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有哪些
店檔案管理制度是企業(yè)管理的重要組成部分，它涵蓋了店鋪運營的各個方面，包括但不限于以下內(nèi)容：
1. 員工信息檔案：記錄員工的基本信息、工作經(jīng)歷、培訓記錄、績效評估等。
2. 客戶資料檔案：保存客戶基本信息、購買記錄、服務反饋等，以便進行客戶關系管理。
3. 商品信息檔案：詳細記錄商品的采購、庫存、銷售情況，以及商品屬性和供應商信息。
4. 合同與協(xié)議檔案：包括與供應商、租賃方、合作伙伴等簽訂的各種合同，確保法律合規(guī)。
5. 財務記錄檔案：保存財務報表、發(fā)票、收據(jù)等，以便進行財務審計和稅務申報。
6. 市場營銷檔案：記錄廣告活動、促銷策略、市場調(diào)研結果，為制定營銷計劃提供依據(jù)。
7. 內(nèi)部政策與流程檔案：企業(yè)內(nèi)部的工作指南、操作手冊、政策文件等。
實施細則
1. 檔案分類與編碼：建立統(tǒng)一的檔案分類體系，每個類別賦予特定編碼，方便查找。
2. 檔案收集：定期收集各部門產(chǎn)生的相關文件，確保檔案的完整性。
3. 檔案整理：對收集到的文件進行整理，去除無關或重復內(nèi)容，保持檔案清晰。
4. 檔案存儲：選擇安全、防火、防潮的存儲環(huán)境，電子檔案需定期備份。
5. 檔案借閱：設立借閱制度，規(guī)定審批流程，防止檔案丟失或泄露。
6. 檔案更新：及時更新過期或變動的信息，保持檔案時效性。
7. 檔案銷毀：對不再需要的檔案，按規(guī)定程序進行銷毀。
8. 檔案安全：設置訪問權限，防止未經(jīng)授權的人員接觸敏感信息。
9. 培訓與指導：定期對員工進行檔案管理培訓，確保全員理解并遵守制度。
上墻內(nèi)容
1. 店檔案管理制度概覽：簡要介紹檔案管理的目的、范圍和責任部門。
2. 檔案分類圖表：展示各類檔案的編碼和對應內(nèi)容。
3. 檔案借閱流程圖：直觀展示借閱檔案的步驟和審批流程。
4. 保密規(guī)定：強調(diào)檔案保密的重要性，列出違反規(guī)定的后果。
5. 應急處理方案：在檔案丟失或損壞時應采取的應急措施。
6. 聯(lián)系方式：指定檔案管理人員的聯(lián)系方式，便于員工咨詢和報告問題。
店檔案管理制度的實施，旨在提升店鋪運營效率，保障信息的安全與準確，同時也是企業(yè)規(guī)范化管理的體現(xiàn)。通過嚴格執(zhí)行上述細則，我們可以確保店檔案的有效管理，為企業(yè)決策提供可靠的數(shù)據(jù)支持，進一步推動店鋪的健康發(fā)展。
店檔案管理制度重要性范文
第1篇 某酒店檔案管理工作流程
酒店檔案管理工作流程
辦公室負責酒店主體檔案的管理,并對各職能部門的檔案保管工作進行督促和指導。各部門應配備有關同志兼任部門檔案管理人員,按照國家《檔案法》等法規(guī)的規(guī)定精神,做好文件材料的收集積累、整理、預立卷和開具歸檔交接清單。酒店檔案工作的主要流程是:
項目工作規(guī)范
接收
凡酒店經(jīng)營管理活動中形成和使用的,業(yè)已辦理完畢并具有查考價值的文件、報告、規(guī)定、通知及有關資料、圖片、會議記錄等均應列入酒店檔案的接收范圍。酒店檔案一年接收一次,酒店各部門應于次年一月底前將檔案資料統(tǒng)一移交辦公室。
整理
酒店檔案按年綜合整理,一般在每年第一季度整理歸檔。酒店各部門的檔案按其形成的各種門類和體裁列為一個全宗。辦公室檔案,按其不同內(nèi)容和體裁,制成統(tǒng)一的分類檔案。按照案卷的排列順序編制卷號,案卷目錄上應區(qū)別情況標明不同保管期限。
保管及利用
酒店檔案應由專人負責保管,并定期進行檢查。凡使用檔案應辦理借閱手續(xù),填寫檔案借閱單。重要檔案的借閱應經(jīng)領導批準。借閱結束后,請借閱者在檔案借閱單上簽名。
鑒定和移交
檔案鑒定工作在相關領導的領導下,組成鑒定小組,按規(guī)定進行。銷毀失去保存價值的檔案由鑒定小組提出意見,登記造冊,經(jīng)酒店領導批準,由兩人在指定地點監(jiān)銷。檔案移交要按國家有關規(guī)定執(zhí)行。檔案員調(diào)動工作,須辦完檔案移交手續(xù)后方能離崗。
第2篇 酒店檔案管理條例（6）
酒店檔案管理條例(六)
1、為加強酒店檔案管理和收集、整理工作,有效地保護和利用檔案,特制定本條例。
2、總經(jīng)理室主管酒店檔案工作,對酒店檔案實行統(tǒng)籌管理,組織協(xié)調(diào),統(tǒng)一高度,監(jiān)督指導,并對檔案工作人員進行培訓。
3、酒店檔案各部室及個人從事酒店公務活動直接形成的,對酒店有保存價值的各種文字、圖象、聲像等不同形式的歷史記錄。
4、酒店各部室和全體員工均有保存檔案的義務,各部室須指定專人保管本部室的檔案,檔案工作人員應當忠于職守并具備專業(yè)知識。
5、各部室應按照酒店文書檔案、管轄和保管期限表中的有關規(guī)定,收集、整理、保管歸屬本部門管理的檔案,并向有管轄權的部室轉(zhuǎn)交有關資料。有關組織和個人因工作需要須查閱各類檔案時,各部門應提供方便并按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。
6、任何個人都不得將屬于酒店所有的檔案據(jù)為已有或者拒絕歸檔,對有下列行為之一的,根據(jù)情節(jié)輕重,將給予必要的處罰、處分,并根據(jù)檔案的價值和數(shù)量,責令賠償損失。
a、損毀,丟失或者擅自銷毀部室應保存的檔案,
b、將公務活動中形成的應歸檔的文件、資料據(jù)為已有,拒絕向組織和檔案工作人員轉(zhuǎn)交。
c、擅自 提供 、抄錄、公布屬于酒店檔案以及應當保密的檔案。
d、涂改,偽造檔案。
e、玩忽職守,造成檔案損失 。
7、在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績顯著的單位或個人,由酒店保密委員會和總經(jīng)理室給予獎勵。
8、本條例由總經(jīng)理室負責解釋 。
附:酒店文書立卷歸檔的幾點說明
1、會議及酒店、部門召開的專業(yè)會、研討會,單獨立卷歸檔。其內(nèi)容包括:會議的籌備、時間、地點、會議文件資料、參加人員、領導人員講話、簡報、總結等。
2、各部的專題報告、集體和個人的調(diào)研資料亦須歸檔。
3、各種基建施工圖紙在工程結束后應專門立卷歸檔。
4、以酒店名義的發(fā)文,包括與有關部門的聯(lián)合發(fā)文,由主管部門或會簽部門歸檔。
5、上級單位、各地方旅游部門發(fā)給酒店的文件,由有相關的業(yè)務部門歸檔。綜合性的總結、計劃,由總經(jīng)理室歸檔。
6、關于原稿,如有修改,以領導最后批簽字稿歸檔。
7、重要的照片和底版、錄音帶、題字、題詞等,亦應立卷歸檔。
8、立卷歸檔的資料每卷不超過150面,超過者可立分卷。
第3篇 酒店檔案管理制度（5）
酒店檔案管理制度(五)
1.各部門辦理完畢的文件,要及時移交行政辦公室,并按條款類目分別存放,三個月后,經(jīng)檢查齊全后,整理立卷歸檔。
2.每天及時將文件歸檔,以免散失和積壓;嚴格執(zhí)行檔案清理和整理制度,實行周整理、季度大整理和年度大清理。防止借閱檔案催要不及時與遺失、檔案立卷不全和無效檔案大量積壓。
3.準確做好檔案索引,以便于查找。
4.歸檔前要做好文件資料的歸卷和立卷工作,使所有資料和文件可隨查隨得,避免盲目查找。
5.卷內(nèi)文件包括正文和底稿、文件和附件、請示和批復,頁號一律在右下角,案卷目錄打印四份,卷內(nèi)目錄打印五份。
6.案卷的厚度一般1.5一2cm,裝訂前要拆除金屬物,做好文件材料的檢查,對破損或褪色的材料要進行修補和復制;裝訂部位過窄或有字跡的材料要加紙襯邊;紙面過大的書寫材料要按卷宗大小折疊整齊;字跡難以辨認的材料要附上抄件;卷宗標題要標明作者、問題或名稱,文字要簡練、確切,字跡要端正。
7.根據(jù)卷內(nèi)文件之聯(lián)系,進行系統(tǒng)排列、編張?zhí)?、抄寫案卷題目和案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷、排列案卷和編制案卷目錄等。檔案目錄包括封面、全卷說明、案卷目錄和卷內(nèi)目錄。
8.案卷按年代、部門排列,永久與長期、短期案卷分開保管。
9.行政辦公室的門窗要堅固,做好防盜、防水、防潮、防塵、防鼠、防強光和防高溫。
10.每季度對檔案材料的數(shù)量和保管情況進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時補救,確保檔案的安全。
11.對于失效的檔案要進行銷毀,銷毀檔案前,要認真鑒定,并且登記造冊,并經(jīng)行政辦公室主任審批后方可銷毀。
12.秘密級或以上密級檔案銷毀時,必須派專人監(jiān)銷,防止失密,嚴禁將檔案作為廢品直接處理。
