第1篇 學(xué)校聲像檔案管理暫行規(guī)定-4
學(xué)校聲像檔案管理暫行規(guī)定4
聲像檔案是指以聲音和形象為表現(xiàn)形式的檔案。聲像檔案包括在本單位各項(xiàng)活動中形成的影片、照片、錄音帶、像帶等聲像文件材料,是本單位活動的真實(shí)紀(jì)錄,具有重要的憑證、參考價值,特制定本規(guī)定。
一、聲像檔案應(yīng)定期向檔案室歸檔。凡是本單位工作活動中形成的照片、錄像、錄音帶等辦理完畢的具有保存價值的,均應(yīng)及時交檔案室集中統(tǒng)一管理,任何人不得據(jù)為已有。
二、向檔案室移交的照片,應(yīng)包括底片、照片和文字說明三部分,文字說明應(yīng)包括時間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者等。
三、向檔案室移交的錄像帶、錄音帶應(yīng)是原版,并在錄像帶、錄音帶上寫上文字說明。
四、聲像檔案應(yīng)按規(guī)定整理與編目,便于查找和統(tǒng)計。
五、檔案庫房必須做到六防,便于聲像檔案的保管。
六、因工作需要查詢和利用聲像檔案應(yīng)辦理登記手續(xù),定期歸還。
第2篇 大廈物業(yè)客服部檔案管理暫行制度規(guī)定
大廈物業(yè)客服部檔案管理暫行制度及規(guī)定(適用于部門文員)
1、制度
1.1文件資料的形成與歸檔
1.1.1資料的形成:
⑴各部工作中形成的具有保存價值的文件資料都必須歸檔,并由專人進(jìn)行管理;
⑵文件資料的形成和積累必須納入各部門工作計劃,在部門文員崗位職責(zé)中予以明確。
1.1.2資料的歸檔:
⑴文件資料的歸檔范圍
①物業(yè)管理
a.業(yè)戶資料(含收樓表格、遺留修繕問題記錄表、投訴記錄等);
b.清潔衛(wèi)生管理;
c.綠化管理;
d.值班記錄;
e.樓宇巡檢記錄;
f.公共區(qū)域維修記錄。
②質(zhì)量管理
a.質(zhì)量體系文件;
b.質(zhì)量管理資料。
③其他資料
⑵歸檔要求
①歸檔的文件資料在紙張、格式上符合公司要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨筆等書寫材料。
②歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、真實(shí)。
③歸檔的文件必須是原件。
④保管歸檔文件資料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目編號。
檔案目錄應(yīng)編制總目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄。
⑤案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。
⑥文件資料的歸檔必須辦理移交手續(xù)。
⑦所有文件資料必須及時歸檔。
⑧有專用柜架,在排列上架時,應(yīng)按類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
1.1.3每月底進(jìn)行一次庫藏檔案清理,核對和保管質(zhì)量的檢查工作,做到帳物相符。對破損或變質(zhì)檔案,要及時修補(bǔ)和復(fù)制。
1.1.4檔案柜要注意'七防'(防蟲、防霉、防塵、防火、防盜、防潮、防高溫)。
1.1.5檔案的接收、轉(zhuǎn)移、外借必須履行登記手續(xù),借出檔案須在規(guī)定時間內(nèi)歸還。
1.2檔案借閱
1.2.1公司員工都應(yīng)重視保護(hù)檔案,并按閱檔批準(zhǔn)權(quán)限辦理手續(xù)后借閱有關(guān)檔案。
1.2.2文書檔案只閱不借。
1.2.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,嚴(yán)禁對檔案隨意更改、涂寫。
1.2.4服從文員的管理,在借閱范圍內(nèi)借閱,保密檔案不供查閱。
1.2.5借出與歸還檔案時,應(yīng)辦理清點(diǎn)、簽名登記手續(xù),由部門文員和借閱者當(dāng)面核對清楚。
1.2.6檔案如有丟失、損壞或機(jī)密材料泄密,須立即寫出書面報告,按情節(jié)追究當(dāng)事人的法律和行政責(zé)任。
1.2.7調(diào)離公司的人員必須清理移交,歸還借閱檔案及該歸檔的資料,方可辦理調(diào)離手續(xù)。
1.2.8外單位人員查閱本公司檔案須持所在單位介紹信和本人證件,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,辦理有關(guān)查閱手續(xù)后查閱。
1.2.9上級公司借閱本公司檔案,須辦理有關(guān)借閱手續(xù)后借閱。
1.3檔案管理人員職責(zé)
1.3.1忠于職守,嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度及本細(xì)則,積極開展工作。
1.3.2負(fù)責(zé)收集、接收本公司各業(yè)務(wù)、管理等檔案資料,做好職守、補(bǔ)充、配套、保管和提供查閱。
1.3.3及時立卷歸檔,編制總目錄,卷內(nèi)目錄,編排入檔。要熟悉管理的檔案,協(xié)助查閱檢索。
1.3.4熟練掌握計算機(jī)數(shù)據(jù)庫軟件系統(tǒng)的操作和運(yùn)用。
1.3.5妥善管理檔案,嚴(yán)格執(zhí)行檔案供閱制度,建立借閱登記,對借出資料按期催還。
1.3.6定期清理,由次年初進(jìn)行全部檔案的清理核對。核對后將公司所有檔案集中存放、保管。
1.3.7嚴(yán)守機(jī)密,確保檔案安全;完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。
1.3.8做好各種資料的保管工作,并對有些文件進(jìn)行定期封存。
1.4公司內(nèi)外檔案文件管理:
1.4.1公司內(nèi)部的各種檔案應(yīng)按照部門進(jìn)行分開存檔。
1.4.2公司對外部相關(guān)單位的文件應(yīng)與公司內(nèi)部文件分開,每個單位都應(yīng)有一個獨(dú)立的檔案。
1.4.3所有存入檔案應(yīng)按照日期先后進(jìn)行存檔,并做好檔案目錄,以便查找。
1.4.4相關(guān)檔案存放一年后,應(yīng)統(tǒng)一放進(jìn)檔案袋封存,以便日后復(fù)查。
1.4.5對于一些涉及公司秘密的文件,應(yīng)單獨(dú)存放于帶鎖的文件柜內(nèi),以免發(fā)生意外。
1.5檔案銷毀
1.5.1如有任何文件無需繼續(xù)存放,需做銷毀處理,不可隨意亂丟。
1.5.2保密文件應(yīng)使用碎紙機(jī)處理,如是普通文件且文件較多,應(yīng)撕毀后處理。
1.5.3所有存檔的文件均應(yīng)定期進(jìn)行檢查,以避免文件受潮或有蛀蟲、腐蝕等問題出現(xiàn)。
2、規(guī)定
為完整系統(tǒng)地保存公司的各類檔案,提高檔案管理水平,更好地為公司的各項(xiàng)工作服務(wù),特制定本規(guī)定。
2.1檔案管理范圍:
2.1.1政府部門頒布的政策性、指令性文件;
2.1.2政府部門、集團(tuán)公司針對本公司的批復(fù)、指示、通知、要求等;
2.1.3公司文件;
2.1.4物業(yè)的管理、維修、保養(yǎng)計劃、記錄等資料;
2.1.5治安保衛(wèi)、消防、安全等相關(guān)資料;
2.1.6公司領(lǐng)導(dǎo)講話和年終總結(jié);
2.1.7其他經(jīng)濟(jì)、外包合同;
2.1.8音像、圖片資料;
2.1.9其他要求歸檔的重要文件。
2.2第4、5、6、8、9項(xiàng)由相關(guān)部門妥善保管,其余各項(xiàng)均由總經(jīng)理秘書歸檔保管,任何部門和個人不得以任何理由據(jù)為己有。
2.3在外參加各種會議帶回的文件,應(yīng)及時移交公司秘書歸檔,不得自行保管、銷毀。
2.4負(fù)責(zé)檔案管理的人員應(yīng)對歸檔文件進(jìn)行整理、分類、編號、編制索引和目錄。
2.5借閱檔案時,必須遵守以下規(guī)定:
2.5.1辦理登記手續(xù),限期歸還,不得帶出公司;
2.5.2愛護(hù)檔案,所借檔案不得隨意折疊和拆散,嚴(yán)禁涂寫、更改檔案;
2.5.3借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由檔案管理人員和借閱者當(dāng)面核對清楚;
2.5.4檔案如有遺失、損壞、泄密,要追究當(dāng)事人的責(zé)任;
2.5.5檔案借閱按
閱檔批準(zhǔn)權(quán)限借閱;
第3篇 學(xué)校檔案管理暫行規(guī)定-5
學(xué)校檔案管理暫行規(guī)定5
第一章總則
第一條為了加強(qiáng)檔案的科學(xué)管理,有效地保護(hù)和利用檔案,為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》,并參照《機(jī)關(guān)檔案工作條例》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》,結(jié)合我校的實(shí)際情況,特制定本規(guī)定。
第二條檔案工作是學(xué)校工作的組成部分,為加強(qiáng)學(xué)校工作管理,提高工作質(zhì)量和工作效率,本校特設(shè)立綜合檔案室,文書檔案、教學(xué)檔案、會計檔案、職改檔案等實(shí)行集中統(tǒng)一管理。各科、室都應(yīng)自覺地遵守《檔案法》。支持綜合檔案室的工作,以達(dá)到檔案完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、安全和有效利用的要求。
第三條本單位在各個時期的各項(xiàng)活動中形成的具有保存價值的文件、報表、圖紙、照片、錄音、錄像等不同形式的材料,各部門、科室、個人不得以任何理由拒絕向綜合檔案室移交。
第二章文件材料的形成和歸檔
第四條各職能部門形成的文件材料,按年度于次年9月前將材料收集齊全,系統(tǒng)整理后移交檔案室歸檔保存。
第五條基建工程項(xiàng)目,在竣工驗(yàn)收后,必須將所形成的文件材料(含工程圖紙、預(yù)、決算及有關(guān)審批手續(xù)),由工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人整理,并經(jīng)審查后,及時移交檔案室。
第六條凡構(gòu)成固定資產(chǎn)或貴重設(shè)備、儀表的隨機(jī)技術(shù)文件材料,應(yīng)由檔案室登記保管,任何人不得占為已有。
第七條本校工作人員因公外出考察、參觀、學(xué)習(xí)、參加各種會議獲得的文件材料、參考資料,應(yīng)按歸檔范圍的規(guī)定及時向檔案移交歸檔。
第八條本學(xué)校的歸檔范圍,詳見有關(guān)制度。
第九條歸檔材料,字跡要工整,圖樣要清晰,禁止用鉛筆、圓珠筆、紅墨水筆書寫,以利用歸檔材料的長期保存。
第三章檔案的管理
第十條檔案室對接收來的各種檔案,應(yīng)及時登記、分類編目、統(tǒng)計和必要的加工整理。
第十一條檔案庫房必須保持清潔衛(wèi)生,定期定時做好溫濕度的測量記錄工作,做到防火、防潮、防曬、防塵、防蛀、防盜,以利用檔案的長期保存。
第十二條綜合檔案室第季對所保管的檔案進(jìn)行一次檢查,保證檔案的安全和完整,并對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計,按規(guī)定向檔案業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)報送檔案工作基本情況統(tǒng)計表。
第十三條檔案的鑒定工作要在分管領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下,由文書處理人員、有關(guān)業(yè)務(wù)部門、檔案人員組成鑒定小組,根據(jù)本單位的保管期限表進(jìn)行鑒定。
第十四條檔案的銷毀工作。檔案銷毀時需經(jīng)鑒定后,由兩人現(xiàn)場負(fù)責(zé)監(jiān)毀,并在銷毀清冊上簽字,以防檔案的遺失和泄密。
第四章附則
第十五條本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。
第十六條本規(guī)定如與上級有關(guān)規(guī)定不符,則按上級規(guī)定執(zhí)行。
