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第1篇 辦公場所管理規(guī)定范本
辦公場所管理規(guī)定
一、辦公室機要規(guī)定:
⑴、辦公桌上不準(zhǔn)擺放機要文件和布控圖表;
⑵、墻面上不準(zhǔn)無遮擋暴露緊急事件工作流程圖和處理程序;
⑶、機要文件的草稿紙應(yīng)立即銷毀,不準(zhǔn)亂丟;
⑷、各類記錄本不準(zhǔn)亂放,一律置于文件柜內(nèi)固定地方;
⑸、未經(jīng)允許不準(zhǔn)在辦公室內(nèi)翻動辦公用品和各種文件;
⑹、所有部門或公司公文、質(zhì)量管理文件、專用圖表等嚴(yán)禁外借;
⑺、未經(jīng)部門同意,任何人嚴(yán)禁將所有的機要文件及其復(fù)印件帶回家。
二、辦公室紀(jì)律規(guī)定:
⑴、不準(zhǔn)在工作時間內(nèi)吸煙、不準(zhǔn)閑談、不準(zhǔn)看書報;
⑵、任何人不準(zhǔn)在工作時間內(nèi)在辦公室接待親朋好友;
⑶、不準(zhǔn)把衣物搭在椅背上,私人衣物、物件等全部存放在衣柜中;
⑷、辦公桌上不準(zhǔn)置放食物以及帶有包裝的飲料等;
⑸、各類商品、私人購置物品不準(zhǔn)攜帶進(jìn)入辦公室;
⑹、管理人員離開辦公室要在白板上注明去向和時限。
三、辦公室值班人員必須堅守崗位,離開而誤事;
四、辦公室內(nèi)務(wù)管理規(guī)定:
⑴、辦公室衛(wèi)生由文員負(fù)責(zé)指派人打掃;
⑵、辦公室人員必須保持室內(nèi)清潔、整齊,辦公用品擺放有序;
五、上所列條款若有違反一律以輕度過失處理(員工守則中已有規(guī)定的除外)。
第2篇 辦公場所安全管理規(guī)定
1范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了辦公場所的辦公室、計算機房、財務(wù)室、檔案室、停車場(庫)、會議室等安全管理職責(zé)和要求。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于本公司辦公場所的安全管理。
2管理職能
2.1 各單位行政后勤部門負(fù)責(zé)辦公場所的室外區(qū)域和室內(nèi)公共區(qū)域(停車場(庫)、公用會議室、樓道過道等)的安全管理;負(fù)責(zé)辦公場所一般辦公設(shè)施、設(shè)備、用具的安全管理;
2.2各單位廠長(經(jīng)理)辦公室負(fù)責(zé)安排辦公場所節(jié)假日的值班;
2.3各單位安保部門負(fù)責(zé)對辦公場所安全管理的監(jiān)督檢查;
2.4各部門負(fù)責(zé)所屬辦公場所的安全管理。
3 管理內(nèi)容與要求
3.1一般安全要求
3.1.1 辦公室必須建立安全工作責(zé)任制,指定專人負(fù)責(zé)本室安全保衛(wèi)工作。
3.1.2下班后,最后離開者應(yīng)對本室進(jìn)行認(rèn)真檢查,關(guān)閉電燈及其他電器、關(guān)好門窗后離開辦公室。
3.1.3 辦公室的門窗應(yīng)保持完好、牢固。
3.1.4 辦公室內(nèi)各種文件、資料、報表應(yīng)按保密制度管理,嚴(yán)防失密。財會現(xiàn)金按銀行規(guī)定限額,存放于保險柜內(nèi)。個人的現(xiàn)款和貴重物品,不得存放在辦公室內(nèi)。
3.1.5 嚴(yán)禁將易燃易爆、劇毒物品帶入辦公室內(nèi)。
3.1.6 辦公場所內(nèi)的設(shè)備設(shè)施等應(yīng)定置擺放,通道以及暖氣、電氣設(shè)施上以及電氣柜內(nèi)、消防卷簾門下不得放置任何物品。
3.1.7 辦公室鑰匙不得轉(zhuǎn)借,人員調(diào)出要及時收回。
3.1.8 逢節(jié)、假日,各單位應(yīng)安排專人值班,并進(jìn)行嚴(yán)格檢查,并保存記錄。
3.2電氣安全要求
3.2.1辦公室內(nèi)嚴(yán)禁使用電爐、電水壺等電加熱器具;嚴(yán)禁私拉電線,隨意安裝電器設(shè)備;嚴(yán)禁隨意對設(shè)備斷電、更改設(shè)備供電線路。
3.2.2辦公場所在電器設(shè)備應(yīng)明確管理責(zé)任人,大功率電加熱器和專用電工用具應(yīng)明確使用人員,使用前應(yīng)進(jìn)行安全檢查,發(fā)現(xiàn)問題停止使用并立即報修;電氣設(shè)備設(shè)施應(yīng)符合安全技術(shù)要求。
3.2.3 各單位應(yīng)明確辦公場所電氣管理部門,配置維修電工負(fù)責(zé)電氣維修檢查,任何其他人員不得擅自進(jìn)行電氣作業(yè);有變配電設(shè)備設(shè)施的,應(yīng)單獨設(shè)立變配電室,配置值班電工。
3.3消防要求:
3.3.1必須依照國家有關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn),安裝配備有效的消防設(shè)施和器材,設(shè)施和器材必須符合有關(guān)消防技術(shù)規(guī)范要求。
3.3.2建立消防栓、滅火器等消防設(shè)施和器材配備示意圖或清單,包括配備位置、型號和數(shù)量等;滅火器材應(yīng)定置存放,有器材編號。
3.3.3消火栓、滅火器應(yīng)在檢驗有效期內(nèi),每月對消防設(shè)施和滅火器進(jìn)行合格檢查,并填寫和保存檢查記錄。
3.3.4不得隨意移動消防設(shè)施和消防器材,變動消防系統(tǒng)工作狀態(tài)、確需移動或變動時,應(yīng)通過安保部門批準(zhǔn);消火栓、滅火器前方不準(zhǔn)堆放物品和雜物,用過的滅火器不應(yīng)放回原處。
3.3.5辦公場所應(yīng)劃定吸煙區(qū),并放置煙缸等用于煙頭熄滅的裝置;嚴(yán)禁在吸煙區(qū)外吸煙,嚴(yán)禁煙頭未熄滅人員離開現(xiàn)場。
3.3.6安全出口、應(yīng)急疏散和照明設(shè)施應(yīng)保持完好,定期檢查并保持記錄。
3.3.7應(yīng)定期進(jìn)行消防演習(xí)、消防常識培訓(xùn)、消防設(shè)備使用培訓(xùn)。
3.3.8如發(fā)現(xiàn)消防安全隱患,應(yīng)即時采取措施解決,不能解決的應(yīng)及時向相關(guān)負(fù)責(zé)人員提出解決。
3.3.9應(yīng)委托有資質(zhì)的機構(gòu),每年對辦公樓進(jìn)行一次消防設(shè)施檢測,并保存檢測報告。
3.4環(huán)境、健康要求
3.4.1辦公室保持整潔、衛(wèi)生,通風(fēng)良好;定期消毒,防止傳染病傳播。
3.4.2辦公室裝飾應(yīng)由具有資質(zhì)的單位進(jìn)行,裝修材料等應(yīng)符合國家消防和健康環(huán)保標(biāo)準(zhǔn),裝修后應(yīng)對室內(nèi)空氣質(zhì)量進(jìn)行檢測,達(dá)標(biāo)后方能投入使用。
3.4.3集中空調(diào)通風(fēng)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)保持清潔、并由專業(yè)機構(gòu)的專業(yè)技術(shù)人員定期清洗,并保存清洗記錄;每年應(yīng)委托有資質(zhì)的機構(gòu)至少進(jìn)行1次衛(wèi)生狀況檢測,并保存檢測報告。
3.4.4集中空調(diào)應(yīng)適時開啟,夏季氣溫低于26℃時,原則上不開啟空調(diào)?？照{(diào)設(shè)置溫度夏季應(yīng)控制在26℃或以上。
3.4.5在辦公時間,辦公室內(nèi)禁止植物殺蟲作業(yè)及產(chǎn)生異味、噪聲的施工。
3.4.6應(yīng)按產(chǎn)品說明書的要求,對飲用水凈水加熱裝置的過濾裝置進(jìn)行定期更換;每年應(yīng)委托有資質(zhì)的機構(gòu)至少進(jìn)行1次衛(wèi)生狀況檢測,并保存檢測報告。
3.5室外區(qū)域的要求
3.5.1室外空調(diào)機組、室外照明設(shè)施等應(yīng)安裝牢固,支架無嚴(yán)重銹蝕和變形現(xiàn)象,固定螺栓無松動現(xiàn)象;電線無破損、不松弛;燈具和燈管不松動、無脫落現(xiàn)象。
3.5.2窗臺、露臺等處不得放置花盆及其他無固定措施的物品,防止遇外力或大風(fēng)墜落傷人。
3.5.3應(yīng)規(guī)定室外通道的車流、人流走向,有條件的路段應(yīng)實行人車分流;應(yīng)對進(jìn)出辦公場所的機動車輛進(jìn)行引導(dǎo),使其規(guī)范停車,車輛限速15公里/小時;視線受到遮擋的轉(zhuǎn)彎處應(yīng)設(shè)置凸面鏡。
3.5.4下雨時,辦公場所進(jìn)口處應(yīng)放置防滑標(biāo)志牌,并設(shè)有放置雨傘的裝置,保持地面整潔、干燥。
除上述通用要求以外,財務(wù)室、檔案室、計算機房、停車場(庫)、會議室應(yīng)符合以下安全管理要求:
3.6財務(wù)室的要求
3.6.1財務(wù)室及現(xiàn)金存放處應(yīng)安裝防盜門,設(shè)置防盜報警系統(tǒng),如處較低樓層的宜加裝可開啟式防盜窗。各類安防設(shè)施應(yīng)定期檢查,并保存記錄。
3.6.2財務(wù)部門保存現(xiàn)金必須設(shè)置保險柜,保險柜與地面要有牢固的連接,保險柜鑰匙必須由負(fù)責(zé)人隨身攜帶,妥善保管。
3.6.3庫存現(xiàn)金不得超過銀行規(guī)定的限額,下班前將超額部分送存銀行。
3.7 檔案室的要求
3.7.1檔案室應(yīng)安裝防盜門,設(shè)置防盜報警系統(tǒng),如處較低樓層的還應(yīng)加裝防盜窗。各類安防設(shè)施應(yīng)定期檢查,并保存記錄。
3.7.2非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)不應(yīng)進(jìn)入檔案室。
3.7.3較重的資料宜存放在底層;超過2m的資料柜應(yīng)設(shè)置取物梯臺。
3.7.4室內(nèi)不應(yīng)使用照明、電腦以外的電氣;不準(zhǔn)使用碘鎢燈和超過60w以上白熾燈等高溫照明燈具。
3.7.5懸掛明顯的禁煙、禁火等標(biāo)示;嚴(yán)禁將任何火種帶入室內(nèi),任何人不準(zhǔn)在檔案室內(nèi)吸煙。
3.8計算機房的要求
3.8.1工作人員、到訪人員出入應(yīng)登記;禁止帶領(lǐng)與機房工作無關(guān)的人員進(jìn)出機房;禁止與機房工作無關(guān)的人員直接或間接操縱機房任何設(shè)備。
3.8.2禁止在無人看管下在機房中使用高溫、熾熱、產(chǎn)生火花的用電設(shè)備;在使用功率超過特定瓦數(shù)的用電設(shè)備前,必須得到機房管理人員批準(zhǔn),并在保證線路保險的基礎(chǔ)上使用;外
來人員需要用電的,必須得到機房管理人員允許,并使用安全和對機房設(shè)備影響最少的供電方式。
3.8.4在外部供電系統(tǒng)停電時,機房工作人員應(yīng)全力配合完成停電應(yīng)急工作。
3.8.5機房門口設(shè)置“機房重地,閑人免進(jìn)”的標(biāo)識,機房內(nèi)設(shè)置相關(guān)的安全標(biāo)識,包括預(yù)防觸電等;標(biāo)識應(yīng)齊全、完好。
3.8.6機房除紙介質(zhì)等易燃物質(zhì)外,禁止使用水,干粉或泡沫等易產(chǎn)生二次破壞的滅火劑。
3.8.7機房使用的磁盤柜、磁帶柜、終端點等輔助設(shè)備應(yīng)是難燃材料和非燃材料,應(yīng)采取防火、防潮、防磁、防靜電措施;機房內(nèi)所使用的紙,磁帶和膠卷等易燃物品要放置于金屬柜內(nèi)。
3.8.8每季度應(yīng)徹底清除ups不間斷電源機內(nèi)的積塵,并保存記錄。
3.8.9在危險性高的位置應(yīng)張貼相應(yīng)的安全操作方法、警示以及指引,實際操作時應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行。
3.8.10應(yīng)定期檢查機房的溫、濕度情況,并保存記錄;應(yīng)注意天氣對機房的影響,下雨天時應(yīng)及時主動檢查和關(guān)閉窗戶、檢查去水通風(fēng)等設(shè)施。
3.9 停車場(庫)安全管理
3.9.1停車場(庫)必須有專職保安或車管員24小時值班,并建立相應(yīng)的崗位職責(zé);采用自動管理系統(tǒng)的,現(xiàn)場應(yīng)設(shè)置監(jiān)控系統(tǒng)和緊急報警電話,并設(shè)專人在監(jiān)控室負(fù)責(zé)監(jiān)控。
3.9.2停車場(庫)內(nèi)按消防要求設(shè)置消防設(shè)施,配備滅火器,由專人定期檢查維修,并保存記錄。
3.9.3停車場(庫)車行道路須做好行車線、停車位(分固定和臨時)、禁停、轉(zhuǎn)彎、限速、減速、消防等標(biāo)識,并在主要車行道轉(zhuǎn)彎處安裝凸面鏡;車輛之間保持一定的安全疏散距離。
3.9.4各部位安全出口和疏散標(biāo)志齊全,并張貼安全出口和消防通道示意圖;安全出口門應(yīng)完好無破損,能關(guān)閉自如;安全出口和消防通道嚴(yán)禁堵塞或變相用作其他用途,保持暢通。
3.9.5停車場(庫)內(nèi)張貼提示標(biāo)識,提醒駕駛?cè)藛T不要將貴重物品、重要文件等遺留在車輛內(nèi),離車時應(yīng)鎖好門窗等。
3.9.6在停車場(庫)應(yīng)劃分單位車輛和個人車輛停車區(qū)域;出入口處和必要位置設(shè)減速帶、路障和防護(hù)欄。
3.9.7機動車進(jìn)場(庫)時應(yīng)服從保安或車管員指揮,履行機動車進(jìn)出車場(庫)有關(guān)手續(xù),本單位人員停車的,由停車場(庫)管理部門組織進(jìn)行登記,發(fā)放停車證,并指定停車區(qū)域;外來車輛,由保安或車管員要求其駕駛?cè)藛T填寫《外來車輛登記表》,并留存駕駛?cè)藛T行駛駕照后,發(fā)放停車證,方可允許其到指定停車區(qū)域停放;車輛停放高峰時段應(yīng)加派人員現(xiàn)場疏導(dǎo)。
3.9.8 集裝箱車、2.5t以上的貨車(搬場車除外)、40座位以上的客車、拖拉機、工程車,以及運載易燃、易爆、有毒等危險物品的車輛不準(zhǔn)進(jìn)入辦公場所的停車場(庫)。
3.9.9保持場(庫)內(nèi)清潔,不得將車上的雜物和垃圾丟在地上,有漏油、漏水時,應(yīng)立即處理。
3.9.10禁止在停車場(庫)內(nèi)洗車(固定洗車臺除外)、修車、試車、練車。
3.9.11嚴(yán)禁帶入和存放易燃易爆和有毒有害物品,包括汽油、煙花爆竹、打火機加氣罐、油漆及稀料等;用過的油棉紗等廢棄物,必須及時清理,不準(zhǔn)存放在停車場、停車庫內(nèi);嚴(yán)禁在停車場、停車庫內(nèi)吸煙和動用明火;需施工作業(yè)時,應(yīng)辦理審批手續(xù)。
3.9.12停車場(庫)內(nèi)不準(zhǔn)人員留宿;不準(zhǔn)臨時搭建建筑設(shè)施。
3.9.13如相關(guān)部門需召開大型會議、舉行大型活動,應(yīng)提前三個工作日告知車輛主管部門,以便提前安排停車場的車輛停放。
3.9.14應(yīng)制訂停車場(庫)現(xiàn)場應(yīng)急預(yù)案,并定期演練,評價預(yù)案的可行性。
3.10會議室管理
3.10.1會議室應(yīng)設(shè)定人數(shù)限額,舉辦會議時,不得超過額定人數(shù)。
3.10.2會議室安全出口和疏散標(biāo)志齊全,并張貼安全出口和消防通道示意圖;安全出口門應(yīng)完好無破損,能關(guān)閉自如;安全出口和消防通道嚴(yán)禁堵塞或變相用作其他用途,保持暢通。
3.10.3會議室應(yīng)配置專人負(fù)責(zé)燈具、擴音、投影等電氣設(shè)施管理;大型會議室(50人以上)停電時有應(yīng)急照明;燈具使用功率應(yīng)確保不會引燃易燃物;會議開始前檢查電氣設(shè)施,會議結(jié)束后,關(guān)閉總電源后方可離開。
3.10.4會議室應(yīng)劃分為無煙會議室和有煙會議室,無煙會議室應(yīng)在醒目處張貼禁止吸煙的標(biāo)志,并嚴(yán)格執(zhí)行禁煙規(guī)定;有煙會議室禁止亂丟煙蒂,應(yīng)配備煙灰缸,會前由專人在煙灰缸內(nèi)放入些許水,會后清空煙灰缸,確保會議室內(nèi)沒有煙蒂才能離開。
3.10.5搭建臨時性室外會議場所,應(yīng)針對防火、疏散、電氣安全、人數(shù)限額等內(nèi)容編制臨時性室外會議場所搭建方案,并經(jīng)過安保部門審核,主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可進(jìn)行;根據(jù)政府要求,需報政府消防、公安部門批準(zhǔn)的,應(yīng)辦理批準(zhǔn)手續(xù)后方可搭建;搭建完成后,應(yīng)組織由安保部門參加的場所驗收,并保持記錄;
3.10.6舉辦超過100人的大型會議,應(yīng)事先制定會議方案,明確會議現(xiàn)場安全負(fù)責(zé)人,并根據(jù)情況確定現(xiàn)場防火、疏散、通風(fēng)等具體措施。
4 記錄與報告
名稱
填寫部門
流轉(zhuǎn)部門
保管部門
保存期限
節(jié)假日值班記錄
值班室
辦公室
辦公室
三年
消防設(shè)施和器材配備示意圖或清單
行政后勤部門
安保部門
安保部門、行政后勤部門一并保存
長期
消防、應(yīng)急、安防設(shè)施和器材檢查記錄
安保部門
安保部門
三年
出入登記
計算機房
計算機房
一年
ups清塵記錄
計算機房
計算機房
一年
機房溫濕度記錄
計算機房
計算機房
一年
停車證發(fā)放記錄
停車證發(fā)放部門
安保部門
停車證發(fā)放部門、安保部門一并保存
長期
外來車輛登記表
停車場(庫)管理部門
停車場(庫)管理部門
一年
飲用水衛(wèi)生檢測報告
行政后勤部門
行政后勤部門
三年
辦公樓消防設(shè)施檢測報告
行政后勤部門
安保部門
安保部門、行政后勤部門一并保存
三年
第3篇 辦公場所管理規(guī)定辦法
辦公場所管理規(guī)定
第一章 總則
一、 為了加強辦公室管理,明確公司內(nèi)部管理職責(zé),使內(nèi)務(wù)管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化,結(jié)合實際情況,特制訂本制度。
二、 本制度適用于公司所有成員并嚴(yán)格遵守各項規(guī)定。
三、 切合公司實際,根據(jù)不同的制度內(nèi)容編寫相應(yīng)的規(guī)范化要求,力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依,保證公司的辦公事務(wù)有效開展。
四、 辦公室人員應(yīng)明確各項工作職責(zé),簡化辦理流程,做到每周有計劃、每月有總結(jié)的工作目標(biāo)。
第二章 職責(zé)范圍
一、 辦公室管理人員直接受行政人事主管領(lǐng)導(dǎo),在直屬主管的領(lǐng)導(dǎo)下主持開展辦公室的各項工作。
二、 負(fù)責(zé)辦公室相關(guān)規(guī)章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。
三、 負(fù)責(zé)公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛(wèi)生管理等工作,保證各項事務(wù)有序開展。
四、 協(xié)調(diào)各部門之間的行政關(guān)系,為各部門工作開展提供相應(yīng)的服務(wù)。
五、 負(fù)責(zé)公司對內(nèi)、對外公共關(guān)系的維護(hù)和改善,做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。
六、 收集各部門反饋信息和外部資訊,上傳下達(dá)各種指令,及時做出整理,當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。
七、 協(xié)助其他部門工作,完成上級交代的其他工作,如:名片印制、收發(fā)傳真等。
第三章 工作規(guī)范
一、 辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語規(guī)范、行為規(guī)范,相關(guān)規(guī)定按照員工守則細(xì)則執(zhí)行。
二、 辦公室管理人員嚴(yán)格按照本制度中的要求規(guī)范開展工作。
第四章 辦公室事務(wù)管理
一、 文書管理制度
文件是文書的重要組成部分,文件是各部門根據(jù)自己的職責(zé)范圍所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設(shè)有特定版頭的文書。
本制度中,文件特指公司內(nèi)外部發(fā)文文件;而文書特指內(nèi)部一般性傳閱資料。
檔案是文書基礎(chǔ)上形成的,檔案是文書的延續(xù)。
現(xiàn)把文件、文書、檔案統(tǒng)歸于文書管理,并對文書管理制度做以下規(guī)定。
(一) 文件管理制度
第一條 管理要點
1、 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用。
2、 文件管理的范圍包括:上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。
3、 制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫,統(tǒng)一頁眉、頁腳,寫明公司全稱及文件性質(zhì);正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息;措辭規(guī)范,表達(dá)無歧義。
4、 根據(jù)文件屬性、類別,對所有文件進(jìn)行編號,根據(jù)編號定期歸檔,做好相應(yīng)的文字記錄,以備查閱。
第二條 制度規(guī)范
1、 文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。
2、 公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部,各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
3、 公司對內(nèi)公開文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核,總經(jīng)理簽發(fā);各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草,行政人事部負(fù)責(zé)審核,審核無誤后行政辦公室打印,打印后送回起草部門校對,校對無誤方可正式打印,由總經(jīng)理蓋章,簽發(fā)。
4、 凡寄至公司的文件、傳真等,由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。
5、 機密文件由行政人事部主管保管,辦公室人員對一般性文件進(jìn)行分類管理,定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門主管。
6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件,需嚴(yán)格履行借閱手續(xù),對有密級程度的文件,需行政人事主管審批,總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。
7、 辦公室管理人員對文件借閱情況進(jìn)行登記,做好借閱記錄并限期清退。
8、 按時間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進(jìn)行整理,附件、批件、定稿等資料收集完全,存檔備案。
半年一小清,年終一大清。
9、 根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進(jìn)行銷毀,需上報行政人事主管簽字批準(zhǔn),按照文件管理制度進(jìn)行處理。
第三條 文件管理流程設(shè)計
1、 內(nèi)部文件管理流程:起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔
2、 外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀
3、 借閱流程:提出申請,辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀
(二) 文書管理制度
第一條 管理要點
1、 為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行,保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性,促進(jìn)與提高組織管理工作的效率,充分發(fā)揮文書在各項工作中的指導(dǎo)作用。
2、 文書管理范圍包括:一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀(jì)要、總結(jié)匯編)、行政人事部發(fā)文文書(學(xué)習(xí)資料、各類簡報)、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項文書資料。
3、 除通知外,一般性文書沒有固定的格式,但必須標(biāo)有頁眉頁腳,文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。
4、 根據(jù)文書性質(zhì)進(jìn)行編號整理,定期對文書進(jìn)行歸檔整理,保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。
第二條 制度規(guī)范
1、 根據(jù)公司實際需要及上級安排,起草編寫內(nèi)部公開文書,張貼公示學(xué)習(xí)。
2、 按照文書管理范圍,行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫《發(fā)文簿》,所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。
3、 行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書,需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表;閱讀者需認(rèn)真學(xué)習(xí)并簽名備注。
4、 按時間、內(nèi)容等降序排列,整理歸檔,堅持平時歸檔與年終歸檔相結(jié)合,對照編號列出整理清單。
5、 根據(jù)文書的時效性和保存的價值性,對文書進(jìn)行整理銷毀;須上級審批同意,方可銷毀。
6、 辦公室負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人,若發(fā)現(xiàn)文書丟失,辦公室人員必須查明原因,如實向主管部門報告,若未查明原因,則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)。
7、 違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。
第三條 流程設(shè)計
起草文書→填寫《發(fā)文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀
(三) 檔案管理制度
第一條 管理要點
1、 為了維護(hù)檔案的真實性和可查閱性,使檔案管理更科學(xué)、更專業(yè),及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料,提高檔案管理質(zhì)量與效率。
2、 檔案管理范圍:公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。
3、 根據(jù)文書整理和文件整理編號,對對應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注,并存入專門的檔案文件柜保管。
第二條 制度規(guī)范
1、 應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集,份數(shù)齊全,包括附件、批復(fù)、定稿等。
2、 所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理,根據(jù)時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理,并貼上標(biāo)簽。
3、 堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合,對照編目,列出清單。
4、 各部門需借閱相關(guān)檔案,須由行政人事部主管簽字,審核通過后方可借閱,不得抄錄、復(fù)制或借出。
5、 檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定,履行保密手續(xù),特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管,確保檔案安全與完整。
6、 檔案接收、移交,必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。
第三條 流程設(shè)計
根據(jù)文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理,編制編目→存檔→借閱→清退
二、 辦公用品管理制度
第一條 管理要點
1、 為了加強辦公用品管理,規(guī)范辦公用品管理各項程序,節(jié)約辦公經(jīng)費,提高利用效率。
2、 辦公用品管理人員負(fù)責(zé)辦公用品的處理和管理工作,權(quán)責(zé)一致嚴(yán)格要求,無私自挪用現(xiàn)象。
3、 辦公用品保管實行“日清月結(jié),出入庫等量、年終查存統(tǒng)計”原則。
4、 辦公用品的采購,應(yīng)進(jìn)行多方比較,保證性價比和質(zhì)量,擇優(yōu)選用,合理開支。
第二條 制度規(guī)范
1、 公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫登記由行政辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)。
2、 辦公用品購置應(yīng)遵循以下程序:每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室,行政辦公室根據(jù)各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量,做出采購計劃,經(jīng)部門主管批準(zhǔn),財務(wù)部簽字后方可采購。
對急用品的采購,可根據(jù)具體實際進(jìn)行靈活處理,但必須經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。
3、 根據(jù)物品所屬類別,對辦公用品進(jìn)行及時出入庫登記,注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價、出入庫時間等,做到賬物相符。
4、 各部門申領(lǐng)的辦公用品需及時發(fā)放,并做好填表記錄;因特殊情況急需領(lǐng)用未填表登記,事后須及時補填。
5、 任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入辦公用品管理室,不得私自挪用辦公用品。
6、 辦公用品管理人員負(fù)責(zé)收發(fā)入、離職人員的辦公用品。
7、 辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬,每年進(jìn)行一次匯總普查。
8、 管理員定期對辦公用品進(jìn)行盤查,核實庫存,保證出入庫等量。
第三條 管理流程設(shè)計
編制《需求計劃表》 審批 采購 入庫登記 發(fā)放
編制需求計劃 統(tǒng)計申購情況 月末清算匯總 出庫登記
三、 圖書管理制度
第一條 管理要點
1、 為了讓大家有一個良好的借閱環(huán)境、快捷的辦理手續(xù),規(guī)范圖書管理工作。
2、 圖書管理人員嚴(yán)格按照制度中規(guī)定準(zhǔn)時到崗,服務(wù)到位,保證借還流程有序進(jìn)行。
3、 根據(jù)圖書類別,對圖書進(jìn)行編號,并制作目錄卡以備員工查閱。
第二條 制度規(guī)范
1、 各部門可根據(jù)實際工作需要,申請申購圖書。
2、 按照各部門的實際需求申購圖書,辦公室每季度負(fù)責(zé)采購圖書1-2次。
3、 對所有圖書進(jìn)行分類整理,貼上類別標(biāo)簽并編號登記,注明購進(jìn)日期、作者、出版社及其他有必要的項目。
4、 按照規(guī)定時間借閱圖書、歸還圖書;借閱期滿,未按時辦理續(xù)借手續(xù)經(jīng)通知仍未還書者,按照規(guī)定進(jìn)行懲處。
5、 借書人員妥善保管好圖書,不得在書中圈點、畫線、涂寫,如嚴(yán)重?fù)p害或丟失圖書,需做出相應(yīng)的賠償,丟失圖書者全額賠償。
6、 圖書管理員定期對圖書進(jìn)行清點,如遇圖書丟失,查明原因,報部門主管,按指示行事。
第三條 管理流程設(shè)計
1、 申購流程:填寫申購單→審批→采購→圖書入庫登記
2、 借還流程:查閱圖書目錄卡→填寫借閱單→圖書卡簽字→圖書借閱→續(xù)借圖書,再次填寫圖書借閱單
四、 會議管理制度
第一條 管理要點
1、 為了提高會議質(zhì)量,促進(jìn)有效溝通,提高行動能力,進(jìn)而規(guī)范會議管理。
2、 根據(jù)公司實際及具體的情況,確定會議召開的必要性。
3、 清楚會議召開目的,合理安排時間,做到少而精,講究高效原則。
4、 會議負(fù)責(zé)人有效的控制會議,明確會議召開與否的界限;提高會議主持人控制會議進(jìn)程的能力與水平,保證會議實效。
5、 按照制度規(guī)定,嚴(yán)格會議管理,參會人員準(zhǔn)時參加會議,并遵守會議紀(jì)律。
6、 會議組織者審時度勢,明確會議要點,做好一切準(zhǔn)備工作。
第二條 制度規(guī)范
1、 收_議議題,根據(jù)選定的議題收_上所需資料,擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。
2、 會議主持人負(fù)責(zé)會議的召開并負(fù)責(zé)現(xiàn)場秩序的維護(hù),行政專員負(fù)責(zé)做好相應(yīng)的會議記錄。
3、 行政專員根據(jù)參會人員的發(fā)言狀況及相關(guān)事項,及時整理好會議記要或者會議決議,打印并張貼。
4、 按照時間排列,將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。
5、 會議記錄為公司的機要檔案,保管人員不得擅自外泄。
如需查閱應(yīng)嚴(yán)格按照文書管理制度規(guī)定執(zhí)行。
第三條 管理流程設(shè)計
會前:確定議題、會上所需資料準(zhǔn)備、通知→會中:積極參與,做好會議記錄→會后:整理會議記錄→張貼→歸檔整理
五、 清潔衛(wèi)生管理制度
第一條 管理要點
1、 為了營造一個良好的工作環(huán)境,樹立公司形象,保證清潔衛(wèi)生管理工作順利進(jìn)行。
2、 按照規(guī)定,清潔人員完成所有規(guī)定項目,并達(dá)到相應(yīng)潔凈標(biāo)準(zhǔn)。
3、 辦公室管理人員為第一責(zé)任人,管理所有清潔項目并不定時對衛(wèi)生進(jìn)行保持與維護(hù)。
第二條 制度規(guī)范
1、 清潔區(qū)域包括:辦公區(qū)域、衛(wèi)生間、會議室、地板及其他納入在內(nèi)的區(qū)域。
2、 按照排班安排,輪流打掃清潔,行政人事部人員負(fù)責(zé)衛(wèi)生檢查工作。
3、 清潔衛(wèi)生實行衛(wèi)生責(zé)任制,辦公室管理人員負(fù)責(zé)管理辦公室所有區(qū)域的清潔衛(wèi)生,當(dāng)日值日生按時做好所有的清潔,監(jiān)督者及時做好相應(yīng)的督察。
4、 由辦公室管理員不定時對清潔衛(wèi)生進(jìn)行維護(hù),保證地面整潔,茶水供應(yīng),洗手間的整潔和衛(wèi)生紙供應(yīng)等工作。
5、 值日生在規(guī)定時間內(nèi)做好所有清潔項目,填寫《清潔衛(wèi)生值日表》,監(jiān)督員認(rèn)真核實,并填寫《清潔衛(wèi)生監(jiān)督表》。
6、 未按要求清潔者,按照規(guī)定予以處罰。
第三條 流程設(shè)計
安排清潔排班→完成清潔項目→填值日表→監(jiān)督檢查→填寫監(jiān)督表→辦公室人員執(zhí)行維護(hù)→發(fā)現(xiàn)問題→執(zhí)行處理
六、 日常事務(wù)管理
(一) 接待管理
第一條 來客接待是行政事務(wù)的重要組成部分,為使接待工作規(guī)范有序,維護(hù)公司的良好形象,對接待工作做具體的要求。
第二條 以主動、熱情、禮貌為原則,接待人員應(yīng)落落大方,以禮相待。
按照接待要求,嚴(yán)格自己要求,做到言行、禮儀規(guī)范。
第三條 接待人員問清來者意圖,引領(lǐng)其見所需見的人員,并奉上茶水,做好一系列的后續(xù)工作。
第四條 流程設(shè)計:接待來訪人員→詢問來意,需要找的人→通知被訪者→引領(lǐng)會見→奉上茶水→送客→整理客人走后清潔
(二) 報刊收發(fā)整理
第一條 辦公室管理人員按照公司實際需要,訂閱報刊,做出計劃預(yù)算,負(fù)責(zé)辦理訂閱的有關(guān)手續(xù)。
第二條 辦公室管理人員負(fù)責(zé)每日收取報紙并整理放置在公共閱覽資料架上,報紙、內(nèi)部刊物可隨意閱覽,但不得帶出公司或隨意撕剪,閱畢放回原位。
第三條 任何人不得隨意將公司內(nèi)部刊物挪為他用。
第四條 報紙每周更換一次,所有報紙每季度處理一次。
第五條 流程設(shè)計:收發(fā)報刊→整理→放置資料架→定期清理
(三) 后勤管理
第一條 為了認(rèn)真貫徹公司的各種制度,充分發(fā)揮和調(diào)動員工的積極性和主動性,根據(jù)實際嚴(yán)格制度。
第二條 后勤管理分為日常清潔衛(wèi)生管理和考勤登記匯總管理工作。
第三條 辦公室人員負(fù)責(zé)每日的清潔衛(wèi)生監(jiān)督和維護(hù),及時提醒值日生和監(jiān)督者做好相應(yīng)工作。
第四條 根據(jù)外出工作人員情況,及時督促其按時填寫外出工作時間登記,如實填寫時間及外出事由。
第五條 辦公室人員每周進(jìn)行一次外出工作時間統(tǒng)計,每兩周進(jìn)行一次考勤匯總統(tǒng)計,月末根據(jù)外出工作時間登記進(jìn)行總的考勤匯總。
第六條 流程設(shè)計:監(jiān)督→如實審核→匯總登記→報表
(四) 文化宣傳管理
第一條 負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文化活動的宣傳和落實工作,同時負(fù)責(zé)公司外部的宣傳維護(hù)工作。
第二條 根據(jù)需要,及時收集信息、加工信息,做好信息傳遞工作。
第三條 關(guān)注國家政策法規(guī),及時記錄政策動向,制作簡報以供學(xué)習(xí)。
第四條 收集與工作有關(guān)的學(xué)習(xí)資料,豐富大家的知識面,附上簽閱單進(jìn)行進(jìn)度跟蹤。
第五條 流程設(shè)計:獲取信息來源→編輯整理→張貼→學(xué)習(xí)→存檔
(五) 其他事務(wù)
第一條 名片制作、收發(fā)傳真等其他事務(wù)。
第二條 負(fù)責(zé)公司文書的打印復(fù)印工作。
第三條 負(fù)責(zé)樹木花卉的養(yǎng)護(hù)工作。
第四條 協(xié)助其他部門工作,完成上級交代的其他任務(wù)。
附則
第一條 本制度由行政辦公室制定,解釋權(quán)歸辦公室。
第二條 本辦法由總經(jīng)理核準(zhǔn)后實施,修改時亦同。
