有哪些
檔案管理制度主要涵蓋以下幾個(gè)核心部分：
1. 檔案分類與編碼：依據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和內(nèi)容，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，并制定統(tǒng)一的編碼規(guī)則。
2. 檔案收集與整理：明確檔案收集的時(shí)間、方式和責(zé)任人，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。
3. 檔案存儲(chǔ)與保護(hù)：規(guī)定檔案的存儲(chǔ)環(huán)境、保管期限和安全措施，防止檔案損壞或遺失。
4. 檔案檢索與利用：建立有效的檢索系統(tǒng)，方便員工查詢和利用檔案，同時(shí)規(guī)定檔案的借閱和復(fù)制流程。
5. 檔案轉(zhuǎn)移與銷毀：明確檔案達(dá)到保管期限后的處理方式，包括轉(zhuǎn)移至檔案館或合規(guī)銷毀。
6. 檔案安全管理：強(qiáng)化檔案的保密性，防止敏感信息泄露，制定應(yīng)急預(yù)案。
7. 檔案工作考核與監(jiān)督：設(shè)立檔案管理的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，定期檢查執(zhí)行情況，確保制度的有效執(zhí)行。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案分類與編碼：各部門需按照既定的分類標(biāo)準(zhǔn)（如行政、財(cái)務(wù)、項(xiàng)目等）整理檔案，每份文件均應(yīng)附帶唯一的編碼，便于追蹤和檢索。
2. 檔案收集與整理：新產(chǎn)生的文件應(yīng)在產(chǎn)生后7個(gè)工作日內(nèi)歸檔，由部門負(fù)責(zé)人審核后送交檔案室，確保文件的時(shí)效性。
3. 檔案存儲(chǔ)：檔案應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防盜的環(huán)境中，電子檔案需定期備份，以防數(shù)據(jù)丟失。
4. 檔案檢索：設(shè)立電子目錄，通過關(guān)鍵詞、日期、編號(hào)等多維度查詢，提高查詢效率。
5. 檔案利用：?jiǎn)T工借閱檔案需填寫申請(qǐng)表，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)，檔案員負(fù)責(zé)跟蹤借閱狀態(tài)，確保按時(shí)歸還。
6. 檔案轉(zhuǎn)移與銷毀：過期檔案需由專門委員會(huì)審查，決定是否轉(zhuǎn)移至公共檔案館，或在符合法規(guī)要求下進(jìn)行安全銷毀。
7. 檔案安全管理：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案實(shí)行分級(jí)訪問，非授權(quán)人員不得接觸，確保信息安全。
8. 檔案工作考核：每年進(jìn)行一次檔案管理工作評(píng)估，對(duì)執(zhí)行良好的部門和個(gè)人給予表彰，對(duì)存在問題的提出改進(jìn)意見。
上墻內(nèi)容
1. 檔案管理制度概覽：簡(jiǎn)明扼要地列出檔案管理的主要流程和要求，方便員工快速了解。
2. 檔案分類示意圖：以圖表形式展示各類檔案的分類和編碼規(guī)則，直觀易懂。
3. 借閱與歸還流程圖：清晰展示檔案借閱和歸還的步驟，提醒員工遵守規(guī)定。
4. 檔案安全提示：強(qiáng)調(diào)保密原則，提醒員工對(duì)敏感信息的保護(hù)。
5. 負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式：公布檔案室負(fù)責(zé)人和部門檔案管理員的聯(lián)系信息，以便員工咨詢和反饋問題。
以上內(nèi)容旨在規(guī)范公司的檔案管理工作，提高效率，保障信息的安全，同時(shí)也為員工提供了明確的操作指南。各相關(guān)部門應(yīng)嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)檔案管理的良好秩序。
檔案管理制度全文范文
第1篇 檔案管理制度全文
檔案管理是十分重要的,以下由小編為大家提供的關(guān)于檔案管理制度的全文,供大家參考借鑒,希望可以幫助到大家。
檔案管理制度全文
檔案對(duì)大家來(lái)說是既熟悉又陌生,說熟悉是因?yàn)槿巳硕贾雷约河幸环輽n案材料,而且都知道其在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代有著重要的作用;說陌生是因?yàn)楹苌儆腥饲宄约旱臋n案材料里面究竟有些什么,加上檔案的保密性質(zhì),許多人都沒有見過自己的檔案材料。
根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》的規(guī)定,檔案是指過去核現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。而大學(xué)畢業(yè)生的檔案是通過全國(guó)統(tǒng)一考試被錄取的大學(xué)生在畢業(yè)時(shí)的檔案材料 , 它主要包括了該畢業(yè)生的高考成績(jī)、在大學(xué)學(xué)習(xí)期間的學(xué)習(xí)成績(jī)、表現(xiàn)情況、受到的獎(jiǎng)勵(lì)或處罰、家庭狀況等內(nèi)容。這是大學(xué)畢業(yè)生的學(xué)籍檔案,大學(xué)生畢業(yè)后,在其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報(bào)到證,然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門或用人單位委托的人才交流機(jī)構(gòu)。這時(shí)的該畢業(yè)生的學(xué)籍檔案就成了人事檔案,它需要畢業(yè)生與用人單位或用人單位委托的人才交流機(jī)構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議,然后履行相關(guān)畢業(yè)程序取得報(bào)到證。那么畢業(yè)時(shí)還沒有確定工作,沒有簽訂就業(yè)協(xié)議的畢業(yè)生的檔案應(yīng)該怎么辦呢
國(guó)家教育部、人事部、公安部和勞動(dòng)保障部在《關(guān)于進(jìn)一步深化普通高等學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)制度改革有關(guān)問題的意見》中規(guī)定,“對(duì)畢業(yè)離校時(shí)未落實(shí)工作單位的高校畢業(yè)生,檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)保管其檔案免收服務(wù)費(fèi)用。學(xué)?？筛鶕?jù)本人意愿,將其戶口轉(zhuǎn)至入學(xué)前戶籍所在地或兩年內(nèi)繼續(xù)保留在原就讀的高校,待落實(shí)用人單位后,將戶口遷至工作單位所在地。超過兩年仍未落實(shí)工作單位的高校畢業(yè)生,學(xué)校和檔案管理機(jī)構(gòu)將其在校戶口及檔案遷回其入學(xué)前戶籍所在地?！?/p>
根據(jù)對(duì)畢業(yè)生申請(qǐng)保留戶口、檔案兩年的政策精神,我們可以得知這一政策在北京市的具體執(zhí)行辦法。國(guó)務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)教育部等四部委《關(guān)于進(jìn)一步深化普通高等學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)制度改革有關(guān)問題的意見》(簡(jiǎn)稱國(guó)辦 19 號(hào)文件)的相關(guān)精神規(guī)定,在畢業(yè)離校前仍未落實(shí)就業(yè)單位的可以延長(zhǎng)擇業(yè)期(不包括打算考研和自費(fèi)出國(guó)留學(xué)的畢業(yè)生),從當(dāng)年 7 月 1 日起,延長(zhǎng)期限為兩年。兩年內(nèi)與用人單位簽訂就業(yè)協(xié)議書、接受手續(xù)齊備的畢業(yè)生,學(xué)校為其辦理相關(guān)畢業(yè)手續(xù)。其具體做法是:
• 當(dāng)年畢業(yè)離校前仍未落實(shí)就業(yè)單位的京外生源畢業(yè)生須向?qū)W校申請(qǐng),將其戶口和檔案主轉(zhuǎn)至入學(xué)前戶籍所在地,或保留在學(xué)校。北京生源畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)應(yīng)將戶口轉(zhuǎn)回入學(xué)前戶籍所在地,其檔案由學(xué)校統(tǒng)一轉(zhuǎn)至北京高校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心保管。
• 戶口和檔案保存在學(xué)校的京外生源畢業(yè)生,應(yīng)當(dāng)與學(xué)校學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)中心簽訂協(xié)議,其戶口和學(xué)校保存的最長(zhǎng)期限為兩年。
• 畢業(yè)生檔案在校保存期間,兩年內(nèi)可以免交檔案保管費(fèi)用,但畢業(yè)生應(yīng)當(dāng)接受學(xué)校指定的檔案管理機(jī)構(gòu)。協(xié)議到期后,畢業(yè)生應(yīng)當(dāng)自行將檔案和戶口遷出。逾期不辦理或不與學(xué)校聯(lián)系的,學(xué)校將其戶口和檔案遷至入學(xué)前戶籍所在地。
• 根據(jù)北京市的相關(guān)規(guī)定,京外生源畢業(yè)生留京時(shí)間截止到當(dāng)年的 12 月底;對(duì)于超過上述期限在北京市落實(shí)工作單位的京外生源畢業(yè)生,由錄取單位按照《北京市引進(jìn)人才和辦理 的暫行辦法》辦理人才引進(jìn)或北京市工作居住證,學(xué)校不再為其辦理派遣手續(xù)。
根據(jù)有關(guān)規(guī)定,對(duì)于到全校統(tǒng)一派遣時(shí)仍未落實(shí)用人單位的京外生源畢業(yè)生,其本人需要向?qū)W校提出申請(qǐng),將其戶口、檔案等關(guān)系轉(zhuǎn)入入學(xué)前戶籍所在地,或保留在學(xué)校兩年繼續(xù)落實(shí)就業(yè)單位(打算出國(guó)、考研的畢業(yè)生不能申請(qǐng)將其戶口、檔案等關(guān)系保留在學(xué)校)。畢業(yè)生在委托學(xué)校保管其戶口檔案期間,可以參加學(xué)校舉辦的各種招聘活動(dòng),但與學(xué)校已經(jīng)無(wú)隸屬關(guān)系。
全國(guó)各地區(qū)實(shí)行畢業(yè)生申請(qǐng)保留戶檔兩年政策的具體辦法與北京市的大體一樣,但由于各地的具體情況有差異,因此在執(zhí)行這一政策的具體過程中也會(huì)有差異。具體的執(zhí)行辦法各地的高校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)部門都有相應(yīng)的規(guī)定,畢業(yè)生可以向所在學(xué)校的就業(yè)指導(dǎo)部門咨詢。
目前在高校畢業(yè)生中流行著一種檔案無(wú)用的觀點(diǎn),認(rèn)為現(xiàn)在時(shí)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制了,用人制度日趨靈活,用人單位看中的是勞動(dòng)者的能力,檔案已經(jīng)失去了其往日的重要作用。因此,不少畢業(yè)生在畢業(yè)的時(shí)候根本不關(guān)心自己檔案的去向,有的把檔案留在學(xué)校就不管了,有的換工作的時(shí)候不調(diào)檔案把檔案留在原單位不管,有的甚至根本不知道自己的檔案在哪里。
造成這種現(xiàn)象的原因主要有以下幾點(diǎn): 1 、我國(guó)的人事檔案偏重靜態(tài)性的資料描述,注重歷史性和過去時(shí)的描述,不能很好的反映動(dòng)態(tài)的個(gè)人能力和信譽(yù)。 2 、隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的改革,用工形式多樣,許多用人單位在錄用和管理員工的時(shí)候并不看中檔案。 3 、目前我國(guó)高校畢業(yè)生大都是自謀職業(yè),部分畢業(yè)生在畢業(yè)的時(shí)候還沒有落實(shí)工作單位,就把檔案留在學(xué)校,在找到工作之后或是因?yàn)橐呀?jīng)身在外地或是因?yàn)橥浀仍?沒有再回學(xué)校辦理檔案移轉(zhuǎn)手續(xù)。 4 、畢業(yè)生在就業(yè)之后由于種種原因要離開原來(lái)的單位,往往涉及到按照勞動(dòng)合同的約定交納違約金,許多人因?yàn)椴幌肜U納這筆違約金就在未經(jīng)過原單位同意的情況下,跳槽去了另一個(gè)單位。而有的用人單位因?yàn)閱T工沒有交納違約金而不為其辦理檔案移轉(zhuǎn)手續(xù),扣押其檔案。時(shí)間一長(zhǎng),跳槽的員工覺得沒有檔案也沒有什么影響,也就不再關(guān)心自己的檔案關(guān)系了。 5 、還有人因?yàn)榇鏅n費(fèi)太高而又沒有覺得檔案有什么作用而對(duì)檔案置之不理。
但實(shí)際上檔案是不是真的對(duì)畢業(yè)生沒有用了呢回答是否定的。檔案對(duì)于一個(gè)人來(lái)說并非可有可無(wú),它作為記錄個(gè)人經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等內(nèi)容的文件材料,發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用。畢業(yè)生將要面對(duì)的轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn),以及開具出國(guó)、考研等有關(guān)證明,都會(huì)用到檔案。丟了檔案可能會(huì)給自己將來(lái)的工作生活帶來(lái)麻煩。例如已經(jīng)畢業(yè)工作三年的 a 的檔案就一直自己拿著沒往單位交,在單位評(píng)職稱時(shí)因其檔案缺失未能參評(píng)。 b 與北京一家公司簽訂勞動(dòng)合同,公司準(zhǔn)許她的戶口遷至北京。當(dāng)她返回原學(xué)校所在地辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)時(shí),發(fā)現(xiàn)自己放在人才交流中心的還是學(xué)生檔案。這意味著她不能辦理調(diào)動(dòng)。 c 購(gòu)買了一套新房,在銀行辦理房貸時(shí)要求出具貸款人的戶口證明,然而在棄檔多年后,他卻怎么也想不起自己的戶籍檔案現(xiàn)在何處。
專家出招
高校畢業(yè)生在畢業(yè)的時(shí)候?qū)ψ约旱臋n案應(yīng)當(dāng)重視,不應(yīng)對(duì)其不管不顧,在面對(duì)檔案關(guān)系轉(zhuǎn)移時(shí)需要注意如下幾個(gè)問題:
對(duì)于已經(jīng)確定就業(yè)單位的畢業(yè)生,首先要弄清楚自己未來(lái)工作單位的性質(zhì),確切的說要確定簽約單位是否有人事管理權(quán)。如果是國(guó)家機(jī)關(guān)、國(guó)有事業(yè)單位、國(guó)有企業(yè),它們或它們的主管單位是有人事管理權(quán)的,可以接收檔案。其他各類非公企事業(yè)單位、各類民營(yíng)機(jī)構(gòu)是無(wú)人事管理權(quán)的,要通過人才交流中心來(lái)接收學(xué)生檔案。其次在向?qū)W校上報(bào)檔案轉(zhuǎn)寄地址的時(shí)候一定要準(zhǔn)確清楚,并及時(shí)地確認(rèn)自己的檔案是否寄到。
對(duì)于沒有落實(shí)工作單位的畢業(yè)生來(lái)說,如果選擇把檔案關(guān)系轉(zhuǎn)回生源地,需要注意在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)到當(dāng)?shù)厝耸虏块T報(bào)到,辦理人事檔案的相關(guān)手續(xù),否則就會(huì)被認(rèn)為是棄檔。如果選擇把檔案暫時(shí)留在學(xué)校,要及時(shí)地向?qū)W校提出申請(qǐng),并按照學(xué)校的要求簽訂《高校應(yīng)屆未就業(yè)畢業(yè)生戶口檔案托管協(xié)議書》。在找到工作之后記得把檔案關(guān)系從學(xué)校遷出,以免給以后的工作生活帶來(lái)不必要的麻煩。
第2篇 實(shí)小會(huì)計(jì)檔案管理制度
市實(shí)小會(huì)計(jì)檔案管理制度
1、在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)工作中財(cái)務(wù)活動(dòng)完成過程中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)、檔案銷毀清冊(cè)和其它資料是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。
2、對(duì)每年的會(huì)計(jì)檔案,由財(cái)務(wù)經(jīng)辦人按歸檔要求,負(fù)責(zé)立卷裝訂成冊(cè),并按會(huì)計(jì)檔案名稱規(guī)定,劃出明確的保管期限。
3、對(duì)本單位的會(huì)計(jì)檔案,必須科學(xué)管理、妥善保管,設(shè)立專人、專室、專柜存放,做到存放有序,查找方便,嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放、嚴(yán)禁毀失、散失或泄密。
4、本單位保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用,查閱時(shí),應(yīng)經(jīng)分管負(fù)責(zé)人同意,查閱后及時(shí)歸還,向外單位提供利用時(shí),要有正式介紹信經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后,方能查閱,檔案原則上不得借出,如有特殊需要,需經(jīng)上級(jí)主管單位批準(zhǔn),但不得拆散原卷冊(cè)、并應(yīng)限期歸還。
5、建立健全檔案借閱簿,凡本單位或外單位查閱,借出必須登記。
6、檔案管理人員變動(dòng)時(shí),應(yīng)輸交接手續(xù)、并經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意后方能變動(dòng)。
第3篇 檔案安全管理制度
一、檔案庫(kù)房要有“八防”措施,即防盜、防火、防潮、防蟲、防霉、防光、防水、防塵。
二、庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)保持清潔衛(wèi)生,隨時(shí)對(duì)檔案裝具進(jìn)行除塵,以防止有害物質(zhì)的侵蝕。
三、庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙及存放易燃物品。
四、定期檢查檔案保管狀況,做好日常溫濕度記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施。
五、嚴(yán)格遵守檔案的審批、鑒定、銷毀制度。銷毀檔案時(shí),重要文件要逐份登記造冊(cè),并在指定地點(diǎn)專人監(jiān)督銷毀。
六、對(duì)館藏檔案每年進(jìn)行一至二次全面檢查,主要核實(shí)帳、物、卡是否相符,以防檔案長(zhǎng)期借出造成丟失,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告、處理。
七、對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的檔案信息要做到安全管理,定期檢查、清理信息,以防信息的丟失與損壞。
八、配備滅火設(shè)備。
九、對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)電線、電路經(jīng)常進(jìn)行維護(hù)。
第4篇 氣瓶檔案管理、定期檢驗(yàn)和維護(hù)保養(yǎng)制度
1、本單位安排專人建立氣瓶登記臺(tái)賬和檔案，對(duì)氣瓶狀況采用“氣瓶動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)” 進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理；
2、進(jìn)入電腦管理系統(tǒng)的氣瓶必須技術(shù)資料完整，氣瓶登記臺(tái)賬應(yīng)做到一瓶一卡，內(nèi)容應(yīng)包括：出廠合格證、質(zhì)量證明書、氣瓶檢驗(yàn)合格證、氣瓶使用登記證等。
3、氣瓶上應(yīng)涂敷本單位標(biāo)志、氣瓶編號(hào)和打本單位標(biāo)志鋼印。
4、本單位氣瓶外表的顏色、字樣和色環(huán)應(yīng)符合gb7144《氣瓶顏色標(biāo)志》的規(guī)定，氣瓶的附件應(yīng)保持完好，如發(fā)現(xiàn)顏色不清、附件損壞的情況必須及時(shí)修復(fù)。
5、本單位所使用的氣瓶應(yīng)當(dāng)委托有資質(zhì)的單位進(jìn)行定期檢驗(yàn)，未經(jīng)檢定或檢定不合格的氣瓶不得使用。
6、當(dāng)氣瓶受到嚴(yán)重腐蝕、損傷及其它可能影響到使用安全的情況時(shí)，應(yīng)提前進(jìn)行檢驗(yàn)；
7、氣瓶必須專用，不得充裝與氣瓶標(biāo)志不一致的其它介質(zhì)。
8、氣瓶平時(shí)應(yīng)注意維護(hù)和保養(yǎng)，氣瓶放置地點(diǎn)不得靠近熱源和明火，應(yīng)保證氣瓶瓶體干燥。
9、夏季應(yīng)防止曝曬，嚴(yán)禁敲打、碰撞氣瓶，氣瓶罐裝后，不得對(duì)氣瓶進(jìn)行挖補(bǔ)、焊接修理。
第5篇 大學(xué)學(xué)生會(huì)檔案管理制度
檔案工作是校學(xué)生會(huì)工作連續(xù)性，有序性的有力保障，為實(shí)現(xiàn)工作的正規(guī)化，特制定此項(xiàng)制度，以提高工作效率和工作質(zhì)量。
一、日常檔案工作辦法
1、校學(xué)生會(huì)檔案是學(xué)生會(huì)的組織干部管理、教育、活動(dòng)等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料，是校學(xué)生會(huì)至關(guān)重要的公共財(cái)產(chǎn)。檔案內(nèi)容不得隨意公示、復(fù)制。
2、校學(xué)生會(huì)檔案由辦公室分類統(tǒng)一管理;各部門檔案由各部門部長(zhǎng)整理，秘書處監(jiān)督管理，每一學(xué)期各部門將進(jìn)行一次檔案清理，將有關(guān)資料歸檔備案。
3, 校學(xué)生會(huì)檔案包括人事檔案,工作檔案,財(cái)務(wù)檔案及活動(dòng)檔案。
4、各部門策劃籌備的各項(xiàng)活動(dòng)的所有資料，必須一式兩份辦公室處存檔，以備查找。
5. 檔案形式要求：對(duì)于各部文檔案，應(yīng)有文本和電子兩種版本。對(duì)于磁盤、磁帶,cd,vcd等介質(zhì)，向辦公室索取檔案帶，待總結(jié)完后一并上繳。
6. 檔案上繳日期：在該項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)。
7. 檔案上交時(shí)由辦公室簽收。
二,檔案內(nèi)容要求：
(一)人事檔案 包括個(gè)人履歷簡(jiǎn)介、年度工作鑒定，以及其它有關(guān)材料,由主席團(tuán)負(fù)責(zé)考察記錄。
l、個(gè)人履歷簡(jiǎn)介是校學(xué)生會(huì)成員的基礎(chǔ)檔案，由有關(guān)個(gè)人及部門填寫。
2、年度工作鑒定是對(duì)大學(xué)學(xué)生會(huì)成員每年工作的評(píng)定，一式三份，每年由大學(xué)學(xué)生會(huì)送一份到被鑒定人所在學(xué)院，作為評(píng)定獎(jiǎng)學(xué)金、評(píng)選三好生、優(yōu)秀學(xué)生會(huì)干部的依據(jù)之一。
3、工作鑒定是大學(xué)學(xué)生會(huì)成員免職或畢業(yè)離校時(shí)對(duì)其總體工作的鑒定，由學(xué)校有關(guān)部門存入該學(xué)生檔案。
(二)工作檔案 包括校學(xué)生會(huì)工作目錄，各部門工作檔案，上級(jí)及外單位來(lái)文以及其它有關(guān)檔案，由辦公室整理保管。
l、大學(xué)學(xué)生會(huì)工作目錄是校學(xué)生會(huì)的大事記，按日期順序記錄，并標(biāo)上詳細(xì)內(nèi)容所在有關(guān)檔案的頁(yè)碼。
2、各部門將其各項(xiàng)工作指示、活動(dòng)通知、會(huì)議文件、決定、建議意見、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等認(rèn)真詳實(shí)地加以記載，由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項(xiàng)列入工作目錄。
(三)財(cái)務(wù)檔案 包括賬目、現(xiàn)金收支表、各種有關(guān)票據(jù)、表格等，由主席團(tuán)負(fù)責(zé)，定期檢查，詳見財(cái)務(wù)制度。
(四)活動(dòng)檔案
1、活動(dòng)檔案內(nèi)容包括活動(dòng)企劃書;活動(dòng)籌備情況;活動(dòng)及進(jìn)程結(jié)果;活動(dòng)新聞稿,照片等各種文字與圖像資料。
2、 活動(dòng)結(jié)束后由主辦部門及時(shí)寫出工作總結(jié)，并與以上材料一起及時(shí)辦公室歸檔。
三、檔案查閱辦法
1,查閱要求:
1) 各部門可以根據(jù)工作所需向秘書要借閱有關(guān)文件，但不得將有關(guān)文件作非工作之用。
2) 各部門借閱文件后，應(yīng)保持文件的完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫，并且應(yīng)該及時(shí)歸還，若有遺失應(yīng)做出書面檢討，主席團(tuán)會(huì)做出相應(yīng)的警告、批評(píng)。
3) 查閱前請(qǐng)對(duì)照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號(hào)。
第6篇 職業(yè)衛(wèi)生檔案職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理制度
1、為了保護(hù)職工健康和維護(hù)公司權(quán)益,根據(jù)《中華人民共和國(guó)職業(yè)病防治法》的規(guī)定,結(jié)合本公司的實(shí)際,公司建立職業(yè)衛(wèi)生檔案與員工個(gè)人職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案,簡(jiǎn)稱“兩檔”,并由專人保管,并妥善保存,特制訂本制度。
2、職業(yè)衛(wèi)生檔案包括:
(1)企、事業(yè)單位職業(yè)衛(wèi)生記錄卡;
(2)職業(yè)病危害因素分布平面示意圖、位重點(diǎn)職業(yè)病危害因素分布平面示意圖;
(3)工藝流程簡(jiǎn)圖(用箭頭表示);
(4)接觸職業(yè)病危害因素人員一覽表;
(5)接觸職業(yè)病危害因素人員作業(yè)人員登記卡;
(6)職業(yè)病危害、職業(yè)中毒記錄卡;
(7)職業(yè)病危害因素檢測(cè)結(jié)果匯總資料;
(8)職業(yè)病危害因素程度分級(jí)管理表;
(9)職業(yè)中毒事故報(bào)告與處理記錄表等;
(10)職業(yè)病防治法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、文件、監(jiān)督文書清單及有關(guān)文本;
(11)職業(yè)衛(wèi)生管理方針、計(jì)劃、目標(biāo)、方案、程序、指導(dǎo)書、管理制度;
(12)職業(yè)衛(wèi)生專(兼)職管理組織、職能及人員分工;
(13)建設(shè)項(xiàng)目職業(yè)病危害管理檔案;
(14)職業(yè)病預(yù)防控制措施技術(shù)檔案;
(15)職業(yè)病防護(hù)設(shè)施和防護(hù)用品檔案;
(16)職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)教育匯總資料;
(17)職業(yè)病事故應(yīng)急救援預(yù)案及演練有關(guān)資料。
3、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案包括:
(1)勞動(dòng)者職業(yè)史、既往史和職業(yè)病危害接觸史;
(2)相應(yīng)工作場(chǎng)所職業(yè)病危害因素監(jiān)測(cè)結(jié)果;
(3)職業(yè)健康檢查結(jié)果及處理情況;
(4)職業(yè)病診療等健康資料。
4、人力資源科負(fù)責(zé)為每一位職工建立職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案,并妥善保管。
5、檔案管理人員必須維護(hù)勞動(dòng)者的職業(yè)健康隱私權(quán)、保密權(quán)。相關(guān)的衛(wèi)生監(jiān)督檢查人員、勞動(dòng)者或其近親屬、勞動(dòng)者委托代理人有權(quán)查閱、復(fù)印勞動(dòng)者的職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案,其他人員不得私自查閱職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案。
6、“兩檔”資料按檔案管理的要求建立目錄、統(tǒng)一編號(hào)、專冊(cè)登記;分永久、長(zhǎng)期、短期三種期限及時(shí)進(jìn)行歸檔。
7、“兩檔”資料應(yīng)字跡清楚、圖表清晰、文字準(zhǔn)確可靠,并管好和用好“兩檔”。
8、隨時(shí)、定期地根據(jù)公司人員的變動(dòng),及時(shí)調(diào)整和補(bǔ)充“兩檔”,各表卡每年10月前系統(tǒng)地調(diào)整一次。
9、“兩檔”檔案中各種資料按要求每三年復(fù)核一次;日常職業(yè)衛(wèi)生工作須將測(cè)定結(jié)果、健康檢查結(jié)果、職業(yè)病管理情況隨時(shí)過錄,以備分析。
10、職工離開公司時(shí),有權(quán)索取個(gè)人健康檔案資料,企管部應(yīng)如實(shí)地、無(wú)償?shù)靥峁?并在所提供的個(gè)人復(fù)印件上簽章。
11、職業(yè)病診斷,鑒定單位需提供有關(guān)“兩檔”資料時(shí),企管部應(yīng)如實(shí)地提供。
12、檔案室對(duì)各部門移交來(lái)的職業(yè)衛(wèi)生檔案,要認(rèn)真進(jìn)行質(zhì)量檢查,歸檔的案卷要填寫移交目錄,雙方簽字,及時(shí)編號(hào)登記,入庫(kù)保管。
13、檔案工作人員對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、銷毀、管理、借閱利用等情況要進(jìn)行登記,檔案工作人員調(diào)離時(shí),必須辦好交接手續(xù)。
14、職業(yè)衛(wèi)生檔案庫(kù)房要堅(jiān)固、安全,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防高溫、防潮、通風(fēng)等項(xiàng)工作,并有應(yīng)急措施。職業(yè)衛(wèi)生檔案庫(kù)要設(shè)專人管理,定期檢查清點(diǎn),如發(fā)現(xiàn)檔案破損、變質(zhì)時(shí)要及時(shí)修補(bǔ)復(fù)制。
15、利用職業(yè)衛(wèi)生檔案的人員應(yīng)當(dāng)愛護(hù)檔案,職業(yè)衛(wèi)生檔案室嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁對(duì)職業(yè)衛(wèi)生檔案拆卷、涂改、污損、轉(zhuǎn)借和擅自翻印。
16、本規(guī)定解釋權(quán)歸小河煤礦。每年按公司流程對(duì)其合規(guī)性進(jìn)行評(píng)估修訂。
17、本制度自頒布之日起施行。
第7篇 顧客投訴處理制度－投訴顧客檔案管理
顧客投訴處理制度(顧客檔案管理)
規(guī)范管理處顧客檔案的管理,使顧客信息檔案準(zhǔn)確、實(shí)地反映顧客信息,現(xiàn)做規(guī)定如下:
1、顧客檔案的更新由資料管理專員負(fù)責(zé),在小區(qū)顧客變更2日內(nèi),對(duì)顧客檔案進(jìn)行更新歸檔。
2、顧客檔案每年年底進(jìn)行一次總匯,以電子版形式向客服中心備檔。
3、任何員工嚴(yán)守顧客資料,違者從重處罰。
4、將投訴顧客單獨(dú)整理,建立投訴顧客檔案庫(kù),對(duì)此類顧客管理處應(yīng)重點(diǎn)對(duì)待,將抱怨的顧客轉(zhuǎn)化成企業(yè)忠誠(chéng)的顧客。
a 顧客投訴處理過程中形成的記錄,均為該投訴的檔案。
b 顧客投訴處理完畢后,應(yīng)將顧客投訴檔案做好記錄保存。一般保存期限為3年。
c 由公司轉(zhuǎn)呈的投訴(電話、網(wǎng)上投訴、來(lái)訪等)與管理處接收的投訴要進(jìn)行分開記錄,并將顧客投訴檔案保存。
d 重大投訴應(yīng)單獨(dú)立卷保存。
5、各單位每年年底對(duì)于所有投訴的顧客寄以賀卡問候,緩解關(guān)系。
第8篇 房地產(chǎn)集團(tuán)公司項(xiàng)目檔案管理制度
房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司項(xiàng)目檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為充分發(fā)揮x 城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司(以下簡(jiǎn)稱公司)項(xiàng)目檔案在工程建設(shè)、管理、維護(hù)及綜合驗(yàn)收中的作用,確保項(xiàng)目檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合 本公司實(shí)際,特制定本制度。
第二條 項(xiàng)目檔案是指公司開發(fā)房地產(chǎn)項(xiàng)目整個(gè)過程中形成的項(xiàng)目工程技術(shù)類檔案資料。主要由建設(shè)工程前期文件資料、施工技術(shù)文件資料、竣工圖、竣工測(cè)量文件資料、建設(shè)(施工)監(jiān)理資料、聲像資料等六個(gè)部分組成。
第三條 綜合管理部為公司項(xiàng)目檔案管理的歸口管理部門,負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理及個(gè)分、子公司項(xiàng)目檔案管理的指導(dǎo)工作。綜合管理部、前期管理部負(fù)責(zé)工程前期文件的收集、整理、歸檔工作;項(xiàng)目工程部負(fù)責(zé)施工技術(shù)資料、竣工圖、竣工測(cè)量文件資料、建設(shè)(施工)監(jiān)理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體實(shí)施工作。
第四條 本制度適用于公司本部,控股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司遵照?qǐng)?zhí)行,參股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司參照?qǐng)?zhí)行。
第二章 檔案的分類
第五條建設(shè)工程前期文件資料
(一)可行性研究資料
1、項(xiàng)目建議書及批復(fù);
2、可行性研究報(bào)告及批復(fù);
3、項(xiàng)目評(píng)估意見;
4、環(huán)境影響報(bào)告書(表);
5、設(shè)計(jì)任務(wù)書、計(jì)劃任務(wù)書;
6、選址意見書。
(二)基礎(chǔ)、設(shè)計(jì)、施工前準(zhǔn)備資料
1、基礎(chǔ)資料
(1)工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計(jì)、勘察報(bào)告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗(yàn)、試驗(yàn)報(bào)告、重要土、巖樣及說明;
(2)地形、地貌、控制點(diǎn)、建筑物、構(gòu)筑物、測(cè)量定位及觀察記錄;
(3)水文、氣象、地震等其他設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料。
2、設(shè)計(jì)文件
(1)初步設(shè)計(jì)文件資料:總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、設(shè)計(jì)說明書、工程概算、工藝設(shè)備初步設(shè)計(jì);
(2)技術(shù)設(shè)計(jì):建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、采暖、通風(fēng)設(shè)備等圖樣,說明書、工程預(yù)算、計(jì)算書、材料表等;
(3)施工設(shè)計(jì):施工圖、施工說明、設(shè)計(jì)計(jì)算書、施工預(yù)算;
(4)經(jīng)過批準(zhǔn)的施工圖審查報(bào)告、施工圖審查批準(zhǔn)書。
3、施工準(zhǔn)備資料
(1)征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖;
(2)拆迂文件、補(bǔ)償安置協(xié)議書;
(3)環(huán)保、衛(wèi)生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、城建檔案等部門審查意見書及認(rèn)可文件資料;
(4)水、暖、電、有線電視、煤氣供應(yīng)協(xié)議書;
(5)建設(shè)工程規(guī)劃(規(guī)劃用地)許可證(附圖、附件),施工許可證;
(6)工程項(xiàng)目參加單位(設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理單位)工程項(xiàng)目材料的采購(gòu)招標(biāo)、投標(biāo)、中標(biāo)文件資料及合同、協(xié)議、工程質(zhì)量監(jiān)督委托書等。
第六條 施工技術(shù)文件資料
(一)開工報(bào)告,停工、復(fù)工報(bào)告;
(二)施工組織設(shè)計(jì)、施工方案;
(三)圖紙會(huì)審紀(jì)要;
(四)工程技術(shù)、質(zhì)量、安全措施交底;
(五)工程定位放線、測(cè)量記錄、驗(yàn)線記錄;
(六)土壤試驗(yàn)記錄、試樁記錄、打樁記錄、樁位復(fù)核記錄、樁承載試驗(yàn)記錄、樁位竣工總平面圖;
(七)地基驗(yàn)槽記錄、地基處理記錄、地基釬探記錄;
(八)基礎(chǔ)、主體中間驗(yàn)收記錄,構(gòu)件吊裝記錄;
(九)混凝土施工日記;
(十)技術(shù)復(fù)核記錄;
(十一)隱蔽工程驗(yàn)收記錄(包括安裝工程);
(十二)工程沉降觀測(cè)、變形觀察記錄;
(十三)主要建筑安裝材料、設(shè)備出廠合格證、試驗(yàn)報(bào)告;
(十四)構(gòu)件合格證;
(十五)砂漿、混凝土試塊試驗(yàn)報(bào)告;
(十六)水、暖、電氣等設(shè)備工程檢查、試驗(yàn)、運(yùn)行調(diào)試記錄;
(十七)工程變更設(shè)計(jì)聯(lián)系單;
(十八)混凝土缺陷修補(bǔ)記錄、補(bǔ)強(qiáng)記錄;
(十九)工程質(zhì)量事故及處理材料;
(二十)其他特種記錄(沉井、沉箱等);
(二十一)單位工程竣工驗(yàn)收記錄;
(二十二)單位工程質(zhì)量綜合評(píng)定表;
(二十三)分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量評(píng)定表;
(二十四)竣工報(bào)告;
(二十五)交工驗(yàn)收材料;
(二十六)設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理工程質(zhì)量合格鑒定資料;
(二十七)施工技術(shù)總結(jié),工程監(jiān)理總結(jié),工程試運(yùn)行記錄;
(二十八)工程竣工驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要、備案表;
(二十九)工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告;
(三十)工程質(zhì)量保修書;
(三十一)工程決算、決算審計(jì)。
第七條 竣工圖文件
(一)建筑安裝工程
l、各類建筑、結(jié)構(gòu)專業(yè)圖;
2、各類電氣專業(yè)圖;
3、電信專業(yè)圖;
4、煤氣專業(yè)圖;
5、各類給、排水工程專業(yè)圖;
6、供熱、冷專業(yè)圖;
7、有關(guān)消防、抗震、樓字智能、電梯、工藝等竣工圖。
(二)地下管線工程
1、總平面圖;
2、縱斷面圖、橫斷面圖、結(jié)點(diǎn)詳圖;
3、構(gòu)筑物結(jié)構(gòu)圖;
4、各種管線特征點(diǎn)圖;
5、管網(wǎng)綜合圖。
第八條 竣工測(cè)量文件資料
(一)綜合性資料
1、竣工測(cè)量(地形、地下管線)技術(shù)資料;
2、竣工測(cè)量施測(cè)方案;
3、竣工測(cè)量技術(shù)總結(jié)及測(cè)量精度分析;,
4、竣工測(cè)量所用儀器的各種檢測(cè)資料。
(二)控制資料
1、管線控制,加密控制點(diǎn)的觀察手簿
2、光電測(cè)距記錄;
3、水準(zhǔn)觀測(cè)手簿;
4、平面、立面求算值的計(jì)算書;
5、控制點(diǎn)分布略圖、成果表。
(三)地形測(cè)量資料
l、地形及各種地下管線繪原圖、印刷原圖
;
2、圖根點(diǎn)及碎部座標(biāo)的觀測(cè)手簿及成果計(jì)算書。
第九條 建設(shè)(施工)監(jiān)理資料
(一)由施工單位提供的施工組織設(shè)計(jì)(施工方案)報(bào)審表;
(二)監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則;
(三)監(jiān)理通知、不合格工程項(xiàng)目通知;
(四)工程延期、費(fèi)用索賠審批表;
(五)工程部分暫停報(bào)告;
(六)工程移交證書。
第十條 聲像資料。主要記錄和反映工程開工、施工及竣工各階段中重大事件、主要環(huán)節(jié)的聲像資料。如反映工程全貌的變化、方案論證、領(lǐng)導(dǎo)視察、隱蔽、基礎(chǔ)施工局部(全貌)、重大技術(shù)和工藝施工、安裝等有關(guān)照片、圖像、錄音材料及文字說明。
第三章 檔案的收集和歸檔
第十一條 在項(xiàng)目建設(shè)過程中,綜合管理部、前期管理部、項(xiàng)目工程部應(yīng)在各自的職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)資料的形成、積累、整理和保管工作。及時(shí)將辦理完畢或有關(guān)人員保存的文件資料收集齊全,加以整理,以確保資料的完整
第十二條 有關(guān)人員在收集、整理檔案資料時(shí),應(yīng)按城建檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)。
第十三條 檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質(zhì)、規(guī)格等內(nèi)容須圖物相符,做到字跡清楚、圖面整潔、規(guī)格統(tǒng)一、反差良好、簽字手續(xù)完備。
第十四條 凡由易褪色書寫材料(如復(fù)寫紙、熱敏紙等)形成的文件資料應(yīng)附復(fù)印件。
第十五條 檔案文件資料不得用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆)書寫、繪制。
第十六條 照片(含底片)和聲像材料,要求圖像清晰,聲音清楚,解說與畫面同步,照片與聲像材料的文字說明準(zhǔn)確精煉;電子檔案(軟盤、光盤等)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。
第十七條 在整理檔案資料時(shí),遇下列情況,應(yīng)要求責(zé)任部門進(jìn)行重新制作:
(一)一張圖紙上改動(dòng)部分超過圖面 35%或改繪后致使圖面混亂、模糊、分辨不清的圖(表);
(二)使用破損、受過光照?qǐng)D面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖紙或資料;
(三)結(jié)構(gòu)、工藝、平面位置(或局部)改變,無(wú)法在原圖上通過修改來(lái)反映的;
(四)管線平面位置變動(dòng)(長(zhǎng)度超過總長(zhǎng)的五分之一,線位平移超過 2m),構(gòu)造形式改變,斷面尺寸變化,豎向位置變動(dòng)等;
(五)未按施工圖位置施工的管線工程。
第十八條 所有竣工圖應(yīng)有竣工圖章?？⒐D章尺寸為70ram×50ram,內(nèi)容有:編制單位名稱、編制人、技術(shù)負(fù)責(zé)人和編制日期。簽字要求填寫清楚、齊全,不得代簽。
第十九條 有關(guān)人員收集的設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理等單位的檔案資料須兩套以上,原則以工程合同規(guī)定為準(zhǔn)。
第四章 檔案的組卷和移交
第二十條 組卷要遵循項(xiàng)目檔案文件資料的自然形成規(guī)律和成套性特點(diǎn),保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系,分類科學(xué)、組卷合理。
第二十一條 項(xiàng)目技術(shù)文件資料要按單項(xiàng)工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷;項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、消防、環(huán)保順序組卷;項(xiàng)目管理性文件按問題、時(shí)間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷。
第二十二條 施工技術(shù)文件資料要按管理、依據(jù)、施工安裝記錄、檢測(cè)實(shí)驗(yàn)、審定證明排列;竣工圖按專業(yè)、圖號(hào)排列;文字在前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。
第二十三條 案卷文字材料要用線繩三孔裝訂;圖紙統(tǒng)一折疊成四號(hào)圖紙規(guī)格:297mm×2lomm。
第二十四條 案卷必須填寫卷內(nèi)目錄、備考表和封面、脊背;編寫案卷頁(yè)號(hào),頁(yè)號(hào)位置是文件資料正面右下角,雙面書寫文件資料背面為左下角。
第二十五條 項(xiàng)目檔案資料統(tǒng)一采用卷盒。外表尺寸為3lomm×220mm。厚度分別為20ram,30ram,40ram,50ram 等四種。
第二十六條 項(xiàng)目檔案數(shù)量一般為兩套。一套由公司留存;另一套報(bào)送城建檔案館。
第二十七條 在項(xiàng)目完成綜合驗(yàn)收后6 個(gè)月內(nèi),綜合管理部應(yīng)主動(dòng)與當(dāng)?shù)卣墙ú块T聯(lián)系,辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù)。并配合城建檔案館對(duì)移交檔案資料的清點(diǎn)、審核、整理、立卷,入庫(kù)等工作。
第二十八條 移交項(xiàng)目檔案時(shí)應(yīng)如實(shí)填寫《移交書》,《移交書》等相關(guān)文件資料均應(yīng)歸入公司文書檔案。
第五章 附則
第二十九條 本制度由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。
第三十條 本制度自印發(fā)之日起施行。
第9篇 公司安全生產(chǎn)檔案管理制度
公司安全生產(chǎn)檔案管理制度
本公司檔案室保存的檔案,主要供本公司使用。
如其它部門或個(gè)人查閱時(shí),須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人或檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)同意,并僅限于室內(nèi)閱覽。
凡因特殊需要,經(jīng)批準(zhǔn)同意借出的檔案,外借時(shí)間一般為三周左右,到期仍需繼續(xù)利用,須辦理續(xù)借手續(xù)。
借出的檔案不得轉(zhuǎn)借他人,不得隨意涂改、圈劃、眉批,不得拆卷,不得增刪檔案內(nèi)容或污損檔案。
凡外單位或個(gè)人查閱檔案,須持單位正式介紹信,寫明查檔目的。安全、公安部門查閱有關(guān)檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批轉(zhuǎn)。
凡復(fù)制、摘錄檔案,須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)同志。利用檔案的單位和個(gè)人未經(jīng)上級(jí)主管部門或檔案室同意,不得擅自公布檔案內(nèi)容。
借閱檔案須辦理借閱登記手續(xù),并確保檔案的完整與安全。
電話查詢檔案,只限于一般問題的咨詢。檔案的儲(chǔ)存必須規(guī)范、分門別類,標(biāo)識(shí)明確,便于查詢。
第10篇 車輛安全臺(tái)帳、檔案管理制度
車輛安全生產(chǎn)臺(tái)帳、檔案要求齊全有效，主要內(nèi)容和要求如下：
文字記錄類：
1、車輛安全管理文件匯編：記載本單位收到上級(jí)管理部門車輛安全管理文件情況和內(nèi)部下發(fā)車輛安全管理文件情況。
2、車輛安全會(huì)議記錄：記載由本單位領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、車輛安全管理人員、車輛人員參加的各類車輛安全工作例會(huì)或?qū)ｎ}車輛安全工作會(huì)議情況。
3、車輛安全管理監(jiān)督檢查記錄：記載本單位內(nèi)部組織開展車輛安全生產(chǎn)檢查的情況。
4、車輛安全事故隱患督查通知書：記載在本單位開展車輛安全生產(chǎn)檢查中，對(duì)發(fā)現(xiàn)各部門、崗位、人員存在重要隱患采取措施、督促整改的情況。
5、車輛安全宣傳教育培訓(xùn)活動(dòng)記錄：記載組織本單位領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、
車輛安全管理人員、車輛人員開展各種車輛安全生產(chǎn)教育、宣傳、培訓(xùn)等活動(dòng)情況。
6、車輛安全事故情況記錄：記載本單位向上級(jí)管理部門上報(bào)的事故發(fā)生情況（在填寫《道路運(yùn)輸行業(yè)車輛事故快報(bào)》實(shí)際操作過程中可以做到“一表兩份”，一份以傳真或復(fù)印上報(bào)后存入“事故檔案”，一份在制式臺(tái)帳中留存）。
7、車輛安全事故處理結(jié)果記錄：記載本單位按照“四不放過”原則進(jìn)行事故處理的情況。
8、車輛安全事故報(bào)表記錄：記載本單位向上級(jí)管理部門上報(bào)車輛安全事故報(bào)表情況。（在填寫《浙江省道路運(yùn)輸行業(yè)責(zé)任車輛事故（年、季、月）表》實(shí)際操作過程中可以做到“一表兩份”，一份以傳真或復(fù)印上報(bào)后存入“車輛安全工作信息--事故統(tǒng)計(jì)材料”，一份在制式臺(tái)帳中留存）。
9、車輛情況記錄：記載本單位營(yíng)運(yùn)車輛技術(shù)參數(shù)、維護(hù)作業(yè)、營(yíng)運(yùn)資質(zhì)、車輛安全配備等各方面情況。
10、人員情況記錄：記載本單位車輛安全管理人員、駕駛員等重要崗位車輛人員基本管理信息。
11、出車前檢查記錄：記載本單位車輛出車前車輛安全檢查情況。資料收集類：
1、車輛安全管理組織體系：收集本單位車輛安全生產(chǎn)委員會(huì)（小組）正式行文、各部門及各崗位車輛安全管理職責(zé)正式行文、車輛安全管理網(wǎng)絡(luò)圖等。
2、車輛安全生產(chǎn)目標(biāo)責(zé)任書及考核：收集與上級(jí)管理部門或單位簽訂的車輛安全生產(chǎn)目標(biāo)責(zé)任書及被考核材料；與本單位各部門、車隊(duì)（班組）、車輛人員簽訂的車輛安全生產(chǎn)目標(biāo)責(zé)任書及考核材料。
3、車輛安全管理規(guī)章制度：收集本單位車輛安全管理規(guī)章制度。
4、應(yīng)急預(yù)案及演練：收集本單位在惡劣天氣、重特大事故、突發(fā)事件等情況發(fā)生時(shí)應(yīng)急處置預(yù)案及相關(guān)演練開展情況。
5、事故檔案：收集本單位營(yíng)運(yùn)車輛發(fā)生的重大以上事故相關(guān)材料。以某事故為例，事故檔案主要可包括：《道路運(yùn)輸行業(yè)車輛事故快報(bào)》、《道路交通事故責(zé)任認(rèn)定書》、《重特大事故整改情況報(bào)告書》、本單位對(duì)事故的處理意見及相關(guān)批復(fù)等。
6、人員檔案：收集本單位車輛安全管理人員、駕駛員等重要崗位車輛人員的勞動(dòng)合同、身份證、駕駛證、車輛資格證或崗位證等重要證件的復(fù)印件。
7、車輛檔案：收集本單位營(yíng)運(yùn)車輛技術(shù)檔案和行駛證、營(yíng)運(yùn)證、車輛及車輛附件購(gòu)置發(fā)票等重要證件的復(fù)印件。
8、車輛車輛安全日志檔案。收集本單位營(yíng)運(yùn)車輛車輛車輛安全日志，并匯總相關(guān)數(shù)據(jù)。
9、車輛保險(xiǎn)檔案。收集本單位營(yíng)運(yùn)車輛各種保險(xiǎn)保單。
10、車輛安全工作信息：有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范性文件；本單位車輛安全管理工作計(jì)劃、總結(jié)；本單位在車輛安全管理工作方面的上報(bào)材料、報(bào)表；事故統(tǒng)計(jì)材料；本單位領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于車輛安全生產(chǎn)或管理方面的講話、發(fā)言材料；本單位車輛安全生產(chǎn)或管理方面的宣傳信息；其他方面車輛安全工作信息、原始材料。
根據(jù)公司形勢(shì)發(fā)展和上級(jí)部門的要求，不斷充實(shí)和完善臺(tái)帳、檔案資料。
第11篇 設(shè)備機(jī)具檔案臺(tái)帳管理制度
1、范圍:
本制度規(guī)定了設(shè)備技術(shù)資料的管理范圍,設(shè)備技術(shù)檔案的形成,積累,歸檔及管理內(nèi)容與要求,適用于本公司的設(shè)備資料檔案管理。
2、管理內(nèi)容:
2.1、生產(chǎn)設(shè)備檔案資料。
2.2、設(shè)備管理中形成的綜合性文件資料(1.企業(yè)正式頒布的有關(guān)設(shè)備管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、上升為設(shè)備管理技術(shù)性文件及設(shè)備管理辦法)等。
2.3、外來(lái)文件(國(guó)家、地方政府、行業(yè)頒發(fā)的有關(guān)設(shè)備管理的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程)等。
3、設(shè)備技術(shù)資料檔案的管理:
3.1、設(shè)備檔案資料的形成,積累和歸檔管理。
3.1.1、設(shè)備到貨后應(yīng)立即組織有關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收,在驗(yàn)收時(shí)將隨機(jī)文件、技術(shù)資料經(jīng)公司物質(zhì)管理部門和設(shè)備管理部門及公司檔案管理負(fù)責(zé)人共同驗(yàn)收,將一切資料登記建名冊(cè),做好歸檔前的準(zhǔn)備工作。
3.1.2、設(shè)備安裝驗(yàn)收完后,負(fù)責(zé)設(shè)備安裝調(diào)試的主管人員將在設(shè)備安裝、調(diào)試過程中形成的文件資料及時(shí)整理和設(shè)備隨機(jī)的各種技術(shù)資料一同交設(shè)備管理部門,由設(shè)備管理部門移交檔案管理部門歸檔管理。
3.1.3、設(shè)備在修理過程中,設(shè)備管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集和積累所形成的各種文件、資料,在修理工作完成后,應(yīng)立即將在修理過程中收集和積累所形成的各種文件、資料,上報(bào)設(shè)備管理部門,由設(shè)備管理部門移交檔案管理部門歸檔。
3.2、設(shè)備在使用過程中形成的綜合性文件資料的管理。
3.2.1、公司正式下發(fā)的有關(guān)設(shè)備管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)章制度及操作規(guī)程。
3.2.2、設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)統(tǒng)計(jì)資料。
3.2.3、設(shè)備維修資料。
3.2.4、設(shè)備調(diào)入調(diào)出資料。
第12篇 檔案局信息公開發(fā)布運(yùn)行管理制度
為保證本單位政府信息形成、審核、發(fā)布、應(yīng)急處置等工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,符合《中華人民共和國(guó)政府信息公開條例》和自治區(qū)以及貴港市政府信息公開相關(guān)規(guī)定的要求,進(jìn)一步提高公開信息工作的質(zhì)量和效率,特制定本制度。
第一條 本制度所稱政府信息包括:1、機(jī)構(gòu)職能;2、法規(guī)規(guī)章;3、領(lǐng)導(dǎo)動(dòng)態(tài);4、工作動(dòng)態(tài);5、決策信息;6、規(guī)劃信息;7、統(tǒng)計(jì)信息;8、財(cái)政管理;9、人事信息;10、行政職權(quán);11、信息公開指南;12、信息公開工作報(bào)告;13、應(yīng)急監(jiān)察;14、其他依照法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)定應(yīng)當(dāng)讓公眾知曉的政府信息。
第二條 本制度所稱信息形成和發(fā)布包括信息采集、內(nèi)容審核、保密審查、公開審核、形成信息、錄入和錄入審核、應(yīng)急處置七個(gè)階段;前四個(gè)階段屬采集信息,后三個(gè)階段屬政府信息。
第三條 政府信息發(fā)布渠道:①?gòu)V西壯族自治區(qū)人民政府或政府信息公開主管部門指定的平臺(tái);②貴港市政府信息公開目錄平臺(tái);其他合法渠道。
第四條 信息發(fā)布遵循合法、及時(shí)、真實(shí)、“涉密信息不公開,公開信息不涉密”、“不審核不公開”和“誰(shuí)主管誰(shuí)公開,誰(shuí)公開誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則。
第五條 各科室根據(jù)實(shí)際工作情況采集、加工、整理信息。信息采集、加工、整理工作由各科室具體業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人員負(fù)責(zé),專人管理。
第六條 信息采集的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定,內(nèi)容全面、信息真實(shí)、表述規(guī)范、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),并有時(shí)效性和內(nèi)部控制。
第七條 各科室負(fù)責(zé)人對(duì)已采集的信息進(jìn)行審核修改,保證信息內(nèi)容和數(shù)據(jù)具有真實(shí)性、客觀性和完整性。
第八條 各科室負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)已采集的信息提出公開或不公開意見。
第九條 指定具備定密知識(shí)、有相關(guān)行政業(yè)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)的人員對(duì)各科室負(fù)責(zé)人已審核的已采集信息進(jìn)行保密審查。
第十條 保密審查工作應(yīng)當(dāng)依據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》和《中華人民共和國(guó)政府信息公開條例》相關(guān)規(guī)定進(jìn)行。
第十一條 保密審查工作應(yīng)在公開審核工作之前進(jìn)行。
第十二條 業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任信息公開與儲(chǔ)存審核人,明確已采集信息公開屬性。
第十三條 信息公開的屬性包括:主動(dòng)公開、依申請(qǐng)公開、不予公開三種。
第十四條 屬于“三密”信息或涉密特別敏感信息為不予公開信息,應(yīng)注明不予公開的原因。
第十五條 公開審核后的已采集信息經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)審閱、修改、確認(rèn)信息屬性、簽發(fā)即形成政府信息。
第十六條 簽發(fā)日期為信息的生成日期。
第十七條 屬于主動(dòng)公開的政府信息,指定專人在信息形成二十個(gè)工作日內(nèi)完成信息錄入工作,確保信息錄入正確、完整、及時(shí)。信息錄入完成后,錄入人對(duì)信息的內(nèi)容再次確認(rèn)沒有錯(cuò)誤方可發(fā)布,屬于重大或緊急事件處置的政府信息需通過新聞媒體向社會(huì)公布公開的,按其他管理辦法執(zhí)行。
第十八條 主動(dòng)公開的信息第一發(fā)布渠道為指定的網(wǎng)站,第二渠道為合法的媒體,第三渠道為合法報(bào)欄等。
第十九條 以下兩種情況應(yīng)當(dāng)采取應(yīng)急處置:(一)公開的信息造成公眾錯(cuò)誤理解或影響社會(huì)穩(wěn)定、擾亂社會(huì)管理秩序;(二)公開突發(fā)公共事件相關(guān)信息,包括突發(fā)公共事件預(yù)測(cè)、預(yù)報(bào)、預(yù)防和實(shí)際災(zāi)情、應(yīng)急救援、善后處理等方面的信息。
第二十條 應(yīng)急處置工作應(yīng)當(dāng)遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、客觀、全面的原則。應(yīng)成立常規(guī)化的應(yīng)急處置機(jī)構(gòu),專門采集和處理信息發(fā)布后公眾和社會(huì)的反應(yīng)程度以及提出應(yīng)對(duì)措施。
第二十一條 應(yīng)急處置工作應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間向社會(huì)發(fā)布準(zhǔn)確而簡(jiǎn)要信息,隨時(shí)發(fā)布初步核實(shí)情況、應(yīng)對(duì)措施防范措施等,并根據(jù)事件處置情況做好后續(xù)發(fā)布工作。
第13篇 中海物業(yè)公司檔案管理制度怎么寫
h物業(yè)公司檔案管理制度為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。
一、檔案資料的歸檔管理1.歸檔范圍a.分公司在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、薄冊(cè)、圖表、書信、日記、會(huì)議材料等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負(fù)責(zé)歸檔。
c.各部門在專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種專項(xiàng)檔案,如:會(huì)議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計(jì)檔案等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
d.員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)、有關(guān)證書復(fù)印件等員工檔案,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
e.財(cái)務(wù)檔案按《財(cái)務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負(fù)責(zé)。
2. 歸檔要求a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國(guó)家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書寫材料。
歸檔的電子文件需排版整齊;
字體一般是宋體,標(biāo)題三號(hào)字,正文四號(hào)字;
語(yǔ)言通順,文字輸入正確無(wú)誤。
b.歸檔的文件材料要完整齊全。
c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。
d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。
3. 歸檔時(shí)間a.文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。
b.員工檔案及時(shí)歸檔。
c.財(cái)務(wù)檔案按季度歸檔。
4. 歸檔份數(shù)a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;
電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。
b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。
5.不歸檔文件材料的范圍a.重份和無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。
b.上級(jí)單位發(fā)來(lái)供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。
c.未經(jīng)會(huì)議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對(duì)稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)。
d.從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料。
e.參加非主管單位召開的會(huì)議,不需貫徹執(zhí)行或無(wú)查考價(jià)值的文件材料。
f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。
g.下級(jí)單位送來(lái)參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映和不應(yīng)抄報(bào)不必備案的文件材料。
6. 各部門主任要對(duì)本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
二、檔案資料的保管1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。
2. 存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應(yīng)按照類別和時(shí)間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
存放電子文件應(yīng)有專用硬盤分區(qū)或?qū)Ｓ梦募A;
在保存電子文件時(shí),按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級(jí)文件夾中。
文件夾名稱應(yīng)能簡(jiǎn)潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。
存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標(biāo)簽,以方便查詢。
3. 底圖除修改、送曬外,不得外借。
修改后的底圖入庫(kù),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況。
底圖存放以平放為宜。
4. 存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。
必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。
5.每半年定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊(cè)相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)的文書檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,文書檔案發(fā)霉或蟲害要及時(shí)消殺;
對(duì)于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時(shí)拷貝、另存。
6. 行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設(shè)施。
三、檔案資料借閱管理1.分公司所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。
2. 員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報(bào)所在部門主任批準(zhǔn)。
查閱分公司檔案須報(bào)行政部主任批準(zhǔn)。
3. 在借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn):a.辦理登記手續(xù),定期歸還。
b.要愛護(hù)檔案,不得丟失。
c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫。
4. 借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。
5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。
6. 借閱者在歸還檔案時(shí)必須填寫檔案利用效果記錄。
7. 調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
四、檔案鑒定和銷毀1.檔案鑒定工作由各部門領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行;
日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé)。
2. 鑒定的主要項(xiàng)目有:a.檔案保管期限表。
b.對(duì)到期檔案提出存、毀意見。
3. 確定保管期限原則:a.對(duì)本部門有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映部門職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。
b.凡是在一定時(shí)間有利用的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。
4. 鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。
5.檔案通過鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。
鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,部門主任應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。
6. 銷毀檔案的程序:a.經(jīng)鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報(bào)告,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門實(shí)施。
銷毀清單及報(bào)告應(yīng)歸檔。
分公司的檔案銷毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
b.檔案銷毀時(shí),由部門派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名。
c.銷毀檔案時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對(duì)在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T造成損失的,將根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
第14篇 商業(yè)大廈物業(yè)管理制度檔案建設(shè)
商業(yè)大廈物業(yè)管理制度與檔案建設(shè)
1 完備的管理工具
管理工具并非我們?nèi)粘Ｋ玫氖止すぞ吆推鞑?而是**在xx開展物業(yè)管理服務(wù)工作所需的依據(jù)--各類支持性文件。
xx物業(yè)管理支持性文件由《業(yè)主公約》、《物業(yè)管理委托合同》、《用戶手冊(cè)》和各類《管理規(guī)章制度》構(gòu)成。
1.1 《業(yè)主公約》是一份所有業(yè)主均需簽署的有法律依據(jù)的文件,訂明所有業(yè)主所應(yīng)負(fù)的責(zé)任及所享有的權(quán)利,并制定了各業(yè)主應(yīng)互相遵守的管理規(guī)章及條例。當(dāng)出現(xiàn)違反及影響他人的情況(如逾期不繳納管理費(fèi)及違章改變物業(yè)用途等違反管理?xiàng)l例的事項(xiàng)),《業(yè)主公約》亦賦予物業(yè)管理者權(quán)力及方法去禁制此類現(xiàn)象。
1.2 《物業(yè)管理委托合同》是一份由管理委托方和受委托方(物業(yè)管理公司)簽署的具有法律效力的文件,訂明簽約各方所應(yīng)盡義務(wù)及享有的權(quán)利,簽約各方均需遵從,違者將承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。
1.3 《用戶手冊(cè)》是根據(jù)xx實(shí)際情況編制的用戶指引性文件,主要具有說明書性質(zhì)。
1.4xx的《管理規(guī)章制度》。
1.5**積累多年物業(yè)管理工作的豐富經(jīng)驗(yàn),建立有一整套富有操作性的規(guī)章制度系統(tǒng),使各管理項(xiàng)目有章可循,有法可依。1996年,**引入iso9000質(zhì)量體系,作為規(guī)章制度的重要組成部分,通過不斷地補(bǔ)充和完善,為物業(yè)管理水平的提高發(fā)揮了重要作用。
1.6xx項(xiàng)目屬于現(xiàn)代化高檔物業(yè),要求具有完善可行的規(guī)章制度系統(tǒng),滿足其各項(xiàng)使用要求。**以完善的規(guī)章制度和iso9000體系為基礎(chǔ),結(jié)合《全國(guó)城市物業(yè)管理?xiàng)l例》和《全國(guó)城市物業(yè)管理示范大廈考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》的總體要求,提煉、形成xx物業(yè)管理規(guī)章制度體系:(見下頁(yè)圖)
圖1 管理規(guī)章制度結(jié)構(gòu)圖
**管理規(guī)章制度目錄表1
序號(hào)制度類型制度目錄
1公眾制度精神文明公約
治安管理規(guī)定
電梯管理規(guī)定
消防管理規(guī)定
清潔衛(wèi)生公約
綠化管理規(guī)定
裝修管理規(guī)定
入伙管理制度
物業(yè)接管驗(yàn)收管理制度
公用設(shè)施維護(hù)管理制度
臨明用電、用水管理規(guī)定
垃圾收集與處理管理制度
衛(wèi)生消殺管理制度
2崗位職責(zé)主任崗位職責(zé)
副主任崗位職責(zé)
客戶服務(wù)中心職責(zé)
序號(hào)制度類型制度目錄
部長(zhǎng)崗位職責(zé)
部長(zhǎng)助理崗位職責(zé)
綜合部職責(zé)
部長(zhǎng)崗位職責(zé)
人力資源主管崗位職責(zé)
后勤采購(gòu)崗位職責(zé)
檔案文員崗位職責(zé)
會(huì)計(jì)崗位職責(zé)
出納崗位職責(zé)
倉(cāng)管崗位職責(zé)
工程部職責(zé)
部長(zhǎng)崗位職責(zé)
電氣工程師崗位職責(zé)
通迅工程師崗位職責(zé)
結(jié)構(gòu)工程師崗位職責(zé)
維護(hù)班崗位職責(zé)
維修工崗位職責(zé)
運(yùn)行班崗位職責(zé)
管理部職責(zé)
部長(zhǎng)崗位職責(zé)
物業(yè)助理崗位職責(zé)
安管班長(zhǎng)崗位職責(zé)
大廈接待崗位職責(zé)
安管員崗們職責(zé)
消防監(jiān)控員崗位職責(zé)
巡邏崗崗位職責(zé)
門崗崗位職責(zé)
義務(wù)消防員崗位職責(zé)
停車場(chǎng)道口崗崗位職責(zé)
停車場(chǎng)收費(fèi)員崗位職責(zé)
3員工考核員工量化考核辦法
員工量化考核標(biāo)準(zhǔn)
獎(jiǎng)懲條例
序號(hào)制度類型制度目錄
員工守則
4行政管理員工行為規(guī)范
員工招聘及辭退(離職)規(guī)定
員工培訓(xùn)制度
員工勞動(dòng)管理規(guī)定
員工食堂管理規(guī)定
員工宿舍管理規(guī)定
員工服裝管理規(guī)定
辦公物品管理規(guī)定
公文處理辦法
檔案管理、保密、借閱制度
物資采購(gòu)管理規(guī)定
倉(cāng)儲(chǔ)管理規(guī)定
合同簽訂管理規(guī)定
5財(cái)務(wù)管理財(cái)務(wù)管理制度
財(cái)務(wù)公開監(jiān)管制度
工資管理制度
收費(fèi)管理辦法
有償服務(wù)收費(fèi)制度
6客戶服務(wù)客戶服務(wù)中心工作流程
投訴處理和分析工作流程
意見調(diào)查和回訪工作流程
日檢工作流程
周檢工作流程
有償服務(wù)工作流程
業(yè)主請(qǐng)修工作流程
7工程管理機(jī)電設(shè)備管理工作制度
供電管理制度
配電房管理規(guī)定
供配電設(shè)備設(shè)施運(yùn)行管理規(guī)程
供配電設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)規(guī)程
給排水管理制度
給排水設(shè)備設(shè)施運(yùn)行管理規(guī)程
2 檔案資料的建立與管理
物業(yè)檔案資料的建立與管理是物業(yè)管理工作的重要組成部分?？茖W(xué)、規(guī)范的檔案管理可以為專業(yè)的物業(yè)管理提供有力的支持。針對(duì)xx實(shí)際情況,我們擬采取系統(tǒng)化、電腦化的管理手段,對(duì)xx物業(yè)檔案進(jìn)行全面的收集和管理。
2.1 檔案資料的建立及分類
2.1.1 檔案資料的建立
a. 采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段收集儲(chǔ)存資料。
b. 將收集的資料進(jìn)行細(xì)分,分類標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格按照建設(shè)部《關(guān)于修訂全國(guó)物業(yè)管理示范大廈標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)考評(píng)驗(yàn)收工作的通知》發(fā)布后的新標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,做到條理清晰,分類合理,便于查閱。
c. 按照資料載體的類型采用恰當(dāng)安全保存方式。
d. 所有資料檔案實(shí)行雙檔(電腦檔案、文本檔案)管理。
2.1.2 檔案資料的分類
檔案資料分類表
表2 類別 資料內(nèi)容
基礎(chǔ)資料工程建筑產(chǎn)權(quán)資料a:規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文
b:建筑許可證、投資許可證、開工許可證
c:拆遷安置資料、丈量報(bào)告
工程技術(shù)資料a:紅線圖、總平面圖
b:地質(zhì)勘察報(bào)告、開竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告
c:工程合同、工程預(yù)決算
d:工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核算單
e:竣工圖:1.單位建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖2.附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖
f:房屋土建及裝修、供配電、給排水、電梯、空調(diào)、弱電、消防及智能化竣工驗(yàn)收證明書
g:鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書
h:新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書
i:供水、供電、電梯、消防、空調(diào)及智能化等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書、供水、供電、電梯、消防、空調(diào)及智能化等設(shè)備技術(shù)資料
j:砂漿、混凝土塊試壓報(bào)告
k:綠化工程竣工圖
l:其它技術(shù)資料
接管驗(yàn)收資料a:接管驗(yàn)收手續(xù)
b:接管驗(yàn)收備確認(rèn)憑證
c:接管驗(yàn)收物業(yè)本體確認(rèn)憑證
管理合同資料a:前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議
b:物業(yè)管理委托合同
物業(yè)管理委員會(huì)資料a:籌備成立文件
b:成立后運(yùn)行文件
基金資料維修基金的建立、管理、使用、續(xù)籌的規(guī)定
管理目標(biāo)及方案a:爭(zhēng)創(chuàng)物業(yè)管理示范小區(qū)規(guī)劃
b:物業(yè)管理實(shí)施方案
類別資料內(nèi)容
公眾制度資料a:業(yè)主手冊(cè)
b:裝飾裝修管理規(guī)定
c:xx業(yè)主公約
d:公眾制度
基礎(chǔ)管理 員工管理資料a:員工個(gè)人資料、聘用表
b:員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰記錄
c:員工培訓(xùn)計(jì)劃和培訓(xùn)考核記錄
d:員工勞動(dòng)合同
e:員工外出考評(píng)及參加演練記錄
f:員工住房及內(nèi)務(wù)管理記錄
計(jì)算機(jī)管理資料a:計(jì)算機(jī)管理軟件及使用說明
b:計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理及記錄
行政文件資料a:管理處值班及督察記錄
b:政府部門及主管領(lǐng)導(dǎo)部門文件
c:**及業(yè)主單位相關(guān)文件
d:規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件
e:接待來(lái)訪參觀記錄表
業(yè)主、客戶資料a:業(yè)主、客戶管理資料、業(yè)主公約、裝修檔案、費(fèi)手托收協(xié)議
b:業(yè)主、客戶檔案
c:業(yè)主、客戶維修檔案
客戶反饋資料a:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄表
b:客戶意見調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄
c:客戶投訴及回訪處理記錄
維修資料a:維修申報(bào)表
b:維修服務(wù)派工單
c:維修回訪記錄表
房屋管理及維修養(yǎng)護(hù)標(biāo)識(shí)導(dǎo)示資料a:大廈棟號(hào)、樓層、房號(hào)平面示意圖
b:引路方向平面圖
類別資料內(nèi)容
大廈房屋安全管理類a:禁止違章搭建及裝修的規(guī)定及處理記錄
b:裝修驗(yàn)收記錄
c:房屋安全檢查記錄
共用設(shè)備管理綜合類a:設(shè)備安全運(yùn)行規(guī)程
b:各設(shè)備運(yùn)行崗位責(zé)任制度
c:定期巡回檢查記錄
d:維護(hù)保養(yǎng)記錄
e:運(yùn)行記錄
f:設(shè)備維修檔案
g:設(shè)備機(jī)房管理規(guī)定
h:相關(guān)崗位技術(shù)人員資質(zhì)證書
供電系統(tǒng)a:送電、停電通知及記錄
b:臨時(shí)用電管理措施
c:停電應(yīng)急處理措施
d:運(yùn)行月報(bào)表
弱電系統(tǒng)a:智能化設(shè)施運(yùn)行記錄
b:智能化設(shè)施定期保養(yǎng)記錄
消防系統(tǒng)a:消防24小時(shí)值班記錄
b:消防設(shè)施設(shè)備清單
c:消防設(shè)施設(shè)備使用方法
d:消防應(yīng)急方案、消防疏散示意圖
e:相關(guān)消防宣傳資料及法規(guī)
f:火災(zāi)隱患檢查記錄
電梯系統(tǒng)a:電梯準(zhǔn)用證
b:年檢合格證
c:電梯操作及保養(yǎng)人員資質(zhì)證書
d:電梯應(yīng)急處理措施及記錄
類別資料內(nèi)容
給排水系統(tǒng)a:大廈用水、供水管理制度
b:業(yè)主用水、節(jié)水計(jì)劃
c:給排水設(shè)施安全檢查記錄
d:水池清理記錄
e:二次供水衛(wèi)生許可證
f:水質(zhì)化驗(yàn)單
g:操作人員衛(wèi)生健康許可證
h:限水、停水通知及相關(guān)記錄
i:供水設(shè)備周圍環(huán)境檢查記錄
j:應(yīng)急處理方案及相關(guān)記錄
k:運(yùn)行月報(bào)表
空調(diào)采暖系統(tǒng)a:中央空調(diào)運(yùn)行記錄
b:中央空調(diào)故障處理方案及記錄
c:中央空調(diào)保養(yǎng)記錄
d:采暖設(shè)備保養(yǎng)記錄
e:運(yùn)行月報(bào)表
共用配套設(shè)施資料a:共用配套設(shè)施統(tǒng)計(jì)表
b:共用配套設(shè)施維修養(yǎng)護(hù)計(jì)劃及記錄
共用管線資料a:地下管網(wǎng)圖
b:違章架空管線處理記錄
照明設(shè)施a:道路、樓道、大堂公共照明統(tǒng)計(jì)表
b:安管人員訓(xùn)練計(jì)劃和考核記錄
安管及車輛管理 安管資料a:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄
b:安管人員訓(xùn)練計(jì)劃和考核記錄
c:社區(qū)安全防范措施
d:查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄相帶
e:物資搬運(yùn)放行記錄、緊急事件處理記錄
車輛及停車場(chǎng)管理資料a:停車場(chǎng)出入登記記錄
b:交通疏導(dǎo)圖
c:停車場(chǎng)安全防范措施及設(shè)施記錄
d:車輛管理記錄、車輛詳細(xì)資料
類別資料內(nèi)容
車輛及停車場(chǎng)管理資料a:停車場(chǎng)出入登記記錄
b:交通疏導(dǎo)圖
c:停車場(chǎng)安全防范措施及設(shè)施記錄
d:車輛管理記錄、車輛詳細(xì)資料
環(huán)衛(wèi)設(shè)施資料a:環(huán)衛(wèi)設(shè)備、工具統(tǒng)計(jì)表
b:環(huán)衛(wèi)設(shè)備、工具更換記錄
清潔衛(wèi)生管理資料a:清潔衛(wèi)生檢查標(biāo)準(zhǔn)及記錄
b:國(guó)家環(huán)保標(biāo)準(zhǔn):排煙、排污、噪音
c:處理污染事件記錄
d:消殺垃圾清運(yùn)記錄
e:水池清洗記錄
f:外墻清洗記錄
綠化資料a:綠化規(guī)劃圖紙
b:綠化設(shè)施統(tǒng)計(jì)表
c:綠化保養(yǎng)計(jì)劃及記錄
d:綠化檢查標(biāo)準(zhǔn)及記錄
社區(qū)文化資料a:活動(dòng)計(jì)劃實(shí)施方案、總結(jié)記錄
b:社區(qū)文化活動(dòng)圖片及錄像記錄
c:傳媒報(bào)導(dǎo)
d:文化活動(dòng)場(chǎng)所等設(shè)施使用情況
經(jīng)濟(jì)效益a:物業(yè)管理費(fèi)用收繳統(tǒng)計(jì)表
b:有償經(jīng)營(yíng)服務(wù)統(tǒng)計(jì)表
c:物業(yè)管理整體項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)統(tǒng)計(jì)表
社會(huì)效益a:本物業(yè)管理項(xiàng)目所獲取榮譽(yù)稱號(hào)
b:輿論相關(guān)報(bào)導(dǎo)
3 物業(yè)檔案資料的管理
3.1 檔案資料管理運(yùn)作流程
重要資料接收必須指定負(fù)責(zé)人驗(yàn)收,完善交接手續(xù)后立卷歸檔。日常管理文件(如管理公司通知、通報(bào)等)按照**制定的文件管理程序發(fā)放及接收手續(xù)、并立卷歸檔。
圖2 檔案資料建立及管理運(yùn)作流程示意圖
3.2 檔案資料管理要求
a. 綜合部設(shè)檔案管理員。
b. 檔案資料由綜合部統(tǒng)一管理。
c. 明確收集、整理、分類、編號(hào)、登記、錄入電腦、入柜、借用、檢查、銷毀等各項(xiàng)管理流程。
d. 采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式(如電腦磁盤、錄相帶、錄音帶、照片、圖表等),并采取相應(yīng)的儲(chǔ)存、保管方法。
e. 對(duì)原始文件、合同等重要資料必須嚴(yán)格管理,借閱、復(fù)印等必須經(jīng)審批方可。
f. 綜合部主任負(fù)責(zé)審批檔案保存數(shù)量、保存期限以及是否有效和作廢。
g. 注重檔案管理信息開發(fā),根據(jù)工作需要和檔案庫(kù)存情況編制各種專題資料。
h. 綜合部每季度對(duì)檔案資料管理情況進(jìn)行檢查。
i. 要求全體員工樹立檔案意識(shí)、保密意識(shí)、嚴(yán)格執(zhí)行《檔案管理制度》。
第15篇 辦公室檔案管理制度范文7
辦公室檔案管理制度范文(七)
1、辦公室對(duì)各類文件、重大活動(dòng)照片都要及時(shí)進(jìn)行整理立卷歸檔;
2、歸檔方法按題目分類、按時(shí)間順序存放。按題目分類為:收、發(fā)文類,基建類(包括水、電管道圖等),人事檔案,設(shè)備檔案及各類報(bào)表;
3、檔案需及時(shí)整理、分類、立卷、做好歸檔,立卷時(shí)必須在檔案封面上清楚地標(biāo)明題目,要本著利于查找的原則,按順序排列好,準(zhǔn)確地做好文件索引;
4、定期進(jìn)行文件清理、歸檔,以免資料堆積。熟悉自己管理的檔案;
5、每年對(duì)檔案材料的數(shù)量,保管等情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全;
6、因工作需要,各部門負(fù)責(zé)人可在檔案室借閱資料,但需辦理借閱手續(xù)、借閱的檔案必須妥善保管,不得遺失、不得轉(zhuǎn)借、涂改、拆散、損壞和翻印,秘密級(jí)以上的檔案文件須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱;
7、認(rèn)真做好檔案的安全存放工作,無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可,不準(zhǔn)進(jìn)入檔案重地;
8、每年清理一次檔案,銷毀不需保存的材料要經(jīng)過認(rèn)真鑒定,送總經(jīng)理審批后銷毀。
第16篇 領(lǐng)導(dǎo)帶班下井記錄檔案管理制度
為了認(rèn)真落實(shí)《煤礦領(lǐng)導(dǎo)帶班下井及監(jiān)督檢查規(guī)定》(國(guó)家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局第33號(hào)今)有關(guān)管理規(guī)定要求,結(jié)合《鄰水縣幺灘煤礦領(lǐng)導(dǎo)帶班下井制度》的規(guī)定,搞好領(lǐng)導(dǎo)下井帶班記錄的管理,特制定本制度。
1、領(lǐng)導(dǎo)下井帶記錄的項(xiàng)目(內(nèi)容)包括:井下時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過經(jīng)路、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況、意見等。
2、《領(lǐng)導(dǎo)下井帶班記錄》必須由當(dāng)班帶領(lǐng)導(dǎo)自行填寫,嚴(yán)禁他人代為填寫,以確保記錄的真實(shí)性。
3、每天由調(diào)度負(fù)責(zé)人對(duì)領(lǐng)導(dǎo)下井帶班記錄進(jìn)行查閱,對(duì)存在的隱患未能現(xiàn)場(chǎng)處理的,及時(shí)通知相關(guān)部門,由相關(guān)部門負(fù)責(zé)按規(guī)定進(jìn)行落實(shí)整改,嚴(yán)格執(zhí)行“隱患閉合”管理。
4、領(lǐng)導(dǎo)下井帶記錄每旬由調(diào)度人員收集后,如實(shí)按相應(yīng)的項(xiàng)目(內(nèi)容)錄入電腦,形成電子文檔版《鄰水縣幺灘煤礦礦領(lǐng)導(dǎo)帶班下井記錄檔案》,檔案內(nèi)容應(yīng)包括:姓名、下井時(shí)間及班次、地點(diǎn)、經(jīng)過線路、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況。
5、領(lǐng)導(dǎo)下井帶班記錄與領(lǐng)導(dǎo)下井帶班記錄檔案一一對(duì)應(yīng),由于錄入人員的工作失誤造成記錄與檔案不一致的,給予錄入人員罰款100元。
6、調(diào)度人員每月末將打印的領(lǐng)導(dǎo)下井帶班記錄檔案妥善保管、紀(jì)檢、組干、安檢聯(lián)合檢查時(shí),及時(shí)提供紙質(zhì)檔案。
7、領(lǐng)導(dǎo)下井帶班記錄檔案的紙質(zhì)文檔和領(lǐng)導(dǎo)下井帶班記錄由調(diào)度負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集、裝訂、保存,保存期限不少于一年。
8、安裝有人員定位系統(tǒng)的單位系統(tǒng)主機(jī)嚴(yán)禁安裝與人員定位系統(tǒng)無(wú)關(guān)的其它應(yīng)用程序,確保有足夠的存儲(chǔ)空間,人員下井記錄保存時(shí)音至少保證一年以上,嚴(yán)禁人為刪除人員出入井信息,否則給予相關(guān)責(zé)任人200元罰款。
9、歷年領(lǐng)導(dǎo)下井帶班紙質(zhì)記錄和領(lǐng)導(dǎo)下井帶班記錄檔案的銷毀,必須經(jīng)分管礦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),嚴(yán)格按照批準(zhǔn)銷毀的時(shí)間段進(jìn)行,上年度的記錄和檔案一律不得銷毀,電子文檔版在不影響內(nèi)存空間的情況下,一律不得銷毀。
