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有哪些
部門檔案管理制度是企業(yè)內部管理的重要組成部分，旨在確保檔案的有效管理、安全保存和高效利用。主要包括以下幾個核心內容：
1. 檔案分類與編碼：依據檔案性質和內容，建立科學的分類體系，并為每個檔案賦予唯一的編碼，便于檢索和管理。
2. 檔案收集與整理：明確各部門檔案產生、歸檔的時間節(jié)點，規(guī)定檔案收集、整理的流程與標準。
3. 檔案存儲與保護：制定檔案的存儲條件，包括物理環(huán)境和數字化備份，確保檔案的完整性和安全性。
4. 檔案借閱與使用：設定檔案借閱權限，規(guī)定借閱流程，確保檔案的合理使用。
5. 檔案銷毀與更新：明確檔案的保存期限，規(guī)定檔案銷毀的程序，同時跟蹤檔案內容的更新與修訂。
6. 檔案安全與保密：確立檔案安全制度，防止檔案丟失、損壞或泄露，特別關注涉及企業(yè)機密的檔案。
實施細則
1. 檔案分類與編碼：各部門需按照統(tǒng)一的分類標準進行檔案分類，如業(yè)務類、人事類、財務類等。編碼規(guī)則應清晰易懂，如年份-部門代碼-序列號，確保檔案編號的一致性。
2. 檔案收集與整理：各部門在活動結束后一周內提交相關檔案，由檔案管理部門進行初步整理，包括核對、裝訂、錄入信息等。
3. 檔案存儲與保護：檔案應存放在防火、防潮、防盜設施完善的檔案室，定期檢查存儲環(huán)境。數字化備份至少每年進行一次，確保數據安全。
4. 檔案借閱與使用：員工需填寫借閱申請表，經部門負責人審批后，方可借閱檔案。借閱期間不得擅自復制、拍照，且應在規(guī)定時間內歸還。
5. 檔案銷毀與更新：過期或無保存價值的檔案，需經過專門的鑒定程序，確認無誤后方可銷毀。檔案內容變更時，應及時更新，并注明修改日期和原因。
6. 檔案安全與保密：對敏感檔案實行分級管理，限制訪問權限。所有人員均應簽訂保密協(xié)議，違反規(guī)定者將追究責任。
上墻內容
1. “檔案管理制度概覽”，列出主要的管理內容和流程，方便員工快速了解。
2. “檔案借閱須知”，明確借閱流程和注意事項，提醒員工遵守規(guī)定。
3. “檔案安全警示”，強調檔案的安全與保密，提醒員工重視檔案的保管。
4. “檔案分類示例”，展示不同類型的檔案樣本和對應的編碼，幫助員工正確分類和查找。
5. “檔案管理責任人”，公示檔案管理部門及負責人聯(lián)系方式，以便員工咨詢和反饋問題。
以上各項制度需全體員工共同遵守，以實現(xiàn)部門檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化，提升工作效率，保障企業(yè)信息資源的安全和有效利用。
部門檔案管理制度范文
第1篇 財政部門檔案管理制度
第一章 總 則
第一條為了確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政檔案資料的安全和完整,提高檔案規(guī)范化管理水平, 為各項財政工作服好務,根據有關檔案管理的法律、法規(guī)的規(guī)定,結合鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政實際,特制定本制度。
第二條本制度所稱檔案是指財政所及其工作人員從事黨務工作和業(yè)務工作活動,直接形成的具有查考價值的所有歷史記錄。
第三條鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所應建立專門的檔案室,指定專人負責檔案管理工作。
第二章 管理職責
第四條檔案管理員是各項檔案管理工作的具體承辦人,負責擬定檔案管理規(guī)范化實施方案,指導、監(jiān)督各工作崗位的檔案工作。
第五條檔案管理員具體負責檔案的接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、編制、上報和提供利用等工作。
第六條綜合檔案室是財政所信息儲存、開發(fā)利用、交流服務的中心。
檔案管理員負責檔案庫房的日常管理,做好檔案庫房的安全和衛(wèi)生工作。
第七條財政所應適時組織檔案管理員、兼職檔案人員進行業(yè)務學習和業(yè)務培訓,不斷提高檔案管理的業(yè)務水平。
第八條財政所工作人員因工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
第三章 立卷歸檔
第九條財政所的檔案包括上級文件材料、下級文件材料、本級文件材料和其他文件材料,可分為文書、財務、科技、實物等四類進行收集整理。
文書檔案包括各種文件、制度、計劃、記錄、紀要、報告、總結、合同、統(tǒng)計資料等;財務檔案包括各種會計憑證、賬簿、報表、分析材料和財務統(tǒng)計資料等;科技檔案包括記載所有黨務和業(yè)務工作活動的錄音、照片、錄像和電子文件(磁盤、磁帶、光盤)等;實物檔案包括單位獲得各種榮譽的獎牌、獎章、獎杯、證書、錦旗等實物證明。
第十條業(yè)務類材料的立卷歸檔在檔案管理員的指導下由各崗位工作人員負責辦理,其他材料的立卷歸檔均由檔案管理員負責辦理。
第十一條財務檔案(紙質版)可在財會部門保管一年后移交歸檔;文書檔案(含財政業(yè)務)及時立卷,在次年三月份前移交歸檔;科技檔案在辦理完畢后及時立卷并移交歸檔,財務檔案(電子版)還須做雙份備份并分別存放;實物檔案在取得后及時立卷并移交歸檔。
第十二條各類文件材料要收集齊全,分類準確,按“特征”組卷、系統(tǒng)排列,封面填寫清楚,標題簡單正確,劃定保管期限,編制案卷目錄,案卷符合質量標準。
第四章 檔案的保管
第十三條 堅持“先驗收,后辦交接手續(xù)”的原則接收檔案進庫,明確責任,確保進庫檔案的質量。
第十四條 使用統(tǒng)一的裝具存放檔案,分門別類定位排列,定期做好庫藏檔案清查核對工作,使案卷目錄與庫藏檔案相符。
第十五條 嚴格履行檔案移出收進登記手續(xù),明確責任,嚴防錯、漏、丟失事故的發(fā)生。
第十六條 嚴格按照防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲的“八防”要求做好檔案庫房的安全維護工作。財務檔案電子版的雙份備份磁盤或光盤除做好 “八防”外還須做好防磁工作,任何人不得對備份磁盤或光盤進行修改、增刪。
第五章 檔案的利用
第十七條檔案管理員要熟悉室藏,掌握信息,做好預測工作,并及時編制參考資料和檢索資料,提高檔案查準和查全率,為財政工作需要服務。
第十八條堅持檔案查閱、借閱、復制核準和登記制度。查閱、借閱、復制檔案須經單位負責人批準并履行登記手續(xù)后在檔案管理員的引導和監(jiān)督下進行。
第十九條正確處理利用與保密的關系,既要積極提供利用,又要嚴格保密制度,防止泄漏黨和國家的機密。
第六章 秘密文件管理
第二十條 秘密文件的發(fā)放必須嚴格執(zhí)行中央規(guī)定即只發(fā)組織,不發(fā)個人。秘密文件收、發(fā)、送、遞、借閱等各個環(huán)節(jié),都應履行嚴格的登記手續(xù)。
第二十一條 傳閱秘密文件應由指定的保密員統(tǒng)一掌握,非經批準,不得擅自擴大秘密文件的閱讀范圍。
閱讀秘密文件要在辦公室或閱文室進行,因工作需要符合閱讀范圍需借用文件的,一般不提供原件,可以保密本摘錄,并按期清退銷毀,對確需借原件的,應辦理借閱手續(xù)。
第二十二條 秘密文件不準通過普通郵政郵寄,保密員在外領送文件過程中,不準辦理與領送文件無關的事,在外工作確須攜帶秘密文件的,要經領導批準,并采取安全措施。
非經原確定密級機關單位或其上級機關批準,不得復制和摘抄機密,復印件和摘抄件須按原件要求管理。
第二十三條 秘密文件必須存放在有保密保障的地方,并經常檢查保密情況,要堅持做到月清理、季核對,并按期清退,在清查、清退中發(fā)現(xiàn)丟失的要及時追查。
第二十四條每年辦理完畢的秘密文件,應按文書立卷要求收集齊全,立卷歸檔,其檔案案卷應持明密級不得擅自降低,解除密級。
第七章 鑒定與銷毀
第二十五條單位應建立檔案鑒定小組,負責判斷檔案價值,確定檔案保存和銷毀的范圍;對保管期已滿的檔案,必須根據有關文件的規(guī)定,經檔案鑒定小組進行鑒定,判定其存毀。
第二十六條 銷毀的檔案必須編制清冊,交檔案鑒定小組審核,經鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街辦)分管領導同意,并報區(qū)主管局批準后銷毀;銷毀的檔案必須按“穩(wěn)妥慎重”的原則,將準備銷毀的檔案存放一段時間后再銷毀;銷毀檔案時必須指派兩個及以上的專人監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽名蓋章。
第2篇 財政部門檔案管理制度規(guī)范
第一章 總 則
第一條為了確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政檔案資料的安全和完整,提高檔案規(guī)范化管理水平, 為各項財政工作服好務,根據有關檔案管理的法律、法規(guī)的規(guī)定,結合鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政實際,特制定本制度。
第二條本制度所稱檔案是指財政所及其工作人員從事黨務工作和業(yè)務工作活動,直接形成的具有查考價值的所有歷史記錄。
第三條鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所應建立專門的檔案室,指定專人負責檔案管理工作。
第二章 管理職責
第四條檔案管理員是各項檔案管理工作的具體承辦人,負責擬定檔案管理規(guī)范化實施方案,指導、監(jiān)督各工作崗位的檔案工作。
第五條檔案管理員具體負責檔案的接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、編制、上報和提供利用等工作。
第六條綜合檔案室是財政所信息儲存、開發(fā)利用、交流服務的中心。
檔案管理員負責檔案庫房的日常管理,做好檔案庫房的安全和衛(wèi)生工作。
第七條財政所應適時組織檔案管理員、兼職檔案人員進行業(yè)務學習和業(yè)務培訓,不斷提高檔案管理的業(yè)務水平。
第八條財政所工作人員因工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
第三章 立卷歸檔
第九條財政所的檔案包括上級文件材料、下級文件材料、本級文件材料和其他文件材料,可分為文書、財務、科技、實物等四類進行收集整理。
文書檔案包括各種文件、制度、計劃、記錄、紀要、報告、總結、合同、統(tǒng)計資料等;財務檔案包括各種會計憑證、賬簿、報表、分析材料和財務統(tǒng)計資料等;科技檔案包括記載所有黨務和業(yè)務工作活動的錄音、照片、錄像和電子文件(磁盤、磁帶、光盤)等;實物檔案包括單位獲得各種榮譽的獎牌、獎章、獎杯、證書、錦旗等實物證明。
第十條業(yè)務類材料的立卷歸檔在檔案管理員的指導下由各崗位工作人員負責辦理,其他材料的立卷歸檔均由檔案管理員負責辦理。
第十一條財務檔案(紙質版)可在財會部門保管一年后移交歸檔;文書檔案(含財政業(yè)務)及時立卷,在次年三月份前移交歸檔;科技檔案在辦理完畢后及時立卷并移交歸檔,財務檔案(電子版)還須做雙份備份并分別存放;實物檔案在取得后及時立卷并移交歸檔。
第十二條各類文件材料要收集齊全,分類準確,按“特征”組卷、系統(tǒng)排列,封面填寫清楚,標題簡單正確,劃定保管期限,編制案卷目錄,案卷符合質量標準。
第四章 檔案的保管
第十三條 堅持“先驗收,后辦交接手續(xù)”的原則接收檔案進庫,明確責任,確保進庫檔案的質量。
第十四條 使用統(tǒng)一的裝具存放檔案,分門別類定位排列,定期做好庫藏檔案清查核對工作,使案卷目錄與庫藏檔案相符。
第十五條 嚴格履行檔案移出收進登記手續(xù),明確責任,嚴防錯、漏、丟失事故的發(fā)生。
第十六條 嚴格按照防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲的“八防”要求做好檔案庫房的安全維護工作。財務檔案電子版的雙份備份磁盤或光盤除做好 “八防”外還須做好防磁工作,任何人不得對備份磁盤或光盤進行修改、增刪。
第五章 檔案的利用
第十七條檔案管理員要熟悉室藏,掌握信息,做好預測工作,并及時編制參考資料和檢索資料,提高檔案查準和查全率,為財政工作需要服務。
第十八條堅持檔案查閱、借閱、復制核準和登記制度。查閱、借閱、復制檔案須經單位負責人批準并履行登記手續(xù)后在檔案管理員的引導和監(jiān)督下進行。
第十九條正確處理利用與保密的關系,既要積極提供利用,又要嚴格保密制度,防止泄漏黨和國家的機密。
第六章 秘密文件管理
第二十條 秘密文件的發(fā)放必須嚴格執(zhí)行中央規(guī)定即只發(fā)組織,不發(fā)個人。秘密文件收、發(fā)、送、遞、借閱等各個環(huán)節(jié),都應履行嚴格的登記手續(xù)。
第二十一條 傳閱秘密文件應由指定的保密員統(tǒng)一掌握,非經批準,不得擅自擴大秘密文件的閱讀范圍。
閱讀秘密文件要在辦公室或閱文室進行,因工作需要符合閱讀范圍需借用文件的,一般不提供原件,可以保密本摘錄,并按期清退銷毀,對確需借原件的,應辦理借閱手續(xù)。
第二十二條 秘密文件不準通過普通郵政郵寄,保密員在外領送文件過程中,不準辦理與領送文件無關的事,在外工作確須攜帶秘密文件的,要經領導批準,并采取安全措施。
非經原確定密級機關單位或其上級機關批準,不得復制和摘抄機密,復印件和摘抄件須按原件要求管理。
第二十三條 秘密文件必須存放在有保密保障的地方,并經常檢查保密情況,要堅持做到月清理、季核對,并按期清退,在清查、清退中發(fā)現(xiàn)丟失的要及時追查。
第二十四條每年辦理完畢的秘密文件,應按文書立卷要求收集齊全,立卷歸檔,其檔案案卷應持明密級不得擅自降低,解除密級。
第七章 鑒定與銷毀
第二十五條單位應建立檔案鑒定小組,負責判斷檔案價值,確定檔案保存和銷毀的范圍;對保管期已滿的檔案,必須根據有關文件的規(guī)定,經檔案鑒定小組進行鑒定,判定其存毀。
第二十六條 銷毀的檔案必須編制清冊,交檔案鑒定小組審核,經鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街辦)分管領導同意,并報區(qū)主管局批準后銷毀;銷毀的檔案必須按“穩(wěn)妥慎重”的原則,將準備銷毀的檔案存放一段時間后再銷毀;銷毀檔案時必須指派兩個及以上的專人監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽名蓋章。
第3篇 z公司檔案管理部門制度
1、公司檔案管理部門,設置檔案專管崗位,由專人全權負責。
2、文書結案后,原稿由檔案專員歸檔,經辦部門視須要留存影本。如為特別案件因業(yè)務處置須要,原稿須由經辦部門保管者,應經檔案管理主管引導批準后妥為保留,檔案管理部門以影本歸檔,原稿用畢后仍應送檔案管理部門歸檔并換回影本。
3、檢討文件的本文及附件是否完全,如有短少,應即追查歸入。
4、文件的處置手續(xù)是否完備,如有遺漏,應即退回經辦部門補辦。
5、與本檔案無關的文件或不應隨案歸檔的文件,應即退回經辦部門。
點收文件后,應依下列方法收拾:
1、中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
2、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角,左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。
3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應先整補,裁切折疊,使其整齊劃一。
檔案分類應視案件內容、部門組織、業(yè)務項目等因素,按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分,部門別之后依案件性質分為若干大類,再在同類中依序分為若干小類。
檔案分類應力求切合適用。倘因案件較多,前款三級不敷利用時得于第三級之后另增第四級“細類”。如案件不多,亦可僅應用“部門”及“大類”或“小類”二級。
同一小類之案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個檔夾不敷應用時,得分為兩個以上的檔夾裝訂,并于小類(或細類)之后增設“卷次”編號,以便查考。
每一檔夾封面內頁應設“目次表”,案件歸檔時依序編號、登錄,并以每一案一個“目次”編號為原則。
檔號之表現(xiàn)方法如下 aa―bbccd―ee,aa為經辦部門代號,bb為大類號,cc為小類號。d為檔卷卷次,ee為檔案目次。
檔案各級分類應賦予一名稱,其名稱應簡明簡要,以能充足表現(xiàn)檔案內容 性質為原則,且有必定范圍,不宜籠統(tǒng)含糊。
各級分類、卷次及目次的編號,均以十進阿拉伯數字表現(xiàn);其位數應用視案件多寡及增加情況而考慮決議。
檔案分類各級名稱經斷定后,應編制“檔案分類編號表”,即將所有分類各級名 稱及其代表數字編號,用必定次序依次排列,以便查閱。
檔案分類各級編號內應預留若干空檔,以備將來組織擴展或業(yè)務增繁時,隨時增補之用。
檔案分類各級名稱及其代表數字一經斷定,不宜任意修正,如確有修正必要,應事先審慎研議,并擬具新舊檔案分類編號對比表,以免混雜。
第4篇 公司檔案管理部門制度
1、公司檔案管理部門,設置檔案專管崗位,由專人全權負責。
2、文書結案后,原稿由檔案專員歸檔,經辦部門視須要留存影本。
如為特別案件因業(yè)務處置須要,原稿須由經辦部門保管者,應經檔案管理主管引導批準后妥為保留,檔案管理部門以影本歸檔,原稿用畢后仍應送檔案管理部門歸檔并換回影本。
3、檢討文件的本文及 是否完全,如有短少,應即追查歸入。
4、文件的處置手續(xù)是否完備,如有遺漏,應即退回經辦部門補辦。
5、與本檔案無關的文件或不應隨案歸檔的文件,應即退回經辦部門。
點收文件后,應依下列方法收拾:
1、中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
2、右方裝訂文件及其 均應對準右上角,左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。
3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應先整補,裁切折疊,使其整齊劃一。
檔案分類應視案件內容、部門組織、業(yè)務項目等因素,按部門、大類、小類三級分類。
先以部門別區(qū)分,部門別之后依案件性質分為若干大類,再在同類中依序分為若干小類。
檔案分類應力求切合適用。
倘因案件較多,前款三級不敷利用時得于第三級之后另增第四級“細類”。
如案件不多,亦可僅應用“部門”及“大類”或“小類”二級。
同一小類之案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個檔夾不敷應用時,得分為兩個以上的檔夾裝訂,并于小類(或細類)之后增設“卷次”編號,以便查考。
每一檔夾封面內頁應設“目次表”,案件歸檔時依序編號、登錄,并以每一案一個“目次”編號為原則。
檔號之表現(xiàn)方法如下 aa―bbccd―ee,aa為經辦部門代號,bb為大類號,cc為小類號。
d為檔卷卷次,ee為檔案目次。
檔案各級分類應賦予一名稱,其名稱應簡明簡要,以能充足表現(xiàn)檔案內容 性質為原則,且有必定范圍,不宜籠統(tǒng)含糊。
各級分類、卷次及目次的編號,均以十進阿拉伯數字表現(xiàn);
其位數應用視案件多寡及增加情況而考慮決議。
檔案分類各級名稱經斷定后,應編制“檔案分類編號表”,即將所有分類各級名 稱及其代表數字編號,用必定次序依次排列,以便查閱。
檔案分類各級編號內應預留若干空檔,以備將來組織擴展或業(yè)務增繁時,隨時增補之用。
檔案分類各級名稱及其代表數字一經斷定,不宜任意修正,如確有修正必要,應事先審慎研議,并擬具新舊檔案分類編號對比表,以免混雜。
第5篇 檔案管理部門制度
1、公司檔案管理部門，設置檔案專管崗位，由專人全權負責。
2、文書結案后，原稿由檔案專員歸檔，經辦部門視須要留存影本。如為特別案件因業(yè)務處置須要，原稿須由經辦部門保管者，應經檔案管理主管引導批準后妥為保留，檔案管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應送檔案管理部門歸檔并換回影本。
3、檢討文件的本文及附件是否完全，如有短少，應即追查歸入。
4、文件的處置手續(xù)是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。
5、與本檔案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。
點收文件后，應依下列方法收拾：
1、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
2、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。
3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。
檔案分類應視案件內容、部門組織、業(yè)務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。
檔案分類應力求切合適用。倘因案件較多，前款三級不敷利用時得于第三級之后另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅應用“部門”及“大類”或“小類”二級。
同一小類之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷應用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細類)之后增設“卷次”編號，以便查考。
每一檔夾封面內頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。
檔號之表現(xiàn)方法如下aa―bbccd―ee，aa為經辦部門代號，bb為大類號，cc為小類號。d為檔卷卷次，ee為檔案目次。
檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明簡要，以能充足表現(xiàn)檔案內容性質為原則，且有必定范圍，不宜籠統(tǒng)含糊。
各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表現(xiàn);其位數應用視案件多寡及增加情況而考慮決議。
檔案分類各級名稱經斷定后，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用必定次序依次排列，以便查閱。
檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴展或業(yè)務增繁時，隨時增補之用。
檔案分類各級名稱及其代表數字一經斷定，不宜任意修正，如確有修正必要，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對比表，以免混雜。
