- 目錄
有哪些
體系文件和記錄管理考核制度是企業(yè)管理的核心組成部分，涵蓋了企業(yè)運營的方方面面。這些制度主要包括：
1. 文件管理體系：定義了文件的創(chuàng)建、審批、發(fā)布、存檔和廢棄流程。
2. 記錄管理制度：規(guī)定了各類記錄的保存期限、格式、更新和檢索方法。
3. 質量控制體系：確保文件和記錄的準確性、完整性和有效性。
4. 審核與評估機制：定期對企業(yè)文件和記錄管理進行檢查和評價。
內容是什么
文件管理涉及的內容廣泛，包括政策手冊、操作規(guī)程、項目報告等，它們?yōu)槠髽I(yè)的日常運作提供指導。記錄管理則關注數據的完整性，如會議紀要、財務報表、客戶溝通記錄等，這些都是企業(yè)決策的重要依據。質量控制體系通過設定標準和程序，防止錯誤和遺漏，保證信息的可靠性。審核與評估機制則用于識別潛在問題，促進持續(xù)改進。
規(guī)范
規(guī)范的體系文件和記錄管理應遵循以下原則：
- 明確責任：每個部門和個人應清楚自己的職責，確保文件和記錄的及時更新。 - 保密性：敏感信息需有嚴格的訪問權限控制，防止泄露。 - 可追溯性：所有修改和變更都應記錄，以便追蹤問題源頭。 - 法規(guī)合規(guī)：符合行業(yè)法規(guī)和標準，如iso 9001質量管理體系要求。
重要性
良好的文件和記錄管理是企業(yè)有效運營的基石，它有助于：
1. 提升效率：標準化流程減少了混亂，提高了工作效率。
2. 風險防范：準確的記錄有助于預防法律糾紛，降低企業(yè)風險。
3. 決策支持：全面的信息為管理層提供有力的數據支持，促進明智決策。
4. 持續(xù)改進：通過審核和評估，企業(yè)能發(fā)現不足，持續(xù)優(yōu)化管理實踐。
體系文件和記錄管理考核制度是企業(yè)穩(wěn)健運行的保障，它的價值在于構建一個有序、透明且高效的工作環(huán)境。只有當這些制度得到嚴格執(zhí)行，企業(yè)的各項活動才能在規(guī)范的軌道上順利進行。
體系文件、記錄管理考核制度范文
第1篇 體系文件、記錄管理考核制度
為規(guī)范我廠體系文件的管理，特制定此考核制度，具體如下：
1、文件發(fā)放要編號標識，建立發(fā)放記錄，并歸檔保存，文件發(fā)放記錄要求部門、數量、簽收人、日期（有分發(fā)號的需注明分發(fā)號），每缺一項處罰10元。
2、記錄填寫要及時、真實、內容完整、字跡清晰，應使用黑色或藍色中性筆或鋼筆填寫，同一頁上只能使用一種顏色的筆，不得隨意涂改，每發(fā)現一次不按時記錄處罰10元。
3、記錄表上的日期“? 年? 月? 日”應用阿拉伯數字寫清楚、完整（如2008年4月1日），不準涂改，每發(fā)現一次不按規(guī)范寫的處罰10元。
4、記錄表上的“星期? ”應用中文一、二、三、四、五、六、日填寫清楚（如星期一），不準涂改，每發(fā)現一次不按規(guī)范寫的處罰10元。
5、記錄表上的體系文件編號，編號與現行體系文件編號不符的應及時改正（如lt—55應改為yl—80），改正編號時應將舊編號單杠劃去，沒有編號的要按現行體系文件編號要求編號，檢查中每發(fā)現一次未按規(guī)定編號的或改正編號的處罰5-10元。
6、各種相關記錄中的相關欄目都應該填寫，記錄表不適用時應及時更改，檢查中每發(fā)現一項空缺處罰車間10元（如記錄表中的交班人、接班人、負責人每班都要填寫清楚），記錄表中不填寫的欄目，應將欄目單杠劃去，每發(fā)現一處或一次不填寫而沒有劃掉的欄目處罰10元。
7、記錄表各欄目內所填寫的數據必須與所標示的單位一致，如因表格印制等原因導致標示單位與數據記錄的不一致時，應修改相應欄內的標示單位或換算成表格內標示單位，每發(fā)現一處或一次單位不統(tǒng)一的情況處罰10元。
8、各種記錄表如崗位員工因人為原因寫錯時應及時更改，更改可在原處劃改或貼改，劃改用黑色或藍色中性筆或鋼筆，雙線把原記錄劃掉，使原記錄可辨，并保證涂改率小于1%，檢查中每發(fā)現一次不按規(guī)范更改的處罰10元。
9、對于公司、廠部識別的不符合（不合格），相關車間應及時制定糾正措施和預防措施并將不符合（不合格）報告報廠部技術科，對于沒有按時匯報的每推遲一天處罰20元。
10、對超出操作規(guī)程及作業(yè)指導書中所規(guī)定的數據范圍的情況要分析原因并追究有關人員的違章操作責任，未采取相關整改措施的每發(fā)現一次處罰10—30元。
11、各車間應在每個月2號以前將所有涉及體系的各種記錄按日期整理好并自查，不符合體系文件記錄要求的要及時整改，廠部每月將對各車間進行不定期檢查，檢查中發(fā)現的問題按相關規(guī)定進行考核。
12、對現場檢查中的提問，崗位操作人員應能準確回答操作要領以及設備保養(yǎng)等的“應知應會”內容，對于未能正確回答有關“應知應會”內容的每發(fā)現一次處罰車間10元。
13、各生產崗位都應該有內容齊全的操作規(guī)程，并粘貼上墻，檢查中每發(fā)現一處無操作規(guī)程處罰相關車間30元，未粘貼上墻處罰責任人10元。
14、車間日檢、周檢記錄以及各種原始記錄、臺帳、統(tǒng)計報表必須完善，檢查中每發(fā)現一處不完善處罰相關車間10—30元。
第2篇 體系文件記錄管理考核制度
為規(guī)范我廠體系文件的管理,特制定此考核制度,具體如下:
1、文件發(fā)放要編號標識,建立發(fā)放記錄,并歸檔保存,文件發(fā)放記錄要求部門、數量、簽收人、日期(有分發(fā)號的需注明分發(fā)號),每缺一項處罰10元。
2、記錄填寫要及時、真實、內容完整、字跡清晰,應使用黑色或藍色中性筆或鋼筆填寫,同一頁上只能使用一種顏色的筆,不得隨意涂改,每發(fā)現一次不按時記錄處罰10元。
3、記錄表上的日期“ 年 月 日”應用阿拉伯數字寫清楚、完整(如2008年4月1日),不準涂改,每發(fā)現一次不按規(guī)范寫的處罰10元。
4、記錄表上的“星期 ”應用中文一、二、三、四、五、六、日填寫清楚(如星期一),不準涂改,每發(fā)現一次不按規(guī)范寫的處罰10元。
5、記錄表上的體系文件編號,編號與現行體系文件編號不符的應及時改正(如lt—55應改為yl—80),改正編號時應將舊編號單杠劃去,沒有編號的要按現行體系文件編號要求編號,檢查中每發(fā)現一次未按規(guī)定編號的或改正編號的處罰5-10元。
6、各種相關記錄中的相關欄目都應該填寫,記錄表不適用時應及時更改,檢查中每發(fā)現一項空缺處罰車間10元(如記錄表中的交班人、接班人、負責人每班都要填寫清楚),記錄表中不填寫的欄目,應將欄目單杠劃去,每發(fā)現一處或一次不填寫而沒有劃掉的欄目處罰10元。
7、記錄表各欄目內所填寫的數據必須與所標示的單位一致,如因表格印制等原因導致標示單位與數據記錄的不一致時,應修改相應欄內的標示單位或換算成表格內標示單位,每發(fā)現一處或一次單位不統(tǒng)一的情況處罰10元。
8、各種記錄表如崗位員工因人為原因寫錯時應及時更改,更改可在原處劃改或貼改,劃改用黑色或藍色中性筆或鋼筆,雙線把原記錄劃掉,使原記錄可辨,并保證涂改率小于1%,檢查中每發(fā)現一次不按規(guī)范更改的處罰10元。
9、對于公司、廠部識別的不符合(不合格),相關車間應及時制定糾正措施和預防措施并將不符合(不合格)報告報廠部技術科,對于沒有按時匯報的每推遲一天處罰20元。
10、對超出操作規(guī)程及作業(yè)指導書中所規(guī)定的數據范圍的情況要分析原因并追究有關人員的違章操作責任,未采取相關整改措施的每發(fā)現一次處罰10—30元。
11、各車間應在每個月2號以前將所有涉及體系的各種記錄按日期整理好并自查,不符合體系文件記錄要求的要及時整改,廠部每月將對各車間進行不定期檢查,檢查中發(fā)現的問題按相關規(guī)定進行考核。
12、對現場檢查中的提問,崗位操作人員應能準確回答操作要領以及設備保養(yǎng)等的“應知應會”內容,對于未能正確回答有關“應知應會”內容的每發(fā)現一次處罰車間10元。
13、各生產崗位都應該有內容齊全的操作規(guī)程,并粘貼上墻,檢查中每發(fā)現一處無操作規(guī)程處罰相關車間30元,未粘貼上墻處罰責任人10元。
14、車間日檢、周檢記錄以及各種原始記錄、臺帳、統(tǒng)計報表必須完善,檢查中每發(fā)現一處不完善處罰相關車間10—30元。
第3篇 質量管理體系文件檢查考核制度
1.目的:確保各項質量管理的制度、職責和操作程序得到有效落實,以促進本公司質量管理體系的有效運行。
2.依據:《藥品經營質量管理規(guī)范》第61條
3.適用范圍:適用于對質量管理制度、崗位職責、操作程序和各項記錄的檢查和考核。
4.職責:本公司負責人對本制度的實施負責。
5.內容:
5.1 檢查內容:
5.1.1 各項質量管理制度的執(zhí)行情況;
5.1.2 各崗位職責的落實情況;
5.1.3 各種工作程序的執(zhí)行情況;
5.1.4 各種記錄是否規(guī)范。
5.2 檢查方式:各崗位自查與本公司考核小組組織檢查相結合。
5.3 檢查方法
5.3.1 各崗位自查
5.3.1.1 各崗位應定期依據各自崗位職責對負責的質量管理制度和崗位職責和工作程序的執(zhí)行情況進行自查,并完成書面的自查報告,將自查結果和整改方案報請本公司負責人和質量負責人。
5.3.2 質量管理制度檢查考核小組檢查
5.3.2.1 被檢查部門:本公司的各崗位。
5.3.2.2 本公司應每年至少組織一次質量管理制度、崗位職責、工作程序和各項記錄的執(zhí)行情況的檢查,由本公司質量負責人進行組織,每年年初制定全面的檢查方案和考核標準。
5.3.2.3 檢查小組由不同崗位的人員組成,組長1名,成員1名。
5.3.2.4 檢查人員應精通經營業(yè)務和熟悉質量管理,具有代表性和較強的原則性。
5.3.2.5 在檢查過程中,檢查人員要實事求是并認真作好檢查記錄,內容包括參加的人員、時間、檢查項目內容、檢查結果等。
5.3.2.6 檢查工作完成后,檢查小組應寫出書面的檢查報告,指出存在的和潛在的問題,提出獎罰辦法和整改措施,并上報本公司負責人和質量負責人審核批準。
5.3.2.7 本公司負責人和質量負責人對檢查小組的檢查報告進行審核,并確定整改措施和按規(guī)定實施獎罰。
5.3.2.8 各崗位依據本公司負責人的決定,組織落實整改措施并將整改情況向本公司負責人反饋。
