第1篇 公司電話管理規(guī)定10
公司電話管理規(guī)定(十)
一、話機(jī)管理:
1、為了提高工作效率,公司為全體員工配備了電話機(jī),每個(gè)員工都要做好話機(jī)的維護(hù)與保養(yǎng)工作。
2、電話機(jī)自然損壞的需做書(shū)面申請(qǐng),寫(xiě)明損壞原因和內(nèi)容并上報(bào)行政人事部,待分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由行政人事部進(jìn)行更換或購(gòu)買(mǎi)。
3、電話機(jī)人為損壞的,由當(dāng)事人照價(jià)賠償電話機(jī)一部。
二、內(nèi)線電話管理:
1、公司的內(nèi)線電話統(tǒng)一使用電話交換機(jī),由辦公室主任負(fù)責(zé),進(jìn)行安裝,維護(hù)及調(diào)整。行政人事部定期制作最新的員工通訊錄,發(fā)給各部門(mén)經(jīng)理,由部門(mén)經(jīng)理下發(fā)給公司員工,使公司員工隨時(shí)掌握最新的通信情況。
2、公司的內(nèi)線電話由辦公室主任負(fù)責(zé)調(diào)整、安裝,未經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理批準(zhǔn)不得在交換機(jī)上開(kāi)通任何外線電話(前臺(tái)除外),否則,按話費(fèi)明細(xì)對(duì)電話開(kāi)通人和使用人進(jìn)行處罰。
三、外線電話管理:
1、公司所有外線電話均作為日常辦公使用,嚴(yán)禁辦理個(gè)人業(yè)務(wù)。
2、撥打電話時(shí),語(yǔ)音要清晰、禮貌。嚴(yán)禁出言生硬、強(qiáng)加他人等不禮貌的現(xiàn)象出現(xiàn)。
3、由辦公室主任負(fù)責(zé)對(duì)外線電話維護(hù)或安排,其他任何部門(mén)不得私自進(jìn)行更改。
4公司傳真機(jī)均作為日常辦公使用,嚴(yán)禁辦理私人業(yè)務(wù)。
5、公司領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)對(duì)違反上述條例的員工進(jìn)行相應(yīng)的處罰。處罰金額為每次20元。
第2篇 a公司電話管理規(guī)定
第一條 本公司電話,主要是為了方便與外界溝通,展業(yè)務(wù)之用,不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話。
第二條 為發(fā)揮電話最大效能,節(jié)省開(kāi)支 ,員工打電話時(shí),用語(yǔ)應(yīng)盡量簡(jiǎn)潔,明確,以減少通話時(shí)間。
第三條 電話管理由綜合部統(tǒng)籌負(fù)責(zé),使用則由各單位主管負(fù)責(zé)監(jiān)督與控制。
第四條 電話使用須知:
轄區(qū)內(nèi)去洽談業(yè)務(wù),以三分鐘為限,把握時(shí)間。
注意禮節(jié),長(zhǎng)話短說(shuō),簡(jiǎn)潔扼要,避免耗時(shí)又占線。
使用前應(yīng)對(duì)討論,商洽事情稍加構(gòu)思或略作記錄。
使用電話時(shí)應(yīng)登記,內(nèi)容包括姓名,受話人(號(hào)碼),起止時(shí)間,聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)等。文秘資源網(wǎng)原創(chuàng) 本表每月轉(zhuǎn)綜合部呈總經(jīng)理核閱 。
長(zhǎng)途電話一般由部門(mén)負(fù)責(zé)人掛撥,一般人員掛撥須先經(jīng)部門(mén)主管允許。
禁止打打私人長(zhǎng)途電話。
違反電話使用規(guī)定,電話記錄未記載或記載不實(shí),一律做記過(guò)處分,并處50-100元罰款。
第五條 接聽(tīng)外線電話的標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)為:“您好,大道網(wǎng)絡(luò)公司!對(duì)方告之找某人時(shí) ,說(shuō):“請(qǐng)稍等!”如不在,說(shuō):“他不在,有事我可轉(zhuǎn)告 或請(qǐng)稍后再打!”等。視情況回答,原則是規(guī)范,簡(jiǎn)潔,禮貌。
第六條 極其特殊情況需打私人電話時(shí),公司將另行考慮。
第3篇 取締公司電話管理規(guī)定
公司電話管理規(guī)定
第一條 本公司電話,主要是為了方便與外界溝通,展業(yè)務(wù)之用,不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話。
第二條 為發(fā)揮電話最大效能,節(jié)省開(kāi)支 ,員工打電話時(shí),用語(yǔ)應(yīng)盡量簡(jiǎn)潔,明確,以減少通話時(shí)間。
第三條 電話管理由綜合部統(tǒng)籌負(fù)責(zé),使用則由各單位主管負(fù)責(zé)監(jiān)督與控制。
第四條 電話使用須知:
轄區(qū)內(nèi)去洽談業(yè)務(wù),以三分鐘為限,把握時(shí)間。
注意禮節(jié),長(zhǎng)話短說(shuō),簡(jiǎn)潔扼要,避免耗時(shí)又占線。
使用前應(yīng)對(duì)討論,商洽事情稍加構(gòu)思或略作記錄。
使用電話時(shí)應(yīng)登記,內(nèi)容包括姓名,受話人(號(hào)碼),起止時(shí)間,聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)等。文秘資源網(wǎng)原創(chuàng) 本表每月轉(zhuǎn)綜合部呈總經(jīng)理核閱 。
長(zhǎng)途電話一般由部門(mén)負(fù)責(zé)人掛撥,一般人員掛撥須先經(jīng)部門(mén)主管允許。
禁止打打私人長(zhǎng)途電話。
違反電話使用規(guī)定,電話記錄未記載或記載不實(shí),一律做記過(guò)處分,并處50-100元罰款。
第五條 接聽(tīng)外線電話的標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)為:“您好,大道網(wǎng)絡(luò)公司!對(duì)方告之找某人時(shí) ,說(shuō):“請(qǐng)稍等!”如不在,說(shuō):“他不在,有事我可轉(zhuǎn)告 或請(qǐng)稍后再打!”等。視情況回答,原則是規(guī)范,簡(jiǎn)潔,禮貌。
第六條 極其特殊情況需打私人電話時(shí),公司將另行考慮。
第4篇 物業(yè)公司電話使用管理規(guī)定格式怎樣的
物業(yè)公司電話使用管理規(guī)定電話使用
1、公司的電話是辦公及業(yè)務(wù)聯(lián)系的工具,屬于公司財(cái)產(chǎn);2、本著勤儉節(jié)約的原則,公司員工在使用電話時(shí),通話必須簡(jiǎn)短明了,盡量節(jié)約通話時(shí)間;3、使用電話時(shí),必須注意禮貌用語(yǔ),接聽(tīng)電話用語(yǔ):“您好物業(yè)公司,請(qǐng)問(wèn)… …”
4、對(duì)待住戶投訴電話,必須耐心、細(xì)致的作解釋、說(shuō)明,語(yǔ)言需誠(chéng)懇、平緩,并認(rèn)真做好記錄,不允許與住戶在電話中發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)、吵鬧。
罰則
1、原則禁止公話私用、確實(shí)需要使用,每次通話時(shí)間不允許超過(guò)2分鐘,超過(guò)時(shí)間費(fèi)用自付;2、禁止使用電話聊天和做其他事情,一經(jīng)查實(shí)將嚴(yán)肅處理并處以使用話費(fèi)二倍罰款;3、長(zhǎng)途電話使用必需報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn),私人長(zhǎng)途費(fèi)用自理;
對(duì)不經(jīng)批準(zhǔn)私自打長(zhǎng)途電話者,一經(jīng)查實(shí),將處以使用話費(fèi)的二倍罰款,情節(jié)嚴(yán)重將予以除名處分。
公司話費(fèi)總金額是有控制標(biāo)準(zhǔn)的,凡每月話費(fèi)超過(guò)標(biāo)準(zhǔn),財(cái)務(wù)必須從電話局申請(qǐng)?jiān)捹M(fèi)使用單,以備公司核查,以上條例希望公司員工共同自覺(jué)遵守,并互相監(jiān)督檢查。
第5篇 房地產(chǎn)公司電話管理規(guī)定范本七
房地產(chǎn)公司電話管理規(guī)定7
第一條:本公司電話,主要是為了方便與外界溝通,開(kāi)展業(yè)務(wù)之用,不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話。
第二條:為發(fā)揮電話最大效能,節(jié)省開(kāi)支,員工打電話時(shí),用語(yǔ)應(yīng)盡量簡(jiǎn)潔,明確,以減少通話時(shí)間。
第三條:電話管理由行政辦公室統(tǒng)籌負(fù)責(zé),使用則由網(wǎng)絡(luò)主管負(fù)責(zé)監(jiān)督與控制。
第四條:電話使用須知:
1)轄區(qū)內(nèi)去洽談業(yè)務(wù),以三分鐘為限,把握時(shí)間。
2)注意禮節(jié),長(zhǎng)話短說(shuō),簡(jiǎn)潔扼要,避免耗時(shí)又占線。
3)長(zhǎng)途電話一般由部門(mén)負(fù)責(zé)人掛撥,一般人員掛撥須先經(jīng)部門(mén)經(jīng)理允許。
4)禁止打私人長(zhǎng)途電話。
5)違反電話使用規(guī)定,電話記錄未記載或記載不實(shí),一律做記過(guò)處分,并處50-100元罰款。
第6篇 物業(yè)公司電話使用管理規(guī)定
物業(yè)管理公司電話使用管理規(guī)定
1、公司所配置的所有電話都要有專(zhuān)人負(fù)責(zé),如數(shù)造冊(cè)登記;
2、總部電話的號(hào)碼都要明碼標(biāo)注在顯著的位置上,以便方便查詢;
3、確保通訊系統(tǒng)的安全使用,線路暢通無(wú)阻;
4、愛(ài)護(hù)并正確使用電話,如需撥打長(zhǎng)途電話,必須由部門(mén)主管批準(zhǔn),方可撥打,并將通話時(shí)間予以登記,月末將根據(jù)電信局提供的話費(fèi)清單,按實(shí)際通話費(fèi),由當(dāng)事人付費(fèi);
5、一律不準(zhǔn)撥打聲訊電話或熱線電話,如有違反者,一經(jīng)核實(shí),給予責(zé)任人所產(chǎn)生話費(fèi)十倍的處罰;
6、值班人員要做好接聽(tīng)電話記錄,并做好交接登記;
7、公司按規(guī)定不準(zhǔn)撥打私人電話,遇有急事者,應(yīng)提前聲明請(qǐng)示,通話時(shí)間一般設(shè)定在3分鐘之內(nèi);
8、凡享受公司移動(dòng)電話費(fèi)補(bǔ)助的員工,應(yīng)隨時(shí)保證公司聯(lián)絡(luò)暢通,否則每次對(duì)當(dāng)事人罰款20元。
第7篇 公司電話管理規(guī)定
電話管理規(guī)定
第一條
本公司的電話,主要是作為方便與外界溝通、方便開(kāi)展業(yè)務(wù)之用，不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話。
第二條
員工打電話，用語(yǔ)應(yīng)盡量簡(jiǎn)潔、明確，以減少通話時(shí)間。
第三條
總機(jī)接外線電話至分機(jī)時(shí)，一般電話鈴聲響五次無(wú)人接聽(tīng)，即掛聽(tīng)，即掛線。
第四條
總臺(tái)文員接聽(tīng)外線電話的標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)為：“您好，××公司”當(dāng)對(duì)方告知分機(jī)電話時(shí)，說(shuō)：“請(qǐng)稍等!”如分機(jī)占線,說(shuō)：“電話占線,請(qǐng)稍后再打!”
接聽(tīng)內(nèi)線電話的用語(yǔ)為：“您好，總臺(tái)!”其他內(nèi)容視情回答,總的要求是規(guī)范、簡(jiǎn)潔、禮貌。
第五條
公司不允許員工在公司掛私人長(zhǎng)途電話。有外線電話的貿(mào)易部門(mén)不得到總臺(tái)掛長(zhǎng)途電話。行政、管理部門(mén)因工作需要掛長(zhǎng)途電話的，需親自填寫(xiě)長(zhǎng)途電話申請(qǐng)單，注明部門(mén)、通話人、對(duì)方地區(qū)及單位、因何業(yè)務(wù)通話等，并經(jīng)該部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后方予掛撥。負(fù)責(zé)人不在的，應(yīng)由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，部門(mén)負(fù)責(zé)人及主管領(lǐng)導(dǎo)均不在，又確因業(yè)務(wù)需要掛長(zhǎng)途電話的，通過(guò)總辦同意可先行掛撥，但事后通話一定要在三日內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)，愈期不補(bǔ)辦者視為掛私人電話，電話費(fèi)由其本人雙倍負(fù)責(zé)。
第六條
值班人員不按上述第三條的規(guī)定，手續(xù)不全即幫他人掛長(zhǎng)途電話的，除電話費(fèi)由其負(fù)責(zé)外，每發(fā)現(xiàn)一次罰款50元。屢教不改的，視情給予扣發(fā)獎(jiǎng)金直至辭退處理。
第七條
員工不經(jīng)同意即私掛國(guó)內(nèi)長(zhǎng)途電話，或以公事為由騙掛國(guó)內(nèi)私人長(zhǎng)途電話的，每次罰款50元;私掛香港或澳門(mén)電話的，每次罰款100元;私掛國(guó)外長(zhǎng)途電話的，每次罰款500元。屢教不改的，視情給予扣發(fā)獎(jiǎng)金，直至辭退處理。
第八條
公司可為高層領(lǐng)導(dǎo)住宅裝電話并報(bào)電話費(fèi)。部門(mén)正職負(fù)責(zé)人，經(jīng)申請(qǐng)可報(bào)銷(xiāo)電話費(fèi)。其他員工公司不予考慮電話問(wèn)題。
第8篇 公司電話對(duì)講機(jī)使用管理規(guī)定3
公司電話、對(duì)講機(jī)使用管理規(guī)定(三)
為了更好的規(guī)范電話系統(tǒng)的管理,有效促進(jìn)內(nèi)部及公司與客戶之間的信息溝通,特定本規(guī)定:
一、辦公室固定電話的使用及管理
1、固定是用于公司業(yè)務(wù)通訊工具;
2、公務(wù)使用電話時(shí)必須盡量壓縮通話時(shí)間,原則上通話控制在每次3分鐘以內(nèi),生產(chǎn)主管以上管理人員可以使用人員公司固定電話。
3、禁止使用公司固定電話撥“168”或“9”頭的聲訊電話(違者將按其通話時(shí)間扣罰20倍的話費(fèi),并處罰金50元/次)
4、門(mén)衛(wèi)室報(bào)警電話是應(yīng)急使用,為保證暢通,任何人不得占用及使用,(違者將罰款50元/次)
5、各部門(mén)人員不得利用上班或下班時(shí)間打私人電話,如發(fā)現(xiàn)由調(diào)出清單對(duì)賬,查到底扣除相人員的私打電話費(fèi)用。
6、電話使用完畢收線后,必須迅速放回機(jī)座,并確認(rèn)是否放妥,以保證電話線路暢通。
7、各部門(mén)對(duì)講機(jī)必須勤于擦拭,保證完好,對(duì)于故事?lián)p壞電話機(jī)者,一經(jīng)查實(shí)照價(jià)賠償外,每次處罰100元。
二、移動(dòng)電話及對(duì)講機(jī)的使用管理
1、配置移動(dòng)電話及對(duì)講機(jī)的目的在于保障公司公務(wù)的順利開(kāi)展,使用者不得因私事等原因而影響正常公務(wù)電話的撥入或撥出借口不聽(tīng)公務(wù)電話,不按規(guī)定使用對(duì)講機(jī)頻道不法檢收信號(hào)。
2、公司移動(dòng)電話費(fèi)實(shí)行職級(jí)補(bǔ)貼原則,主管級(jí)為100元/個(gè)月,超出部份自已負(fù)責(zé)。
3、職級(jí)補(bǔ)貼范圍經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后,按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放。(在工資中體現(xiàn))
4、電話費(fèi)、對(duì)講機(jī)于公司業(yè)務(wù)通訊及內(nèi)部公務(wù)聯(lián)系使用,通話時(shí)間應(yīng)簡(jiǎn)短明了,注意控制通話時(shí)間,辦公時(shí)間內(nèi)私人電話盡量簡(jiǎn)短,不能用對(duì)講機(jī)談?wù)撆c工作無(wú)關(guān)的事,以保證業(yè)務(wù)及公務(wù)電話的正常暢通。
5、移動(dòng)電話及對(duì)講機(jī)由公司統(tǒng)一配裝,必須妥善保管。如丟失或人為損壞照價(jià)賠償。
6、享受補(bǔ)貼話費(fèi)的移動(dòng)電話的符有對(duì)講機(jī)的使用人,必須在公司上班時(shí)間內(nèi)保持待機(jī)狀態(tài),(即每天早上7:30到晚上22:00),違者處罰100元/次,根據(jù)公司造成重大損失的追究責(zé)任。
三、本規(guī)定自20**年10月6日起執(zhí)行。
第9篇 某品牌服裝公司電話管理規(guī)定
品牌服裝公司電話管理規(guī)定
第一條 本公司的電話,主要是作為方便與外界溝通、方便開(kāi)展業(yè)務(wù)之用,不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話在。
第二條 員工打電話,用語(yǔ)應(yīng)盡量簡(jiǎn)潔、明確,以減少通話時(shí)間。
第三條 總機(jī)接外線電話至分機(jī)時(shí),一般電話鈴聲響五次無(wú)人接聽(tīng),即掛線。
第四條 總臺(tái)文員接聽(tīng)外線電話的標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)為:'您好,'某品牌'毛衫公司'當(dāng)對(duì)方告知分機(jī)電話時(shí),說(shuō):'請(qǐng)稍等!'如分機(jī)占線,說(shuō):'電話占線,請(qǐng)稍后再打!'接聽(tīng)內(nèi)線電話的用語(yǔ)為:'您好,總臺(tái)!'其他內(nèi)容視情況回答,答的要求是規(guī)范、簡(jiǎn)潔、禮貌。
第五條 公司不允許員工在公司撥打私人長(zhǎng)途電話。
第六條 公司為高層領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)需要人員報(bào)銷(xiāo)電話費(fèi)(額度由公司視情況而定)。其他員工公司不予考慮電話問(wèn)題。
第10篇 s物業(yè)公司電話管理規(guī)定
為保持業(yè)主(住戶)與管理處間的聯(lián)系通暢,以便提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。特對(duì)管理處辦公電話作如下規(guī)定:
1、管理處電話屬辦公之用品,除正常的辦公聯(lián)系和業(yè)主(住戶)急用外,原則上不對(duì)外借用,不開(kāi)通長(zhǎng)途,嚴(yán)禁打聲訊電話,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),每次罰款50元。辦公時(shí)間原則禁止打私人電話,確實(shí)需要,通話時(shí)間應(yīng)簡(jiǎn)明扼要,時(shí)間控制在3分鐘之內(nèi)。
2、為便于業(yè)主(住戶)聯(lián)系,管理處工作人員在使用電話時(shí),盡量做到長(zhǎng)話短說(shuō)。
3、電話鈴響三遍之內(nèi),工作人員必須提起電話聽(tīng)筒(不得使用免提鍵)使用規(guī)范語(yǔ)言,如'您好!**管理處',接聽(tīng)完畢后,禮貌道聲'謝謝,再見(jiàn)'。輕放話筒,不得接聽(tīng)電話后有力擲放話筒。
4、對(duì)業(yè)主(住戶)報(bào)來(lái)的電話號(hào)碼,接聽(tīng)人除做好記錄外,不得有任何泄露之行為,違者按公司有關(guān)規(guī)定處罰。
5、業(yè)主(住戶)來(lái)管理處確因有事借用電話時(shí),通話時(shí)間不得超過(guò)三分鐘,對(duì)業(yè)主(住戶)超過(guò)時(shí)間時(shí),::管理處工作人員或值班人員應(yīng)委婉規(guī)勸。
6、電話管理人三個(gè)時(shí)段,上午8:30~13:30由綜合管理部負(fù)責(zé);13:30~21:00由當(dāng)值人員負(fù)責(zé),如工作需暫離開(kāi),可指定(委托)其他員工代管:21:00~次日8:30由保安部負(fù)責(zé)。因發(fā)生聲訊話費(fèi),視電話單記錄時(shí)段,按所屬段當(dāng)班人員責(zé)罰。如屬界限難分,由相關(guān)涉及部門(mén)人員承擔(dān)。
第11篇 公司電話管理規(guī)定9
公司電話管理規(guī)定(九)
第一條 本公司的電話,主要是作為方便與外界溝通、方便開(kāi)展業(yè)務(wù)之用,不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話。
第二條 員工打電話,用語(yǔ)應(yīng)盡量簡(jiǎn)潔、明確,以減少通話時(shí)間。
第三條 總機(jī)接外線電話至分機(jī)時(shí),一般電話鈴聲響五次無(wú)人接聽(tīng),即掛聽(tīng),即掛線。
第四條 總臺(tái)文員接聽(tīng)外線電話的標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)為:“您好,**公司”當(dāng)方告知分機(jī)電話時(shí),說(shuō):“請(qǐng)稍等!”如分機(jī)占線,說(shuō)“電話占線,請(qǐng)稍后再打!”接聽(tīng)內(nèi)線電話的用語(yǔ)為:“您好,總臺(tái)!”其他內(nèi)容視情回答,總的要求是規(guī)范、簡(jiǎn)潔、禮貌。
第五條 公司不允許員工在公司掛私人長(zhǎng)途電話。有外線電話的貿(mào)易部門(mén)不得到總臺(tái)掛長(zhǎng)途電話。行政、管理部門(mén)因工作需要掛長(zhǎng)途電話的,需親自填寫(xiě)長(zhǎng)途電話申請(qǐng)單,注明部門(mén)、通話人、對(duì)方地區(qū)及單位、因何業(yè)務(wù)通話等,并經(jīng)該部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后方予掛撥。負(fù)責(zé)人不在的,應(yīng)由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意,部門(mén)負(fù)責(zé)人及主管領(lǐng)導(dǎo)均不在,又確因業(yè)務(wù)需要掛長(zhǎng)途電話的,通過(guò)總辦同意可先行掛撥,但事后通話一定要三日內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù),逾期不補(bǔ)辦者視為掛私人電話,電話費(fèi)由其本人雙倍負(fù)責(zé)。
第六條 值班人員不按上述第三條的規(guī)定,手續(xù)不全即幫他人掛長(zhǎng)途電話的,除電話費(fèi)由其負(fù)責(zé)外,每發(fā)現(xiàn)一次罰款50元。屢教不改的,視情節(jié)給予扣發(fā)獎(jiǎng)金直至辭退處理。
第七條 員工不經(jīng)同意即私掛國(guó)內(nèi)長(zhǎng)途電話,或以公事為由騙掛國(guó)內(nèi)人長(zhǎng)途電話的,每次罰款50元;私掛香港或澳門(mén)的,每次罰款100元;私掛國(guó)外長(zhǎng)途電話的,每次罰款500元。屢教不改的,視情節(jié)給予扣發(fā)獎(jiǎng)金,直至辭退處理。
第八條 公司可為高層領(lǐng)導(dǎo)住宅裝電話并報(bào)電話費(fèi)。部門(mén)正職負(fù)責(zé)人,經(jīng)申請(qǐng)可報(bào)銷(xiāo)電話費(fèi)。其他員工公司不予考慮電話問(wèn)題。
第12篇 l公司電話管理規(guī)定
公司電話管理規(guī)定
1.目的
規(guī)范公司電話管理與使用,提高電話使用率,降低辦公費(fèi)用。
2.范圍
本規(guī)定適用于集團(tuán)各公司辦公室電話管理。
3.職責(zé)
3.1人力資源及行政部負(fù)責(zé)對(duì)公司所有電話的管理監(jiān)督。
3.2財(cái)務(wù)部對(duì)電話費(fèi)用行使稽查權(quán)。
3.3各部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)部門(mén)所屬的電話使用進(jìn)行監(jiān)督。
3.4信息部負(fù)責(zé)公司辦公電話整體規(guī)劃、配布及日常維護(hù)。
4.公司電話配布
4.1總經(jīng)理或以上高層管理人員開(kāi)通國(guó)際直拔電話功能。
4.2副經(jīng)理、經(jīng)理、高級(jí)經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理秘書(shū)等開(kāi)通國(guó)內(nèi)直拔電話功能。
4.3其他各分機(jī)開(kāi)通本市市話功能,如需拔打長(zhǎng)途可通過(guò)前臺(tái)轉(zhuǎn)接。
4.4其他人員因工作需要開(kāi)通國(guó)內(nèi)或國(guó)際長(zhǎng)途直拔專(zhuān)線的,須由總經(jīng)理(副總裁)批準(zhǔn)。
5.使用規(guī)定
5.1所有直線電話分別設(shè)立責(zé)任人,責(zé)任人職責(zé)包括呼出控制、密碼控制及電話機(jī)/傳真機(jī)的維護(hù)保養(yǎng)。
5.2通話內(nèi)容應(yīng)言簡(jiǎn)意賅、長(zhǎng)話短說(shuō),如遇事情復(fù)雜、內(nèi)容較多,可事先擬好相應(yīng)提綱。
5.3傳真機(jī)不能作電話使用,傳真內(nèi)容較多時(shí)應(yīng)考慮電腦掃描后用郵件形式發(fā)送。
5.4當(dāng)電話機(jī)或傳真機(jī)發(fā)生故障時(shí)應(yīng)通知信息部派人維修,嚴(yán)禁擅自拆卸。
5.5直拔長(zhǎng)途電話前應(yīng)加拔ip號(hào)(17909或96688)。
5.6各分機(jī)拔打長(zhǎng)途電話均由總機(jī)轉(zhuǎn)撥,通話時(shí)間原則上要求不超過(guò)五分鐘;轉(zhuǎn)接國(guó)際長(zhǎng)途需說(shuō)明事由,否則總機(jī)有權(quán)不予授話。
5.6接聽(tīng)電話一般最遲不得超三聲鈴響。
5.7傳真機(jī)不能作電話使用,傳真內(nèi)容較多時(shí)應(yīng)考慮電腦掃描后用郵件形式發(fā)送。
5.8當(dāng)電話機(jī)或傳真機(jī)發(fā)生故障時(shí)應(yīng)通知信息部派人維修,嚴(yán)禁擅自拆卸。
5.9各分機(jī)拔打長(zhǎng)途電話均由總機(jī)轉(zhuǎn)撥,通話時(shí)間原則上要求不超過(guò)五分鐘;轉(zhuǎn)接國(guó)際長(zhǎng)途需說(shuō)明事由,否則總機(jī)有權(quán)不予授話。
6.前臺(tái)電話管理
6.1樹(shù)立良好的企業(yè)形象,對(duì)外來(lái)電話應(yīng)及時(shí)接聽(tīng),最遲不得超三聲鈴響,規(guī)范用語(yǔ):“您好!****,請(qǐng)問(wèn)您找哪位請(qǐng)問(wèn)哪里找好的,請(qǐng)稍等”;如遇當(dāng)事人不在,應(yīng)問(wèn)明對(duì)方需要轉(zhuǎn)告與否。
6.2無(wú)特殊情況,不準(zhǔn)他人在前臺(tái)撥打及接聽(tīng)電話。
6.3所撥出的長(zhǎng)途電話一律造冊(cè)登記,必須照實(shí)填寫(xiě)。
6.4對(duì)需撥打的外線電話,按登記先后順序撥出,同時(shí)盡量保持一條線空置,以便外線打入。
6.5嚴(yán)禁利用前臺(tái)電話拔打私人電話;
6.6前臺(tái)工作人員下班時(shí)應(yīng)將前臺(tái)電話用密碼控制呼出功能,調(diào)至自動(dòng)轉(zhuǎn)接功能。
6.7前臺(tái)文員定于每月5日前匯總上月各長(zhǎng)途電話登記表交人力資源及行政經(jīng)理審核。
7.對(duì)擅自拔打與公司無(wú)關(guān)的電話或聲訊臺(tái)(聊天)電話的,將相關(guān)追究責(zé)任人,由責(zé)任人承擔(dān)該部分話費(fèi)。
