有哪些
公司會計檔案管理制度主要涵蓋以下幾個方面：
1. 檔案分類與編碼：對會計檔案進(jìn)行科學(xué)分類，如憑證、賬簿、報表、審計資料等，并建立統(tǒng)一的編碼體系，便于檢索和管理。
2. 收集與整理：規(guī)定會計資料的收集時間、方式，確保資料完整無遺漏，同時進(jìn)行規(guī)范化整理，保持資料清晰易讀。
3. 存儲與保管：明確會計檔案的存儲地點、條件，以及保管期限，確保檔案安全。
4. 利用與借閱：設(shè)定檔案的查閱權(quán)限，規(guī)范借閱流程，防止信息泄露。
5. 銷毀與備份：規(guī)定過期檔案的銷毀程序，同時強調(diào)重要檔案的電子備份和異地保存。
6. 監(jiān)督與檢查：設(shè)立定期審計機制，對會計檔案的管理情況進(jìn)行監(jiān)督和評估。
實施細(xì)則
1. 檔案分類與編碼：各部門應(yīng)根據(jù)會計工作性質(zhì)，將檔案分為財務(wù)會計、成本會計、稅務(wù)會計等類別，采用字母數(shù)字混合編碼，如“fa-2021-001”表示2021年的財務(wù)會計檔案第一號。
2. 收集與整理：會計人員應(yīng)在業(yè)務(wù)完成后10個工作日內(nèi)完成原始憑證的整理，每月末進(jìn)行賬簿的核對與裝訂，年終編制財務(wù)報告并歸檔。
3. 存儲與保管：會計檔案應(yīng)存放在防火、防潮、防盜設(shè)施完善的檔案室，紙質(zhì)檔案保管期限為10年，電子檔案為20年。過期檔案需經(jīng)審批后方可銷毀。
4. 利用與借閱：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后方可借閱，借閱期限不超過7個工作日，不得擅自復(fù)制或拍照。
5. 銷毀與備份：過期檔案銷毀前需由審計部門審查，確認(rèn)無誤后在3名以上工作人員監(jiān)督下銷毀。電子檔案每日自動備份至云服務(wù)器，確保數(shù)據(jù)安全。
6. 監(jiān)督與檢查：每年至少進(jìn)行兩次內(nèi)部審計，檢查會計檔案的完整性、安全性及管理合規(guī)性。
上墻內(nèi)容
1. “會計檔案，企業(yè)財富，妥善保管，人人有責(zé)?！?
2. “檔案分類明確，編碼有序，方便查找，提高效率?！?
3. “借閱流程：申請-審批-登記-歸還，遵守規(guī)則，保護(hù)信息?！?
4. “安全存儲，定期審計，確保檔案萬無一失。”
5. “過期不等于廢棄，銷毀需審批，備份保安全?！?
6. “尊重檔案，遵守制度，共同維護(hù)公司財務(wù)秩序?！?/p>
以上各項制度旨在確保會計檔案的完整、安全和有效利用，望全體員工嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)良好的財務(wù)管理環(huán)境。
公司會計檔案管理制度范文
第1篇 公司會計檔案管理制度
公司會計檔案管理制度范本
1.目的:會計檔案是檔案的重要組成部分,是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。為了加強會計檔案管理,統(tǒng)一會計檔案管理制度,現(xiàn)根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定,制定本辦法。
2.適用范圍:本規(guī)定適用于公司及分子公司。
3.會計檔案管理體系
3.1公司檔案室、財務(wù)部及各獨立核算單位檔案室應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會計檔案。
3.2公司總經(jīng)辦、財務(wù)部共同負(fù)責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
3.3各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
4.會計檔案范圍
4.1會計檔案是指會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。
4.2會計憑證類:原始憑證,記帳憑證,匯總憑證,其他會計憑證。
4.3會計帳薄類:總帳、明細(xì)帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄,其他會計帳薄。
4.4財務(wù)報告類:月度、季度、年度財務(wù)報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務(wù)報告。
4.5財會電算化檔案:主要是存儲會計數(shù)據(jù)和程序的磁盤或光盤及其它存儲介質(zhì),系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其它會計資料。
4.6其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對帳單,物資盤存表,其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊等。
5.各單位每年形成的會計檔案,應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。
5.1當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)編制移交清冊,移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機構(gòu)的,應(yīng)當(dāng)在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。
5.2移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。
6.會計檔案不得自行借出。
6.1如有特殊需要,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以提供會計資料的查閱或復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員,嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。涉及司法案件需查閱、復(fù)印財會資料時,應(yīng)事前由公司總經(jīng)辦批準(zhǔn)。
6.2各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度。
7.會計檔案的保管期
7.1分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類(會計檔案保管期限表附后)。
7.2會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。
7.3本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限,各類會計檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。
7.4各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。
8.會計檔案的銷毀
8.1保管期滿的會計檔案,除本辦法規(guī)定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:
8.1.1由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容;
8.1.2單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見;
8.1.3銷毀會計檔案時,應(yīng)當(dāng)由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷;
8.1.4監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。
8.2保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
8.3正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位,其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
9.會計檔案的管理
9.1采用電子計算機進(jìn)行核算的單位,應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。
9.2單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案,應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管公司或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案代管。法律、行政法規(guī)規(guī)定的,從其規(guī)定。
9.3單位分立后原單位存續(xù)的,其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。單位分立后原機構(gòu)代管,各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證,應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
9.4單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案,應(yīng)當(dāng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案,對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證,應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
9.5單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會計檔案仍應(yīng)由原各單位保管。
9.6在建設(shè)項目建設(shè)期間形成的會計檔案,應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交建設(shè)項目的接受單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
9.7單位之間交接會計檔案的,交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。
9.7.1移交會計檔案的單位,應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊,列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容;
9.7.2交接會計檔案時,交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接,并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。
9.8預(yù)算、計劃、制度等文件材料,應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定,不適用本辦法。
公司會計檔案保管期限表(略)
10.附則:
10.1本制度由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。
10.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
10.3本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。
第2篇 公司會計檔案管理制度怎么寫
公司會計檔案管理制度
(六)
一、為了加強檔案管理,統(tǒng)一會計檔案管理制度,根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法的規(guī)定》,結(jié)合本公司實際及內(nèi)部管理需要,制定本辦法。
二、 會計檔案指會計憑證、會計帳簿和會計報表、會計資料備份軟盤等會計核算專業(yè)材料。
三、 公司每年形成的會計檔案。應(yīng)由財務(wù)部按歸檔的要求,負(fù)責(zé)整理、立卷或裝訂成冊,當(dāng)年會計檔案,在會 度終了后,可暫由財務(wù)保管,任何人不得自行封包工保存。
四、 財務(wù)部指專人以會計檔案進(jìn)行妥善保管,存放有序,查找方便,同時,嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
五、 保存的會計檔案,應(yīng)為本單位的財會人員提供利用,非財會人員不得借閱和查看。向外單位提供利用時,須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)總監(jiān)簽字批準(zhǔn),會計檔案原則上不得借出。
六、 撤消、合并時,會計檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案本并移交指定的單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
七、 各種會計檔案的保管基礎(chǔ),根據(jù)其特點,分階段永久,定期二類。
八、 會計檔案保管期滿,需要銷毀時,由財務(wù)部門提出銷毀意見。嚴(yán)格審查鑒定,編造會計檔案銷毀清冊,并報公司董事會審查,經(jīng)批準(zhǔn)后銷毀。
九、 本辦法自公布之日起執(zhí)行。附會計檔案保管期限表:序號檔案名稱保管年限備 注
一、會計憑證類1原始憑證、記帳憑證、匯總憑證15年2銀行余額調(diào)節(jié)表15年
二、 會計帳簿類3日記帳15年其中:現(xiàn)金和銀行日記帳4明細(xì)帳25年5總帳15年包括日記總帳6輔助帳簿15年7固定資產(chǎn)卡片15年固定資產(chǎn)報廢清理后保存5年
三、 會計報表類5年8主要財務(wù)指標(biāo)快報3年包括方字分析9月、季度會計報表5年包括方字分析10年度會計報表(決算)永久包括方字分析
四、 其他類11會計移交清冊15年12會計檔案保管清冊25年13
第3篇 某商業(yè)街地產(chǎn)公司會計檔案管理制度
商業(yè)街地產(chǎn)公司會計檔案管理制度
1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿(含備查帳簿)、財務(wù)報表、財務(wù)計劃、財務(wù)分析等會計核算專業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù),必須切實加強對會計檔案的管理。
2、會計檔案由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)管理,由主辦會計組織有關(guān)人員,嚴(yán)格按照《會計人員工作規(guī)則》要求,對會計檔案進(jìn)行定期收集,審查核對,分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進(jìn)行登記,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。
3、會計檔案由主辦會計負(fù)責(zé)保管,做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等,財務(wù)部定期不定期檢查會計檔案保管情況,及時處理檔案保管中存在的問題。
4、會計檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會計資料,按年、季、月順序立卷登記存放。
5、財務(wù)人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼,閱后按規(guī)定順序及時歸還原處。
6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時,必須經(jīng)財務(wù)部負(fù)責(zé)人同意,由檔案管理人員接待查閱。
7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時,應(yīng)持有單位介紹信及工作證,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),財務(wù)部負(fù)責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱,并要詳細(xì)登記查閱會計檔案人的工作單位,查閱日期,會計檔案名稱及查閱事由。
8、會計檔案,原則上不對外借,如有特殊情況需要,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印,并辦理有關(guān)手續(xù),外借期間不得轉(zhuǎn)借他人,不得拆散原卷冊,要限期歸還。
9、會計檔案的保管期限,根據(jù)其特點和使用價值,分為永久、定期二類,定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。
10、會計檔案保管期滿需要銷毀時,由會計檔案管理人員提出銷毀意見,由公司領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定,嚴(yán)格審查,編制會計檔案銷毀清冊,報上級主管部門批準(zhǔn)后執(zhí)行銷毀。銷毀時應(yīng)派人監(jiān)毀,并在銷毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料,按上級有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
11、由于單位人員的變動,會計檔案需要移交時,由移交人辦理交接手續(xù),并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
12、撤銷、合并單位和建設(shè)單位完工后,會計檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交指定單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
13、公司分設(shè)新單位時,由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財務(wù)移交表, 雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據(jù),原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。
第4篇 建筑總公司會計檔案管理制度
建筑工程總公司會計檔案管理制度
第一條 會計應(yīng)該以會計期間分期決算帳目和編制財務(wù)會計報表。會計期間分為年度、半年度、季度和月度。年度、半年度、季度和月度均按公歷起訖日期確定,半年度、季度、月度為會計中期。
第二條 會計報表做到內(nèi)容完整、數(shù)字真實、計算準(zhǔn)確,不得漏報或任意取舍,會計報表之間、會計報表各項目之間,凡有對應(yīng)關(guān)系的數(shù)字應(yīng)當(dāng)一致,會計報表中本期與上期的有關(guān)數(shù)字應(yīng)當(dāng)相互銜接。
第三條 凡是本公司的會計憑證、會計帳簿、會計報表、會計文件和其它有保存價值的資料均應(yīng)該歸檔。
第四條 會計憑證按月、按照編號順序每月裝訂成冊,表明月份、季度、起止年、號數(shù)、單據(jù)張數(shù),由會計及有關(guān)人員簽名蓋章(包括制單、審核、記帳、主管),年內(nèi)資料由子、分公司財務(wù)科長保管,一年后交集團公司檔案室,歸檔前應(yīng)加以裝訂。
第五條 會計報表應(yīng)按照季度、年度按時歸檔,由財務(wù)管理部指派專人管理,并分類填制目錄。
第六條 對上述五條中出現(xiàn)一處遺漏或錯誤,給予責(zé)任人30元罰款,由公司財務(wù)管理部負(fù)責(zé)處罰。
第七條 會計檔案不得攜帶外出,凡查閱、復(fù)制、摘錄會計檔案,須經(jīng)總經(jīng)理或其指派人員批準(zhǔn),如出現(xiàn)泄密現(xiàn)象對財務(wù)負(fù)責(zé)人與直接責(zé)任人輕則罰款500元,重則罰款10000元以上,造成嚴(yán)重后果者開除。
第5篇 x地產(chǎn)公司會計檔案管理制度
地產(chǎn)公司會計檔案管理制度
為了加強會計檔案管理,特制定本公司管理辦法。
第一條 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)資料,是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括:
一.會計憑證類:原始憑證,記賬憑證,匯總憑證,其他會計憑證。
二.會計賬簿類:總賬,明細(xì)賬,日記賬,固定資產(chǎn)卡片,輔助賬簿,其他會計賬簿。
三.財務(wù)報告類:月度、季度、年度財務(wù)報告,包括財務(wù)報表、附表、附表及文字說明,審計報告,其他財務(wù)報告。
四.其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對賬單,其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。
第二條 會計檔案的保存
一.會計憑證按憑證類型、月份及編號順序每月裝訂成冊,標(biāo)明月份、季度、年起止、號數(shù)、單據(jù)張數(shù),由會計及有關(guān)人員簽名蓋章(包括制單、審核、記賬主管),專人歸檔保存,歸檔前應(yīng)加以裝訂。
二.會計報表應(yīng)分月、季、年度,按時歸檔,指定專人保管,并分類填制目錄。
三.會計檔案在財務(wù)部存放期為二年,二年后由資料員整理歸檔交公司檔案室保存。
第三條 會計檔案保管期限
一.會計憑證類:
1.原始憑證15年
2.記賬憑證15年
3.匯總憑證15年
二.會計賬簿類:
1.總賬15年
2.明細(xì)賬15年
3.日記賬15年(其中:現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年)
4.固定資產(chǎn)卡片報廢清理后5年
5.輔助賬簿15年
三.財務(wù)報告類:
1.月、季度財務(wù)報告3年
2.年度財務(wù)報告永久
3.審計報告永久
四.其他類:
1、會計移交清冊15年
2、會計檔案保管清冊永久
3、會計檔案銷毀清冊永久
4、銀行余額調(diào)節(jié)表5年
5、銀行對賬單5年
第四條 會計檔案的借用
一.財務(wù)人員因工作需要查閱會計檔案時,必須按制度順序及時歸還原處,若要查閱入庫檔案,必須辦理有關(guān)借用手續(xù);
二.外單位人員因公需要查閱會計檔案時,應(yīng)持有單位證明,經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)負(fù)責(zé)人同意后,方能由檔案人員接待查閱;
三.會計擋案一般禁止攜帶外出,如有特殊情況,需帶出或復(fù)制時,須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并限時歸還。
第五條 由于會計人員或會計機構(gòu)改變等原因而使會計檔案需要轉(zhuǎn)交時,須辦理交接手續(xù),并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
第6篇 工貿(mào)油品調(diào)運分公司會計檔案管理制度
工貿(mào)油品調(diào)運分公司會計檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為加強zz石油(集團)工貿(mào)有限公司油品調(diào)運分公司(以下簡稱“油品調(diào)運分公司”或“公司”)會計資料檔案的科學(xué)管理,保證會計資料的完整安全,更好地服務(wù)于公司的各項經(jīng)營活動,根據(jù)《會計法》、《中華人民共和國檔案法》和《zz石油(集團)工貿(mào)有限公司會計檔案管理辦法》,并結(jié)合公司實際,特制定本制度。
第二條 本制度所指的會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。
第三條 本制度適用于公司財務(wù)資產(chǎn)部、lng站、永平站、榆煉站。
第二章 組織機構(gòu)及職責(zé)
第四條 公司財務(wù)資產(chǎn)部門負(fù)責(zé)會計檔案的日常管理及保管工作。
第五條 公司機關(guān)綜合辦公室為公司所有會計檔案的最終歸檔部門。
第三章 會計檔案管理范圍
第六條 會計檔案一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。
(一)會計憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。
(二)會計賬簿包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。
(三)會計報表主要有財務(wù)指標(biāo)快報及月、季、年度會計報表(包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、財務(wù)情況說明書等)。
(四)經(jīng)濟合同、財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等、實行會計電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料等由財務(wù)資產(chǎn)部門進(jìn)行保管。
第四章 會計檔案的整理立卷
第七條 每月的會計資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。
第八條 會計年度終了后,應(yīng)采用“三統(tǒng)一”的辦法對會計資料進(jìn)行整理立卷。
(一)分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一:一般將財務(wù)會計資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報表,四類文字資料及其他;
(二)檔案形成統(tǒng)一:案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一;
(三)管理要求統(tǒng)一:建立財務(wù)會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊,報表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。
第九條 會計憑證的立卷
(一)按月立卷:次月將裝訂成冊的憑證,統(tǒng)一登記至?xí)嫏n案保管清冊。
(二)憑證裝訂
1. 會計憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作:
(1)分類整理,按順序排列,檢查日數(shù)、編號是否齊全;
(2)摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整;
(3)整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領(lǐng)料單、入庫單、工資和獎金發(fā)放單是否隨附齊全;
(4)記賬憑證上有關(guān)人員(如復(fù)核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;
(5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集),根據(jù)集團裝訂標(biāo)準(zhǔn)確定裝訂成冊的本數(shù)。
2. 會計憑證裝訂時的要求:
(1)用“三針引線法”裝訂,裝訂憑證應(yīng)使用棉線,在左上角部位打上三個針眼,實行三眼一線打結(jié),結(jié)扣應(yīng)是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;
(2)憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;
(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂牢固,美觀大方。
3. 會計憑證裝訂后的注意事項:
(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章;
(2)在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號,以便于調(diào)閱;一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;
(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
第十條 會計賬簿的立卷
各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應(yīng)按年整理立卷?；疽笫?
(一)會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣,不填其它內(nèi)容;
(二)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符,賬頁數(shù)是否齊全,序號排列是否連續(xù);
(三)會計賬簿的裝訂順序:會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底;
(四)保留已使用過的賬頁,將賬頁數(shù)填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊;
(五)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝,應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起;
(六)會計賬簿應(yīng)牢固、平整,不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象;
(七)賬簿裝訂的封口處,應(yīng)加蓋裝訂人印章;
(八)裝訂后,會計賬簿的脊背應(yīng)平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
第十一條 會計報表的裝訂
會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊,年度終了統(tǒng)一立卷保管。
會計報表裝訂要求:
(一)會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全,整理報表頁數(shù),上邊和左邊對齊壓平,防止折角;如有損壞部位,應(yīng)對其修補后,完整無缺地裝訂;
(二)會計報表裝訂順序為:會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底。
第十二條 其他會計核算資料的立卷
會計核算其他會計核算資料應(yīng)按時整理立卷,要求如下:
(一)分類整理,按順序排列,檢查資料是否齊全;
(二)整理檢查資料順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺失要查明原因。
第五章 會計檔案的歸檔
第十三條 當(dāng)年的會計檔案在會計年度終了后,由財務(wù)資產(chǎn)部門保管一年,期滿后于次年1月10號前移交公司綜合辦公室統(tǒng)一歸檔。移交過程中,需財務(wù)資產(chǎn)部門會計檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進(jìn)行移
交,由財務(wù)資產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人、綜合辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督移交。移交過程中需填寫《會計檔案移交單》(一式兩份),一份交予財務(wù)資產(chǎn)部門會計檔案管理人員保管,、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。
第十四條 會計檔案的保管
會計檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理,要做好防潮、防霉、防蟲蛀、防盜、防火、防磁等工作,確保會計檔案的安全。
第十五條 機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時,應(yīng)辦理交接手續(xù),由原檔案管理人員編制會計檔案移交清單,將全部案卷逐一移交,接管人員逐一接收。
第六章 會計檔案的借閱使用
第十六條 財務(wù)資產(chǎn)部門應(yīng)建立會計檔案清單和借閱登記冊。
第十七條 檔案在財務(wù)資產(chǎn)部門保管期間,凡需借閱會計檔案人員,須經(jīng)總會計師批準(zhǔn)后,方可辦理借閱手續(xù);借閱人員不得在案卷中標(biāo)畫,不得拆散原卷冊,不得抽換,不得將會計檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經(jīng)總會計師批準(zhǔn)。
第十八條 會計檔案移交辦公室后,凡需借閱會計檔案人員需辦理檔案借閱手續(xù),具體參見檔案管理相關(guān)規(guī)定。
第七章 會計檔案的保管期限
第十九條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類,具體見附件一。
第二十條 會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。
第二十一條 會計檔案的具體名稱如有同本制度附表一所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。
第八章 會計檔案的銷毀
第二十二條 保管期滿的會計檔案,除本制度規(guī)定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:
(一)由綜合辦公室會同財務(wù)資產(chǎn)部門提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
(二)會計檔案銷毀清冊需經(jīng)總會計師、經(jīng)理審批。
(三)銷毀會計檔案時,綜合辦公室和財務(wù)資產(chǎn)部門共同派專人監(jiān)銷。
(四)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告總會計師、經(jīng)理。
第二十三條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第九章 附則
第二十四條 本制度由財務(wù)資產(chǎn)部負(fù)責(zé)解釋。
第二十五條 本制度未盡事宜,按國家相關(guān)法律法規(guī)和工貿(mào)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十六條 本制度自頒發(fā)之日起施行
附件一:
工貿(mào)有限公司油品調(diào)運分公司會計檔案保管期限表
序號檔案名稱保管期限備注
一、會計憑證類
1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證15年
二、會計賬簿類
2日記賬15年
其中:現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年
3明細(xì)賬15年
4總賬15年包括日記總賬
5固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保持5年
6輔助賬簿15年
三、財務(wù)報告類包括各級主管部門的匯總會計報表
7主要財務(wù)指標(biāo)快報3年包括文字分析
8月、季度財務(wù)報告3年包括文字分析
9年度財務(wù)報告永久包括文字分析
四、其他類
10會計移交清冊15年
11會計檔案保管清冊永久
12會計檔案銷毀清冊永久
13銀行余額調(diào)節(jié)表5年
14銀行對賬單5年
15月度現(xiàn)金盤點表5年
第7篇 房地產(chǎn)股份公司會計檔案管理制度
房地產(chǎn)股份有限公司會計檔案管理制度
為了加強會計檔案管理,統(tǒng)一會計檔案管理制度,符合會計基礎(chǔ)規(guī)范化的要求,公司根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定,特制定本制度。
一、會計檔案立卷管理辦法
1、會計憑證:每月做好的會計憑證必須在下月5日內(nèi)進(jìn)行順號、查對、清點,檢查憑證是否都符合規(guī)定,然后按每本50號裝訂成冊,憑證封面標(biāo)名每月共幾本、每本憑證的編號,再將裝訂成冊的憑證按順序立案存檔,使查找憑證方便、快速、一目了然。
2、會計報表:每月做好的會計報表必須依次編定頁碼,加具封面,裝訂成冊,加蓋公章。封面上應(yīng)當(dāng)注明:單位名稱、單位地址,財務(wù)報告所屬年度、季度、月度,送出日期,并由單位負(fù)責(zé)人、會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員簽名或蓋章。再將會計報表按年份順序存放,立案歸檔,以便查找。
3、會計帳本:每月結(jié)帳后,將打印出來的會計帳簿加具封面,裝訂成冊,標(biāo)明帳戶名稱、順序號、標(biāo)上標(biāo)簽,將會計帳簿按年份順序存放,立案歸檔,以便查找。
4、財務(wù)文件:財務(wù)文件、審計報告等按文件內(nèi)容進(jìn)行分類,按立案時間打出文件清單,標(biāo)上標(biāo)簽、編上編號,便于查閱。
二、會計檔案調(diào)閱管理辦法
借閱檔案必須按正常手續(xù)進(jìn)行,財務(wù)部查閱檔案資料,要求當(dāng)天查閱當(dāng)天歸放原處;審計人員查閱檔案要有借閱手續(xù);外調(diào)檔案,必須經(jīng)財務(wù)部主管批準(zhǔn),并付上借閱檔案借據(jù),寫明借調(diào)日期、用途、檔案名稱、份數(shù)、歸還時間等,方可借出檔案。檔案管理人員要根據(jù)借調(diào)檔案規(guī)定,到期及時催收歸還檔案,確保檔案完整無缺。
三、會計檔案保管期限
1、會計憑證:
①原始憑證、記帳憑證保管期限為15年;
②銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管期限為3年;
2、會計帳簿:
①現(xiàn)金和銀行存款日記帳保管期限為25年;
②明細(xì)帳保管期限為15年;
③總帳保管期限為15年;
④輔助帳簿保管期限為15年;
⑤固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)清理報廢后保存5年。
3、會計報表:
①月、季度會計報表保管期限為15年;
②年度會計報表保管期限為永久。
4、其他:
①會計移交清冊保管期限為15年
②會計檔案保管清冊保管期為永久
③會計檔案銷毀清冊保管期為永久
④銀行存款對帳單保管期限為5年
四、會計檔案銷毀
根據(jù)會計檔案保管期限,銷毀會計檔案時,到期限的檔案必須列出詳細(xì)的會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、編號、冊數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容,并有檔案管理人員簽名、財務(wù)部主管簽名、單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。會計檔案銷毀時應(yīng)由上級主管部門派員監(jiān)銷。
