包括什么內容
1. 投訴接收與記錄
2. 投訴分類與評估
3. 調查與分析
4. 解決方案制定
5. 執(zhí)行與反饋
6. 事后跟蹤與改進
編制指南
1. 投訴接收與記錄：接到客戶投訴后，需保持冷靜，禮貌詢問并詳細記錄投訴內容，包括投訴人信息、投訴時間、投訴事項及影響范圍。
2. 投訴分類與評估：根據投訴性質將其分類（如產品質量、服務態(tài)度等），并評估其嚴重程度，為后續(xù)處理設定優(yōu)先級。
3. 調查與分析：收集相關證據，訪談涉事員工，了解事件經過，分析問題原因，確保事實清楚。
4. 解決方案制定：依據調查結果，提出合理解決方案，兼顧客戶滿意度和公司利益，必要時征求法律或相關部門意見。
5. 執(zhí)行與反饋：將解決方案告知投訴人，得到同意后執(zhí)行，并及時向客戶反饋處理進度，確保透明度。
6. 事后跟蹤與改進：解決后持續(xù)關注投訴情況，總結經驗教訓，提出預防措施，改進工作流程，防止類似問題再次發(fā)生。
復審規(guī)定
1. 定期復審：每季度進行投訴處理流程的復審，評估其有效性和效率，查找可能存在的漏洞。
2. 案例分析：選取代表性投訴案例進行深入分析，分享經驗，提升團隊處理投訴的能力。
3. 員工培訓：根據復審結果，針對性地進行員工培訓，強化服務意識和問題解決能力。
4. 制度修訂：若現(xiàn)有規(guī)程不足以應對新出現(xiàn)的問題，應及時修訂投訴處理標準作業(yè)規(guī)程，確保其與時俱進。
請注意，本規(guī)程旨在提供指導，具體操作應結合實際情況靈活調整。在處理投訴過程中，始終堅持以客戶為中心，以誠懇的態(tài)度解決問題，以提升客戶滿意度為目標。
投訴處理標準作業(yè)規(guī)程范文
第1篇 業(yè)主投訴處理標準作業(yè)規(guī)程范例-6
業(yè)主投訴處理標準作業(yè)規(guī)程范例6
1.0目的
為了規(guī)范投訴處理工作,確保住戶的各類投訴及時、合理的得到解決,特制定本規(guī)程。
2.0適用范圍
本規(guī)程適用于__物業(yè)公司所管轄區(qū)內客服中心處理各類投訴。
3.0職責
3.1客戶服務部主管負責降低公司服務工作的投訴率。
3.2客戶服務部受理投訴人員負責處理投訴及每月的投訴統(tǒng)計、分析、匯報工作。
3.4項目主管負責配合客戶服務部受理投訴人員處理相關服務類投訴。
3.5品質部負責跟蹤業(yè)主各類投訴的接待、處理及回訪相關工作。
4.0程序要點
4.1處理投訴的原則
接待投訴時,接待人員應嚴格遵守禮貌、樂觀、熱情、友善、耐心、平等的十二字服務方針,嚴禁與住戶進行辯論、爭吵。
4.2投訴界定
4.2.1業(yè)主的投訴從性質上區(qū)分有效投訴和無效投訴,其中有效投訴分為:重大投訴、重要投訴、輕微投訴。
4.2.2重大投訴
a)公司承諾或合同規(guī)定提供的服務沒有實施或實施效果有明顯差錯,經住戶多次提出而得不到解決的投訴;
b)由于管理責任給住戶造成重大經濟損失或人身傷害的;
c)有效投訴在一個月內得不到合理解決的投訴。
4.2.3重要投訴
重要投訴是指項目的管理、服務工作不到位、有過失而引起的投訴,包括對設備的投訴、對服務態(tài)度的投訴、對處理問題及時率、對服務質量的投訴等。
4.2.4輕微投訴
輕微投訴是指因項目的設施、設備和管理水平有限給住戶造成的生活、工作輕微不便而非人為因素造成的影響,可以通過改進而較易得到解決或改進的投訴。
4.2.5無效投訴
a)因地產遺留或房屋質量方面的問題而導致的投訴。
b)因外部環(huán)境、非管轄區(qū)域的問題或其他社會問題而產生的投訴。
4.3投訴接待
4.3.1當接到業(yè)主投訴時,接待員首先代表被投訴部門向住戶表示歉意,并立即在《業(yè)主接待記錄表》中作好詳細記錄,詳見《業(yè)主接待工作標準作業(yè)規(guī)程》。
a)記錄內容如下:
--投訴事件的發(fā)生時間、地點;
--被投訴人或被投訴部門;
--投訴事件的發(fā)生經過(簡單明了地敘述);
--住戶的要求;
--住戶的聯(lián)系方式、方法。
b)對于重大投訴和重要投訴記錄在《業(yè)主投訴記錄表》中。
4.3.2投訴的處理承諾:
a)重大投訴,當天呈送公司品質部及公司總經理進入處置程序;
b)重要投訴,接待后1小時內轉呈部門主管或項目經理進行處置程序;
c)輕微投訴,當天轉呈項目經理不超過2天內或在住戶要求的時限內進入處置程序;
d)無效投訴,當天轉呈項目經理進行處置程序。
4.4投訴處理內部工作程序
4.4.1接待人員將重要投訴或輕微投訴內容反饋給部門主管,并在規(guī)定的時間內將解決方案回復客服中心;接待人員作好相應記錄,并記錄在《業(yè)主投訴記錄表》中。
4.4.2公司總經理、項目經理在接到重大投訴后應按《不合格糾正與預防標準作業(yè)規(guī)程》文件的規(guī)定處理。
4.4.3對于無效投訴,客服中心接待人員應先做好解釋工作,并記錄在《業(yè)主接待記錄表》中,對屬于工程遺留問題和房屋質量方面的向地產方面反映情況;對屬于外部問題、非管轄區(qū)域的問題向有關部門進行交涉,在規(guī)定時間內給業(yè)主回復。
4.5接待人員在投訴處理完畢后安排回訪。按照《回訪管理標準作業(yè)規(guī)程》在每月25日前對投訴進行統(tǒng)計、分析,并登記《投訴情況月匯總表》,出具分析報告,同時上呈項目經理審閱。
4.6其他形式的投訴(如信函),接待人員參照本程序辦理。
4.7投訴的處理時效
4.7.1輕微投訴一般在2日內處理完畢,超時需經項目經理批準。
4.7.2重要投訴一般在3日內處置完畢,超時需經公司總經理批準。
4.7.3重大投訴應當在2日給投訴的住戶明確答復。
4.7.4無效投訴不超過3天回復業(yè)主。
5.0相關記錄
《業(yè)主接待記錄表》
《業(yè)主投訴記錄表》
《投訴情況月匯總表》
6.0相關支持文件
《回訪管理標準作業(yè)規(guī)程》
《不合格糾正與預防標準作業(yè)規(guī)程》
投訴處理流程圖
第2篇 小區(qū)住戶投訴處理標準作業(yè)規(guī)程-5
小區(qū)住戶投訴處理標準作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范投訴處理工作,確保住戶的各類投訴能及時、合理地得到解決。
2.0適用范圍
適用于住戶針對公司管理服務工作的有效投訴處理。
3.0職責
3.1管理處主管經理負責處理重要投訴。
3.2公共事務部主管負責協(xié)助經理處理一般輕微投訴及每月的投訴統(tǒng)計、分析、匯報工作。
3.3管理處相關部門主管負責協(xié)助公共事務部主管和管理處主管經理處理本部門的被投訴事件,并及時向公共事務部反饋投訴處理信息。
3.4公共事務部住戶服務中心接待員負責投訴現(xiàn)場接待工作。
4.0程序要點
4.1處理投訴的基本原則
接待投訴時,接待人員應嚴格遵守“禮貌、樂觀、熱情、友善、耐心、平等”的十二字方針,嚴禁與住戶進行辯論、爭吵。
4.2投訴處理流程圖
接待投訴
作投訴記錄
輕微投訴重要投訴重大投訴
作出承諾作出承諾上報總經理
上報主管上報主管經理召開辦公會議
總經理組織解決
公共事務部主管組織解決主管經理組織解決
歸檔并進行回
4.3投訴界定
4.3.1重大投訴。下列投訴屬重大投訴:
a)公司承諾或合同規(guī)定提供的服務沒有實施或實施效果有明顯差錯,經住戶多次提出而得不到解決的投訴;
b)由于公司責任給住戶造成中大經濟或人身傷害的;
c)有效投訴在一個月內得不到合理解決的投訴。
4.3.2重要投訴
重要投訴是指因公司的管理服務工作不到位、有過失而引起的投訴。
4.3.2輕微投訴
輕微投訴是指因公司的設施、設備和管理水平有限給住戶造成的生活、工作輕微不便而非人為因素造成的影響,可以通過改進而較易得到解決或改進的投訴。
4.4投訴接待
4.4.1當接到住戶投訴時,接待員首先代表被投訴部門向住戶表示歉意,并立即在《住戶投訴意見表》中作好詳細記錄:
a)記錄內容如下:
――投訴時間的發(fā)生時間、地點;
――被投訴人或被投訴部門;
――投訴事件的發(fā)生經過(簡單明了地敘述);
――住戶的要求;
――住戶的聯(lián)系方式、方法。
b)接待住戶時應注意:
――請住戶到沙發(fā)入座,耐心傾聽住戶投訴,并如實記錄;
――必要時,通知公共事務部主管或主管經理出面解釋;
――注意力要集中,適時地與住戶進行交流,不應只埋頭記錄。
4.4.2投訴的處理承諾:
a)重大投訴,當天呈送公司總經理進入處置程序;
b)重要投訴,接待后1小時內轉呈主管經理進行處置程序;
c)輕微投訴,不超過2天內或在住戶要求的期限內解決。
4.5住戶服務中心接待員根據投訴內容10分鐘內將《住戶投訴意見表》發(fā)送到被投訴部門,領表人在《投訴處置記錄表》簽收記錄。住戶服務中心接待員應將重大投訴經公共事務部主管當天轉呈公司總經理或管理處主管經理。
4.6投訴處理內部工作程序
4.6.1被投訴部門負責人在時效要求內將內容處理完畢,并按《住戶投訴意見表》對投訴處理過程作好記錄。在投訴處理完畢的當天將《住戶投訴意見表》交到住戶服務中心。接待員綬帶處理完畢的《住戶投訴意見表》后,應在《投訴處理記錄表》記錄。
4.6.2公司總經理、主管經理在接到重大投訴和重要投訴后應按公司《不合格糾正與預防標準作業(yè)規(guī)程》文件的規(guī)定處理。
4.7住戶服務中心接待員收到被投訴部門投訴處理的反饋信息后,將情況上報公共事務部主管,并在當天將處理結果報給投訴的住戶。通報方式可采用電話通知或由巡樓組管理員上門告之。
4.8公共事務部主管在投訴處理完畢后通知公共事務部巡樓組安排回訪。在每月30日前對投訴事件進行統(tǒng)計、分析,將統(tǒng)計、分析結果上呈主管經理,并將《住戶投訴意見表》匯總上交品質部,由品質部長期保存。
4.9其他形式的投訴(如信函),公共事務部參照本程序辦理。
4.10投訴的處理時效
4.10.1輕微投訴一般在2日內處理完畢,超時需經主管經理批準。
4.10.2重要投訴一般在3日內處置完畢,超時需經公司總經理批準。
4.10.3重大投訴應當在2日給投訴的住戶明確答復,解決時間不宜超過10日。
5.0記錄
5.1《住戶投訴意見表》
5.2《投訴處理記錄表》
6.0相關支持文件
《回訪管理標準作業(yè)規(guī)程》
第3篇 物業(yè)轄區(qū)住戶投訴處理標準作業(yè)規(guī)程
1.0目的規(guī)范投訴處理工作,確保住戶的各類投訴能及時、合理地得到解決。
2. 0適用范圍適用于住戶針對客戶服務中心工作有效投訴的處理。
3. 0職責3.1管理處主管經理負責處理重要投訴。
3. 2客戶服務中心主管負責協(xié)助經理處理輕微投訴及每月投訴統(tǒng)計、分析、匯報工作。
3. 3管理處相關部門主管負責協(xié)助客戶服務中心主管和管理處主管經理處理本部門的被投訴事件,并及時向客戶服務中心反饋投訴處理信息。
3. 4客戶服務中心客戶服務中心管理員負責投訴現(xiàn)場接待工作。
4.0程序要點
4.1處理投訴的基本原則。
4.1.1使用唱諾制時應特別注意使用幾種唱的語言。
4.1.2換位思考:將住戶所投訴的事項當成是自己所要投訴的事項,積極思考期望得到什么樣的答復。
4.1.3將住戶投訴處理看成是與住戶交朋友、宣傳自己和公司的機會,并通過為住戶實事求是地解決問題,達到加強溝通目的。
4.1.4接待投訴時,接待人員應嚴格遵守禮貌、樂觀、熱情、友善、耐心、平等的十二字服務方針,嚴禁與住戶進行辯論、爭吵。
4.1.5富有同情心,了解住戶的疾苦,做到在投訴的處理中能以正確的心態(tài)應對。
4.2投訴處理流程圖。
4.3投訴界定。
4.3.1 重大投訴。
下列投訴屬重大投訴:a)公司承諾或合同規(guī)定提供的服務沒有實施或實施效果有明顯差錯,經住戶多次提出而得不到解決的投訴;
b)由于公司責任給住戶造成重大經濟損失或人身傷害的;
c)有效投訴在一個月內得不到合理解決的投訴。
4.3.2 重要投訴。
重要投訴是指因公司的管理服務工作不到位、有過失而引起的投訴。
4.3.3 輕微投訴。
輕微投訴是指因公司的設施、設備和管理水平有限給住戶造成的生活、工作輕微不便而非人為因素造成的影響,可以通過改進而較易得到解決或改進的投訴。
4.4投訴接待。
4.4.1當接到住戶投訴時,管理員首先代表被投訴部門向住戶的遭遇表示同情,并立即在《住戶投訴意見表》中作好詳細記錄。
a)記錄內容如下:投訴事件的發(fā)生時間、地點;
被投訴人或被投訴部門;
投訴事件的發(fā)生經過(簡單明了地敘述);
住戶的要求;
住戶的聯(lián)系方式、方法。
b)接待住戶時應注意:請住戶入座,耐心傾聽住戶投訴,不要隨意辯解,并如實記錄;
必要時,通知客戶服務中心主管或主管經理出面解釋;
注意力要集中,適時地與住戶進行交流,不應只埋頭記錄。
c)接待投訴的技巧:耐心傾聽,做一位良好的聽眾;
對住戶的遭遇表示同情,適當地認同住戶的舉動;
不要隨意辯解;
學會適時適度地贊美住戶。
4.4.2投訴的處理承諾:a)重大投訴,當天呈送公司總經理進入處置程序;
b)重要投訴,接待后1小時內轉呈主管經理進行處置程序;
c)輕微投訴,不超過2天內或在住戶要求的期限內解決。
4.5住戶服務中心管理員根據投訴內容10分鐘內將《住戶投訴意見表》發(fā)送到被投訴部門,領表人在《投訴處置記錄表》簽收記錄。
客戶服務中心管理員應將重大投訴及重要投訴經客戶服務中心主管當天轉呈公司總經理或管理處主管經理。
4.6投訴處理內部工作程序。
4.6.1 被投訴部門負責人在時效要求內將內容處理完畢,并按《住戶投訴意見表》對投訴處理過程作好記錄。
在投訴處理完畢的當天將《住戶投訴意見表》交到住戶服務中心。
管理員收到處理完畢的《住戶投訴意見表》后,應在《投訴處置記錄表》記錄。
4.6.2 公司總經理、主管經理在接到重大投訴和重要投訴后應按公司《不合格糾正與預防標準作業(yè)規(guī)程》文件的規(guī)定處理。
4.7客戶服務中心管理員收到被投訴部門投訴處理的反饋信息后,將情況上報客戶服務中心主管,并在當天將處理結果通報給投訴的住戶。
通報方式可采用電話通知或樓宇管理員上門告之。
4.8客戶服務中心主管在投訴處理完畢后通知樓管員安排回訪。
在每月30日前對投訴事件進行統(tǒng)計、分析,將統(tǒng)計、分析結果上呈主管經理,并將《住戶投訴意見表》匯總上交品質部,由品質部長期保存。
4.9其他形式的投訴(如信函),客戶服務中心參照本程序辦理。
4.10對無效投訴的處理原則:本著為住戶服務的態(tài)度,盡量為住戶提供方便。
4.11對正在給住戶造成損害的事件,應先立即采取措施停止或挽救傷害,再處理。
4.12投訴的處理時效。
4.12.1輕微投訴一般在2日內或按住戶要求的期限內處理完畢,超時需經主管經理批準。
4.12.2重要投訴一般在3日內處置完畢,超時需經公司總經理批準。
4.12.3重大投訴應當在2日給投訴的住戶明確答復,解決時間不宜超過10日。
4.13將投訴結果的評價納入相關部門及員工的績效考評。
4.14投訴記錄每頁印有編碼,不允許撕毀。
4.15本規(guī)程作為客戶服務中心員工績效考評的依據之一。
5.0記錄
5.1《住戶投訴/求助登記單》。
5.2《住戶投訴/求助記錄表》。
6. 0相關支持文件《回訪管理標準作業(yè)規(guī)程》。
第4篇 住戶投訴處理標準作業(yè)規(guī)程（9）
住戶投訴處理標準作業(yè)規(guī)程(九)
1.0目的
規(guī)范投訴處理工作,確保住戶的各類投訴能及時、合理地得到解決。
2.0適用范圍
適用于住戶針對公司管理服務工作的有效投訴處理。
3.0職責
3.1管理處主任負責處理重要投訴。
3.2客戶服務中心主任/主管負責協(xié)助主任處理一般輕微投訴及每月的投訴統(tǒng)計、分析、匯報工作。
3.3管理處相關部門主管負責協(xié)助客戶服務中心主任/主管和管理處主任處理本部門的被投訴事件,并及時向客戶服務中心反饋投訴處理信息。
3.4客戶助理、監(jiān)控室值班員負責投訴現(xiàn)場接待工作。
4.0程序要點
4.1處理投訴的基本原則
接待投訴時,接待人員應嚴格遵守禮貌、樂觀、熱情、友善、耐心、平等的服務方針,嚴禁與住戶進行辯論、爭吵。
4.2投訴處理流程圖
接待投訴
調查投訴事件,收集相關資料
分析投訴--1、無效投訴/耐心解釋2、非物業(yè)管理服務投訴/將投訴信息傳達
3、有效投訴/提出處理方案--執(zhí)行處理方案--文件
4.3投訴界定
4.3.1投訴分為有效投訴和無效投訴,有效投訴又分為非物業(yè)管理服務投訴和物業(yè)管理服務投訴。無效投訴是指個別業(yè)主的非正當的要求、抱怨;-如:工程遺留問題、銷售承諾等,物業(yè)管理服務投訴是指凡因工作不當,造成損失及不良影響,有損公司的外在形象,并導致業(yè)主、使用人不滿而向管理公司反映的行為。
4.3.2重大投訴。下列投訴屬重大投訴:
a)公司承諾或合同規(guī)定提供的服務沒有實施或實施效果有明顯差錯,經住戶多次提出而得不到解決的投訴。
b)由于公司責任給住戶造成重大經濟損失或人身傷害的。
c)有效投訴在一個月內得不到合理解決的投訴。
4.3.3重要投訴
重要投訴是指因公司的管理服務工作不到位、有過失而引起的投訴。
4.3.4輕微投訴。
輕微投訴是指因公司的設施、設備和管理水平有限給住戶造成的生活、工作輕微不便而非人為因素造成的影響,可以通過改進而較易得到解決或改進的投訴。
4.4投訴接待
4.4.1當接到住戶投訴時,接待人員首先代表被投訴部門向住戶表示歉意,并立即在《住戶投訴記錄表》中作好詳細記錄:
a)記錄內容如下:
-投訴事件的發(fā)生時間、地點。
-被投訴人或被投訴部門。
-投訴事件的發(fā)生經過(簡單明了地敘述)。
-住戶的要求。
-住戶的聯(lián)系方式、方法。
b)接待住戶時應注意:
-請住戶入座,耐心傾聽住戶投訴,并如實記錄。
-必要時,通知客戶服務中心主任/主管或管理處主任出面解釋。
-注意力要集中,適時地與住戶進行交流,不應只埋頭記錄。
4.4.2投訴的處理承諾:
a)重大投拆和重要投訴,接待后1小時內轉呈管理處主任進入處置程序。
b)輕微投訴,不超過2天內或在住戶要求的期限內解決。
4.5客戶服務中心接待投訴人員或監(jiān)控中心值班員根據投訴內容20分鐘內將《住戶投訴記錄表》發(fā)送到被投訴部門,領表人在《投訴處置記錄表》簽收記錄。投訴接待人員應將重大投訴及重要投訴經客戶服務中心主任/主管當天轉呈公司總經理或管理處主任。
4.6投訴處理內部工作程序
4.6.1被投訴部門負責人在時效要求內將內容處理完畢,并按《住戶投訴記錄表》對投訴處理過程作好記錄。在投訴處理完畢的當天將《住戶投訴記錄表》交到客戶服務中心。接待員收到處理完畢的《住戶投訴記錄表》后,應在《投訴處置記錄表》記錄。
4.6.2公司總經理在接到重大投訴和重要投訴后應按公司不合格項目糾正與預防措施處理。
4.7回訪
4.7.1客戶服務中心接待員收到被投訴部門投訴處理的反饋信息后,將情況上報客戶服務中心主任/主管,并在當天將處理結果通報給投訴的住戶。通報方式可采用電話通知或由客戶助理上門告之。
4.7.2客戶服務中心主任/主管在投訴處理完畢后通知客戶助理安排回訪或親自回訪。在每周六對投訴事件進行統(tǒng)計、分析,將統(tǒng)計、分析結果上報管理處主任,《住戶投訴記錄表》匯總由客戶服務中心長期保存。
4.8其他形式的投訴(如信函)、客戶服務中心參照本程序辦理。
4.9投訴的處理時效
4.9.1輕微投訴一般在2日內處理完畢,超時需經管理處主任批準。
4.9.2重要投訴一般在3日內處置完畢,超時需經公司總經理批準。
4.9.3重大投訴應當在2日給投訴的住戶明確答復,解決時間不宜超過10日。
5.0記錄
5.1《住戶投訴記錄表》
5.2《投訴處置記錄表》
6.0相關支持文件
6.1《回訪管理標準作業(yè)規(guī)程》
第5篇 住戶投訴處理標準作業(yè)規(guī)程（5）
住戶投訴處理標準作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范投訴處理工作,確保住戶的各類投訴能及時、合理地得到解決。
2.0適用范圍
適用于住戶針對公司管理服務工作的有效投訴處理。
3.0職責
3.1管理處主管經理負責處理重要投訴。
3.2公共事務部主管負責協(xié)助經理處理一般輕微投訴及每月的投訴統(tǒng)計、分析、匯報工作。
3.3管理處相關部門主管負責協(xié)助公共事務部主管和管理處主管經理處理本部門的被投訴事件,并及時向公共事務部反饋投訴處理信息。
3.4公共事務部住戶服務中心接待員負責投訴現(xiàn)場接待工作。
4.0程序要點
4.1處理投訴的基本原則
接待投訴時,接待人員應嚴格遵守“禮貌、樂觀、熱情、友善、耐心、平等”的十二字方針,嚴禁與住戶進行辯論、爭吵。
4.2投訴處理流程圖
4.3投訴界定
4.3.1重大投訴。下列投訴屬重大投訴:
公司承諾或合同規(guī)定提供的服務沒有實施或實施效果有明顯差錯,經住戶多次提出而得不到解決的投訴;
由于公司責任給住戶造成中大經濟或人身傷害的;
有效投訴在一個月內得不到合理解決的投訴。
4.3.2重要投訴
重要投訴是指因公司的管理服務工作不到位、有過失而引起的投訴。
4.3.2輕微投訴
輕微投訴是指因公司的設施、設備和管理水平有限給住戶造成的生活、工作輕微不便而非人為因素造成的影響,可以通過改進而較易得到解決或改進的投訴。
4.4投訴接待
4.4.1當接到住戶投訴時,接待員首先代表被投訴部門向住戶表示歉意,并立即在《住戶投訴意見表》中作好詳細記錄:
記錄內容如下:
--投訴時間的發(fā)生時間、地點;
--被投訴人或被投訴部門;
--投訴事件的發(fā)生經過(簡單明了地敘述);
--住戶的要求;
--住戶的聯(lián)系方式、方法。
接待住戶時應注意:
--請住戶到沙發(fā)入座,耐心傾聽住戶投訴,并如實記錄;
--必要時,通知公共事務部主管或主管經理出面解釋;
--注意力要集中,適時地與住戶進行交流,不應只埋頭記錄。
4.4.2投訴的處理承諾:
重大投訴,當天呈送公司總經理進入處置程序;
重要投訴,接待后1小時內轉呈主管經理進行處置程序;
輕微投訴,不超過2天內或在住戶要求的期限內解決。
4.5住戶服務中心接待員根據投訴內容10分鐘內將《住戶投訴意見表》發(fā)送到被投訴部門,領表人在《投訴處置記錄表》簽收記錄。住戶服務中心接待員應將重大投訴經公共事務部主管當天轉呈公司總經理或管理處主管經理。
4.6投訴處理內部工作程序
4.6.1被投訴部門負責人在時效要求內將內容處理完畢,并按《住戶投訴意見表》對投訴處理過程作好記錄。在投訴處理完畢的當天將《住戶投訴意見表》交到住戶服務中心。接待員綬帶處理完畢的《住戶投訴意見表》后,應在《投訴處理記錄表》記錄。
4.6.2公司總經理、主管經理在接到重大投訴和重要投訴后應按公司《不合格糾正與預防標準作業(yè)規(guī)程》文件的規(guī)定處理。
4.7住戶服務中心接待員收到被投訴部門投訴處理的反饋信息后,將情況上報公共事務部主管,并在當天將處理結果報給投訴的住戶。通報方式可采用電話通知或由巡樓組管理員上門告之。
4.8公共事務部主管在投訴處理完畢后通知公共事務部巡樓組安排回訪。在每月30日前對投訴事件進行統(tǒng)計、分析,將統(tǒng)計、分析結果上呈主管經理,并將《住戶投訴意見表》匯總上交品質部,由品質部長期保存。
4.9其他形式的投訴(如信函),公共事務部參照本程序辦理。
4.10投訴的處理時效
4.10.1輕微投訴一般在2日內處理完畢,超時需經主管經理批準。
4.10.2重要投訴一般在3日內處置完畢,超時需經公司總經理批準。
4.10.3重大投訴應當在2日給投訴的住戶明確答復,解決時間不宜超過10日。
5.0記錄
5.1《住戶投訴意見表》
5.2《投訴處理記錄表》
6.0相關支持文件
《回訪管理標準作業(yè)規(guī)程》
第6篇 物業(yè)轄區(qū)住戶投訴處理標準作業(yè)規(guī)程-4
物業(yè)轄區(qū)住戶投訴處理標準作業(yè)規(guī)程(四)
1.0目的
規(guī)范投訴處理工作,確保住戶的各類投訴能及時、合理地得到解決。
2.0適用范圍
適用于住戶針對客戶服務中心工作有效投訴的處理。
3.0職責
3.1管理處主管經理負責處理重要投訴。
3.2客戶服務中心主管負責協(xié)助經理處理輕微投訴及每月投訴統(tǒng)計、分析、匯報工作。
3.3管理處相關部門主管負責協(xié)助客戶服務中心主管和管理處主管經理處理本部門的被投訴事件,并及時向客戶服務中心反饋投訴處理信息。
3.4客戶服務中心客戶服務中心管理員負責投訴現(xiàn)場接待工作。
4.0程序要點
4.1處理投訴的基本原則。
4.1.1使用唱諾制時應特別注意使用幾種唱的語言。
4.1.2換位思考:將住戶所投訴的事項當成是自己所要投訴的事項,積極思考期望得到什么樣的答復。
4.1.3將住戶投訴處理看成是與住戶交朋友、宣傳自己和公司的機會,并通過為住戶實事求是地解決問題,達到加強溝通目的。
4.1.4接待投訴時,接待人員應嚴格遵守禮貌、樂觀、熱情、友善、耐心、平等的十二字服務方針,嚴禁與住戶進行辯論、爭吵。
4.1.5富有同情心,了解住戶的疾苦,做到在投訴的處理中能以正確的心態(tài)應對。
4.2投訴處理流程圖。
4.3投訴界定。
4.3.1重大投訴。下列投訴屬重大投訴:
a)公司承諾或合同規(guī)定提供的服務沒有實施或實施效果有明顯差錯,經住戶多次提出而得不到解決的投訴;
b)由于公司責任給住戶造成重大經濟損失或人身傷害的;
c)有效投訴在一個月內得不到合理解決的投訴。
4.3.2重要投訴。
重要投訴是指因公司的管理服務工作不到位、有過失而引起的投訴。
4.3.3輕微投訴。
輕微投訴是指因公司的設施、設備和管理水平有限給住戶造成的生活、工作輕微不便而非人為因素造成的影響,可以通過改進而較易得到解決或改進的投訴。
4.4投訴接待。
4.4.1當接到住戶投訴時,管理員首先代表被投訴部門向住戶的遭遇表示同情,并立即在《住戶投訴意見表》中作好詳細記錄。
a)記錄內容如下:
投訴事件的發(fā)生時間、地點;
被投訴人或被投訴部門;
投訴事件的發(fā)生經過(簡單明了地敘述);
住戶的要求;
住戶的聯(lián)系方式、方法。
b)接待住戶時應注意:
請住戶入座,耐心傾聽住戶投訴,不要隨意辯解,并如實記錄;
必要時,通知客戶服務中心主管或主管經理出面解釋;
注意力要集中,適時地與住戶進行交流,不應只埋頭記錄。
c)接待投訴的技巧:
耐心傾聽,做一位良好的聽眾;
對住戶的遭遇表示同情,適當地認同住戶的舉動;
不要隨意辯解;
學會適時適度地贊美住戶。
4.4.2投訴的處理承諾:
a)重大投訴,當天呈送公司總經理進入處置程序;
b)重要投訴,接待后1小時內轉呈主管經理進行處置程序;
c)輕微投訴,不超過2天內或在住戶要求的期限內解決。
4.5住戶服務中心管理員根據投訴內容10分鐘內將《住戶投訴意見表》發(fā)送到被投訴部門,領表人在《投訴處置記錄表》簽收記錄。客戶服務中心管理員應將重大投訴及重要投訴經客戶服務中心主管當天轉呈公司總經理或管理處主管經理。
4.6投訴處理內部工作程序。
4.6.1被投訴部門負責人在時效要求內將內容處理完畢,并按《住戶投訴意見表》對投訴處理過程作好記錄。在投訴處理完畢的當天將《住戶投訴意見表》交到住戶服務中心。管理員收到處理完畢的《住戶投訴意見表》后,應在《投訴處置記錄表》記錄。
4.6.2公司總經理、主管經理在接到重大投訴和重要投訴后應按公司《不合格糾正與預防標準作業(yè)規(guī)程》文件的規(guī)定處理。
4.7客戶服務中心管理員收到被投訴部門投訴處理的反饋信息后,將情況上報客戶服務中心主管,并在當天將處理結果通報給投訴的住戶。通報方式可采用電話通知或樓宇管理員上門告之。
4.8客戶服務中心主管在投訴處理完畢后通知樓管員安排回訪。在每月30日前對投訴事件進行統(tǒng)計、分析,將統(tǒng)計、分析結果上呈主管經理,并將《住戶投訴意見表》匯總上交品質部,由品質部長期保存。
4.9其他形式的投訴(如信函),客戶服務中心參照本程序辦理。
4.10對無效投訴的處理原則:本著為住戶服務的態(tài)度,盡量為住戶提供方便。
4.11對正在給住戶造成損害的事件,應先立即采取措施停止或挽救傷害,再處理。
4.12投訴的處理時效。
4.12.1輕微投訴一般在2日內或按住戶要求的期限內處理完畢,超時需經主管經理批準。
4.12.2重要投訴一般在3日內處置完畢,超時需經公司總經理批準。
4.12.3重大投訴應當在2日給投訴的住戶明確答復,解決時間不宜超過10日。
4.13將投訴結果的評價納入相關部門及員工的績效考評。
4.14投訴記錄每頁印有編碼,不允許撕毀。
4.15本規(guī)程作為客戶服務中心員工績效考評的依據之一。
5.0記錄
5.1《住戶投訴/求助登記單》。
5.2《住戶投訴/求助記錄表》。
6.0相關支持文件
《回訪管理標準作業(yè)規(guī)程》。
