有哪些
一、采購管理的目標(biāo)
1. 確保供應(yīng)穩(wěn)定：滿足企業(yè)生產(chǎn)或運營所需物資的及時、準(zhǔn)確供給。
2. 控制成本：通過有效的采購策略降低物料及服務(wù)的采購成本。
3. 質(zhì)量保障：確保采購的物資和服務(wù)達到預(yù)設(shè)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。
4. 建立良好供應(yīng)商關(guān)系：維護與供應(yīng)商的長期合作關(guān)系，提高供應(yīng)鏈效率。
二、采購管理的主要流程
1. 需求分析：明確采購需求，包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、時間等。
2. 市場調(diào)研：收集市場信息，評估潛在供應(yīng)商的能力和信譽。
3. 供應(yīng)商選擇：基于調(diào)研結(jié)果，篩選出合適的供應(yīng)商，并進行談判。
4. 合同簽訂：制定采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。
5. 訂單執(zhí)行：跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保按時交貨。
6. 貨物驗收：對到貨物資進行檢驗，確認符合采購要求。
7. 庫存管理：合理控制庫存，防止積壓和短缺。
8. 付款結(jié)算：依據(jù)合同條款進行付款，確保財務(wù)合規(guī)。
9. 后期評估：定期評估供應(yīng)商表現(xiàn)，為未來的采購決策提供參考。
模板
1. 采購申請表：詳細記錄采購需求，包括產(chǎn)品描述、數(shù)量、預(yù)算等。
2. 供應(yīng)商評估表：用于評估供應(yīng)商的資質(zhì)、價格、交貨時間、服務(wù)質(zhì)量等。
3. 采購合同模板：明確采購條款，包括價格、付款方式、交貨時間、質(zhì)量保證等。
4. 訂單確認函：確認采購訂單的詳細信息，確保供需雙方理解一致。
5. 貨物驗收報告：記錄驗收過程，注明驗收結(jié)果和處理意見。
6. 供應(yīng)商績效評價表：定期評估供應(yīng)商的交付、質(zhì)量、服務(wù)等方面的表現(xiàn)。
標(biāo)準(zhǔn)
1. 采購政策：清晰定義采購原則、程序和責(zé)任，確保合規(guī)性。
2. 價格合理性：采購價格應(yīng)符合市場行情，兼顧質(zhì)量和成本。
3. 交貨準(zhǔn)時率：供應(yīng)商需按約定時間交貨，延誤率需在可接受范圍內(nèi)。
4. 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：所有采購物資必須符合企業(yè)設(shè)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。
5. 供應(yīng)商評價體系：建立全面的供應(yīng)商評價標(biāo)準(zhǔn)，定期進行評價更新。
6. 應(yīng)急計劃：針對供應(yīng)中斷或其他突發(fā)情況，應(yīng)有備用方案。
7. 法律法規(guī)遵守：確保所有采購活動符合國家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)定。
8. 信息保密：保護企業(yè)敏感信息，避免泄露給供應(yīng)商。
9. 持續(xù)改進：定期審查采購流程，尋找改進機會，提升效率。
總結(jié)而言，采購管理規(guī)程旨在通過規(guī)范化的流程和標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)高效、合規(guī)、成本效益高的采購活動，為企業(yè)運營提供有力支持。
采購管理規(guī)程范文
第1篇 食品原料采購管理規(guī)程
食品原料的采購管理
食品原料采購是指餐飲企業(yè)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營的需要以最低價格實施訂貨,并購買到所需的食品原料。食品原材料采購供應(yīng)管理是餐飲業(yè)務(wù)管理的首要環(huán)節(jié)。采購供應(yīng)管理的好壞,直接影響廚房生產(chǎn)、產(chǎn)品質(zhì)量、成本消耗和經(jīng)濟效益。只有原材料質(zhì)量好,才能保證菜肴味道佳美。采購的數(shù)量、質(zhì)量和價格合理,才能降低餐飲成本,提高經(jīng)濟效益。
一、采購人員的選擇
采購人員的選擇對于餐廳成本控制來說是非常重要的。有的餐廳有良好的設(shè)備、一流的服務(wù)人員和手藝精湛的廚師,但其經(jīng)濟效益不理想,究其主要原因,很可能就是由于原材料采購的質(zhì)次價高,甚至采購員收取回扣而導(dǎo)致原材料成本上升所造成的。可見,采購員的選擇對成本控制有著舉足輕重的影響。經(jīng)過對餐飲企業(yè)的調(diào)查和分析,一個好的采購員可為企業(yè)節(jié)約5%的餐飲成本。
一個合適的采購員應(yīng)具備以下的素質(zhì):
(1)要了解餐飲經(jīng)營與生產(chǎn) 一個良好的采購員,要熟悉餐廳的菜單,熟悉廚房加工、切配、烹調(diào)的各個環(huán)節(jié),要懂得各種原料的損耗情況、加工的難易程度及烹調(diào)的特點,以保證買到適需的食品原料。
(2)熟悉原料的采購渠道 所謂渠道,即特定的交易關(guān)系線,通常是指兩個企業(yè)之間固定的交易關(guān)系。采購人員應(yīng)該知道什么原料在什么地方買,哪兒的貨質(zhì)量好,哪兒的貨便宜,這樣才能買到質(zhì)優(yōu)價低的原料。
(3)了解進價與銷價的核算關(guān)系 采購人員應(yīng)了解菜單上每一菜品的名稱、售價和分量,知道餐廳近期的毛利率和理想的毛利率。這樣,在采購時就能決定某種食品原料在價格上是否可以接受。
(4)熟悉財務(wù)制度 要了解有關(guān)現(xiàn)金、支票、發(fā)票等使用的要求和規(guī)定,以及對應(yīng)付款的處理要求等。
(5)誠實可靠,不收取回扣 要具有國家、集體利益高于一切的覺悟,不得損公肥私。
二、采購質(zhì)量管理
(一)采購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)餐廳要生產(chǎn)質(zhì)量穩(wěn)定的菜品,必須使用質(zhì)量穩(wěn)定的原料,這就對采購提出了質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。采購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)又稱標(biāo)準(zhǔn)采購規(guī)格,是指根據(jù)餐飲企業(yè)的特殊要求,對所要采購的各種食品原料作出詳細而具體的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的規(guī)定,如原料的部位、產(chǎn)地、等級、外觀、色澤度、新鮮度等。
目前,我國對食品原料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)還沒有完全規(guī)范,一般餐飲企業(yè)只是對那些成本較高的各類原料,按自定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)來指導(dǎo)采購。
(二)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的形式
質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的形式以采購明細單或標(biāo)準(zhǔn)采購規(guī)格的表格形式出現(xiàn)。在標(biāo)準(zhǔn)采購規(guī)格中具體包括的內(nèi)容有:食品原料的名稱、食品原料的質(zhì)量或性質(zhì)的說明(包括產(chǎn)地、等級、部位、形狀、規(guī)格、氣味、產(chǎn)率、色澤與外觀等)、發(fā)貨時間的要求等。
(三)制定標(biāo)準(zhǔn)采購規(guī)格的作用
標(biāo)準(zhǔn)采購規(guī)格制定后,應(yīng)分送給采購員、供應(yīng)商、驗收員和餐飲經(jīng)理辦公室,其具體作用如下:
1)使用標(biāo)準(zhǔn)采購規(guī)格可以把好采購關(guān),避免因采購的原料質(zhì)量不穩(wěn)定而引起產(chǎn)品質(zhì)量的不穩(wěn)定。
2)把標(biāo)準(zhǔn)分發(fā)給供貨單位,可以避免采購員與供應(yīng)商之間對原料質(zhì)量產(chǎn)生分歧和矛盾。
3)可以避免每次對供應(yīng)單位提出各種原料的質(zhì)量要求,減少了工作量。
4)將質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)分發(fā)給若干個供貨單位,可以通過招標(biāo)的形式選擇最低的報價單位。
5)有利于驗收質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的控制。
6)可以防止原料采購部門與原料使用部門之間可能產(chǎn)生的矛盾。
三、采購數(shù)量管理
食品原料采購的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)在一段時間內(nèi)可以相對穩(wěn)定,而采購數(shù)量則要隨餐廳銷售量和庫存量的變化而不斷進行調(diào)整。如果采購數(shù)量控制不當(dāng),就可能出現(xiàn)一方面采購數(shù)量過多,占用過多的資金,有了更多的利息占用,而且增加了庫存費用,并有可能造成原料腐爛、變質(zhì)、損壞,使成本增加;另一方面采購數(shù)量過少,會導(dǎo)致供應(yīng)、庫存中斷而影響正常銷售。
(一)影響采購數(shù)量的因素
1)餐廳餐飲產(chǎn)品銷售數(shù)量的變化現(xiàn)有的庫房面積。
2)采購點與餐廳之間的距離。
3)企業(yè)目前的財務(wù)狀況。餐飲企業(yè)經(jīng)營較好時,可適當(dāng)增大采購量;資金短缺時,則應(yīng)精打細算,減少采購量,以利于資金的周轉(zhuǎn)。
4)原料本身的特點。易儲存的原料可以多購一些,不易儲存的原料應(yīng)勤進快銷。
5)原料市場價格的變化。
6)市場供求狀況的穩(wěn)定程度影響采購數(shù)量。當(dāng)某種原料的供應(yīng)不穩(wěn)定時,可以多采購一些,以彌補因原料短缺而造成的損失。
(二)采購數(shù)量管理
對采購管理來說,食品原料可分為易壞性原料和非易壞性原料,對這兩類原料的采購應(yīng)區(qū)別對待。
1.易壞性原料的采購數(shù)量
易壞性原料一般為鮮活貨,這些原料要求購進后立即使用,用完后再購進新的原料。因此,這類原料的采購頻率較高,一般使用的采購方法如下:
(1)日常采購法 每次采購的數(shù)量可用下列公式表示:應(yīng)采購數(shù)量=需使用數(shù)量一現(xiàn)有數(shù)量需使用數(shù)量是指在進貨間隔期內(nèi)對某種原料的需要量?，F(xiàn)有數(shù)量是指某種原料的庫存數(shù)量,它包括已經(jīng)發(fā)往廚房而未被使用的原料數(shù)量,這個數(shù)量可以通過實地盤存加以確定。應(yīng)采購量是指需使用量與現(xiàn)有量之差,這個數(shù)量還要根據(jù)特殊宴會、節(jié)日和其他特殊情況加以調(diào)整。
餐廳可自行設(shè)計一個原料采購單,將所有易變質(zhì)的鮮活類食品原料分類列在表上,這樣既可以節(jié)省工作量,還有助于控制采購數(shù)量和采購價格。
(2)長期訂貨法 餐廳中有一些原料,其本身價值不太高,但其消耗量大,所需數(shù)量也較穩(wěn)定,這類原料如果用上述方法采購就顯得費時費力,因此可采用長期訂貨法。
利用長期訂貨法,餐飲企業(yè)采購部門可與一家供貨單位訂下合同,規(guī)定以固定價格每天向其供應(yīng)規(guī)定數(shù)量的原料。例如:餐廳與食品公司商定每天送3箱雞蛋,只規(guī)定需求量或結(jié)存量,有特殊變化時再增加或減少采購量。面包、奶制品、常用蔬菜、水果以及價值低、耗量大、占用空間多的一些物品,如啤酒等,也屬于這一類原料。
第2篇 某管理處物資采購規(guī)程
管理處物資采購規(guī)程
1 目的
指導(dǎo)各部門進行物資采購計劃的制定、申報、審批,采購員的正確采購,確保物資采購符合規(guī)定要求。
2 適用范圍
適用于__嘉園管理處物資采購管理。
3 職責(zé)
3.1采購員全面負責(zé)管理處所有物資的統(tǒng)籌、采購、協(xié)調(diào)、調(diào)度事宜。
3.2綜合部負責(zé)各部門所有辦公用品與安管部所需物資采購計劃的審核,《物資采購計劃表》的保管、分類、報批和歸檔。
3.3工程部負責(zé)供水、供電、機電、消防、智能系統(tǒng)等所需設(shè)備配件、備件物資采購和入庫前貨物質(zhì)量的審核。
3.4各部門主管負責(zé)所主管職責(zé)內(nèi)的物資采購計劃的復(fù)核。
3.5管理處負責(zé)人負責(zé)物資采購計劃的批準(zhǔn)。
3.6管理處財務(wù)部負責(zé)對管理處材料的采購和使用進行監(jiān)管。
4 實施程序
4.1 日常備用物資的采購
4.1.1 每月20日各部門根據(jù)自身需要,填寫本部門的《物資采購計劃表》,由部門主管復(fù)核后,交至庫管員處。
4.1.2每月25日庫管員對庫房材料的使用情況和庫存量進行匯總統(tǒng)計,并填寫《進銷存明細帳》,庫管員根據(jù)此表和各部門采購計劃擬定下月物資采購計劃報管理處主任審批。
4.1.3 管理處主任根據(jù)工作安排對各部門擬制的物資采購計劃初審后,于每月26日至30日批準(zhǔn)下月的辦公用品和其他物資(含采購物資的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量等)的采購計劃。
4.1.4根據(jù)完成報批手續(xù)的采購計劃,采購員嚴(yán)格實施采購。
4.2工程物資的采購
4.2.1工程物資指管理處承接外委工程和內(nèi)部改造工程所需的物資。
4.2.2 工程物資必須事先在工程合同或造價書中附注物資采購計劃,說明采購物資的名稱、型號、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量。
4.2.3根據(jù)完成報批手續(xù)的工程物資采購計劃,采購員嚴(yán)格實施采購。
4.3 急需物資的采購
急需采購物資時,采取口頭或者電話的方式事先向管理處主任請示,經(jīng)批準(zhǔn)后自行采購。但事后應(yīng)按上述規(guī)定補辦采購物資的申報和批準(zhǔn)手續(xù)。
5質(zhì)量要求
5.1 采購員應(yīng)按《物資采購計劃表》的內(nèi)容進行采購。
5.2 庫管員嚴(yán)格控制材料的入庫驗收和領(lǐng)用發(fā)放過程。
5.3 綜合部主管負責(zé)對材料的采購計劃、領(lǐng)用數(shù)量、票據(jù)審核等事項進行把關(guān)。
6督促檢查
6.1 采購員對材料使用與保管的情況進行不定期檢查和監(jiān)督,每月至少對各庫房檢查一次,對發(fā)現(xiàn)的問題及時與庫管員和管理處主任溝通,并上報綜合部主管。
7分析改進
7.1 客服中心負責(zé)進行驗證和改進,并會同有關(guān)部門修改作業(yè)指導(dǎo)書。
第3篇 商品采購合同管理規(guī)程
一、商場采購合同的內(nèi)容
商場采購合同的條款構(gòu)成了采購合同的內(nèi)容,應(yīng)當(dāng)在力求具體明確,便于執(zhí)行,避免發(fā)生糾紛的前下,具備以下主要條款:
1.商品的品種、規(guī)格和數(shù)量
商品的品種應(yīng)具體,避免使用綜合品名;商品的規(guī)格應(yīng)規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數(shù)量多少應(yīng)按國寶統(tǒng)一的計量單位標(biāo)出。必要時,可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細表。
2.商品的質(zhì)量和包裝
合同中應(yīng)規(guī)定商品所應(yīng)符合的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),注明是國家或部頒標(biāo)準(zhǔn);無國家和部頒標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)由雙方協(xié)商憑樣訂(交)貨;對于副、次品應(yīng)規(guī)定出一定的比例,并注明其標(biāo)準(zhǔn);對實行保換、保修、保退辦法的商品,應(yīng)寫明具體條款;對商品包裝材料、包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標(biāo)志、及包裝物的處理等,均應(yīng)有詳細規(guī)定。
3.商品的價格和結(jié)算方式
合同中對商品和價格的規(guī)定要具體,規(guī)定作價的辦法和變價處理等,以及規(guī)定對副品、次品的折扣辦法;規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序。
4.交貨期限、地點和發(fā)送方式
交(提)貨期限(日期)要按照有關(guān)規(guī)定,并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時,應(yīng)明確商品的發(fā)送方式(送貨、代運、自提)。
5.商品驗收辦法
合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗收和在質(zhì)量上驗收商品的辦法、期限和地點。
6.違約責(zé)任
簽約一方不履行合同,違約方應(yīng)負物質(zhì)責(zé)任,賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時,應(yīng)明確規(guī)定,供應(yīng)者有以下三種情況時應(yīng)付違約金或賠償金:
(1)未近合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品;
(2)未按合同規(guī)定的商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交貨;
(3)逾期發(fā)送商品。購買者有逾期結(jié)算貨款或提貨,臨時更改到貨地點等,應(yīng)付違約金或賠償金。
7.合同的變更和解除條件
在什么情況下可變更或解除合同,什么情況下不可變更或解除合同,通過什么手續(xù)來變更或解除合同等情況,都應(yīng)在合同中予以規(guī)定。
除此之外,采購合同應(yīng)視實際情況,增加若干具體的補充規(guī)定,使簽訂的合同更切實際,更有效力。
二、采購合同的簽訂
1.簽訂采購合同的原則
(1)合同的當(dāng)事人必須具備法人資格。這里的法人,是指有一定的組織機構(gòu)和獨立支配財產(chǎn),能夠獨立從事商品流通活動或其他經(jīng)濟活動,享有權(quán)利和承擔(dān)義務(wù),依照法定程序成立的企業(yè)。
(2)合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同,其內(nèi)容和手續(xù)應(yīng)符合有關(guān)合同管理的具體條例和實施細則的規(guī)定。
(3)必須堅持平等互利,充分協(xié)商的原則簽訂合同。
(4)當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)以自己的名義簽訂經(jīng)濟合同。委托別人代簽,必須要有委托證明。
(5)采購合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式。
2.簽訂采購合同的程序
簽訂合同的程序是指合同當(dāng)事人對合同的內(nèi)容進行協(xié)商,取得一致意見,并簽署書面協(xié)議的過程。一般有以下五個步驟:
(1)訂約提議。訂約提議是指當(dāng)事人一方向?qū)Ψ教岢龅挠喠⒑贤囊蠡蚪ㄗh,也稱要約。訂約提議應(yīng)提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對方答復(fù)的期限等,以供對方考慮是否訂立合同。提議人在答復(fù)期限內(nèi)不得拒絕承諾。
(2)接受提議。接受提議是指被對方接受,雙方對合同的主要內(nèi)容表示同意,經(jīng)過雙方簽署書面契約,合同即可成立,也稱承諾。承諾不能附帶任何條件,如果附帶其他條件,應(yīng)認為是拒絕要約,而提出新的要約。新的要約提出后,原要約人變成接受新的要約的人,而原承諾人成了新的要約人。實踐中簽訂合同的雙方當(dāng)事人,就合同的內(nèi)容反復(fù)協(xié)商的過程,就是要約→新的要約→再要約→……直到承諾的過程。
(3)填寫合同文本。
(4)履行簽約手續(xù)。
(5)報請簽約機關(guān)簽證,或報請公證機關(guān)公證。
有的經(jīng)濟合同,法律規(guī)定還應(yīng)獲得主管部門的批準(zhǔn)或工商行政管理部門的簽證。對沒有法律規(guī)定必須簽證的合同,雙方可以協(xié)商決定是否簽證或公證。
三、商場采購合同的管理
采購合同的管理應(yīng)當(dāng)做好以下幾方面的工作:
1.加強商場采購合同簽訂的管理
加強對采購合同簽訂的管理,一是要對簽訂合同的準(zhǔn)備工作加強管理。在簽訂合同之前,應(yīng)當(dāng)認真研究市場需要的和貨源情況,掌握商場的經(jīng)營情況、庫存情況和合同對方單位的情況,依據(jù)本商場的購銷任務(wù),收集各方面的信息,為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據(jù);二是對簽訂合同過程加強管理,在簽訂合同時,要按照有關(guān)的合同法規(guī)定的要求,嚴(yán)格審查,使簽訂的合同合理合法。
2.建立合同管理機制和管理制度,以保證合同的履行
商場應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門機構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T,建立合同登記、匯報檢查制度,以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況,及時發(fā)現(xiàn)問題,采取措施,解決糾紛,保證合同的履行。同時,可以加強與合同對方的聯(lián)系,密切雙方的協(xié)作,以利于合同的順利實現(xiàn)。
3.處理好合同糾紛
當(dāng)經(jīng)濟合同發(fā)生糾紛時,雙方當(dāng)事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成,可以向國家工商行政管理部門申請調(diào)解或仲裁,也可以直接向法院起訴。
4.信守合同
合同的履行情況好壞,不僅關(guān)系到商場經(jīng)營活動的順利進行,而且也關(guān)系本商場的聲譽和形象。
第4篇 機電工程材料采購管理規(guī)程
材料質(zhì)量的保證是整個工程質(zhì)量保證的一個先決條件,因此對材料質(zhì)量的控制是非常重要和關(guān)鍵的。工程材料選用的優(yōu)劣將直接影響到工程的內(nèi)在質(zhì)量及產(chǎn)品的外觀質(zhì)量,為確保工程所用材料的質(zhì)量,我們將從材料的采購工作著手。所有的材料供貨都應(yīng)是合格供應(yīng)商,因為我們是取得國際質(zhì)量體系認證資格的企業(yè)。
材料進場后使用前質(zhì)量保證措施
1)設(shè)備或材料在使用前按設(shè)計要求核對其規(guī)格、材質(zhì)、型號,材料必須有制造廠的合格證明書或質(zhì)保書,材料的運輸、入庫、保管過程中,實施嚴(yán)格的控制措施,每道工序均有交接制度。
2)材料的入庫后實行標(biāo)化和分類、分規(guī)格堆放及管理,同時防止變形,防止受潮、霉變等措施,材料出庫檢驗和辦理領(lǐng)用手續(xù)。
3)材料出庫后,在施工現(xiàn)場妥善保管,存放地點安全可靠。材料堆放要求整齊,并掛上標(biāo)識牌。
4)材料使用前進行嚴(yán)格檢查包括外觀檢查、附著物的清除。
5)對不合格材料的控制。一旦發(fā)現(xiàn)材料不能滿足或可能不滿足設(shè)計要求時,應(yīng)將其與合格材料相隔離,在自檢過程中如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時整改。
第5篇 某購物中心物質(zhì)采購控制管理規(guī)程
購物中心物質(zhì)采購控制管理規(guī)程
1.目的和適用范圍
1.1目的
通過對原材料、輔助材料、外購、外協(xié)物資的采購進行控制,以確保所采購的物資符合采購文件規(guī)定的要求。
2適用范圍
本程序適用于本公司物業(yè)管理服務(wù)所用的原輔材料、外購、外協(xié)產(chǎn)品的采購管理工作。其它物資(如辦公用品)的采購可參照執(zhí)行。
3.職責(zé)
3.1請購部門提出采購標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)要求,各職能部門負責(zé)對采購文件的技術(shù)要求審核,并負責(zé)對采購物資進行驗證。
3.2總經(jīng)辦負責(zé)采購物資的談判、簽約、實施、組織對供方進行評價和控制。
3.3管理處協(xié)助對供方的評定。
3.4總經(jīng)理負責(zé)采購文件的審批。
4.工作程序
4.1本公司根據(jù)所采購物資對物業(yè)管理活動及加工的產(chǎn)品質(zhì)量影響程度,將所采購的物資分為三類:即a類,關(guān)鍵物資;b類,重要物資;c類,一般物資。因此,根據(jù)供方的重要程度,對供方進行管理。
4.2供方的評價和控制(執(zhí)行g(shù)epm/qr07-01-2001)
4.2.1a類物資供方的評價采用以下條款之一進行。
4.2.1.1供方須具有產(chǎn)品質(zhì)量認證證書或質(zhì)量體系認證證書、列入生產(chǎn)許可
證發(fā)證目錄的應(yīng)有生產(chǎn)許可證,并對其歷史業(yè)績和市場信譽進行評價。市政公用部門的專營(專供)物資在簽署供用協(xié)議后視為評價合格。
4.2.1.2對長期合作的供方由總經(jīng)辦會同各職能部門及管理處對其產(chǎn)品在本公司的歷史使用情況及驗證實績進行評價。
4.1.2.3應(yīng)適當(dāng)評價供方的財務(wù)狀況及技術(shù)支持能力。
4.2.2b類物資供方的評價
4.2.2.1產(chǎn)品必須有質(zhì)保書或合格證,產(chǎn)品實行三包。
4.2.2.2各部門通過對其產(chǎn)品的檢驗結(jié)果,統(tǒng)計近期3個月的質(zhì)量記錄,依據(jù)
合格率情況進行評價。
4.2.3c類物資采用同類產(chǎn)品比較。供方統(tǒng)計近期的產(chǎn)品質(zhì)量記錄,依據(jù)合格率進行評價。
4.2.4供方評審后,由總經(jīng)辦填寫《供方評審記錄》并附上相應(yīng)的資料,對符合要求的,由總經(jīng)辦經(jīng)理填寫結(jié)論,將其編入《合格供方一覽表》,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,定為合格供方,作為本公司的采購點,同時通知到各職能部門及管理處。
對本公司貫標(biāo)之前簽署的目前仍屬有效的購貨合同,由總經(jīng)辦負責(zé)對供貨方進行一次補充評審,符合要求并經(jīng)批準(zhǔn)的,可列為合格供方。合同期滿后,需重新進行新一輪的評審。
4.2.5對供方的控制
4.2.5.1總經(jīng)辦負責(zé)建立供方質(zhì)量檔案,包括供方調(diào)查評價表,質(zhì)量歷史實績,生產(chǎn)能力,交貨能力和信譽記錄。
4.2.5.2由管理者代表會同財務(wù)部及各職能部門組成考核小組,每年一次(不超過12個月)對供方進行重新審核,并填寫《公司供方質(zhì)量保證能力(現(xiàn)場)調(diào)查表》、《供方歷次信譽記錄表》。
4.3本公司委外發(fā)包文件包括維保合同、委外服務(wù)合同及附件、圖紙等。
4.3.1委外發(fā)包文件必須注明委外項目名稱、內(nèi)容、技術(shù)要求、質(zhì)量要求、數(shù)量等內(nèi)容。特殊情況要附實物、圖樣、規(guī)范、等級和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等。
4.3.2委外發(fā)包文件由各部門填寫,部門經(jīng)理簽字,分管副總審批,總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.3.4委外發(fā)包文件應(yīng)由接受服務(wù)的職能部門登記、保管、存檔。
4.4采購信息及文件
本公司采購文件包括采購計劃、采購合同、采購申請單、實物樣品及圖紙等。
4.4.1采購計劃應(yīng)注明所采購物品名稱、型號規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求等內(nèi)容,規(guī)范、類別、等級和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容,特殊情況的要附實物、圖樣、標(biāo)識、類別、等級和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等項目。適當(dāng)時應(yīng)包括:產(chǎn)品采購批準(zhǔn)的要求;對產(chǎn)品的驗收要求;適當(dāng)?shù)馁|(zhì)量管理體系要求和其它要求等。
4.4.2對臨時性不能在合格供方所采購的物資或某種按采購文件規(guī)定無法購到的以及可用代用品的物資,必須由申購部門填寫《應(yīng)急(代用)材料采購審批單》,注明應(yīng)急代用品的名稱和技術(shù)質(zhì)量規(guī)定等,經(jīng)申購部門經(jīng)理簽字并報總經(jīng)理批準(zhǔn)后可由各申購部門采購(一次有效)。緊急c類物資允許申購部門直接采購,補辦手續(xù)。每月底將本月本部門應(yīng)急(代用)采購的物資清單交總經(jīng)辦分析適當(dāng)調(diào)整計劃并存檔。
4.4.3采購申請應(yīng)由申報部門填寫,部門經(jīng)理簽字,職能部門對采購要求是否適宜和充分進行審核,分管領(lǐng)導(dǎo)審批,總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.4.4采購文件應(yīng)由財務(wù)部登記、保管、存檔。
4.5采購程序
4.5.1計劃性采購
4.5.1.1倉管員根據(jù)物資庫存情況,做出下月補充物資采購計劃。
4.5.1.2各部門主管每月下旬制定下個月的物資采購計劃,說明物資的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量等(如有特殊要求需說明)。
4.5.1.3各部門(處)將月份物資采購計劃交相關(guān)部門經(jīng)理審核后,分管領(lǐng)導(dǎo)審批后,于每月的25日前報總經(jīng)辦,由總經(jīng)辦經(jīng)理審核后匯總填寫《采購計劃審批單》同意報總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.5.1.4總經(jīng)辦根據(jù)批準(zhǔn)后的采購計劃組織采購。(在規(guī)定的供方內(nèi)采購)
4.5.1.5零星采購
4.5.2.1各部門需要零星物資和計劃外的物資時,先填寫《月物資采購計劃清單》壽命物資的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、用途等。(如有特殊需求需說明)
4.5.2.2《月物資采購計劃清單》由各部門主管確認后按4.5.1.3和4.5.1.4的規(guī)定進行采購。
4.5.2.3如有急需等特殊情況,經(jīng)管理處經(jīng)理同意,總經(jīng)理批準(zhǔn)后也可對其它供方實物質(zhì)量進行驗證后購買。
4.6采購物資的驗證見物資的驗證、入庫、保管、領(lǐng)用管理規(guī)程。
5.質(zhì)量記錄表格
qr/sh-01-25供方評審記錄表
qr/sh-01-26合格供方一覽表
qr/sh-01-27應(yīng)急(代用)材料采購審批單
qr/sh-01-28采購計劃審批單
第6篇 餐飲采購供應(yīng)鏈管理規(guī)程
餐飲采購與供應(yīng)鏈管理
5.1采購計劃
十三鮮的采購計劃是根據(jù)自身經(jīng)營計劃、由店管部匯總的日常經(jīng)營需求計劃、各部門的采購申請、年度預(yù)算、庫存情況以及資金供應(yīng)情況等確定,對經(jīng)營急需物品,我們會予以優(yōu)先考慮。針對不同采購品我們將分別制訂年度采購計劃、月度采購計劃及日采購計劃。同時要根據(jù)每天的經(jīng)營情況、物品日常消耗情況、庫存情況向店管部報送每天的需求計劃,其中包括每天的銷售主產(chǎn)品及各種配料、一次性消耗物品等。
5.1.1采購申請的提出及審批權(quán)限
采購申請應(yīng)注明物品的名稱、數(shù)量、需求日期、參考價格、用途、供應(yīng)廠商(參考)、交貨期、送貨方式等。然后經(jīng)過采購部長審批通過予以采購,必要時將征求總監(jiān)意見。采購計劃由采購部根據(jù)經(jīng)審批后的采購申請制訂,日采購計劃由采購部長批準(zhǔn)執(zhí)行,月度采購計劃和年度采購計劃需報請財務(wù)部總監(jiān)和總監(jiān)審批。另外采購計劃應(yīng)同時報送財務(wù)部審核,以利于公司資金的安排。
5.1.2采購作業(yè)的執(zhí)行
十三鮮的采購作業(yè)將按照擇優(yōu)、擇廉、擇近的原則并嚴(yán)格按照采購計劃按質(zhì)、按量、按時進行采購。同時為了有效降低采購成本,達到規(guī)模采購,并保證采購物品質(zhì)量的穩(wěn)定性與標(biāo)準(zhǔn),以下消耗較大且常用物品應(yīng)盡量采用定點供應(yīng)商長期議價供貨的方式:
生鮮類:包括豬、牛、羊肉、雞、鴨、魚、海鮮、蛋、常用蔬菜等;
干貨類:各種肉食、海鮮、木耳、蘑菇等;
糧油、各種調(diào)料等;
飲料類、酒品類;
經(jīng)營加工用器材類、包裝用材料、其它低值易耗品類;
熟食、涼菜類委托對外加工產(chǎn)品等。
5.1.3采購價格核準(zhǔn)
招標(biāo)采購物品的價格由評標(biāo)小組決定。在質(zhì)量、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、送貨方式等相同的情況下,價格最低者中標(biāo)。如分歧較大,由十三鮮主管領(lǐng)導(dǎo)商奪或總監(jiān)決定。供應(yīng)商及采購價格確定后,由采購部統(tǒng)一向供應(yīng)商訂購,發(fā)出訂購單或簽訂采購合同。訂購過程中實行執(zhí)行的采購價格與經(jīng)核準(zhǔn)的采購價格有差異時,采購人員應(yīng)按采購價格核準(zhǔn)的審批程序進行重新審批,緊急情況下可直接報請副總監(jiān)審批。若由采購員代表公司簽訂采購合同的,必須有十三鮮總監(jiān)的授權(quán)。
6.1.4交貨及驗收
采購執(zhí)行過程中,采購部應(yīng)按詢價、訂購、交貨三個階段負責(zé)對采購作業(yè)制定進度計劃并進行進度控制。如未能按進度完成采購作業(yè)時,應(yīng)撰寫異常原因及預(yù)定完成日期,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后轉(zhuǎn)送請購或使用部門,以便采取應(yīng)對措施。
采購物品及外協(xié)產(chǎn)品在使用中出現(xiàn)問題,采購員應(yīng)負責(zé)聯(lián)系供貨商,處理有關(guān)質(zhì)量問題的解決、退換貨、索賠等事宜。
5.2采購成本控制
5.2.1采購成本控制關(guān)鍵點
十三鮮針對采購成本的主要構(gòu)成要素,采購成本控制的關(guān)鍵點包括以下幾點
1.最優(yōu)采購價格的確定
采用多種采購形式:包括招標(biāo)采購、供應(yīng)商長期定點采購、比價采購等,通過對各種采購形式的對比,找出成本最低的采購形式組合以達到降低采購成本的目的。
2.合理采購訂貨量的確定
采購訂貨量的確定直接影響存貨的缺貨成本、采購物品的存儲費用、采購資金占用的利息費用及存貨的損失成本等,因此確定一個合理的采購訂貨量是控制采購成本的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。合理采購訂貨量的制定包括以下幾個步驟:存貨信息的收集;存貨信息分析;確定安全庫存量;確定合理訂貨量。
3.最佳物品運輸配送方式的確定
物品運輸配送方式直接影響物品的運輸成本費、包裝成本費等,采購人員在訂購過程中應(yīng)要求供應(yīng)商提供上述各項成本的詳細清單,或與財務(wù)部相關(guān)人員合作,對上述成本作出分析,選擇最佳的物品運輸配送方式,提出降低成本的建議。
5.3供應(yīng)商管理
5.3.1供應(yīng)商信息收集與調(diào)查
供應(yīng)商信息收集與調(diào)查由采購部負責(zé),店管部、物品請購部門、使用部門等負責(zé)提供信息及推薦合格的供應(yīng)商。凡欲與十三鮮建立供應(yīng)關(guān)系且符合條件者應(yīng)填寫供應(yīng)商調(diào)查表,作為選擇供應(yīng)廠商的參考。供應(yīng)商調(diào)查表交采購部審核并存檔備查。如果供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營條件發(fā)生變化,應(yīng)要求供應(yīng)商及時對該表進行補充和修改。在每次供貨結(jié)束后,店管部、使用部門等應(yīng)提供供應(yīng)商的供貨實績,采購部負責(zé)將供應(yīng)商的業(yè)績記于供應(yīng)商管理檔案,作為評審供應(yīng)商業(yè)績的資料。
5.3.2選擇供應(yīng)商原則及方法
招標(biāo)采購物品、長期定點供應(yīng)商的選擇參照采購招標(biāo)管理中規(guī)定執(zhí)行。比價采購物品的供應(yīng)商選擇由采購部匯總初選合格、評審考察通過的供應(yīng)商名單,并提供相關(guān)的分析資料,按以下原則進行選擇:
同等條件價格、質(zhì)量優(yōu)先;
同等條件信譽、實力優(yōu)先;
同等條件服務(wù)優(yōu)先;
同等條件下,廠家為先的原則。
同等條件先本地后外地的原則。
供應(yīng)商評審的層次與周期
對于臨時采購的供應(yīng)商,采購部應(yīng)對供應(yīng)商的經(jīng)營資格進行審核,報采購部經(jīng)理審批。對于長期采購的供應(yīng)商,采購部應(yīng)對其經(jīng)營資格、信譽、服務(wù)、采購標(biāo)的、質(zhì)量等審核,審核通過后,認定其合格供應(yīng)商資格,報采購部長審批,并每年復(fù)審一次。對于正在合作的長期采購供應(yīng)商,采購部應(yīng)至少每季度進行一次考評工作,并根據(jù)考評結(jié)果分配下期的采購比例,由采購部經(jīng)理審核,并報總監(jiān)審批,供應(yīng)商名錄應(yīng)不斷更新并注意發(fā)展增加供應(yīng)商。
5.3.3供應(yīng)商業(yè)績考評
采購部應(yīng)組織相關(guān)部門定期考核和評估供應(yīng)商,確保所采購產(chǎn)品質(zhì)量、供應(yīng)、支持和服務(wù)、經(jīng)濟指標(biāo)等滿足十三鮮相關(guān)規(guī)定要求。供應(yīng)商每批供貨,采購部應(yīng)根據(jù)質(zhì)量檢驗所提供的各項數(shù)據(jù)建立供應(yīng)商質(zhì)量檔案,同時要及時將考評結(jié)果通知供應(yīng)商,對于考評不合格者,應(yīng)督促其提出相應(yīng)的改進措施并將改進措施及改善結(jié)果記錄在案。
采購物品在使用過程中發(fā)生質(zhì)量問題或采購合同執(zhí)行過程中供應(yīng)商違約時,相關(guān)部門應(yīng)通知供應(yīng)商及時解決并將此信息反饋給采購部,采購部在對供應(yīng)商提出警告,必要是予以更換。也可根據(jù)問題的嚴(yán)重程度尋求法律解決途徑。
5.3.4建立供應(yīng)商檔案:
采購部負責(zé)建立供應(yīng)商檔案,店管部、中心廚房予以配合,對每個選定的供應(yīng)商必須有詳盡的供應(yīng)商檔案。(供應(yīng)商調(diào)查表、供應(yīng)商審批表、供應(yīng)商質(zhì)量檔案、供應(yīng)商所提供的合格證明、價格表及相關(guān)資料。)
供應(yīng)商檔案由采購部信息管理員負責(zé)管理,未經(jīng)采購部長允許,不得隨便查閱。
第7篇 物業(yè)公司采購管理作業(yè)規(guī)程（4）
物業(yè)公司采購管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(四)
1.目的
規(guī)范公司采購按理工作,確保公司采購物品符合規(guī)定要求。
2.適用范圍
適用于物業(yè)管理公司及下屬管理處的采購管理工作。
3.職責(zé)
(1)經(jīng)營部采購員負責(zé)物品的采購工作。
(2)公司/管理處倉庫管理員負責(zé)物品申購計劃的制定,物品的驗收,出、入倉手續(xù)的辦理以及庫存物品的保管工作。
(3)公司財務(wù)部經(jīng)理負責(zé)物品申購計劃的審核。
(4)管理處經(jīng)理負責(zé)零星物品、應(yīng)急物品的采購審批。
(5)公司總經(jīng)理負責(zé)申購計劃的審批。
4.程序要點
(1)物品采購的申請范圍
a)凡公司為提供服務(wù)、管理所需要的有形物料、工具等,均屬采購申請范圍。
b)下列有形產(chǎn)品如公司倉庫無儲存時,應(yīng)提出采購計劃;
_公用設(shè)備設(shè)施、裝置運行、維護保養(yǎng)、檢修和更新所需的材料、配件、組件、單機和整機;
_為便于服務(wù)和管理所需添置的設(shè)備、設(shè)施、裝置;
_房屋本體及其他公共配套設(shè)施修繕?biāo)璧牟牧稀?/p>
(2)物品采購的申報程序
a)計劃采購物品的申報程序:
_倉庫管理員應(yīng)于每月25日前根據(jù)《倉庫管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)限額規(guī)定編制下月物品申購計劃表;
_物品申購計劃表,應(yīng)于每月26日交公司財務(wù)部經(jīng)理根據(jù)《倉庫管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定進行審核;
_審核無誤的物品申購計劃表報公司總經(jīng)理審核;
_公司總經(jīng)理審批同意的物品申購計劃表交經(jīng)營部采購員按計劃購買。
b)零星物品的申購:
_零星物品的標(biāo)準(zhǔn):
--常用品以外的;
--數(shù)量較少的;
--倉庫中沒有儲存的;
_零星物品的申報程序:
--由使用部門填寫零星物品申購單;
--管理處會計審核;
--零星物品單位價值在500元以內(nèi)的,由管理處經(jīng)理審批;
--零星物品單位價值在500元以上的,報公司總經(jīng)理審批;
--審批手續(xù)完整的申購單交公司采購員購買。
c)應(yīng)急物品的申報程序:
_應(yīng)急物品的標(biāo)準(zhǔn):
--突發(fā)性急用物品;
--倉庫中沒有儲存的;
_應(yīng)急物品的申報程序:
--使用部門填寫應(yīng)急物品申報單;
--物品單位價值在1000元以下的,申購單交管理處經(jīng)理審批;
--物品單位價值在1000元以上的,申購單交公司總經(jīng)理審批;
--審批同意后交公司采購員購買。
(3)物品采購的時效
a)通用物品的采購。原則上應(yīng)在3個工作日內(nèi)完成,特殊情況報經(jīng)營部經(jīng)理或管理處經(jīng)理同意后另行處理。
b)特殊物品的采購。原則上應(yīng)在5個工作日內(nèi)完成,特殊情況報經(jīng)營部經(jīng)理或管理處經(jīng)理同意后另行處理。
c)零星物品的采購。原則上應(yīng)在1個工作日內(nèi)完成,特殊情況報經(jīng)營部經(jīng)理或管理處經(jīng)理同意后另行處理。
d)應(yīng)急物品的采購。原則上應(yīng)在3個小時內(nèi)完成,特殊情況報經(jīng)營部經(jīng)理或管理處經(jīng)理同意后另行處理。
(4)物品采購程序
a)公司采購員在采購物品時,應(yīng)按《物品難標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)要求選擇所需物品。
b)公司采購員在采購物品時,應(yīng)按照《分供方評審與管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定選擇評審合格的分供商。
c)批量物品的采購:
_采購員憑審批手續(xù)完整的采購計劃單到公司財務(wù)部按照《備用金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定借支物品采購資金或支票;
_采購單位數(shù)量在10個以上的物品時,原則上應(yīng)通過評審合格的供應(yīng)商送貨上門;
_采購量不大或其他原因使供貨商不能送化上門的,由采購員到評審合格的分供商處購買;
_采購價值在50元以上物品時,采購員必須要求供應(yīng)商提供正式的商品銷售發(fā)票;
_采購員在合格供應(yīng)商處購買不到的物品,應(yīng)做到貨比三家,爭取采購物料質(zhì)優(yōu)價廉。
d)零星物品的采購:
_采購員憑審批手續(xù)完整的零星物資申購單,到管理處財務(wù)部辦理物品采購借支手續(xù);
_管理處財務(wù)部的相關(guān)人員按照《備用金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定借支現(xiàn)金或支票;
_采購員原則上應(yīng)到評審合格的供應(yīng)商處購買,如合格供應(yīng)商處沒有所需物品,應(yīng)到物優(yōu)價廉的正規(guī)商店購買;
_購買價值在50元以上的物品,應(yīng)要求供貨方提供正式商品銷售發(fā)票。
e)應(yīng)急物品的采購:
_采購員憑審批完整的應(yīng)急物品申購單到管理處財務(wù)部辦理借支手續(xù);
_管理處財務(wù)部相關(guān)人員按照《備用金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定借支現(xiàn)金或支票;
_采購員應(yīng)到距離公司較近的正規(guī)商店購買。
f)采購員應(yīng)將采購回來的物品按照《倉庫管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定及時送交倉庫辦理驗收入庫手續(xù)。
g)物品采購發(fā)生的費用,由采購員按照《費用報銷審核標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定到財務(wù)部辦理費用報銷手續(xù)。
(5)物品采購資料的保管
a)物品采購的申報資料由經(jīng)營部采購員長期保存。
b)物品采購的發(fā)票及驗收資料等,由公司財務(wù)部或倉庫相關(guān)人員于月末匯總后,在公司財務(wù)部或倉庫加密長期保存。
(6)本規(guī)程的執(zhí)行情況,作為相關(guān)人員績效考評的依據(jù)之一。
5.記錄
《物品采購計劃表》
6.相關(guān)支持性文件
a)《倉庫管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
b)《備用金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
c)《物品驗證標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
d)《分供方評審與管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
e)《費用報銷審核標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
