第1篇 工程檔案管理規(guī)定范文
工程檔案管理規(guī)定(詳本公司文件檔案管理規(guī)定)
1 工程文件內(nèi)部流程:
注:工程部設(shè)專人(資料信息員)對(duì)工程檔案進(jìn)行管理。
2 存檔前需檢查是否所有傳閱的人都已簽閱;需跟進(jìn)的工作是否已經(jīng)完成。
3 工程文件按照分類進(jìn)行存檔。每份文件存檔前需登記,以方便查閱。
4 項(xiàng)目實(shí)行檔案統(tǒng)一管理制度,除因保密性要求的檔案外,所有工程檔案都按照類別存檔,供員工在有需要時(shí)查閱。
5 查閱檔案過(guò)程中不得弄亂文件夾擺放順序和文件存檔順序,亦不得隨意將文件抽出后不還原。保密性檔案(詳檔案管理的相關(guān)規(guī)定)原則不可借閱,如需借閱則必須按本公司檔案管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
6 工程檔案只可調(diào)閱,如需復(fù)印檔案文件,必須辦理相關(guān)批準(zhǔn)手續(xù);抽出文件前需做出記號(hào)以便復(fù)印完畢后放回原處。
7 如果需要將檔案夾/文件留在手中使用一段時(shí)間,請(qǐng)?jiān)诳粘鑫恢蒙腺N/放置簽名標(biāo)簽,以便其他同事急需時(shí)知道文件下落。
8 工程檔案屬于公司所有,未經(jīng)允許,任何人不得將檔案文件給公司以外的其他人翻閱、復(fù)印。如有違反,將視其情節(jié)輕重給予警告或嚴(yán)重警告處分,直至追究法律責(zé)任。
第2篇 地產(chǎn)公司工程檔案資料管理規(guī)定
地產(chǎn)公司工程檔案資料管理規(guī)定
為了規(guī)范工程檔案資料的管理,確保工程資料的保護(hù)和利用,依據(jù)檔案管理 規(guī)范,結(jié)合公司工程檔案管理實(shí)際情況,特對(duì)工程檔案資料管理制度做修訂如下 :
第一條 總則
為了加強(qiáng)我司工程技術(shù)檔案歸檔管理工作,統(tǒng)一工程技術(shù)檔案資料的歸檔要 求及標(biāo)準(zhǔn),遵照國(guó)家相關(guān)技術(shù)檔案管理的規(guī)定,特制定《工程技術(shù)檔案歸檔管理 細(xì)則》(以下簡(jiǎn)稱細(xì)則)。
第二條 工程技術(shù)檔案的范圍
工程技術(shù)檔案是指我公司在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的、按規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔保存的 各種載體形式的技術(shù)文件材料及相關(guān)圖紙。
第三條 工程技術(shù)檔案管理責(zé)任人
1、工程技術(shù)檔案管理工作由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織開(kāi)展并管理保存。
2、各相關(guān)部門(指工程部和設(shè)計(jì)部)要指定專職人員負(fù)責(zé)本部門的工程技術(shù) 檔案管理。檔案管理人員應(yīng)按本細(xì)則的相關(guān)要求,切實(shí)履行各自職責(zé),對(duì)工程技 術(shù)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理和合理化利用,按期將歸檔內(nèi)容移交給總經(jīng)理辦公室。此 項(xiàng)工作應(yīng)納入各相關(guān)部門的工作日程,作為工程項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容和依據(jù)。
第四條 歸檔范圍
1、對(duì)工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià) 值的各種載體文件,均應(yīng)收集齊全,整理立卷后歸檔。
2、公司工程技術(shù)檔案的具體歸檔范圍詳附錄a。
3、竣工圖分為三類,第一類為單體竣工圖(包括建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通等 個(gè)相關(guān)專業(yè)),一式兩套,分別由工程部提交檔案館及物業(yè);第二類為零星的竣 工圖(如:裝修、幕墻等),由預(yù)算部會(huì)同竣工結(jié)算資料一同報(bào)公司存檔;第三 類為室外管網(wǎng)竣工圖,一式四套,由工程部提交物業(yè)及公司檔案室各一份。
第五條 歸檔方法和內(nèi)容
1、公司工程技術(shù)檔案采取按工程項(xiàng)目分類的方法進(jìn)行備案歸檔,每個(gè)項(xiàng)目的 檔案內(nèi)容包括三部分:
a、各相關(guān)部門移交給公司的各種載體形式的工程技術(shù)文件資料及相關(guān)圖紙, 主要范圍詳附錄a。
b、工程部移交城建檔案館的竣工資料,主要范圍詳附錄b。
c、工程部移交物業(yè)的竣工資料,主要范圍詳附錄c。
2、為了便于統(tǒng)一管理,工程相關(guān)部門負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)工程的證件及批文的原 件,掃描備份后統(tǒng)一交總經(jīng)理辦公室檔案管理人員備案登記并歸檔。
3、工程部移交城建檔案館的竣工資料,必須備份一套交公司存檔。
第六條 歸檔要求
1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。若為復(fù)印件應(yīng)指名原件存放處,并加蓋部門紅 圖章。
2、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確,與工程實(shí)際相符合。
3、歸檔的工程文件應(yīng)采用碳素墨水或簽字筆書(shū)寫(xiě)。字跡清楚,圖樣清晰,圖 表整潔,簽字蓋章手續(xù)完備。
4、工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格為a4幅面。
5、所有竣工圖均應(yīng)加蓋新的竣工圖章(50mm×80mm),示例如下:
竣工圖
施工單位
編制人 審核人
技術(shù)負(fù)責(zé)人 編制日期
監(jiān)理單位
總監(jiān) 現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理
6、竣工圖章應(yīng)使用不易退色的紅印泥,應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方的空白處。
7、利用施工圖改繪的竣工圖,要求制作竣工圖的單位必須圈出修改范圍,并 標(biāo)明變更修改依據(jù);凡有重大改變,或變更部分超過(guò)圖面的1/3的,應(yīng)當(dāng)重新繪制 竣工圖。
第七條 單體工程檔案移交
各單體工程竣工后,所有需要移交物業(yè)備案的資料,應(yīng)統(tǒng)一交給項(xiàng)目部檔案 管理員登記,由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)組織移交物業(yè),并做好移交登記手續(xù)。移交登記手續(xù) 應(yīng)包括移交內(nèi)容的目錄及交接人員簽字,在移交物業(yè)同時(shí)將移交手續(xù)的登記備份 交由總經(jīng)理辦公室檔案管理人員存檔。
第八條 立卷要求
1、組卷
(1)各相關(guān)部門名稱及代碼,統(tǒng)一按簡(jiǎn)稱的每個(gè)字的拼音首位大寫(xiě)字母組合 而成。例如:設(shè)計(jì)部為s,工程部為g,以此類推。
(2)各相關(guān)部門按上述要求的代碼進(jìn)行編冊(cè)組卷(以卷、冊(cè)、盒為主要形式 ),可據(jù)實(shí)際情況將歸檔材料和收、發(fā)文分開(kāi)再行細(xì)化。卷內(nèi)要有卷內(nèi)文件目錄 及備考表。卷內(nèi)所有文件需要裝訂成冊(cè)。
(3)待工程階段性竣工完成后,或達(dá)到一定時(shí)間后由各部門資料員填寫(xiě)好本 部門的卷內(nèi)目錄、備考表和案卷總目錄移交給總經(jīng)理辦公室檔案管理人員。各部 門檔案管理人員應(yīng)對(duì)立卷歸檔工作全面負(fù)責(zé)。
(4)案卷總目錄為移交的本工程所有卷冊(cè)名稱,由本部門資料員統(tǒng)一編寫(xiě)。
(5)總經(jīng)理辦公室檔案管理人員需對(duì)案卷總目錄進(jìn)行匯總整理,形成系統(tǒng)完 整的目錄資料。案卷總目錄中的“案卷號(hào)”由總經(jīng)理辦公室檔案管理人員統(tǒng)一編 制,并通知部門資料員校核。
2、編目
(1)編制卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定:
卷內(nèi)文件均按有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編號(hào),每卷按年度單獨(dú)編號(hào),頁(yè)號(hào)從“1”開(kāi) 始;
頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置:單面書(shū)寫(xiě)的文件在右下角,雙面書(shū)寫(xiě)的文件,正面在右下角 ,反面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角;
成套圖紙自成一卷的,原目錄可代替卷內(nèi)目錄,不必重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。
(2)卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:
卷內(nèi)目錄式樣宜符合本細(xì)則附錄d的要求。
序號(hào):以一份文件為單位,用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。
文件編號(hào):填寫(xiě)工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)。
文件題名:填寫(xiě)文件主體全稱。
日期:填寫(xiě)文件形成的日期,包括年月日。如:2007.2.4。
頁(yè)數(shù):每份文件有幾頁(yè)背面有文字的也算一頁(yè))。
頁(yè)號(hào):卷內(nèi)每份文件第1頁(yè)所在之頁(yè)的編號(hào)。
卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前。
(3)卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:
卷內(nèi)備考表的式樣宜符合本細(xì)則附錄e的要求。
本卷情況說(shuō)明:填寫(xiě)卷內(nèi)文件借閱、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況 ,案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,由有關(guān)的檔案管理人員填寫(xiě)并簽名,標(biāo)注時(shí) 間。沒(méi)有需要說(shuō)明的事項(xiàng)可不必填
寫(xiě)說(shuō)明。
另需標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁(yè)數(shù)、各類文件頁(yè)數(shù)(照片張數(shù))。
卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁(yè)之后。
(4)案卷總目錄中的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:
案卷總目錄的式樣宜符合下列要求。
案卷號(hào):以一本案卷為單位,內(nèi)容包括部門、項(xiàng)目、時(shí)間、序列號(hào)4個(gè)要素, 如“g-翠竹園-2006-1”。
案卷名稱:包括案卷主要內(nèi)容,分卷序號(hào)等,如“工程聯(lián)系單_建筑_第一分 冊(cè)”。
責(zé)任人:提供檔案的部門資料員。
編制人:總經(jīng)理辦公室檔案管理人員。
(注:以上所有表格同行政《檔案管理制度》表格)
第九條 歸檔時(shí)間和手續(xù)
1、歸檔時(shí)間
(1)每一工程項(xiàng)目的立卷歸檔,應(yīng)在該階段性項(xiàng)目全部竣工結(jié)束(移交物業(yè) )后兩個(gè)月內(nèi)完成。
(2)具體的文件移交歸檔時(shí)間參照附錄a。
2、歸檔手續(xù)
各相關(guān)部門的檔案管理員在辦理檔案移交時(shí),均需登記并簽收。
附錄10-1:工程技術(shù)文件歸檔范圍及移交時(shí)間
附錄10-2:工程技術(shù)文件歸檔范圍及移交時(shí)間
附錄11:報(bào)送南京市城建檔案館的竣工資料
第3篇 基建處工程檔案資料管理實(shí)施規(guī)定
基建處工程檔案資料管理實(shí)施辦法
一.認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》,以及黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的方針、政策,努力做好基建檔案歸檔工作。
二.檔案資料的收集范圍,凡屬新建、改建、擴(kuò)建的房屋,從設(shè)計(jì)資料,上級(jí)部門對(duì)項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告及擴(kuò)初設(shè)計(jì)的批復(fù),地質(zhì)鉆探資料,小區(qū)規(guī)劃、土方平衡,室外標(biāo)高、外水、外電、下水,道路駁岸,初步設(shè)計(jì),擴(kuò)大初步設(shè)計(jì),施工預(yù)算,招投標(biāo)工作文件,開(kāi)工報(bào)告,測(cè)量定位記錄,各類合同及附件,工程協(xié)議書(shū),圖紙會(huì)審記錄,修改設(shè)計(jì)資料,設(shè)計(jì)變更與工程洽商資料,監(jiān)理文件,施工日志,審計(jì)結(jié)論及相關(guān)財(cái)務(wù)資料,各種驗(yàn)收證件,檢測(cè)報(bào)告,材料設(shè)備的合格證及說(shuō)明書(shū),竣工圖,隱蔽工程圖,室內(nèi)設(shè)備安裝資料和圖紙,竣工結(jié)算,財(cái)產(chǎn)移交手續(xù)及其它需要存檔的文件資料。
三.檔案資料統(tǒng)一由資料管理員收集整理、歸檔,各類資料的經(jīng)辦人都必須主動(dòng)將原件資料交資料室存檔。資料室所存放的所有資料,不論是內(nèi)部還是外部人員來(lái)查閱時(shí),均必須辦理手續(xù),隨查隨還,不得任意攜出室外。特殊情況必需借出時(shí),由處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),限期交還。若有丟失,除須作出書(shū)面檢討外,還視其情節(jié)處以100-500元賠償。
四.凡屬訂購(gòu)、采購(gòu)各類書(shū)籍資料,由基建處統(tǒng)一辦理,所需數(shù)量由處領(lǐng)導(dǎo)審批決定。需借閱使用,或因工作需要長(zhǎng)期使用者,統(tǒng)一由資料室編目登記,使用者應(yīng)及時(shí)歸還或辦理移交手續(xù)。若有丟失損壞,視其情節(jié)處以賠償。
五.資料室管理人員,要認(rèn)真做好基建檔案資料的收集,整理鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。
六.妥善保存好圖片資料、建筑模型。對(duì)已竣工項(xiàng)目的基建檔案資料,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)有關(guān)部門辦理竣工驗(yàn)收手續(xù),各種資料應(yīng)及時(shí)歸檔。經(jīng)資料員收集、整理并按規(guī)定裝訂成冊(cè)后,送交檔案館內(nèi)存檔。
七.歸檔的文字材料必須用不易褪色的具有較長(zhǎng)保管時(shí)間的黑色、蘭黑繪圖書(shū)寫(xiě)墨水,而不應(yīng)用紅色墨水、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆、圓珠筆等。
八.檔案管理工作人員應(yīng)努力收集歸檔文件、資料,工作人員應(yīng)積極協(xié)助,主動(dòng)配合,做到基建檔案完整、準(zhǔn)確、無(wú)遺失。
