件和學院的物業(yè)管理、行政管理、人力資源管理及教學管理等各具有價值的文獻、文件和資料組成。為維護檔案的真實性和嚴肅性，特制定檔案管理實施細則。
一、檔案管理人員必須認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》。工作態(tài)度端正，事業(yè)心強。
二、檔案管理人員要認真學習，積極工作，刻苦鉆研業(yè)務，不斷提高工作能力和管理水平，盡職盡責，認真遵守保密守則。
三、檔案歸檔
（一）檔案室負責接收各科室、部門在工作中形成的全部檔案。學校各科室、部門需要歸檔的資料，按照要求收集齊全，整理組卷，按期向檔案室移交，辦理移交手續(xù)。文書檔案移交時間每年4月20日前，會計檔案每年5月20日前移交隔年檔案，基建檔案隨時收交，不得無故拖延。
檔案室接收和移交檔案前必須經(jīng)過嚴格的鑒定手續(xù)，質(zhì)量合格后方可移交。檔案交接手續(xù)，由歸檔單位編寫移交清冊，一式兩份，當面查點清楚，并由交接雙方簽字，各保留一份。
（二）歸檔要求:
1.歸檔的文件資料必須完整、真實。
2.裝訂入冊必須采用最終審定的正式稿件。
3.凡裝訂入冊必須按檔案總目錄、分類目錄及案卷目錄和程序排列，并立卷說明。
4.各部門的資料歸檔入冊，按統(tǒng)一通知的時間，先將本部門的歸檔工作，按裝訂要求分類裝訂好，然后移交院辦統(tǒng)一編目歸檔。
5.檔案移交時，交接人必須按規(guī)定辦理簽名移交手續(xù)。
6.歸檔時間:整套系統(tǒng)性管理工作文件應在正式頒布生效后的10天內(nèi)歸檔，裝訂立卷。其他工作文件應先集中保管，半年一次裝訂立卷。行政工作、教學業(yè)務工作，應在下一年度第一季度內(nèi)裝訂上卷。基建類資料在每項工程竣工驗收后一個月內(nèi)立卷。
四、檔案借閱
（一）因工作需要按程序?qū)徟?，可借閱有關(guān)檔案。
（二）借閱檔案應在檔案室內(nèi)閱讀。確因工作需要外借的，一天以內(nèi)由黨政辦公室主任簽名同意;一天以上由院長簽字同意。
（三）凡需摘錄或復印檔案內(nèi)容的必須經(jīng)黨政辦公室主任和院長簽字批準，并注明摘錄或復印內(nèi)容的案卷編號及原文標題，并通過檔案管理人員登記認可。
（四）保密檔案不外借、摘錄和復印。
（五）保密檔案借閱需經(jīng)黨政辦公室主任以上領(lǐng)導批準。
（六）借閱檔案者不得在檔案上注、涂、勾、點、圈、劃，不得弄臟檔案和撕、拆、取頁，因工作需要摘錄或復制時，須經(jīng)黨政辦公室主任和院長簽字批準，并注明摘錄或復印內(nèi)容和案卷編號及原文標題。用完后退回檔案室。
（七）歸還檔案時，檔案管理人員必須認真查驗，確認無誤后，方能撤銷借閱手續(xù)。
（八）凡因利用者保管不善，造成損毀、丟失，依《檔案法》及其他規(guī)定予以處罰。
五、檔案銷毀
（一）超過保管期限的檔案，由黨政辦公室對檔案進行認真審查鑒定，確認無保存價值后，編造銷毀清冊，寫出報告，經(jīng)院長辦公會議討論，院長審批同意后方可銷毀。
（二）會計檔案的銷毀，必須由檔案人員提出意見，與財務人員共同審查鑒定，除報主管領(lǐng)導外，還需報財政部門審核批準。
（三）已到期，但經(jīng)鑒定尚需繼續(xù)保存的檔案，可延長保管期限。
銷毀時，必須經(jīng)主管領(lǐng)導簽字，派出監(jiān)銷人員到指定地點監(jiān)銷。監(jiān)銷人員必須在銷毀檔案清冊上簽字，送到造紙廠親視化漿或銷毀地點火化，不留痕跡。
六、檔案安全
（一）庫房專用，達到防火、防盜、防鼠、防蟲、防潮、防塵、防光七防要求。
（二）庫房設置溫濕度計及登記簿，每月檢查，發(fā)現(xiàn)超過極限，及時采取有效措施。
（三）庫房內(nèi)嚴禁煙火。放置滅火器材，以防不測。
（四）庫房適時通風。
（五）箱柜擺放合理，垂直有序，利于通風。
（六）檔案出入庫房隨時登記，做到帳卷相符。經(jīng)常檢查案卷完好狀況，以便采取措施。
第14篇 實驗室工作檔案管理細則辦法
一、實驗室工作檔案內(nèi)容
1.實驗室的建立、建設的各種文件和資料。
2.實驗教學過程中的各種文件和資料:實驗教學大綱、實驗教學計劃、實驗教材、實驗指導書、各類學生上課情況、學生實驗報告、成績記錄、實驗項目開發(fā)情況記錄等。
3.實驗室人員在實驗教學、科學研究、技術(shù)開發(fā)等方面的項目數(shù)及其工作量。
4.實驗教學、科學研究、技術(shù)開發(fā)等項目的全部技術(shù)文件資料,包括論文、專著、鑒定、專利、獲獎等情況。
5.儀器設備及低值耐用品的總臺件數(shù)及金額、固定資產(chǎn)帳卡、隨機技術(shù)手冊;儀器設備的維護保養(yǎng)、維修、報廢等原始記錄。
6.單價5萬元以上大型精密儀器設備(包括國家科委23種儀器設備,單價雖不到5萬元但屬于精密稀缺設備)的申購報告、領(lǐng)導批復;開箱記錄及裝箱單、安裝調(diào)試記錄及雙方簽字移交文件、保修單、驗收報告及文件材料、設備說明書及全套隨機文件;使用、維修、故障、事故記錄等。使用維修記錄,隨時將運行情況、使用時間、使用人、承擔任務及結(jié)果、故障過程、定期檢修或校驗情況等如實記錄,并定期歸入技術(shù)檔案。
技術(shù)檔案的主要內(nèi)容包括:
(1)原始資料:申報表、論證報告書、審批計劃單、訂貨合同及有關(guān)來往信函等。
(2)設備的開箱驗收單、說明書、合格證、附件清單、隨機圖紙、外觀照片等。
(3)安裝調(diào)試記錄等。
(4)儀器設備的操作規(guī)程、維修保養(yǎng)制度等管理方面的資料和管理操作人員情況登記表等。
(5)使用過程中的所有記錄。
(6)降級、報廢、處理的報告、批示等。
7.自制設備的任務書、技術(shù)總結(jié)報告、鑒定材料、設備使用說明書等。
8.實驗室用房及環(huán)境條件的各種技術(shù)資料。
9.實驗室工作的各種統(tǒng)計報表。
10.上級主管部門下發(fā)的實驗室建設與管理文件和本實驗室制定的規(guī)章制度。
二、實驗室工作檔案的管理
1.實驗室主任負責實驗室工作檔案的收集整理、登記、分類編號、存檔等工作。
2.實驗室工作人員及時將自己工作中形成的材料交給實驗室主任。
3.實驗室工作檔案的保管期限分長期、短期和與設備共存三種。
4.學生上課情況、實驗報告、成績記錄、實驗項目開出情況記錄屬短期保存資料,一般至少應保存三年。
5.儀器設備的有關(guān)資料應與設備共存,即保存至設備報廢之日為止。
6.除上述兩項資料外,其它資料均應長期保存。
7.實驗室工作檔案的借閱要嚴格辦理借閱手續(xù)。
8.檔案管理員的工作要相對穩(wěn)定,如工作變動應做好交接工作。
9.單價5萬元以上的大型精密儀器(包括國家科委23種儀器設備,單價雖不到5萬元但屬于精密稀缺設備)的設備說明書、裝箱單、保修單及全套隨機文件原件交學校檔案館長期保存,復印件由使用人保存;由使用人保存的還要包括:論證報告、開箱記錄、安裝調(diào)試記錄、驗收報告、使用、維修、故障、事故記錄等材料。材料科學與工程實驗中心
第15篇 工程監(jiān)理檔案管理細則
一、總則
1.為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng),確保檔案案卷合格率,使工程檔案管理順利達到《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》(gbt/50328-2001)的要求,特制定本規(guī)定。
2.各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務和崗位職責,各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的文件材料,認真做好立卷歸檔工作,并確保檔案的完整性、準確性。
二、 工程檔案管理規(guī)定
2.1檔案資料管理
2.1.1工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分,應納入建設全過程管理并與工程建設同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料,對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監(jiān)督、檢查,并負責工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。
2.1.2為了便于各個環(huán)節(jié)的銜接,監(jiān)理項目部配備專職信息管理員,為更好地管理好檔案資料,應配置必要的檔案裝具、檔案保護設施和辦公設備。
三、工程文件的收發(fā)及管理規(guī)定
3.1 工程文件接收
3.1.1各單位提供給監(jiān)理項目部的工程文件(工程技術(shù)文件、圖紙資料)由監(jiān)理項目部信息管理員統(tǒng)一接收;統(tǒng)一接收國網(wǎng)項目部、集團項目部、電監(jiān)辦以及監(jiān)理項目部等下發(fā)的各項文件,做好接收記錄。
3.1.4信息管理員對接收的工程文件資料,必須進行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查,發(fā)現(xiàn)問題應及時通知寄發(fā)單位補發(fā)。
3.1.5信息管理員應及時建立工程文件收發(fā)文記錄,并能利用計算機進行各類文件的查詢檢索。
3.1.6對接收的密級文件資料,要嚴格按保密規(guī)定妥善收存,并認真執(zhí)行密級文件資料的借閱規(guī)定。
3.1.7信息管理員僅對歸檔的工程文件資料實施整編作業(yè),并建立檔案總登記帳和分類登記帳;
3.2 工程文件資料發(fā)放
3.2.1上級下發(fā)文件、監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、通知及會議紀要,由信息管理員按所指定的單位及時傳遞并建立發(fā)放記錄。
四、監(jiān)理項目部檔案管理職責
1、負責對各參建單位在工程建設中文件的形成及竣工檔案的編制進行監(jiān)督與審核,特別是對竣工圖完整、準確、系統(tǒng)進行監(jiān)督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔監(jiān)理文件。建設單位委托監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況,并審核、簽署。
2、歸檔范圍:
1)負責提交監(jiān)理過程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量,工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料。
2)監(jiān)理各專業(yè)負責人對施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)督部門的歸檔案卷實施審查,對被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統(tǒng)性負責,并在案卷內(nèi)備考表審核人欄簽署。
3)對各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件,監(jiān)理項目部有權(quán)退回,相關(guān)單位應按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行整改,直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。
3、工程檔案的鑒定和銷毀
1)對歸檔和發(fā)放后多余的工程文件和各部門使用后回收的圖紙資料,先由申請銷毀的部門登記造冊,再由檔案部門提出銷毀意見,報項目部總工及經(jīng)理批準后方可銷毀。
2)對各單位修改替代后的檔案,檔案部門應列出銷毀檔案清冊,提出銷毀報告,經(jīng)項目部總工及經(jīng)理批準后實施,并對被銷毀檔案目錄進行清除。
3)檔案銷毀必須嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,由保安部門確定銷毀地點。銷毀檔案時,檔案部門、保安部門均應指派專人監(jiān)銷,監(jiān)銷人必須在銷毀清冊一簽字,檔案銷毀清冊應存檔。
4)在鑒定銷毀檔案時,處于兩種保管期限之間的檔案,一律從長處理。
4、其它
(1)工程檔案的分類、編目、按國家電網(wǎng)辦[2010]250號《關(guān)于印發(fā)<國家電網(wǎng)項目部電網(wǎng)建設項目檔案管理辦法（試行）的通知>》規(guī)定執(zhí)行。
(2)檔案、資料、圖書的提供利用,按本工程檔案、資料、圖書借閱規(guī)定執(zhí)行。
(3)工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執(zhí)行。
五、聲像檔案管理辦法
5.1建設工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設、管理活動中直接形成的,具有保存價值的照片、底片(包括反轉(zhuǎn)片)、影片、錄像帶、光盤及磁性載體,以聲像為主,輔以文字說明的歷史記錄。
5.2照片檔案應符合以下要求:
(1)主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁;
(2)能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設計特色、地理位置;
(3)以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報送底片、正片(照片);
(4)使用數(shù)碼相機拍攝,其影像不能進行后期加工,光學分辨率不得小于500萬有效像素(不允許插值);
(5)符合國家電網(wǎng)項目部《關(guān)于利用數(shù)碼照片資料加強輸變電工程安全質(zhì)量過程控制的通知》基建安全[2007]25號及《關(guān)于強化輸變電工程施工過程質(zhì)量控制數(shù)碼照片采集與管理與管理的工作要求》國家電網(wǎng)基建質(zhì)量[2010]322號要求。
第16篇 文書檔案管理細則范例
文書檔案是綜合反映各項工作的書面歷史材料,建設銀行發(fā)布了《中國人民建設銀行文書檔案管理暫行辦法》,來看小編為大家?guī)淼奈臅鴻n案管理細則內(nèi)容:
文書檔案管理細則
文書檔案管理規(guī)定如下
第一條 為了加強建設銀行文書檔案的科學管理,充分發(fā)揮文書檔案的作用,根據(jù)國家檔案局有關(guān)檔案工作的制度、規(guī)定及《中國人民建設銀行檔案管理暫行辦法》,特制定本辦法。
第二條 建設銀行文書檔案是各級行在各項工作活動中形成的,具有查考利用價值并經(jīng)過分類整理而保存起來的文件材料。
第三條 建設銀行文書檔案的收集范圍包括:
1.本級行自身形成及本級行與有關(guān)部門聯(lián)合頒發(fā)的,反映本行主要工作活動的文件材料;
2.上級行和上級黨政機關(guān)頒發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的針對本行工作或本行須遵循貫徹的文件材料;
3.下級行報送的具有查考利用價值的文件材料;
4.同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)頒發(fā)的本級行需要執(zhí)行的文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件;
5.本行附屬企業(yè)和本行投資入股的各類公司的反映其基本面貌和經(jīng)營狀況的重要文件材料。
第四條 各級行黨、政、工、青、婦等部門在工作活動中形成的文書檔案材料,均應由本行檔案部門集中統(tǒng)一管理和保管,任何單位或個人都不得據(jù)為己有,以維護建設銀行檔案的完整與安全。
第五條 各級建設銀行應實行由文書部門或職能部門整理立卷的制度,檔案部門負責對立卷工作進行業(yè)務指導和檢查督促。
第六條 各立卷部門應指定人員負責文書立卷歸檔工作。
承辦人員在文件材料處理完畢后,應及時將全部文件材料交文書立卷人員,由文書立卷人員負責整理立卷,并按規(guī)定的時間向本行檔案部門移交。
移交時,雙方根據(jù)移交的案卷目錄進行清點、核對,并履行移交手續(xù)。
第七條 文書立卷工作要遵循文件材料形成的規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。
第八條 立卷歸檔要求
1.做好文件材料收集工作。
應歸檔的文件材料的種類、份數(shù)及每份文件的底稿、附件和與文件有關(guān)的簽報、批示等附屬材料,均應齊全、完整。
2.按照歸檔文件材料的保存價值確定保管期限。
不同保管期限的文件材料應分開立卷。
3.行內(nèi)幾個部門共同辦理的文件,由主辦部門立卷,本行同外單位聯(lián)合制發(fā)的文件,由行內(nèi)交主部門立卷。
4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,可放在復文年立卷;未作批復的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃,放在規(guī)劃期的第一年立卷;跨年度的總結(jié),放在總結(jié)期的最后一年立卷;跨年度的會議文件,放在會議開幕年立卷;各類案件放在結(jié)案年立卷。
5.卷內(nèi)文件材料應按下述要求進行排列:批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,審定稿在后;重要法規(guī)性文件的歷次草稿、修改稿依次排列在審定稿之后;各類案件的案卷,其結(jié)論、決定、判決性文件在前,依據(jù)性材料在后;其他文件材料應依其形成規(guī)律或特點合理組織立卷。
6.卷內(nèi)文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。
裝訂的案卷,應在有文字的每頁材料的正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷應在卷內(nèi)每份文件材料首頁的右上方逐件編件號。
7.歸檔的每一案卷均應填寫一式三份卷內(nèi)文件目錄,其中一份置卷首,一份由立卷部門留底,另一份交檔案部門作為檢索工具。
每一案卷的卷尾均應放置備考表,用以填寫本卷需要說明的有關(guān)情況及立卷人姓名、立卷完成時間等。
8.案卷封皮應逐項按規(guī)定填寫清楚。
案卷題名要簡明、概括、字跡工整。
案卷封皮一律用毛筆或鋼筆書寫。
9.卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,對破損的張頁應進行托裱,寬大的張頁應折疊整齊,裝訂線外有字跡的張頁應加寬邊。
案卷采用三點一線的裝訂方法,并保持右邊、底邊整齊。
不裝訂的案卷,其卷內(nèi)文件應逐件用細線裝訂。
10.立卷完成后,立卷人員應按照不同的保管期限,分別填制一式兩份案卷目錄。
其中一份交檔案部門留存,另一份經(jīng)檔案部門編填卷號后退立卷部門備查。
第九條 本級行附屬企業(yè)的文書立卷歸檔工作,比照本行職能部門辦理。
本級行投資入股的各類公司的屬于本行文書檔案管理范圍的各類檔案材料,由本行文書部門或本行業(yè)務管理部門一并立卷歸檔。
第十條 文書檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。
長期為16年至50年,短期為15年以下(含15年)。
對不易判定保管期限的檔案材料,應按照宜長不宜短的原則進行保管。
第十一條 凡是反映本級行主要業(yè)務活動和基本歷史面貌的,對本級行各項工作和經(jīng)濟建設、歷史研究具有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。
其主要內(nèi)容包括:
1.本級行制定的重要的法規(guī)性文件;處理重要問題形成的文件材料;召開重要會議的主要文件材料;重要的請示、報告、總結(jié)和綜合統(tǒng)計報表;機構(gòu)演變,本級行領(lǐng)導人任免的文件材料等。
2.上級機關(guān)頒發(fā)的針對本行主要業(yè)務工作并需要本行貫徹執(zhí)行的重要文件材料。
第十二條 凡是反映本級行工作活動,在較長的時間內(nèi)對本級行具有查考利用價值的檔案,列為長期保管。
主要內(nèi)容包括:
1.本級行處理一般工作問題形成的文件材料,一般會議的主要文件材料,一般的規(guī)章制度等。
2.上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本行主要業(yè)務并需貫徹執(zhí)行的一般文件材料。
3.下級行報送的重要的總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。
第十三條 凡是在較短時間內(nèi)對本行有參考利用價值的檔案,列為短期保管。
主要內(nèi)容包括:
1.本級行一般事務性的文件材料。
2.上級機關(guān)頒發(fā)的非本行主管業(yè)務。
但本行需貫徹執(zhí)行的文件材料。
3.下級行報送的一般性工作總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。
4.同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)頒發(fā)的需要本級行執(zhí)行的法規(guī)性文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件。
第十四條 文書檔案的保管期限應從檔案所屬年代的下一年1月1日起計算。
長期規(guī)劃、計劃等文件材料的保管期限則按其有效期滿后的下一年1月1日起計算。
第十五條 各級行檔案部門對所接收的案卷應進行審核把關(guān),對不符合質(zhì)量要求的案卷應退立卷部門重新加工整理。
第十六條 各級行檔案部門應以便于保管和提供利用為前提,按照本行文件形成的規(guī)律和特點,選擇年度——組織機構(gòu)分類法或年度——問題分類法對歸檔案卷進行分類。
所用的分類方法應保持前后一致,盡量保持固定,不能隨意變動。
第十七條 案卷的排列應以檔案分類方法為基礎,按照不同的保管期限分別排列入庫。
案卷排列方法應統(tǒng)一,前后一致。
第十八條 按照案卷的排列順序編制卷號,以固定案卷位置。
在一冊案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復的案卷號。
第十九條 案卷目錄應區(qū)分不同的保管期限,分年度或混年度編制目錄號。
在一個全宗內(nèi),案卷目錄號不能重復。
第二十條 各級行檔案部門應充分利用檔案信息資源,積極開展檔案編研工作,根據(jù)需要編寫各種類型的檔案資料,主動為機關(guān)各項工作服務。
第二十一條 各級行檔案部門應努力做好檔案利用工作,除編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄或全引目錄外,還應根據(jù)利用者借閱檔案的規(guī)律和特點,編制重要文件目錄(卡片)、專題文件目錄(卡片)、文號索引等檔案檢索工具,力求做到查找使用方便,調(diào)卷迅速準確。
第二十二條 各級行檔案部門應根據(jù)本行具體情況,制定檔案的借閱制度,嚴格辦理借閱手續(xù)和掌握借閱范圍,防止密級檔案失密、泄密,確保檔案安全。
第二十三條 各級行應定期向當?shù)貦n案館移交檔案。
移交檔案的具體時間、范圍和進館要求,按照當?shù)貦n案局、館的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十四條 對超過保管期限的文書檔案,應由本行檔案部門按照《中國人民建設銀行檔案管理暫行辦法》的規(guī)定組織鑒定和銷毀工作。
第二十五條 本辦法適用于各級建設銀行。
第二十六條 本辦法由總行辦公室負責解釋。
補充、修改時同。
第二十七條 本辦法自頒布之日起執(zhí)行。
(87)建總辦字第20號《關(guān)于印發(fā)〈中國人民建設銀行系統(tǒng)檔案管理試行辦法〉的通知》同時廢止。
