文書管理規(guī)定5篇

第1篇 物業(yè)管家服務(wù)中心文書管理規(guī)定

山莊管家服務(wù)中心文書管理規(guī)定

1.0目的

規(guī)范文件分類、編號(hào)、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。

2.0適用范圍

適用于zz山莊管家服務(wù)中心的文書管理工作。

3.0職責(zé)

3.1管家服務(wù)中心經(jīng)理助理負(fù)責(zé)本中心文件的擬制和審核。

3.2管家服務(wù)中心經(jīng)理負(fù)責(zé)所有管家服務(wù)中心文件的復(fù)核并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批,負(fù)責(zé)對(duì)客服務(wù)文件的審批。

4.0程序要點(diǎn)

4.1公文格式

4.1.1公文種類。根據(jù)物業(yè)管理服務(wù)特點(diǎn),引入以下公文類別:

上行文:請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié);

下行文:批復(fù)、決定、通知、通報(bào);

平行文:函、會(huì)議紀(jì)要。

4.1.2文件標(biāo)題

a)發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別,字間距要適當(dāng),以清晰、美觀為原則;

b)標(biāo)題統(tǒng)一使用2號(hào)黑體字,放在公文紙間隔線以下,文號(hào)上方居中位置。

4.1.3發(fā)文字號(hào)。簡(jiǎn)稱文號(hào),包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)和順序號(hào)三項(xiàng)內(nèi)容:

a)根據(jù)發(fā)文順序及發(fā)文時(shí)間對(duì)文件編號(hào);

b)管家服務(wù)中心文號(hào)作以下統(tǒng)一規(guī)定

如:zz發(fā)[2006]009號(hào),是指zz山莊管家服務(wù)中心2006年發(fā)的管家服務(wù)中心第9個(gè)文件。

c)文號(hào)統(tǒng)一使用5號(hào)字體,放在文件標(biāo)題下一行的居中位置;

d)管家服務(wù)中心文號(hào)由管家服務(wù)中心經(jīng)理助理統(tǒng)一編號(hào)。

4.1.4秘密等級(jí)和緊急程度,用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度

a)普通文件不加注明;

b)秘密文件必須在文件左上角位置注明'秘密'或'絕密'字樣;

c)急件必須在文件的左上角位置注明'急件'字樣。

4.1.5主送機(jī)關(guān)。是用來處理或答復(fù)公文中有關(guān)問題和有關(guān)事項(xiàng)的機(jī)關(guān):

a)應(yīng)放在文號(hào)下方,正文之上,專行頂格,用冒號(hào)':'結(jié)尾;

b)主送機(jī)關(guān)不止一個(gè)時(shí),要按其機(jī)關(guān)級(jí)別的高低、職權(quán)范圍大小依次排列,中間應(yīng)頓號(hào)'、'隔開;

c)一般情況下,選擇小四號(hào)宋體字。

4.1.6正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù),講述什么事情,解決什么問題以及辦法和要求,都要在正文中闡述清楚:

a)正文文字一律從左至右橫排;

b)要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),每段開始空兩個(gè)中文字符空格;

c)正文字體與主送機(jī)關(guān)保持一致。

4.1.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說明材料:

a)如果該文件有附件的,應(yīng)在正文之下、機(jī)關(guān)落款的左上側(cè),專行空兩格注明'附件:×××'字樣;如果附件較多,還須編上序號(hào)1、2、3……末尾用分號(hào),最后一個(gè)附件用句號(hào)結(jié)束;文件無附件的,無須注明;

b)要寫明附件的全稱;

c)附件字體與正文相同。

4.1.8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的,要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身份)署名:

a)落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角,相當(dāng)于書信中具名的位置;

b)如果正文恰好占滿全頁(yè),落款必須放在另頁(yè)空白紙上時(shí),應(yīng)在其上面加注一行'此頁(yè)無正文'字樣;

c)落款字體與正文相同。

4.1.9日期

a)一般應(yīng)寫發(fā)文日期;

b)會(huì)議通過的文件寫會(huì)議通過的日期;

c)重要的文件應(yīng)寫簽發(fā)的日期;

d)日期的字體與正文相同,放在落款下面正下方位置。

4.1.10蓋章。是發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志,是文件合法生效和的標(biāo)志,一般情況下文件都應(yīng)加蓋印章:

a)蓋章應(yīng)在公文打印校對(duì)完之后進(jìn)行,由管理印章的工作人員經(jīng)手登記;

b)印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間,即'騎年蓋月'位置。

4.1.11公文文尾。指落款以下的頁(yè)面部分,位于末頁(yè)下端,包括:抄送機(jī)關(guān)、印刷機(jī)關(guān)、印刷份數(shù)等內(nèi)容:

a)公文文尾與文件日期中間應(yīng)有間隔,一般需用一條直線分割以示區(qū)別;

b)公文文尾字體與正文相同,另行頂格;

c)抄送機(jī)關(guān)是協(xié)助或配合主送機(jī)關(guān)執(zhí)行任務(wù)或需要知道文件內(nèi)容的機(jī)關(guān)。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的抄送叫抄報(bào)。先寫抄報(bào)機(jī)關(guān),再寫抄送機(jī)關(guān);

d)印刷時(shí)間指開印的時(shí)間,印刷機(jī)關(guān)和印刷時(shí)間排在一行,通常用兩條黑色橫線夾住,與版頭搖相呼應(yīng);

e)印刷份數(shù)指的是印刷的總份數(shù),位于底線的偏右位置。

4.2發(fā)文辦理。包括交擬、撰寫、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等一系列工作:

4.2.1交擬和擬議

a)經(jīng)理將撰寫文書的任務(wù)和意圖明確具體交代給負(fù)責(zé)草擬文稿的具體部門或人員;

b)擬稿人員接受任務(wù)后,對(duì)所要撰寫的文書進(jìn)行醞釀和構(gòu)思:

--深入領(lǐng)會(huì)意圖,掌握其精神實(shí)質(zhì);

--注意提煉觀點(diǎn),選擇材料;

--安排文稿的結(jié)構(gòu)、搭好文件的骨架;

--如果對(duì)原交擬意圖不清或需要有重大修正時(shí),須征得交擬人同意,不可擅自作主。

4.2.2撰寫與審核。 (正規(guī)文件須打印,擬稿人進(jìn)行校對(duì)):

a)擬稿人在擬議的基礎(chǔ)上,按照擬議的設(shè)計(jì)撰寫文稿,撰寫時(shí)應(yīng)注意;

--不與國(guó)家法律、法規(guī)相違背;

--把握各種文書的特點(diǎn)、規(guī)律和寫作方法;

--堅(jiān)持觀點(diǎn)與材料相統(tǒng)一。

b)交擬人對(duì)擬稿人的文件進(jìn)行審核:

--審查文稿內(nèi)容,看其主旨是否符合交擬愿意,是否違法;

--所提的任務(wù)、措施或方法是否切實(shí)可行;

--所規(guī)定的步驟和期限是否恰當(dāng);

--主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當(dāng);

--文字中的引語(yǔ)、事例、數(shù)字以及專用術(shù)語(yǔ)是否正確;

--發(fā)文符合標(biāo)準(zhǔn)的,管家服務(wù)中心發(fā)文由管家服務(wù)中心主任在《公文處理單》上簽署審批意見后發(fā)文。

4.2.3簽發(fā):

管家服務(wù)中心發(fā)文:管家服務(wù)中心經(jīng)理對(duì)簽發(fā)的文件負(fù)有完全責(zé)任,應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神,仔細(xì)閱讀文稿,實(shí)事求是地?cái)M寫批語(yǔ);同意簽發(fā)的,注意'同意發(fā)文'字樣后按正常手續(xù)辦理;不同意的寫出具體意見返還相關(guān)部門或擬稿人重新撰寫。

4.2.4蓋章和發(fā)放:

a)蓋章部門管理人員(一般為行政人事部經(jīng)理/管家服務(wù)中心經(jīng)理)依據(jù)總經(jīng)理簽準(zhǔn)的意見加印:

--總經(jīng)理未簽準(zhǔn)的公文一律不能蓋章;

--蓋章的份數(shù)嚴(yán)格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章;

--須將蓋章文件至少保留一份存檔(對(duì)特殊約定的按約定處理);

--對(duì)一頁(yè)以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。

b)發(fā)放。發(fā)放(裝封和發(fā)送)工作要迅速、準(zhǔn)確、安全:

--發(fā)文登記:由管家服務(wù)中心經(jīng)理助理將要發(fā)放的文件進(jìn)行登記后,依據(jù)發(fā)送范圍(包括:主送單位、抄報(bào)部門、抄送部門)填寫《文件發(fā)放登記表》;

--采用快捷方式(電子郵件、信件或親自送達(dá))發(fā)放文件,并落實(shí)收到情況;

--將發(fā)放情況登記在《文件發(fā)放登記表中》;

--次年2月底將當(dāng)年的《文件發(fā)放登記表》與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管;

--重要文件接收方需簽收。

4.3收文辦理。一般包括:收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等一系列工作。

4.3.1收拆。指文書的收進(jìn)和拆封:

a)管家服務(wù)中心經(jīng)理助理為收拆工作的主要負(fù)責(zé)人;

b)凡封套上寫明由管家服務(wù)中心收啟的由管家服務(wù)中心經(jīng)理助理拆封;寫明為具體部門或具體人收啟的信,由收信部門/人拆封,拆封時(shí)應(yīng)注意:

--檢查信封內(nèi)文件是否齊全,發(fā)現(xiàn)問題,要做出必要的記載和及時(shí)處理;

--取凈封內(nèi)的文件及附件,注意保持封套和文件的完好;

--急件拆封后要立即登記分送,密件一般交由部門經(jīng)理拆封。

4.3.2登記:

a)凡重要、保密、有指導(dǎo)意義、要求承辦、需要辦復(fù)、有保存和查考價(jià)值、使用期限長(zhǎng)的公文,都要登記;

b)以下文件無須進(jìn)行登記:

--各種無機(jī)密性的出版物;

--一般性的簡(jiǎn)報(bào)、資料;

--告知性的廣告;

--事務(wù)性的便函等。

c)文書管理人員(一般為管家服務(wù)中心檔案資料管理員)將文件登記在《收文登記表》內(nèi),內(nèi)容包括:總流水號(hào)、收文日期、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情況、備注等,登記時(shí)應(yīng)注意:

--要將收到的文件編列總流水號(hào),每年編一次;此編號(hào)應(yīng)與《收文登記表》上的總流水號(hào)相同;

--需要辦復(fù)的文件,還要填寫《公文處理單》,夾在文件前面,一并送有關(guān)人員或部門辦理;

--字跡要清晰整潔;

--及時(shí)登記,不錯(cuò)登、漏登、積壓。

4.3.3擬辦與批辦:

a)擬辦是對(duì)收文如何處理提出初步意見,供領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)部門經(jīng)理審核裁決;

--擬辦工作一般由管家服務(wù)中心經(jīng)理助理或部門主管辦理;如果來文內(nèi)容專業(yè)性很強(qiáng),也可以直接由相關(guān)部門經(jīng)理擬辦;

--擬辦時(shí)要仔細(xì)閱讀來文,同時(shí)要掌握本機(jī)關(guān)各部門的職責(zé)范圍、業(yè)務(wù)分工和工作情況;

--擬辦意見要準(zhǔn)確恰當(dāng),明確具體,切實(shí)可行,簡(jiǎn)明扼要。

b)批辦是管家服務(wù)中心經(jīng)理針對(duì)擬辦意見作出的批示意見:

--屬管家服務(wù)中心文件的,由管家服務(wù)中心經(jīng)理批辦;

--批辦意見應(yīng)當(dāng)比擬辦意見更明確、具體、肯定;

--對(duì)擬辦意見中內(nèi)容不全面、不妥當(dāng)?shù)牡胤?應(yīng)加以補(bǔ)充和修改;

--要求幾個(gè)部門合辦的,應(yīng)指明由哪個(gè)部門牽頭主辦;

--需要傳閱的,應(yīng)當(dāng)寫出傳閱的對(duì)象和范圍;

--需要傳達(dá)貫徹的,應(yīng)寫出由誰(shuí)傳達(dá)和傳達(dá)范圍;

--如果擬辦意見有兩種以上方案,批辦時(shí)應(yīng)有所裁決。

4.3.4承辦和傳閱:

a)承辦是有關(guān)部門根據(jù)批辦意見對(duì)收文的處理。包括辦文與辦事兩種情況。辦文是整理文字材料、制發(fā)文件;辦事是以實(shí)際行動(dòng)落實(shí)收文內(nèi)容,如召開會(huì)議、電話聯(lián)系、當(dāng)面洽談、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查等;

--承辦時(shí)應(yīng)認(rèn)真閱讀來文和批辦意見,有時(shí)還要提出承辦方案送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核指示后再著手辦理;

--屬本部門獨(dú)立承辦的,要及時(shí)認(rèn)真辦理,不能推諉、拖拉;

--由本部門牽頭主辦的,應(yīng)準(zhǔn)備好有關(guān)文件和辦理意見,主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商,整理、綜合協(xié)商意見,報(bào)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批;

--承辦完畢,把承辦情況填寫在《公文處理單》的'處理結(jié)果'欄內(nèi),并簽署姓名及日期。

b)傳閱工作一般由公司行政人事部或管家服務(wù)中心經(jīng)理助理辦理:

--安排傳閱應(yīng)先主后次,對(duì)主要領(lǐng)導(dǎo)、主管經(jīng)理應(yīng)優(yōu)先安排閱讀;

--傳閱范圍要適當(dāng),不能隨意擴(kuò)大或縮小;

--各閱讀人收退文件均應(yīng)直接與行政人事部或管家服務(wù)中心經(jīng)理助理聯(lián)系,切不可在閱讀人之間傳遞和交接;

--閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。

4.3.5催辦包括對(duì)內(nèi)催辦和對(duì)外催辦兩種情況:

a)催辦可以當(dāng)面催詢、電話催辦、派人催辦、發(fā)信催辦、用催辦單催辦等;

b)催辦時(shí)應(yīng)注意催辦的時(shí)機(jī)和方式,講究禮貌,表示對(duì)對(duì)方的信任和尊重。

4.3.6歸檔:

文件辦理完畢后,由行政人事部文員或管家服務(wù)中心經(jīng)理助理將文件報(bào)檔案室按《檔案管理規(guī)定》辦理歸檔工作。

5.0相關(guān)支持文件

5.1印章管理規(guī)定

5.2檔案管理規(guī)定

6.0質(zhì)量記錄

6.1qp-01-08-f001 公文處理單

6.2qp-01-08-f002 文件發(fā)放登記表

第2篇 某物業(yè)管理公司文書工作管理規(guī)定

物業(yè)管理公司文書工作管理規(guī)定

為了使公司的文書管理工作更加制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,保證檔文件和資料的完整齊全,防止遺失泄密,特制定本規(guī)定。

一、主題內(nèi)容與適用范圍:

1、本規(guī)定明確了文書的收發(fā)、用印、傳遞、催辦、立卷、檔和查閱等管理辦法。

2、本規(guī)定適用于公司的日常文書檔案處理工作,也適用于公司各部門兼職文書員的工作。

二、收文:

1、凡屬公司種類收文,統(tǒng)一由行政人事部指定文書員簽收、拆封,并及時(shí)、準(zhǔn)確做好收文登記。凡屬公司領(lǐng)導(dǎo)親收的公文,公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將來文編號(hào)及到文日期通知行政人事部指定文書員予以登記。

2、收文登記時(shí),必須填寫收文一式二份(見附件一、附件二),第一聯(lián)與來文聯(lián)在一起,第二聯(lián)作簽收及行政人事部留底。

3、凡收文登記的文件,必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示方可發(fā)閱。做到當(dāng)天收文當(dāng)天登記,當(dāng)天送主管領(lǐng)導(dǎo)批閱,并按批示處理。

4、凡屬急件必須及時(shí)送主管領(lǐng)導(dǎo)批閱,并按批示迅速處理。

5、凡外出開會(huì)或托人帶回的文件,為防止文件耽擱、遺失或泄密,必須立即交行政人事部做好登記手續(xù)后方可閱辦。

7、文件辦妥后,應(yīng)按部門案卷檔。

三、發(fā)文:

1、凡以公司名義發(fā)出的正式文件(內(nèi)部或外發(fā)),必須到行政人事部辦理發(fā)文手,并分別按照公司發(fā)文文本的格式打印(文本格式見附件三、附件四),經(jīng)登記、編號(hào)后方可發(fā)出,底稿與發(fā)文副本放在一起檔。

2、凡公司報(bào)送上級(jí)的報(bào)告、匯報(bào)、計(jì)劃、總結(jié)等文件,必須到行政人事部辦理發(fā)文手,并按照公司發(fā)文文本的格式打印(文本格式見附件三),經(jīng)統(tǒng)一登記、編號(hào)后方可發(fā)出,底稿與發(fā)文副本放在一起檔。

3、文件擬稿要按發(fā)文稿(見附件五)的擬制程序進(jìn)行:一般應(yīng)由主要經(jīng)辦部門擬稿,由擬稿人署名、該主辦部門負(fù)責(zé)人核稿簽字、行政人事部審稿,然后由行政人事部送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。需經(jīng)幾個(gè)部門協(xié)辦或認(rèn)可的文稿,在主辦部門負(fù)責(zé)人簽字后,應(yīng)由主辦部門送協(xié)辦部門會(huì)簽,然后由主辦部門送行政人事部審稿,再由行政人事部送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

4、凡以一般函發(fā)文,須經(jīng)發(fā)文部門主管領(lǐng)導(dǎo)同意或授權(quán),并按照公司標(biāo)準(zhǔn)函文本的格式打印(文本格式見附件六),由行政人事部登記、編號(hào)后發(fā)出。函文必須留底備查,留底稿上應(yīng)有發(fā)文部門負(fù)責(zé)人的簽字。

5、對(duì)來信、來函應(yīng)作好登記,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)閱批后轉(zhuǎn)遞有關(guān)部門辦理。復(fù)信、復(fù)函與來信、來函放在一起,辦妥后檔。

6、凡以公司名義張貼、通告通知、規(guī)章制度等均需擬稿,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意或簽發(fā)后方可張貼,并作好登記、編號(hào),底稿與張貼件放在一起檔。

7、凡在公司內(nèi)部印發(fā)資料,必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人在底稿上簽字同意,到行政人事部填寫文函打印申請(qǐng)(見附件七),辦理文印委托手,經(jīng)核準(zhǔn)后方可印發(fā),并在行政人事部留底檔一份(底稿加打印件)。

8、一切應(yīng)屬檔的文件,文稿若是書寫件,應(yīng)用鋼筆或毛筆書寫,不可用鉛筆、圓珠筆或彩色水筆書寫。文稿須清晰整潔,標(biāo)點(diǎn)符號(hào)準(zhǔn)確。若文稿修改較多,造成稿面不清,抄出清稿,以審稿、校對(duì)和檔。

四、用印:

1、凡公司發(fā)文用印,必須與原稿核對(duì),如有錯(cuò)漏,需更正后方可蓋章。

2、凡屬業(yè)務(wù)常規(guī)報(bào)表之外的上報(bào)材料、報(bào)表等需蓋部門公章或公司公章時(shí),必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或(分管)公司領(lǐng)導(dǎo)的同意后,方可蓋章。

3、公司行政介紹信由行政人事部統(tǒng)一簽發(fā),介紹信及印章由專人保管、開具、監(jiān)印。簽發(fā)介紹信應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)政策及上級(jí)有關(guān)規(guī)定,并在職權(quán)范圍內(nèi)。

4、開具介紹信須經(jīng)部門或公司領(lǐng)導(dǎo)同意,介紹信上必須寫明辦理的具體事項(xiàng),不得以“聯(lián)系工作”、“購(gòu)物”等含糊籠統(tǒng)的字名表示。

5、禁止在空白紙張或空白介紹信上蓋章。

6、介紹信有效期市內(nèi)一般為三天,市外一般為七至十天。介紹信存根記載和正文要一致,在介紹信存根上必須標(biāo)明簽發(fā)人。介紹信存根由行政人事部檔備查。

7、員工需公司證明其私人事由,如確有需要,應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意,并在申請(qǐng)證明的原稿上簽字,行政人事部方可按有關(guān)政策及規(guī)定予以證明。證明的內(nèi)容由行政人事部用公司標(biāo)準(zhǔn)函文本簽發(fā),原稿留底備查。如要求證明的內(nèi)容不符合國(guó)家有關(guān)政策及上級(jí)有關(guān)規(guī)定,或本公司無法證明的,行政人事部有權(quán)拒絕證明或蓋章。

8、公司各級(jí)公章由行政人事部集中管理,逐一備案。凡領(lǐng)用新章、還舊章,一律由使用部門負(fù)責(zé)人親自到行政人事部辦理。部門應(yīng)將印章保管人名報(bào)行政人事部備案,辦理保管人簽字手續(xù);保管人若有變動(dòng)應(yīng)向行政人事部辦理移交簽字手。

9、刻制公司各級(jí)公章統(tǒng)一由行政人事部指定專人辦理,未經(jīng)行政人事部負(fù)責(zé)人簽字,不予報(bào)銷刻制費(fèi)用,并追究擅自外發(fā)刻制責(zé)任。

五、文書的傳遞:

1、凡公司內(nèi)部印發(fā)的文件資料,應(yīng)由行政人事部指定文書員統(tǒng)一編號(hào)、登記,重要的蓋上定期回收章定期收回,不得擅自銷毀。

2、凡上級(jí)下達(dá)的機(jī)要文件,按指定范圍閱讀,一律不準(zhǔn)帶回家或帶到公共場(chǎng)所,不準(zhǔn)私借,閱后即還行政人事部指定文書員保存。

3、上級(jí)或公司的文件,凡屬絕密或注明不準(zhǔn)翻印的一律不得復(fù)制。其他文件如確需復(fù)制,必須經(jīng)行政人事部主任或地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理室簽字批準(zhǔn),并在行政人事部辦理登記手續(xù)后,由行政人事部指定復(fù)制;其中有密級(jí)的,復(fù)制件應(yīng)編號(hào),在密級(jí)可閱范圍人員中簽收使用,并在行政人事部規(guī)定的期限內(nèi),由使用人本人退還行政人事部予以銷毀,并在登記冊(cè)上作注銷和銷毀證明簽字。

4、凡只需公司領(lǐng)導(dǎo)閱辦的上級(jí)文件,閱辦后即退還行政人事部檔;凡轉(zhuǎn)至部門閱辦的文件,閱辦后即退還行政人事部檔;凡轉(zhuǎn)由幾個(gè)部門閱辦的,由行政人事部依次傳遞,各閱辦部門留文一般不超過三天即應(yīng)退還行政人事部,急件留文期限由行政人事部傳遞時(shí)另定。

5、行政人事部指定文書員應(yīng)在收文的留底聯(lián)(見附件二)上寫明傳閱路線及實(shí)際傳到日期,以按留文期及時(shí)回收、傳遞或催辦。

六、文書的催辦:

1、行政人事部指定文書員每月清對(duì)一次收發(fā)文情況,對(duì)超過留文期限的或公司需調(diào)回的文件,開具催文通知(見附件八)。

2、收到催文通知的部門或,個(gè)人,應(yīng)即將文件退還行政人事部,如確實(shí)遺失應(yīng)報(bào)告行政人事部備案查失。

七、文書的立卷和歸檔:

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2、行政人事部指定文書員和部門兼職文書員負(fù)責(zé)公司和部門文件的收發(fā)、保管。根據(jù)檔要求,認(rèn)真做好有保存價(jià)值文書材料的催辦、整理、立卷和檔工作。

3、根據(jù)平時(shí)立卷和年終組卷相結(jié)合的要求,文書員平時(shí)應(yīng)注意收集有關(guān)文件和資料檔,應(yīng)根據(jù)文件或資料的內(nèi)容,及時(shí)收入有關(guān)案卷夾內(nèi);按平時(shí)成的一項(xiàng)工作或一次會(huì)議,及時(shí)清理,立即裝訂成卷;年終按保管期限的規(guī)定,分個(gè)度、分級(jí)別、分問題分別立卷。

4、立卷時(shí)應(yīng)按要求分裝訂,寫明案卷標(biāo)題,卷內(nèi)文件以時(shí)間順序排列,卷內(nèi)目錄一式三份。

5、案卷在次年一季度向行政人事部檔,部門或個(gè)人不得繼保存。部門或個(gè)人需要繼使用的材料,應(yīng)先檔后借閱。

6、公司受上級(jí)部門獎(jiǎng)懲的資料,包括獎(jiǎng)狀、證書、通知等,收到材料的部門或個(gè)人,應(yīng)在收到資料的三天內(nèi)即將原件向行政人事部檔。檔后原件一般不予借用;如確需使用原件,應(yīng)辦理借用手并有期限。

7、名部門收到未經(jīng)登記的文件資料時(shí),應(yīng)及時(shí)向行政人事部補(bǔ)辦登記手。辦完的文件資料要有系統(tǒng)、完整,來文和復(fù)文要放在一起檔。

8、各部門互送文件、材料時(shí),由文件、材料制作部門立卷檔。幾個(gè)部門會(huì)辦的文件、材料,由主辦部門立卷檔。收發(fā)的文件、材料屬公司的,由行政人事部立卷檔。

9、文書檔案一般須將原件檔,重要材料一般不準(zhǔn)以復(fù)印件檔。

八、文書檔案的查閱:

1、凡查閱由本部門成檔后的文書檔案材料,需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意方可查閱。

2、凡因工作需要查閱由非本部門成檔后的文書檔案材料,需經(jīng)行政人事部主任批準(zhǔn)方可查閱。屬密級(jí)檔案材料,需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。

3、查閱文書檔案一般應(yīng)在行政人事部?jī)?nèi)進(jìn)行;如確需借出行政人事部,應(yīng)經(jīng)行政人事部主任同意并辦理借離手,一般應(yīng)在一周內(nèi)還。借離的文書檔案不得帶出公司,例外情況需經(jīng)行政人事部主任或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4、外位來本公司查閱或抄錄文書檔案材料時(shí),必須持介紹信,根據(jù)材料性質(zhì)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或行政人事部主任批準(zhǔn),到行政人事部辦理查閱或抄錄登記手續(xù)后,方可查閱。

5、查閱或借閱文書檔案者應(yīng)注意對(duì)文書檔案的保密和保護(hù),不得私自轉(zhuǎn)借、復(fù)印,不得向無關(guān)人員擴(kuò)散文書檔案的內(nèi)容,不得遺失、抽換、涂改、圈點(diǎn)、拆散,閱后應(yīng)及時(shí)還;行政人事部指定文書員必須按頁(yè)核對(duì),發(fā)現(xiàn)有上述情況,查閱或借閱者應(yīng)負(fù)完全責(zé)任。

九、文書檔案的交接、統(tǒng)計(jì)、保管:

1、行政人事部指定文書員或部門兼職文書員調(diào)動(dòng),均需辦移交手。

2、行政人事部指定文書員應(yīng)做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作,包括檔案的收進(jìn)、移出、銷毀、結(jié)存、整理、保管、鑒定、利用等內(nèi)容。

3、文書檔案的保管要做到防潮、防光、防塵、防蟲、防火、防盜,保持清潔,以保護(hù)檔案的完整無損,延長(zhǎng)檔案的使用壽命。

十、附則:

第3篇 企業(yè)文書管理規(guī)則規(guī)定

企業(yè)文書管理規(guī)則

□ 總則

第一條 目的

為使文書管理制度化,以增進(jìn)文書處理之品質(zhì)及效率,特訂定本規(guī)則。

第二條 范圍

本規(guī)則所稱文書管理,指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部 門)與外界來往的文書(包括電報(bào))及關(guān)系企業(yè)(含公司內(nèi)容)各部門間來往文書(包含簽呈),自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制。

□ 承辦部門

第三條 總收發(fā)部門

總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一辦理,各公司(工廠)所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理。總收發(fā)部門負(fù)責(zé)文書之收受及發(fā)送。

第四條 管理部門

(一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書,以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門;營(yíng)業(yè)、采購(gòu)、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門的文書,得以各該業(yè)務(wù)部門的最高主管部門為管理部門。

(二)各公司(工廠)所在地與外界來往屬地區(qū)性文書,以其所在地之經(jīng)理室或管理處(或總務(wù)部門)為管理部門。

(三)關(guān)系企業(yè)各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。

(四)管理部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對(duì)、監(jiān)印、檔案管理等事宜;文書未按規(guī)定處理者,管理部門不得受理。

第五條 主辦及會(huì)辦部門

(一)文書內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)主辦部門為該項(xiàng)文書的主辦部門,如有涉及其他部門時(shí),其他部門則為該項(xiàng)文書的會(huì)辦部門。

(二)本企業(yè)各類資料對(duì)外統(tǒng)一報(bào)送的主辦、會(huì)辦及提供部門。

□ 行文

第六條 行文類別

(一)函:發(fā)布規(guī)章或臨時(shí)性規(guī)定及對(duì)機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司行號(hào)、私人或關(guān)系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門間行文使用。

(二)公告:就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對(duì)象宣布時(shí)使用。

(三)便函:關(guān)系企業(yè)各公司、部門間或公司內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時(shí)使用。

(四)簽呈:下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用。

(五)電報(bào):業(yè)務(wù)處理須以電報(bào)行文時(shí)使用。

(六)表格式公文:政府機(jī)關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等,可依實(shí)際需要印為固定格式使用。

(七)其他:

1.司法文書依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?訴訟文書,依政府有關(guān)部門訴訟審議 委員會(huì)規(guī)定程序?qū)嵤?/p>

2.會(huì)議紀(jì)錄及例行表報(bào)等的發(fā)送不必行文。

第七條 行文名義、署名及印信借用

(一)對(duì)關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下:

1.以公司名義由董事長(zhǎng)署名蓋董事長(zhǎng)職章:

屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。

2.以公司名義由總經(jīng)理署名蓋總經(jīng)理職章:

對(duì)政府各部、會(huì)、局、署及其所屬一級(jí)、二級(jí)機(jī)構(gòu)或省政府、市政府及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)等之行文。

3.以公司名義由總經(jīng)理署名、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。

①對(duì)省政府、市政府所屬二級(jí)機(jī)構(gòu)等的行文。

②對(duì)當(dāng)?shù)厥?、縣政府及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)的行文。

③對(duì)稅務(wù)、金融機(jī)關(guān)的行文。

④總管理處各部、室、中心代表各公司對(duì)外的行文(但本款第六項(xiàng)另有規(guī)定者從其規(guī)定)。

4.以公司名義,由經(jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章。

對(duì)本款第二項(xiàng)所列以外的公家機(jī)構(gòu)或公民營(yíng)企業(yè)、法人團(tuán)體的行文。

營(yíng)業(yè)、資料、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)客戶、廠商之行文。

5.以部門名義,由廠處長(zhǎng)署名蓋廠處長(zhǎng)職銜簽字章。

營(yíng)業(yè)、資材、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)客戶、廠商的行文。

6.以部門名義蓋部門章:

①采購(gòu)部門對(duì)廠商的行文。

②人事、服務(wù)、訓(xùn)練、法律等部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)之權(quán)責(zé)范圍內(nèi)對(duì)公民營(yíng)事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)或個(gè)人的行文。

7.應(yīng)依本款第四項(xiàng)的名義、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位無經(jīng)理者,得蓋用公司公章行文。

8.因環(huán)境特殊或事實(shí)需要,須另行規(guī)定行文名義、署名及印信使用者,應(yīng)專案簽送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長(zhǎng)或總經(jīng)理核準(zhǔn)。

(二)關(guān)系企業(yè)各部門間應(yīng)以部門名義行文,并依下列規(guī)定簽署、用印:

1.正式行文者,以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之;以業(yè)務(wù)接洽便函行文者,由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人署名,蓋用部門章。

2.總管理處各部、室、中心對(duì)各公司行文的油印函件,蓋用部門章。

3.工務(wù)、資材、會(huì)計(jì)、總務(wù)等服務(wù)部門對(duì)其他部門的行文蓋部門章。

4.廠、處以上部門主管對(duì)其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。

(三)公告、人事通知單、聘任書、獎(jiǎng)狀、契約及依法令或特定業(yè)務(wù)(如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等),須加蓋公司或業(yè)務(wù)專用章的文件,均應(yīng)蓋章,并視業(yè)務(wù)需要依規(guī)定加蓋董事長(zhǎng)或總經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)的部門主管簽字章或私章。

(四)特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。

(五)需以對(duì)等身份的簽署人名義復(fù)文者,應(yīng)斟酌實(shí)情處理。

第八條 行文的判行權(quán)限

(一)以董事長(zhǎng)署名行文者,應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長(zhǎng)判行。

(二)以總經(jīng)理署名行文者,除總管理處各部室、中心代表各公司對(duì)外行文得由經(jīng)理(主任)判行者外,應(yīng)送各公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理判行。

(三)以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理判行。

(四)以部門名義由廠處長(zhǎng)署名行文者,應(yīng)由部門主管判行。

(五)以部門名義行文者,應(yīng)由部門主管判行。

(六)以公司名義蓋用公司公章行文者,應(yīng)由經(jīng)理級(jí)人員判行。

(七)因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要,如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義,須蓋用董事長(zhǎng)或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專用章者,行文時(shí)應(yīng)經(jīng)各該業(yè)務(wù)部門主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后始得為之。

(八)固定格式文書,應(yīng)由署名的主管于原稿判行后,授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門主管依式行文。

□ 文書處理程式

第4篇 某大學(xué)后勤集團(tuán)文書檔案管理規(guī)定

大學(xué)后勤集團(tuán)文書檔案管理規(guī)定

文書檔案是集團(tuán)工作運(yùn)行的記錄,是集團(tuán)實(shí)施有效管理的依據(jù)。文書檔案的管理是辦公室日常工作的重要組成部分。管理人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)謹(jǐn)、遵守保密制度,嚴(yán)格執(zhí)行文書檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定。為規(guī)范集團(tuán)文書檔案管理工作,特制訂本規(guī)定。

一、文書檔案管理的基本原則

文書檔案管理應(yīng)遵循集中管理與分散管理相結(jié)合的原則,以集中管理為主。

集團(tuán)各職能部門及各單位下發(fā)的紅頭文件及執(zhí)行辦理的公文應(yīng)在集團(tuán)黨政辦公室備案。

集團(tuán)職能部門和各單位辦公室分別負(fù)責(zé)文書檔案的管理,以便于及時(shí)利用和維護(hù)文書檔案的完整與安全。

保密性文書按照上級(jí)規(guī)定執(zhí)行。

二、歸檔文書的范圍

1.學(xué)校和上級(jí)部門簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件。

2.集團(tuán)各職能部門、各單位簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件。

3.各類請(qǐng)示、報(bào)告、通知、年度工作總結(jié)、工作計(jì)劃等。

4.會(huì)議記錄、紀(jì)要、決定、收發(fā)文記錄等。

5.與有關(guān)單位的往來信件、各種協(xié)議書、責(zé)任書、合同書等。

6.相關(guān)的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)。

7.具有查存價(jià)值的資料。

三、管理部門及職責(zé)

1.集團(tuán)黨政辦公室:負(fù)責(zé)學(xué)校和上級(jí)部門簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件、信函和集團(tuán)簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件以及各單位上報(bào)的請(qǐng)示、報(bào)告等文書檔案的管理。

負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)各單位文書檔案管理工作實(shí)施監(jiān)督檢查。

2.集團(tuán)各職能部門負(fù)責(zé)學(xué)校、上級(jí)有關(guān)部門和集團(tuán)簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件、信函等文書檔案以及本部門簽發(fā)文件的管理。

3.各單位辦公室負(fù)責(zé)學(xué)校、上級(jí)有關(guān)部門和集團(tuán)簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件、信函等文書檔案以及本單位簽發(fā)文件的管理。

4.各單位應(yīng)確定一名文件管理人員,負(fù)責(zé)本單位文件的管理與歸檔工作。

5.管理職責(zé)

⑴ 搜集、整理、立卷、鑒定、保管單位的文書檔案。

⑵ 積極開展文書檔案的提供與利用工作。

⑶ 進(jìn)行文書檔案鑒定與統(tǒng)計(jì)。

⑷ 保證文書檔案質(zhì)量,防止丟失、損壞。

四、文書檔案的點(diǎn)驗(yàn)

辦公室文件管理人員在文書檔案歸檔前應(yīng)按照下列要求對(duì)文書檔案進(jìn)行點(diǎn)驗(yàn):

1.檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺應(yīng)及時(shí)詢問遞交人進(jìn)行追查補(bǔ)齊。

2.對(duì)領(lǐng)導(dǎo)審批的文件,應(yīng)確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)簽署的意見是否已辦理,如已辦理,應(yīng)在辦理結(jié)果一欄簽字,并將相關(guān)文書合并統(tǒng)一歸檔。

3.歸檔文書應(yīng)具有擬稿人、審核人、行文部門負(fù)責(zé)人簽字,主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā),并注明簽發(fā)日期。

五、立卷

1.歸檔文件的種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

2.歸檔文書應(yīng)按照發(fā)文單位及類型進(jìn)行整理,每份文件的正件與附件、印件與定稿、批復(fù)與請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)與原件等分別歸在一起,不得分開,即正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;轉(zhuǎn)發(fā)在前,原件在后。

3.不同年度的文件不得放在一起立卷。跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),應(yīng)放在請(qǐng)示年度立卷;跨年度的計(jì)劃應(yīng)放在第一年立卷;跨年度的總結(jié)應(yīng)放在最后一年立卷。

4.卷內(nèi)文件應(yīng)按照發(fā)文時(shí)間先后順序,依次編寫公文份數(shù)及頁(yè)號(hào)。公文份數(shù)在每份公文的右上角填寫,頁(yè)號(hào)在公文右下角連續(xù)填寫。

5.卷內(nèi)應(yīng)放置目錄和備考表。目錄放在卷首, 備考表放在卷尾。

6.填寫完整檔案盒各項(xiàng)內(nèi)容,將整理好的公文,放入檔案盒存入文件柜。

六、歸檔管理

1.各單位文件管理人員應(yīng)在每年一月底前,將上一年度的文件整理歸檔,歸檔時(shí)應(yīng)按照立卷要求整理。

2.個(gè)人不能保存應(yīng)歸檔的公文。

3.擬制、修改和簽批的公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

4.歸檔文件除絕密級(jí)和注明不能翻印的以外,需翻印的須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。翻印時(shí),應(yīng)當(dāng)注明翻印單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。翻印的公文作為正式公文使用時(shí),應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制單位印章。

5.各單位應(yīng)設(shè)立專用文件柜,保持歸檔文件清潔,防止受潮、蟲蛀、腐蝕。

七、歸檔文書的借閱

1.借閱歸檔公文應(yīng)履行借閱手續(xù),填寫《檔案借(查)閱登記表》。借閱秘密級(jí)以上的公文須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2.原則上案卷不許借出,只供在辦公室查閱,需借出的須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室批準(zhǔn)。

3.借閱期限一般不超過十天,到期應(yīng)及時(shí)歸還。需延長(zhǎng)借閱時(shí)間的,應(yīng)經(jīng)辦公室主任同意。到期未還的,文件管理人員應(yīng)及時(shí)催促借閱人員歸還。

4.借閱歸檔公文的人員必須愛護(hù)檔案,不得擅自涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)制、拍攝、轉(zhuǎn)借檔案。

5.因工作需要復(fù)制檔案時(shí),必須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

6.借閱檔案歸還時(shí),文件管理人員應(yīng)當(dāng)面認(rèn)真查驗(yàn)檔案的完整性,發(fā)現(xiàn)遺失、損壞時(shí),應(yīng)查問借閱人員原因,并報(bào)辦公室主任。

7.集團(tuán)以外的單位借閱歸檔公文時(shí),須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意,并按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。

八、公文保存期

1.集團(tuán)、集團(tuán)黨委、集團(tuán)工會(huì)和各職能部門以及集團(tuán)各單位行文并下發(fā)的集團(tuán)內(nèi)部規(guī)章制度和機(jī)構(gòu)設(shè)置的通知、任命等類公文正在執(zhí)行期間均為保存期。

2.指導(dǎo)工作運(yùn)行類公文保存期為三年。

3.一般短期通知類公文保存期為一年。

九、公文的收回與銷毀

1.不具備歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)過辦公室主任批準(zhǔn)后,可不作為歸檔公文存檔。需銷毀時(shí),由文件管理人員填寫《文件銷毀清單》,注明銷毀的公文名稱、發(fā)文編號(hào)、份數(shù)、銷毀日期,批準(zhǔn)人和銷毀人應(yīng)簽名。

2.集團(tuán)、集團(tuán)黨委、集團(tuán)工會(huì)行文下發(fā)的公文由集團(tuán)黨政辦公室負(fù)責(zé)收回并銷毀。

集團(tuán)各職能部門行文下發(fā)的公文由本部門負(fù)責(zé)收回并銷毀。

各單位行文下發(fā)的公文由本單位辦公室負(fù)責(zé)收回并銷毀。

3.集團(tuán)黨政辦公室、各職能部門應(yīng)在每年一月份前對(duì)歸檔公文進(jìn)行清理,已到保存期的公文應(yīng)編寫收回與銷

毀公文的通知和目錄,明確應(yīng)收回和銷毀的公文發(fā)文編號(hào)、文件名稱、份數(shù)等。

收回的公文應(yīng)建立收文登記。

4.收回過期公文,文件管理人員應(yīng)填寫《文件銷毀清單》,銷毀人和監(jiān)督銷毀人應(yīng)在清單上簽名,并注明銷毀日期。

6.對(duì)銷毀的公文由行文部門負(fù)責(zé)留存一份以便查閱,并加蓋“作廢保存”印章。

十、電子文檔的處理

1.集團(tuán)黨政辦統(tǒng)一管理各單位電子文檔備案。

2.各單位應(yīng)有專人和專門設(shè)備,對(duì)各類公文和宣傳材料進(jìn)行電子文檔備案。

3.各單位每月月初將上一月的電子文檔交由集團(tuán)黨政辦統(tǒng)一備案。

十一、本規(guī)定由后勤集團(tuán)黨政辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第5篇 文書檔案管理規(guī)定辦法

文書檔案管理規(guī)定

一、根據(jù)上級(jí)關(guān)于貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施方法的決定和有關(guān)檔案工作的指示,結(jié)合本院實(shí)際,特制定本制度,以加強(qiáng)本院文書檔案工作。

二、堅(jiān)持檔案工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),集中管理”的原則,本院設(shè)文書檔案室和機(jī)要文書檔案員,由院辦公室領(lǐng)導(dǎo),統(tǒng)一管理本院的文書檔案。

三、機(jī)要文書檔案員簡(jiǎn)稱機(jī)要文書,要認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家的方針、政策,貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)章制度,積極學(xué)習(xí)檔案科技知識(shí),刻苦鉆研檔案業(yè)務(wù),不斷提高檔案業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量,以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度對(duì)待檔案工作,保證工作任務(wù)的完成。無特殊情況,機(jī)要文書檔案人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。

四、機(jī)要文書不僅具體管理文書檔案和檔案室,而且負(fù)責(zé)對(duì)本院各業(yè)務(wù)部門的文件資料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),并從實(shí)際出發(fā),制訂、補(bǔ)訂或修訂必要的規(guī)章制度,加強(qiáng)文書檔案和檔案室的管理基礎(chǔ)工作。

五、檔案室應(yīng)做好文書檔案的收集和接收工作。并應(yīng)于每年四月份前將上年具有保存價(jià)值的文件資料進(jìn)行歸檔。

有保存價(jià)值的文件資料,是指具有現(xiàn)實(shí)查考使用價(jià)值和對(duì)學(xué)院改革、發(fā)展、建設(shè)等辦學(xué)建?；顒?dòng)有研究?jī)r(jià)值的文件資料。

六、各業(yè)務(wù)部門應(yīng)主動(dòng)在每年第一季度內(nèi)將具有保存價(jià)值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個(gè)人既不得把規(guī)定不歸檔的資料擅自歸檔,又不得把具有保存價(jià)值的文件資料據(jù)為已有,或者拒絕歸檔。

七、送文書檔案室的文件資料應(yīng)符合下列要求:

⒈ 歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復(fù)印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶,都必須齊全完整。

⒉ 歸檔的書面文件資料手寫文稿,不得用圓珠筆、復(fù)寫筆、彩色筆書寫,不得采用紅墨水書寫。出現(xiàn)上述情況,機(jī)要文書應(yīng)及時(shí)要求有關(guān)部門或人員進(jìn)行重抄或復(fù)制。

八、機(jī)要文書應(yīng)對(duì)移送到文書檔案室的外來文件資料和本院在工作活動(dòng)中形成的全部檔案進(jìn)行科學(xué)的分類、加工整理和保管。對(duì)每年進(jìn)入檔案室的檔案必須及時(shí)進(jìn)行整理、編目和續(xù)排等工作。

九、檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)工作,對(duì)檔案的進(jìn)入、移出、保管、改進(jìn)、修補(bǔ)、銷毀和利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),并按照上級(jí)規(guī)定,報(bào)送檔案基本情況統(tǒng)計(jì)表。

必要時(shí),此項(xiàng)工作可在秘書和綜合統(tǒng)計(jì)人員協(xié)助下完成。

十、機(jī)要文書應(yīng)編制本院的《檔案資料期限表》,經(jīng)校主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后執(zhí)行。

十一、本院應(yīng)定期對(duì)超過保管期限的檔案資料進(jìn)行鑒定。鑒定檔案資料必須在院辦公室主任的主持下,組成專門鑒定小組進(jìn)行,鑒定工作結(jié)束后,應(yīng)提出工作報(bào)告,并對(duì)經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案資料進(jìn)行登記造冊(cè),報(bào)送院長(zhǎng)或經(jīng)主管院領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后銷毀。

十二、檔案室應(yīng)力求逐步做到有能夠最大限度地保持檔案資料長(zhǎng)期完整性的保管條件的技術(shù)組織措施。有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防丟失、防撕頁(yè)或換頁(yè)、防隨意涂改和防斑點(diǎn)、褪色或字跡模糊等的設(shè)施。

機(jī)要文書要定期檢查存放檔案室內(nèi)的檔案資料狀況,對(duì)字跡模糊、變質(zhì)、損壞、破碎的檔案資料必須及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)、修補(bǔ)或復(fù)制。

十三、機(jī)要文書應(yīng)編制檔案室存放的檔案資料的《檔案目錄》、《案卷文件目錄》和有關(guān)專題目錄,建立檔案資料目錄總冊(cè)。

十四、檔案室應(yīng)利用總存檔案編寫各種參考資料,主動(dòng)開展檔案利用工作,為學(xué)院的管理、改革、發(fā)展建設(shè)服務(wù),并注意掌握檔案的利用效果。

十五、應(yīng)建立檔案室管理制度,檔案室保密制度,檔案室借閱制度等。

十六、檔案室對(duì)本院形成文件需要收集兩份,匯集起來,編訂成冊(cè),一套作立卷歸檔,一套供利用(查閱、摘錄、復(fù)制),以保證檔案的安全和方便利用。

十七、對(duì)上級(jí)規(guī)定移交的檔案,必須按照上級(jí)要求及時(shí)辦理移交手續(xù),做好檔案連同案卷目錄等移交工作。

十八、對(duì)上級(jí)發(fā)下的文件及其復(fù)制件,需要借給或送給國(guó)內(nèi)的其他單位,必須報(bào)請(qǐng)發(fā)文單位書面批準(zhǔn),對(duì)本院形成的文件,需要與國(guó)內(nèi)的其他單位交流或交換,⑴對(duì)于規(guī)章制度,可通過學(xué)院檔案室統(tǒng)一辦理,其他部門和人員不得擅自處理;⑵對(duì)學(xué)院的規(guī)劃、計(jì)劃、工作總結(jié)等文件材料,必須經(jīng)院長(zhǎng)簽準(zhǔn)后,由學(xué)院檔案室統(tǒng)一對(duì)外辦理。

十九、不論是上級(jí)發(fā)下的文件及其復(fù)制件,還是本院的文件及其復(fù)制件,凡對(duì)國(guó)外單位和個(gè)人借閱、交換等,必須報(bào)請(qǐng)上級(jí)主管機(jī)關(guān)書面批準(zhǔn)后才能通過檔案室辦理。

二十、任何部門和個(gè)人利用檔案資料,未經(jīng)院長(zhǎng)或上級(jí)機(jī)關(guān)書面批準(zhǔn),不得擅自公布。

二十一、對(duì)檔案的收集、整理、利用服務(wù)、保護(hù)和管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化,以及信息資源的開發(fā)等,做出顯著成績(jī)的部門和個(gè)人,學(xué)院予以獎(jiǎng)勵(lì)。

二十二、對(duì)損毀、丟失和擅自抄錄、復(fù)制、偽造、涂改、撕(換)頁(yè)、外傳或外送、公布檔案者及玩忽職守者,必須依據(jù)性質(zhì)和情節(jié)予以行政處分或賠償損失。屬于《中華人民共和國(guó)檔案法》第二十四條所列行為者,按規(guī)定辦理。

二十三、機(jī)要文書檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),必須在離開本崗前辦好交接手續(xù)。