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第1篇 物業(yè)服務(wù)資料業(yè)主檔案管理方案
物業(yè)服務(wù)資料與業(yè)主檔案的管理方案
為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性,規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。
一、資料或檔案的收集與保存
首先,在物業(yè)接管移交時(shí),要力爭(zhēng)全面、準(zhǔn)確地收集到本單位與開(kāi)發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。其次,業(yè)主入住、進(jìn)行房間調(diào)配階段,業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料,都需要工作人員將其全面收集起來(lái)并妥善保管。
二、資料或檔案的整理與分類(lèi)
所有原始資料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無(wú)效的記錄后,按類(lèi)別進(jìn)行裝訂并整理成冊(cè),做到整齊清晰、分類(lèi)合理、便于查找。按照檔案資料的不同,管理內(nèi)容可以分類(lèi)為以下幾類(lèi)。
1.工程技術(shù)資料:包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開(kāi)工許可證、拆遷安置資料、紅線(xiàn)圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、開(kāi)竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告等。
2.業(yè)主及各辦公部門(mén)檔案:包括業(yè)主及各辦公機(jī)構(gòu)詳細(xì)資料登記表,進(jìn)出小區(qū)人員登記表,業(yè)主、各辦公機(jī)構(gòu)房間的維修檔案等。其中,業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責(zé)任書(shū)、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗(yàn)房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件等。
3.裝修檔案:包括二次裝修申請(qǐng)審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料、裝修責(zé)任書(shū)、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計(jì)平面圖、裝修竣工圖等。
4.維修資料:包括維修申請(qǐng)記錄、回訪記錄、維修派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。
5.業(yè)主反饋信息:包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見(jiàn)和調(diào)查統(tǒng)計(jì)記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來(lái)訪紀(jì)錄等。
6.本部門(mén)員工管理資料:包括員工個(gè)人資料、聘用記錄、員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰記錄、員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動(dòng)記錄及內(nèi)務(wù)管理記錄等。
7.行政文件資料:包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財(cái)務(wù)記錄、主管部門(mén)文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報(bào)文件等。
三、資料或檔案的歸檔
對(duì)于所有分類(lèi)整理好的信息資料,工作人員必須進(jìn)行歸檔保存。
1.檔案管理實(shí)行原始資料和計(jì)算機(jī)檔案雙軌制,使儲(chǔ)存方式多元化,盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)磁盤(pán)儲(chǔ)存,便于查找。同時(shí),還要運(yùn)用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。
2.對(duì)本單位利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存,使此類(lèi)檔案在計(jì)算機(jī)中按級(jí)別檢索,對(duì)保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱。
3.檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類(lèi)順序進(jìn)行組卷、逐一編號(hào)、登記造冊(cè)、編制目錄、分柜保存。
4.根據(jù)檔案盒規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙,在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑體一號(hào)字體的檔案類(lèi)別名稱(chēng),制作好的檔案標(biāo)志貼應(yīng)當(dāng)貼在檔案盒左側(cè)上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。
5.各業(yè)主的檔案資料應(yīng)按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi),詳細(xì)、清晰地注明序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數(shù)、備注等內(nèi)容。
6.檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔,確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符合防火、防蟲(chóng)防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專(zhuān)門(mén)保管,檔案室應(yīng)避免無(wú)關(guān)人員任意進(jìn)出,以保證檔案的安全和完善。
7.所有檔案盒資料都應(yīng)妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經(jīng)授權(quán),任何人不得私自復(fù)印或打印保密資料或文件。
四、資料或檔案的運(yùn)用
工作或服務(wù)的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案資料的作用,內(nèi)部員工可通過(guò)管理中心內(nèi)部局域網(wǎng),查閱文件檔案授權(quán)范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應(yīng)該按檔案的不同密級(jí)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱,特殊情況如需查閱須報(bào)管理處。
五、業(yè)主檔案的跟蹤
當(dāng)業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時(shí),服務(wù)中心應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門(mén)應(yīng)當(dāng)由專(zhuān)職主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔兩周跟蹤一次。
六、過(guò)期資料或檔案的銷(xiāo)毀
對(duì)于作廢或失效文件,相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記,防止繼續(xù)使用。根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),管理人員應(yīng)該定期對(duì)過(guò)期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷(xiāo)毀,防止檔案的堆積和混淆。對(duì)于已過(guò)保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷(xiāo)毀,但銷(xiāo)毀的同時(shí)必須建立已銷(xiāo)毀文檔的清單,便于備查。
第2篇 物業(yè)管家服務(wù)中心檔案管理規(guī)定
山莊管家服務(wù)中心檔案管理規(guī)定
1.0目的
規(guī)范檔案的編號(hào)、分類(lèi)、整理、保管及借閱工作。
2.0適用范圍
適用于zz山莊管家服務(wù)中心各類(lèi)檔案的管理。
3.0職責(zé)
3.1管家服務(wù)中心經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作并審批檔案的借閱申請(qǐng);
3.2檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。
4.0程序要點(diǎn)
4.1檔案的類(lèi)別、編號(hào)及保存年限:
4.1.1管家服務(wù)中心的編號(hào):_lsz(項(xiàng)目名稱(chēng)拼音縮寫(xiě))
4.1.2區(qū)分全宗,按管家服務(wù)中心的工作內(nèi)容劃分,全宗可分為以下幾類(lèi):
一級(jí)類(lèi)目二級(jí)類(lèi)目編號(hào)三級(jí)
類(lèi)目檔案范圍和條款保存年限
_lsz工程圖紙01竣工圖紙、技術(shù)改造、施工圖紙等永久
設(shè)備技術(shù)資料02消防、智能化系統(tǒng)、電梯系統(tǒng)、變配電系統(tǒng)、給排水系統(tǒng)、空調(diào)系統(tǒng)、辦公設(shè)備等永久
接管驗(yàn)收資料03永久
合同協(xié)議04經(jīng)營(yíng)服務(wù)類(lèi)合同、工程類(lèi)合同等永久
綜合管理0501公司文件、管理處文件、外來(lái)文件、工作聯(lián)系文件、專(zhuān)項(xiàng)報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等3年
02員工檔案
03通知、通告、溫馨提示等3年
住戶(hù)資料0601業(yè)主資料永久
02租戶(hù)資料長(zhǎng)期
房屋健康檔案07入伙物業(yè)接管驗(yàn)收表、裝修相關(guān)記錄等
日常記錄08機(jī)電類(lèi)、安全類(lèi)、保潔綠化類(lèi)、人事行政后勤類(lèi)、培訓(xùn)類(lèi)、社區(qū)文化、中控類(lèi)、顧客服務(wù)、裝修管理、品質(zhì)管理等3年
業(yè)主委員會(huì)資料09
財(cái)務(wù)資料10收費(fèi)通知單、月收費(fèi)統(tǒng)計(jì)表、季公布報(bào)表等。3年
迎檢資料1101優(yōu)秀大廈(小區(qū))
02安全文明小區(qū)
保管理期限的年限從文件產(chǎn)生后第二年開(kāi)始算起,其中永久為50年以上,長(zhǎng)期為16年-50年,短期為15年以下。
4.1.3檔案順序號(hào):采用阿位伯?dāng)?shù)字取3位有效數(shù)字--001、002、003。
4.1.4檔案編號(hào)舉例:
_lsz-06-01-001
4.2立卷與編制目錄
4.2.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷,檔案管理員按以上分類(lèi)方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:
a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙;
b)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類(lèi)別名稱(chēng),其格式一般是由檔案編號(hào)、檔案名稱(chēng)組成,如:
_lsz-05-03-001 通知及通告
_lsz-06-01-001 zz山莊業(yè)主資料
_lsz-09-001業(yè)主委員會(huì)資料
c)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置外,并排列在檔案柜中;
d)將需歸檔的資料按其所屬類(lèi)別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi);
4.2.2編制目錄:
a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)《檔案目錄》;
b)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱;
4.3檔案的保管
4.3.1檔案保管的工作任務(wù)是:
a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。
4.3.2檔案保管的責(zé)任部門(mén)
a)管家服務(wù)中心客戶(hù)服務(wù)部保管合同協(xié)議、綜合管理資料、住戶(hù)資料、員工培訓(xùn)檔案、業(yè)主委員會(huì)資料、財(cái)務(wù)資料、迎檢資料及管家服務(wù)中心各職能部門(mén)需要保管的其他檔案;
b)管家服務(wù)中心工程維修班保管項(xiàng)目工程圖紙、設(shè)備技術(shù)資料、接管驗(yàn)收資料等相關(guān)檔案資料;
c)其他職能部門(mén)除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
4.3.3檔案的保管程序
a)各職能部門(mén)將需保管的資料經(jīng)整理匯總后,移交給檔案管理員。
b)資料管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);
c)資料管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢(xún);
d)檔案原則上保管原件。
4.4檔案的密級(jí)
4.4.1檔案的密收分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通:
a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類(lèi)檔案、其他屬絕密的檔案;
b)機(jī)密檔案包括:重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;
c)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.5檔案的查閱權(quán)限
4.5.1管家服務(wù)中心經(jīng)理可查閱中心所有檔案;
4.5.2其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.6檔案的查閱/借閱/復(fù)制
4.6.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
4.6.2資料管理員審核其查(借)閱資格:
a)權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;
b)權(quán)限外的,檔案管理員開(kāi)具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬管家服務(wù)中心的檔案,由管家服務(wù)中心主任審批;屬部門(mén)(財(cái)務(wù)類(lèi)除外)的檔案,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批;財(cái)務(wù)類(lèi)的檔案應(yīng)由中心經(jīng)理審批。
4.7在檔案歸還日期前,資料管理員應(yīng)督促借閱人將檔案還好交還檔案室。
4.8須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批,機(jī)密檔案由公司行政人事部經(jīng)理審批,普通檔案由部門(mén)/中心負(fù)責(zé)人審批。
4.9檔案的銷(xiāo)毀
4.9.1超過(guò)保管期限的檔案,由資料管理員依據(jù)檔案的保管期限,每年編制銷(xiāo)毀計(jì)劃及《檔案銷(xiāo)毀清單》,報(bào)公司行政人事部審核。
4.9.2行政人事部審核無(wú)誤后報(bào)總經(jīng)理審批
。
4.9.3總經(jīng)理審批同意后由行政人事部指定3名監(jiān)銷(xiāo)人員(檔案管理員、辦公室文員)將超過(guò)保存期限的檔案銷(xiāo)毀。
4.9.4監(jiān)銷(xiāo)人員確認(rèn)銷(xiāo)毀文件無(wú)誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷(xiāo)毀檔案。
5.0相關(guān)支持文件
5.1文書(shū)管理規(guī)定
6.0質(zhì)量記錄
6.1qp-01-07-f001 檔案目錄
6.2qp-01-07-f002 檔案查閱/借閱/復(fù)制登記表
第3篇 物業(yè)服務(wù)資料業(yè)主檔案管理方案怎么寫(xiě)
物業(yè)服務(wù)資料與業(yè)主檔案的管理方案為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性,規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。
一、資料或檔案的收集與保存首先,在物業(yè)接管移交時(shí),要力爭(zhēng)全面、準(zhǔn)確地收集到本單位與開(kāi)發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。
其次,業(yè)主入住、進(jìn)行房間調(diào)配階段,業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料,都需要工作人員將其全面收集起來(lái)并妥善保管。
二、資料或檔案的整理與分類(lèi)所有原始資料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。
剔除作廢的和無(wú)效的記錄后,按類(lèi)別進(jìn)行裝訂并整理成冊(cè),做到整齊清晰、分類(lèi)合理、便于查找。
按照檔案資料的不同,管理內(nèi)容可以分類(lèi)為以下幾類(lèi)。
1. 工程技術(shù)資料:包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開(kāi)工許可證、拆遷安置資料、紅線(xiàn)圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、開(kāi)竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告等。
2. 業(yè)主及各辦公部門(mén)檔案:包括業(yè)主及各辦公機(jī)構(gòu)詳細(xì)資料登記表,進(jìn)出小區(qū)人員登記表,業(yè)主、各辦公機(jī)構(gòu)房間的維修檔案等。
其中,業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責(zé)任書(shū)、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗(yàn)房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件等。
3. 裝修檔案:包括二次裝修申請(qǐng)審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料、裝修責(zé)任書(shū)、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計(jì)平面圖、裝修竣工圖等。
4. 維修資料:包括維修申請(qǐng)記錄、回訪記錄、維修派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。
5.業(yè)主反饋信息:包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見(jiàn)和調(diào)查統(tǒng)計(jì)記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來(lái)訪紀(jì)錄等。
6. 本部門(mén)員工管理資料:包括員工個(gè)人資料、聘用記錄、員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰記錄、員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動(dòng)記錄及內(nèi)務(wù)管理記錄等。
7. 行政文件資料:包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財(cái)務(wù)記錄、主管部門(mén)文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報(bào)文件等。
三、資料或檔案的歸檔對(duì)于所有分類(lèi)整理好的信息資料,工作人員必須進(jìn)行歸檔保存。
1. 檔案管理實(shí)行原始資料和計(jì)算機(jī)檔案雙軌制,使儲(chǔ)存方式多元化,盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)磁盤(pán)儲(chǔ)存,便于查找。
同時(shí),還要運(yùn)用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。
2. 對(duì)本單位利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存,使此類(lèi)檔案在計(jì)算機(jī)中按級(jí)別檢索,對(duì)保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱。
3. 檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類(lèi)順序進(jìn)行組卷、逐一編號(hào)、登記造冊(cè)、編制目錄、分柜保存。
4. 根據(jù)檔案盒規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙,在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑體一號(hào)字體的檔案類(lèi)別名稱(chēng),制作好的檔案標(biāo)志貼應(yīng)當(dāng)貼在檔案盒左側(cè)上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。
5.各業(yè)主的檔案資料應(yīng)按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。
按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi),詳細(xì)、清晰地注明序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數(shù)、備注等內(nèi)容。
6. 檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔,確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符合防火、防蟲(chóng)防鼠、防潮等要求并定期巡查。
檔案室鑰匙交由檔案管理員專(zhuān)門(mén)保管,檔案室應(yīng)避免無(wú)關(guān)人員任意進(jìn)出,以保證檔案的安全和完善。
7. 所有檔案盒資料都應(yīng)妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經(jīng)授權(quán),任何人不得私自復(fù)印或打印保密資料或文件。
四、資料或檔案的運(yùn)用工作或服務(wù)的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案資料的作用,內(nèi)部員工可通過(guò)管理中心內(nèi)部局域網(wǎng),查閱文件檔案授權(quán)范圍。
由于業(yè)主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應(yīng)該按檔案的不同密級(jí)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱,特殊情況如需查閱須報(bào)管理處。
五、業(yè)主檔案的跟蹤當(dāng)業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時(shí),服務(wù)中心應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。
本部門(mén)應(yīng)當(dāng)由專(zhuān)職主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔兩周跟蹤一次。
六、過(guò)期資料或檔案的銷(xiāo)毀對(duì)于作廢或失效文件,相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記,防止繼續(xù)使用。
根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),管理人員應(yīng)該定期對(duì)過(guò)期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷(xiāo)毀,防止檔案的堆積和混淆。
對(duì)于已過(guò)保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷(xiāo)毀,但銷(xiāo)毀的同時(shí)必須建立已銷(xiāo)毀文檔的清單,便于備查。
第4篇 物業(yè)服務(wù)資料業(yè)主檔案管理方案格式怎樣的
物業(yè)服務(wù)資料與業(yè)主檔案的管理方案為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性,規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。
一、資料或檔案的收集與保存首先,在物業(yè)接管移交時(shí),要力爭(zhēng)全面、準(zhǔn)確地收集到本單位與開(kāi)發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。
其次,業(yè)主入住、進(jìn)行房間調(diào)配階段,業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料,都需要工作人員將其全面收集起來(lái)并妥善保管。
二、資料或檔案的整理與分類(lèi)所有原始資料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。
剔除作廢的和無(wú)效的記錄后,按類(lèi)別進(jìn)行裝訂并整理成冊(cè),做到整齊清晰、分類(lèi)合理、便于查找。
按照檔案資料的不同,管理內(nèi)容可以分類(lèi)為以下幾類(lèi)。
1. 工程技術(shù)資料:包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開(kāi)工許可證、拆遷安置資料、紅線(xiàn)圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、開(kāi)竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告等。
2. 業(yè)主及各辦公部門(mén)檔案:包括業(yè)主及各辦公機(jī)構(gòu)詳細(xì)資料登記表,進(jìn)出小區(qū)人員登記表,業(yè)主、各辦公機(jī)構(gòu)房間的維修檔案等。
其中,業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責(zé)任書(shū)、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗(yàn)房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件等。
3. 裝修檔案:包括二次裝修申請(qǐng)審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料、裝修責(zé)任書(shū)、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計(jì)平面圖、裝修竣工圖等。
4. 維修資料:包括維修申請(qǐng)記錄、回訪記錄、維修派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。
5.業(yè)主反饋信息:包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見(jiàn)和調(diào)查統(tǒng)計(jì)記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來(lái)訪紀(jì)錄等。
6. 本部門(mén)員工管理資料:包括員工個(gè)人資料、聘用記錄、員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰記錄、員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動(dòng)記錄及內(nèi)務(wù)管理記錄等。
7. 行政文件資料:包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財(cái)務(wù)記錄、主管部門(mén)文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報(bào)文件等。
三、資料或檔案的歸檔對(duì)于所有分類(lèi)整理好的信息資料,工作人員必須進(jìn)行歸檔保存。
1. 檔案管理實(shí)行原始資料和計(jì)算機(jī)檔案雙軌制,使儲(chǔ)存方式多元化,盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)磁盤(pán)儲(chǔ)存,便于查找。
同時(shí),還要運(yùn)用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。
2. 對(duì)本單位利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存,使此類(lèi)檔案在計(jì)算機(jī)中按級(jí)別檢索,對(duì)保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱。
3. 檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類(lèi)順序進(jìn)行組卷、逐一編號(hào)、登記造冊(cè)、編制目錄、分柜保存。
4. 根據(jù)檔案盒規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙,在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑體一號(hào)字體的檔案類(lèi)別名稱(chēng),制作好的檔案標(biāo)志貼應(yīng)當(dāng)貼在檔案盒左側(cè)上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。
5.各業(yè)主的檔案資料應(yīng)按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。
按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi),詳細(xì)、清晰地注明序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數(shù)、備注等內(nèi)容。
6. 檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔,確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符合防火、防蟲(chóng)防鼠、防潮等要求并定期巡查。
檔案室鑰匙交由檔案管理員專(zhuān)門(mén)保管,檔案室應(yīng)避免無(wú)關(guān)人員任意進(jìn)出,以保證檔案的安全和完善。
7. 所有檔案盒資料都應(yīng)妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經(jīng)授權(quán),任何人不得私自復(fù)印或打印保密資料或文件。
四、資料或檔案的運(yùn)用工作或服務(wù)的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案資料的作用,內(nèi)部員工可通過(guò)管理中心內(nèi)部局域網(wǎng),查閱文件檔案授權(quán)范圍。
由于業(yè)主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應(yīng)該按檔案的不同密級(jí)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱,特殊情況如需查閱須報(bào)管理處。
五、業(yè)主檔案的跟蹤當(dāng)業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時(shí),服務(wù)中心應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。
本部門(mén)應(yīng)當(dāng)由專(zhuān)職主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔兩周跟蹤一次。
六、過(guò)期資料或檔案的銷(xiāo)毀對(duì)于作廢或失效文件,相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記,防止繼續(xù)使用。
根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),管理人員應(yīng)該定期對(duì)過(guò)期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷(xiāo)毀,防止檔案的堆積和混淆。
對(duì)于已過(guò)保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷(xiāo)毀,但銷(xiāo)毀的同時(shí)必須建立已銷(xiāo)毀文檔的清單,便于備查。
第5篇 某物業(yè)服務(wù)中心業(yè)戶(hù)檔案管理規(guī)定
物業(yè)服務(wù)中心業(yè)戶(hù)檔案管理規(guī)定
1.目的
對(duì)業(yè)戶(hù)/租戶(hù)的檔案進(jìn)行有效的管理控制,確保業(yè)主/租戶(hù)檔案的完整與安全,并方便識(shí)別與查找,以提高工作效率和管理水平。
2.適用范圍
適用于__市zz物業(yè)服務(wù)中心所管轄物業(yè)的業(yè)戶(hù)/租戶(hù)的檔案管理。
3.職責(zé)
3.1客戶(hù)服務(wù)主管負(fù)責(zé)客戶(hù)檔案、資料的抽查。
3.2客戶(hù)服務(wù)管理員負(fù)責(zé)客戶(hù)資料的存檔及管理。
3.3客戶(hù)服務(wù)助理負(fù)責(zé)客戶(hù)資料的收集、整理并定期交客戶(hù)管理員存檔。
4.內(nèi)容和過(guò)程控制
4.1業(yè)主資料
4.1.1入伙、裝修、過(guò)戶(hù)資料檔案
1)資料建檔
a)業(yè)主辦理入伙、裝修手續(xù)的同時(shí),由客戶(hù)服務(wù)中心前臺(tái)收集入伙、裝修資料:
a)入伙資料檔案包括:《前期物業(yè)管理協(xié)議書(shū)》、《入伙通知書(shū)》(原件)、業(yè)主身份證復(fù)印件、《業(yè)主公約簽約件》、《區(qū)域防火責(zé)任書(shū)》、《房屋交接確認(rèn)表》、《簽領(lǐng)鑰匙登記表》、《遺留項(xiàng)目整改記錄表》、《委托銀行代收費(fèi)合同》、《業(yè)主/住戶(hù)情況登記表》等。
b)裝修資料檔案包括:《裝修申請(qǐng)表》、裝修公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照/稅務(wù)登記證/資質(zhì)證書(shū)、裝修圖紙、《裝修許可證》、《裝修協(xié)議書(shū)》、《裝修承諾書(shū)》、《裝修工人情況登記表》、《裝修竣工申請(qǐng)表》、《裝修延期申請(qǐng)表》、《動(dòng)用明火申請(qǐng)表》、回收的裝修工人臨時(shí)出入證、違章記錄等。
b)業(yè)主房屋買(mǎi)賣(mài),新業(yè)主過(guò)戶(hù)時(shí),由客戶(hù)服務(wù)中心前臺(tái)收集過(guò)戶(hù)資料:
過(guò)戶(hù)資料檔案包括:《過(guò)戶(hù)資料確認(rèn)表》、房產(chǎn)證(復(fù)印件),或《買(mǎi)賣(mài)協(xié)議》(復(fù)印件)、《區(qū)域防火責(zé)任書(shū)》、委托銀行代收費(fèi)合同》、《業(yè)主/住戶(hù)情況登記表》等。
c)業(yè)主的入伙、裝修、過(guò)戶(hù)資料收集齊全后,客戶(hù)服務(wù)中心前臺(tái)工作人員按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)裝訂整理后放入資料袋中,并按樓層、單元號(hào)進(jìn)行編號(hào)并標(biāo)識(shí)于資料袋左上角,資料待要求干凈、整潔、無(wú)破損。
d)每個(gè)單元號(hào)建立一個(gè)資料夾,統(tǒng)一表示樓層-房號(hào),入伙、裝修、過(guò)戶(hù)資料袋歸檔于資料夾中。
e)資料夾統(tǒng)一存放于業(yè)主檔案柜中,每個(gè)檔案柜抽屜上標(biāo)明所存放資料的樓層/單元,做到清楚準(zhǔn)確一目了然、便于查找。
2)資料檢查
客戶(hù)服務(wù)主管在業(yè)主入伙一年或入伙率達(dá)到80%以上時(shí),對(duì)業(yè)主入伙、裝修資料檔案進(jìn)行一次全面性的檢查整理,并及時(shí)追補(bǔ)缺少資料;之后每半年進(jìn)行一次抽查,抽查比例應(yīng)不低于總量的5%,檢查結(jié)果記錄于《質(zhì)量檢查記錄》中。
4.1.2業(yè)主基本資料檔案(電子文檔)
客戶(hù)服務(wù)管理員根據(jù)業(yè)主入伙時(shí)填寫(xiě)的《業(yè)主/住戶(hù)情況登記表》,在物業(yè)管理軟件中及時(shí)錄入業(yè)戶(hù)房號(hào)、姓名、性別、身份證號(hào)碼、籍貫、戶(hù)口所在地、聯(lián)系電話(huà)房屋資料(房屋建筑面積)等,建立業(yè)戶(hù)基本資料檔案。
4.1.3重點(diǎn)業(yè)戶(hù)資料管理(電子文檔)
1)重點(diǎn)業(yè)戶(hù)檔案除了建立基本資料檔案外,還須建立vip業(yè)戶(hù)生日、個(gè)人性格、喜好、特長(zhǎng)、特殊要求,意見(jiàn)、投訴記錄及處理情況等檔案。
2)客戶(hù)服務(wù)管理員每月收集前臺(tái)工作人員有關(guān)業(yè)戶(hù)信息資料并及時(shí)補(bǔ)充、更新。保存好重點(diǎn)客戶(hù)溝通、跟蹤服務(wù)記錄。
4.1.4重要事件資料檔案管理
1)重要事件資料檔案包括:
a)業(yè)戶(hù)重大投訴記錄、處理記錄及相關(guān)證據(jù);
b)重大責(zé)任事故記錄、處理記錄及相關(guān)證據(jù);
c)涉及或有可能涉及法律責(zé)任的事件記錄及相關(guān)證據(jù);
d)重大房屋質(zhì)量問(wèn)題、維修記錄記錄及相關(guān)證據(jù);
e)與業(yè)主簽訂的重要合約、承諾等。
2)重要事件資料經(jīng)服務(wù)中心經(jīng)理審閱后交檔案管理員(或兼職人員)存檔。
4.2管理規(guī)定
4.2.1業(yè)戶(hù)資料檔案為公司一級(jí)保密資料,工作人員須嚴(yán)格保密,嚴(yán)禁以任何形式外傳泄密。
4.2.2業(yè)戶(hù)資料檔案室鑰匙由客戶(hù)服務(wù)中心前臺(tái)保管,非客戶(hù)服務(wù)中心工作人員嚴(yán)禁擅自進(jìn)入。
4.2.3公司其他部門(mén)人員因工作需要查閱、借用、復(fù)印、打印業(yè)戶(hù)資料檔案,須填寫(xiě)《文件借閱登記表》,并由客戶(hù)服務(wù)中心工作人員陪同。
4.2.4公司外人員查閱、外借、打印、復(fù)印業(yè)戶(hù)資料須出示有效證明,并經(jīng)服務(wù)中心經(jīng)理書(shū)面批準(zhǔn)。
4.2.5進(jìn)入業(yè)主資料檔案室必須由客戶(hù)服務(wù)中心工作人員全程陪同。
4.2.6相關(guān)證明文件及服務(wù)中心經(jīng)理批件交客戶(hù)服務(wù)主管理員存檔。
4.2.7客戶(hù)服務(wù)中心工作人員憑密碼進(jìn)入業(yè)戶(hù)資料的電子文檔,公司其他部門(mén)人員因工作需要須查閱業(yè)戶(hù)資料須通過(guò)客戶(hù)服務(wù)中心工作人員操作。
4.2.8業(yè)戶(hù)資料外借、打印、復(fù)印、拷貝須經(jīng)服務(wù)中心經(jīng)理書(shū)面批準(zhǔn),并在客戶(hù)服務(wù)中心填寫(xiě)《文件借閱登記表》,相關(guān)批件交客戶(hù)服務(wù)管理員存檔。
5.相關(guān)文件
5.1__物業(yè)管理軟件(電子文件)
6.質(zhì)量記錄
6.1《質(zhì)量檢查記錄》
6.2《文件借閱登記表》
6.3入伙資料表格詳見(jiàn)文件
6.4裝修資料表格詳見(jiàn)文件
第6篇 某物業(yè)服務(wù)中心業(yè)戶(hù)檔案管理規(guī)定怎么寫(xiě)
物業(yè)服務(wù)中心業(yè)戶(hù)檔案管理規(guī)定1.目的對(duì)業(yè)戶(hù)/租戶(hù)的檔案進(jìn)行有效的管理控制,確保業(yè)主/租戶(hù)檔案的完整與安全,并方便識(shí)別與查找,以提高工作效率和管理水平。
2. 適用范圍適用于市物業(yè)服務(wù)中心所管轄物業(yè)的業(yè)戶(hù)/租戶(hù)的檔案管理。
3. 職責(zé)3.1客戶(hù)服務(wù)主管負(fù)責(zé)客戶(hù)檔案、資料的抽查。
3. 2客戶(hù)服務(wù)管理員負(fù)責(zé)客戶(hù)資料的存檔及管理。
3. 3客戶(hù)服務(wù)助理負(fù)責(zé)客戶(hù)資料的收集、整理并定期交客戶(hù)管理員存檔。
4. 內(nèi)容和過(guò)程控制
4.1業(yè)主資料
4.1.1入伙、裝修、過(guò)戶(hù)資料檔案
1)資料建檔a)業(yè)主辦理入伙、裝修手續(xù)的同時(shí),由客戶(hù)服務(wù)中心前臺(tái)收集入伙、裝修資料:a)入伙資料檔案包括:《前期物業(yè)管理協(xié)議書(shū)》、《入伙通知書(shū)》(原件)、業(yè)主身份證復(fù)印件、《業(yè)主公約簽約件》、《區(qū)域防火責(zé)任書(shū)》、《房屋交接確認(rèn)表》、《簽領(lǐng)鑰匙登記表》、《遺留項(xiàng)目整改記錄表》、《委托銀行代收費(fèi)合同》、《業(yè)主/住戶(hù)情況登記表》等。
b)裝修資料檔案包括:《裝修申請(qǐng)表》、裝修公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照/稅務(wù)登記證/資質(zhì)證書(shū)、裝修圖紙、《裝修許可證》、《裝修協(xié)議書(shū)》、《裝修承諾書(shū)》、《裝修工人情況登記表》、《裝修竣工申請(qǐng)表》、《裝修延期申請(qǐng)表》、《動(dòng)用明火申請(qǐng)表》、回收的裝修工人臨時(shí)出入證、違章記錄等。
b)業(yè)主房屋買(mǎi)賣(mài),新業(yè)主過(guò)戶(hù)時(shí),由客戶(hù)服務(wù)中心前臺(tái)收集過(guò)戶(hù)資料:過(guò)戶(hù)資料檔案包括:《過(guò)戶(hù)資料確認(rèn)表》、房產(chǎn)證(復(fù)印件),或《買(mǎi)賣(mài)協(xié)議》(復(fù)印件)、《區(qū)域防火責(zé)任書(shū)》、委托銀行代收費(fèi)合同》、《業(yè)主/住戶(hù)情況登記表》等。
c)業(yè)主的入伙、裝修、過(guò)戶(hù)資料收集齊全后,客戶(hù)服務(wù)中心前臺(tái)工作人員按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)裝訂整理后放入資料袋中,并按樓層、單元號(hào)進(jìn)行編號(hào)并標(biāo)識(shí)于資料袋左上角,資料待要求干凈、整潔、無(wú)破損。
d)每個(gè)單元號(hào)建立一個(gè)資料夾,統(tǒng)一表示樓層-房號(hào),入伙、裝修、過(guò)戶(hù)資料袋歸檔于資料夾中。
e)資料夾統(tǒng)一存放于業(yè)主檔案柜中,每個(gè)檔案柜抽屜上標(biāo)明所存放資料的樓層/單元,做到清楚準(zhǔn)確一目了然、便于查找。
2)資料檢查客戶(hù)服務(wù)主管在業(yè)主入伙一年或入伙率達(dá)到80%以上時(shí),對(duì)業(yè)主入伙、裝修資料檔案進(jìn)行一次全面性的檢查整理,并及時(shí)追補(bǔ)缺少資料;
之后每半年進(jìn)行一次抽查,抽查比例應(yīng)不低于總量的5%,檢查結(jié)果記錄于《質(zhì)量檢查記錄》中。
4.1.2業(yè)主基本資料檔案(電子文檔)客戶(hù)服務(wù)管理員根據(jù)業(yè)主入伙時(shí)填寫(xiě)的《業(yè)主/住戶(hù)情況登記表》,在物業(yè)管理軟件中及時(shí)錄入業(yè)戶(hù)房號(hào)、姓名、性別、身份證號(hào)碼、籍貫、戶(hù)口所在地、聯(lián)系電話(huà)房屋資料(房屋建筑面積)等,建立業(yè)戶(hù)基本資料檔案。
4.1.3重點(diǎn)業(yè)戶(hù)資料管理(電子文檔)
1)重點(diǎn)業(yè)戶(hù)檔案除了建立基本資料檔案外,還須建立vip業(yè)戶(hù)生日、個(gè)人性格、喜好、特長(zhǎng)、特殊要求,意見(jiàn)、投訴記錄及處理情況等檔案。
2)客戶(hù)服務(wù)管理員每月收集前臺(tái)工作人員有關(guān)業(yè)戶(hù)信息資料并及時(shí)補(bǔ)充、更新。
保存好重點(diǎn)客戶(hù)溝通、跟蹤服務(wù)記錄。
4.1.4重要事件資料檔案管理
1)重要事件資料檔案包括:a)業(yè)戶(hù)重大投訴記錄、處理記錄及相關(guān)證據(jù);
b)重大責(zé)任事故記錄、處理記錄及相關(guān)證據(jù);
c)涉及或有可能涉及法律責(zé)任的事件記錄及相關(guān)證據(jù);
d)重大房屋質(zhì)量問(wèn)題、維修記錄記錄及相關(guān)證據(jù);
e)與業(yè)主簽訂的重要合約、承諾等。
2)重要事件資料經(jīng)服務(wù)中心經(jīng)理審閱后交檔案管理員(或兼職人員)存檔。
4.2管理規(guī)定
4.2.1 業(yè)戶(hù)資料檔案為公司一級(jí)保密資料,工作人員須嚴(yán)格保密,嚴(yán)禁以任何形式外傳泄密。
4.2.2 業(yè)戶(hù)資料檔案室鑰匙由客戶(hù)服務(wù)中心前臺(tái)保管,非客戶(hù)服務(wù)中心工作人員嚴(yán)禁擅自進(jìn)入。
4.2.3 公司其他部門(mén)人員因工作需要查閱、借用、復(fù)印、打印業(yè)戶(hù)資料檔案,須填寫(xiě)《文件借閱登記表》,并由客戶(hù)服務(wù)中心工作人員陪同。
4.2.4 公司外人員查閱、外借、打印、復(fù)印業(yè)戶(hù)資料須出示有效證明,并經(jīng)服務(wù)中心經(jīng)理書(shū)面批準(zhǔn)。
4.2.5 進(jìn)入業(yè)主資料檔案室必須由客戶(hù)服務(wù)中心工作人員全程陪同。
4.2.6 相關(guān)證明文件及服務(wù)中心經(jīng)理批件交客戶(hù)服務(wù)主管理員存檔。
4.2.7 客戶(hù)服務(wù)中心工作人員憑密碼進(jìn)入業(yè)戶(hù)資料的電子文檔,公司其他部門(mén)人員因工作需要須查閱業(yè)戶(hù)資料須通過(guò)客戶(hù)服務(wù)中心工作人員操作。
4.2.8 業(yè)戶(hù)資料外借、打印、復(fù)印、拷貝須經(jīng)服務(wù)中心經(jīng)理書(shū)面批準(zhǔn),并在客戶(hù)服務(wù)中心填寫(xiě)《文件借閱登記表》,相關(guān)批件交客戶(hù)服務(wù)管理員存檔。
5.相關(guān)文件
5.1物業(yè)管理軟件(電子文件)6.質(zhì)量記錄
6.1《質(zhì)量檢查記錄》
6.2《文件借閱登記表》
6.3
第7篇 某社區(qū)居民健康檔案管理服務(wù)規(guī)范
社區(qū)居民健康檔案管理服務(wù)規(guī)范
一、服務(wù)對(duì)象
轄區(qū)內(nèi)常住居民。
二、服務(wù)內(nèi)容
1.居民健康檔案內(nèi)容
居民健康檔案內(nèi)容包括個(gè)人基本信息、健康體檢、重點(diǎn)人群管理記錄和其他醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)記錄。
(1)個(gè)人基本情況包括姓名、性別等基礎(chǔ)信息和家族史、既往史等基本健康信息。
(2)健康體檢包括一般健康檢查、生活行為方式、健康狀況及其疾病用藥情況、健康評(píng)價(jià)等。
(3)重點(diǎn)人群管理記錄包括國(guó)家基本公共衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目要求的0-3歲兒童保健、孕產(chǎn)婦保健、老年人保健、慢性病患者管理等各類(lèi)重點(diǎn)人群的隨訪和管理記錄。
(4)其他醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)記錄包括上述記錄之外的其他接診記錄、住院記錄、轉(zhuǎn)診記錄、會(huì)診記錄等。
2.居民健康檔案的建立
(1)轄區(qū)居民到基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)接受服務(wù)時(shí),由首診醫(yī)生負(fù)責(zé)為其建立居民健康檔案,并根據(jù)其主要健康問(wèn)題和衛(wèi)生服務(wù)需要填寫(xiě)相應(yīng)記錄。同時(shí)為服務(wù)對(duì)象填寫(xiě)并發(fā)放《居民健康檔案信息卡》。
(2)通過(guò)入戶(hù)服務(wù)(調(diào)查)、疾病篩查、健康體檢等多種方式,由基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)責(zé)任醫(yī)護(hù)人員分期、分批在居民家中或工作現(xiàn)場(chǎng)為轄區(qū)內(nèi)重點(diǎn)人群建立居民健康檔案,并根據(jù)其主要健康問(wèn)題和衛(wèi)生服務(wù)需要填寫(xiě)相應(yīng)記錄;0-3歲兒童健康管理和預(yù)防接種服務(wù)專(zhuān)項(xiàng)檔案由兒童保健科室醫(yī)務(wù)人員在新生兒訪視時(shí)隨即建立;孕產(chǎn)婦保健服務(wù)專(zhuān)項(xiàng)檔案則由婦產(chǎn)科或婦女保健科醫(yī)護(hù)人員在早孕診斷確認(rèn)后隨即建立。
(3)在醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)提供過(guò)程中建立的健康檔案相關(guān)記錄表單,裝入居民健康檔案袋統(tǒng)一存放。有條件的地區(qū)錄入電腦,建立電子化健康檔案。
3.居民健康檔案的使用
(1)已建檔居民到基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)復(fù)診時(shí),應(yīng)持《居民健康檔案信息卡》,在調(diào)取其健康檔案后,由接診醫(yī)生根據(jù)復(fù)診情況,及時(shí)填寫(xiě)和更新/補(bǔ)充相應(yīng)記錄內(nèi)容。
(2)入戶(hù)醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)時(shí),應(yīng)事先查閱服務(wù)對(duì)象的健康檔案并攜帶相應(yīng)表單,在服務(wù)過(guò)程中記錄、補(bǔ)充相應(yīng)內(nèi)容。
(3)需要轉(zhuǎn)診、會(huì)診的服務(wù)對(duì)象,由接診醫(yī)生填寫(xiě)轉(zhuǎn)診、會(huì)診記錄。
(4)所有的服務(wù)記錄由責(zé)任醫(yī)生統(tǒng)一匯總、及時(shí)歸檔。
三、服務(wù)流程
四、服務(wù)要求
1.健康檔案管理要具有必需的檔案庫(kù)房、配備檔案裝具,按照防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)等要求妥善保管健康檔案,指定專(zhuān)(兼)職人員負(fù)責(zé)健康檔案管理工作,保證健康檔案完整、安全。
2.基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)應(yīng)使用多途徑的信息采集方式建立居民健康檔案。健康檔案應(yīng)及時(shí)更新,保持資料的連續(xù)性。
3.健康檔案的建立要遵循自愿與引導(dǎo)相結(jié)合的原則,在使用過(guò)程中要注意保護(hù)服務(wù)對(duì)象的個(gè)人隱私。
4.統(tǒng)一為居民健康檔案進(jìn)行編碼,采用16位編碼制,以國(guó)家統(tǒng)一的行政區(qū)劃編碼為基礎(chǔ),以鄉(xiāng)鎮(zhèn)和街道為范圍,村(居)委會(huì)為單位,編制居民健康檔案唯一編碼。同時(shí)將建檔居民的身份證號(hào)作為統(tǒng)一的身份識(shí)別碼。
5.遵照國(guó)家有關(guān)專(zhuān)項(xiàng)技術(shù)規(guī)范要求記錄相關(guān)內(nèi)容,記錄內(nèi)容應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確,書(shū)寫(xiě)規(guī)范,基礎(chǔ)內(nèi)容無(wú)缺失。
6.健康檔案管理和服務(wù)人員在使用、管理、考核等工作中有權(quán)使用健康檔案,其它機(jī)構(gòu)或個(gè)人需要使用健康檔案時(shí),必須向健康檔案管理機(jī)構(gòu)提出書(shū)面申請(qǐng),管理機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)并經(jīng)本人或其監(jiān)護(hù)人同意后,方可使用。
五、考核指標(biāo)
1.健康檔案建檔率=建檔人數(shù)/轄區(qū)內(nèi)常住居民數(shù)×100%
2.健康檔案合格率=填寫(xiě)合格檔案份數(shù)/抽查檔案總份數(shù)×100%
3.健康檔案使用率=抽查檔案中有動(dòng)態(tài)記錄的檔案份數(shù)/抽查檔案總份數(shù)×100%
有動(dòng)態(tài)記錄的檔案是指一年內(nèi)健康檔案記錄有符合各類(lèi)服務(wù)規(guī)范要求的有
z街道社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心
