- 目錄
體系如何搭建
在構(gòu)建公司的報(bào)刊、郵件及函電收發(fā)制度時(shí)，首要任務(wù)是明確目標(biāo)和流程。我們要設(shè)定一套清晰的接收、登記、處理、回復(fù)和歸檔的程序，確保信息流通的高效性和準(zhǔn)確性。需要設(shè)立專門的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行，保證制度的落地。
體系框架
制度框架應(yīng)包括以下要素：
1. 收件管理：規(guī)定收件的檢查、分類和分配流程。
2. 處理規(guī)則：明確各類文件的處理時(shí)限和審批流程。
3. 發(fā)件規(guī)范：規(guī)定郵件和函電的格式、內(nèi)容要求及發(fā)送權(quán)限。
4. 記錄與存檔：建立完善的文檔管理系統(tǒng)，確保信息的安全和追溯。
5. 培訓(xùn)與執(zhí)行：定期培訓(xùn)員工，強(qiáng)化制度意識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行制度規(guī)定。
重要性和意義
良好的收發(fā)制度能提升內(nèi)部溝通效率，減少誤解和延誤。它強(qiáng)化了信息的安全性，防止敏感信息泄露，同時(shí)增強(qiáng)了公司的專業(yè)形象。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，可以降低錯(cuò)誤率，提高工作效率，進(jìn)一步促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作和決策的準(zhǔn)確度。
制度格式
制度的編寫應(yīng)簡潔明了，使用專業(yè)術(shù)語但避免過于復(fù)雜。每個(gè)條款應(yīng)明確具體，易于理解。例如：“所有郵件需在24小時(shí)內(nèi)回復(fù)，緊急函電需立即處理。”格式上，可采用標(biāo)題-細(xì)則-例外情況的結(jié)構(gòu)，保持一致性，便于查閱和執(zhí)行。
在實(shí)施過程中，我們需持續(xù)評估制度的有效性，適時(shí)進(jìn)行修訂和完善，以適應(yīng)公司的發(fā)展變化。通過這樣的制度建設(shè)，我們旨在創(chuàng)建一個(gè)信息流通順暢、工作有序的運(yùn)營環(huán)境。
公司報(bào)刊、郵件、函電收發(fā)制度7范文
第1篇 公司報(bào)刊、郵件、函電收發(fā)制度7
公司報(bào)刊、郵件、函電收發(fā)制度(七)
(一)全公司公私報(bào)刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電由公司收發(fā)室負(fù)責(zé)收發(fā)。
(二)外發(fā)函、電要求。
1.各部門因公需外發(fā)函、電,經(jīng)辦人員應(yīng)于每天下午6點(diǎn)以前將函件、電報(bào)底稿送到收發(fā)室,另填寫掛號、平信、電報(bào)外發(fā)登記表。
2.每天下午6點(diǎn)以前,全公司收發(fā)室應(yīng)將當(dāng)月外發(fā)函、電清點(diǎn),累計(jì)送交郵局寄發(fā)。
(三)外來郵件管理
1.外來郵件一律經(jīng)公司收發(fā)室簽收分發(fā)。
2.凡掛號、紙包、包裹單、匯款單、貨運(yùn)單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當(dāng)面簽收。
3.一般公啟函、電和公司內(nèi)職工私人信件,由收發(fā)室開具清單分放到各單位信報(bào)箱內(nèi)。
4.私人不明平信一律放到信架(信袋)內(nèi),由個(gè)人自取。
5.不論公私郵件收發(fā)室應(yīng)隨到隨清,及時(shí)分發(fā),不得丟失損壞,擱置延誤,對國外來函應(yīng)檢封口、郵戳,如發(fā)現(xiàn)拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收,并向郵局反映,查明原由。
6.凡掛號信、匯款單、包裹單、貨運(yùn)單等的收件人,在收發(fā)室通知發(fā)出后,應(yīng)隨即到收發(fā)室領(lǐng)取郵單,并及時(shí)去郵局取款取件。超期罰款,收發(fā)室概不負(fù)責(zé)。
(四)報(bào)刊訂購與收發(fā)。
1.報(bào)刊訂購。
(1)訂購時(shí)間:上半年、下半年
(2)訂購手續(xù):不論單位和個(gè)人,均需先到收發(fā)室查閱報(bào)刊目錄,再將需要訂購的報(bào)刊代號、名稱、出版日期、單價(jià)、訂購份數(shù)、期數(shù)填寫清楚交收發(fā)員核對算價(jià),確認(rèn)無誤后,當(dāng)面繳款開票。公費(fèi)訂購報(bào)刊由收發(fā)員持訂單到財(cái)務(wù)部門辦理付款托收手續(xù)。歸口管理報(bào)刊公費(fèi)訂購的單位除按上述要求填寫預(yù)訂單外,尚須填寫報(bào)刊分發(fā)清單,詳細(xì)寫明各種報(bào)刊分發(fā)到哪些單位或領(lǐng)導(dǎo)。
2.報(bào)刊收發(fā)。
(1)收發(fā)員每天對郵局送來的報(bào)刊應(yīng)對照郵局分送清單分類清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)有差錯(cuò)應(yīng)及時(shí)登記并要求補(bǔ)缺退余。
(2)收發(fā)員收到郵局送來的報(bào)刊后應(yīng)及時(shí)分發(fā),不得耽擱延誤。收發(fā)員清點(diǎn)分發(fā)報(bào)刊時(shí)間2小時(shí),任何人不得進(jìn)入收發(fā)室。
(3)每天分發(fā)到各單位信報(bào)箱的報(bào)刊應(yīng)隨附分發(fā)清單。
(4)各單位應(yīng)固定專人按時(shí)領(lǐng)取報(bào)刊和公啟函電。領(lǐng)取時(shí),要對照分發(fā)清單清點(diǎn)檢實(shí)簽名,發(fā)現(xiàn)差錯(cuò),應(yīng)當(dāng)面向收發(fā)員提出增補(bǔ)退換要求,并進(jìn)行差錯(cuò)登記。當(dāng)面未提出,則視為分發(fā)無差錯(cuò)。
(五)收發(fā)員應(yīng)堅(jiān)守工作崗位,節(jié)假日、星期日應(yīng)有人值班,休星期日應(yīng)采取換休形式。
(六)收發(fā)室內(nèi)外應(yīng)經(jīng)常保持整齊清潔。
(七)收發(fā)室由辦公室負(fù)責(zé)管理,其工作質(zhì)量由辦公室進(jìn)行檢查、考核,并承擔(dān)責(zé)任。
第2篇 集團(tuán)公司報(bào)刊雜志管理制度
集團(tuán)公司報(bào)刊、雜志管理制度
第一條 人事行政部根據(jù)公司發(fā)展及各部門實(shí)際需要,每半年提出報(bào)刊、雜志訂閱計(jì)劃,并呈報(bào)總經(jīng)理審核后統(tǒng)一由人事行政部指定專人辦理訂閱工作;
第二條 人事行政部前臺(tái)秘書每日負(fù)責(zé)將公司所訂報(bào)刊、雜志及來信來函認(rèn)真及時(shí)分發(fā)并對掛號、特快專遞作好詳細(xì)登記;
第三條 各部門所訂閱報(bào)紙及內(nèi)刊,應(yīng)在被閱后于規(guī)定處放置整齊,嚴(yán)禁隨意丟棄;
第四條 公司購置的各類業(yè)務(wù)書籍,統(tǒng)一由人事行政部專人分類、管理,員工須在辦理完畢登記手續(xù)后借閱并按時(shí)歸還;
第五條 員工應(yīng)在愛護(hù)、珍惜的前提下借閱業(yè)務(wù)書籍,若有故意撕破、損壞書刊者,一經(jīng)查出將按員工手冊予以處罰;
第六條 本制度由人事行政部負(fù)責(zé)草擬并管理、解答。
第3篇 公司報(bào)刊郵件函電收發(fā)制度
公司報(bào)刊、郵件、函電收發(fā)制度
一、報(bào)刊、郵件、信函由前臺(tái)工作人員負(fù)責(zé)簽收、發(fā)放。
二、公司前臺(tái)設(shè)有郵件箱,各店郵件、信函放在郵箱中,由各店派人簽字領(lǐng)取交由本店前臺(tái);
三、辦公室負(fù)責(zé)提供訂閱報(bào)刊的部門及報(bào)刊種類清單。
四、前臺(tái)每天對郵局送來的報(bào)刊應(yīng)對分送清單分類清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)及時(shí)要求補(bǔ)缺。
五、前臺(tái)收到郵局送來的報(bào)刊后,應(yīng)在半小時(shí)內(nèi)將報(bào)刊發(fā)送到訂閱人手中,不得拖延。
六、總經(jīng)理訂閱的報(bào)刊、及私人信件前臺(tái)送交辦公室,由辦公室專人負(fù)責(zé)整理上交總經(jīng)理辦公室。
七、公司各部門需外發(fā)的郵件應(yīng)提前送交辦公室,由辦公室指定專人送交當(dāng)?shù)剜]局寄發(fā)。
八、前臺(tái)在簽收掛號信、包裹單等郵單后,應(yīng)立即通知收件人,收件人應(yīng)及時(shí)去郵局取款取件。超期罰款,責(zé)任自負(fù)。
九、公司外來郵件、信函一律經(jīng)前臺(tái)簽收分發(fā)。不論公私郵件應(yīng)隨到隨清,及時(shí)分發(fā),不得丟失、損壞。
十、對郵局送來非公司郵件,經(jīng)核實(shí)確認(rèn)后,應(yīng)及時(shí)退回,不能私自扣留。
執(zhí)行部門:責(zé)任人簽名:
第4篇 造價(jià)咨詢公司報(bào)刊書籍訂閱購買管理制度
造價(jià)咨詢公司報(bào)刊書籍訂閱購買管理制度
第一條 為加強(qiáng)公司報(bào)刊書籍訂閱購買工作的管理，充分利用報(bào)刊書籍信息資源，節(jié)約開支，特制訂本制度。
第二條 公司報(bào)刊書籍訂閱購買工作由資料員歸口管理，根據(jù)總工安排負(fù)責(zé)辦理報(bào)刊訂閱及發(fā)放、書籍登記保管等事宜。
第三條 報(bào)刊訂閱一般每一年進(jìn)行一次，其它時(shí)間確需補(bǔ)訂時(shí)，由總工審核同意后辦理。
第四條 各部門在申請訂閱報(bào)刊時(shí)，應(yīng)遵循“必要、節(jié)儉”的原則；總工在審核時(shí)，還要考慮報(bào)刊資源共享的可能性，盡量減少重復(fù)訂閱。
第五條 各部門應(yīng)妥善保管報(bào)刊，并安排人員摘錄或剪報(bào)，充分利用報(bào)刊信息資源；必要時(shí)可將重要信息通過公司辦公系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)發(fā)至有關(guān)人員。
第六條 公司出資購買的書籍歸公司所有。各部門因工作需要，需購買書籍時(shí)，應(yīng)經(jīng)總工批準(zhǔn)。購買后應(yīng)將所購書籍在行政財(cái)務(wù)部資料檔案登記，否則不予報(bào)銷。
第七條 員工出席會(huì)議、參加培訓(xùn)時(shí)，若支付了書籍或資料費(fèi)，則應(yīng)將書籍或資料在行政財(cái)務(wù)部資料檔案登記，否則不予報(bào)銷。
第八條 員工借閱的公司報(bào)刊書籍，應(yīng)妥為保管、愛惜，及時(shí)歸還，不得遺失、損壞、裁剪、涂寫，否則應(yīng)酌情賠償。
第九條 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。本制度解釋權(quán)屬行政財(cái)務(wù)部。
第5篇 科技公司報(bào)刊雜志管理制度
科技公司報(bào)刊、雜志管理制度
1、公司行政主管負(fù)責(zé)圖書、雜志和報(bào)刊及剪報(bào)的管理工作;
2、公司購買的書籍、雜志和報(bào)刊及剪報(bào)由行政主管統(tǒng)一登記、蓋章,嚴(yán)格進(jìn)行管理,非公司工作人員不得借閱;
3、圖書資料要分類放在固定位置上,要方便查閱。
4、公司的書刊資料實(shí)行借閱登記制,凡公司員工借閱時(shí)必須履行登記手續(xù),歸還后自覺在登記本上注銷,并放回原處;
5、對已借出的書刊資料,如因公司工作需要可隨時(shí)通知借閱者退回;
6、報(bào)紙以月為單位,按時(shí)間順序裝訂保存;刊物以半年或一年為單位,按順序予以賠償(珍貴圖書的賠償額另計(jì))。裝訂成冊保存,以備查找。
7、公司員工應(yīng)愛護(hù)書籍、雜志、報(bào)刊及剪報(bào),毀損書刊者照價(jià)賠償,丟失書刊者應(yīng)雙倍賠償。
第6篇 某公司圖書報(bào)刊管理制度
f公司圖書報(bào)刊管理制度
1、圖書管理
1.1各部門因工作要求需訂購專業(yè)圖書(含資料、音像制品等),報(bào)《圖書報(bào)刊訂購申請單》,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人簽字后方可訂購。
1.2各部門應(yīng)將所購圖書送總經(jīng)辦登記編號,由總經(jīng)辦錄入公司圖書檔案,接受統(tǒng)一管理。
1.3總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人在其發(fā)票上簽字后,財(cái)務(wù)部門方可報(bào)銷。
1.4員工借閱公司書籍,圖書借閱期限為半個(gè)月,超過半個(gè)月要辦理續(xù)借手續(xù)。
1.5圖書的借閱與保管應(yīng)保證圖書的完好,不得丟失、損壞,對丟失、損壞的現(xiàn)象必須查明原因,由責(zé)任人視情節(jié)予以相應(yīng)賠償。
2、報(bào)刊管理
2.1報(bào)刊的訂購由總經(jīng)辦根據(jù)部門需求統(tǒng)一訂購。
2.2各部門因工作要求需訂購報(bào)刊,報(bào)《圖書報(bào)刊訂購申請單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人簽字后由總經(jīng)辦專人負(fù)責(zé)訂購。
2.3各部門應(yīng)指定專人領(lǐng)取保管訂購的報(bào)刊,期刊按季度報(bào)總經(jīng)辦歸檔。
3、使用表格
圖書報(bào)刊訂購申請表
