記錄管理規(guī)定7篇

第1篇 后勤集團記錄管理規(guī)定

后勤集團記錄管理規(guī)定

為能真實地反映本單位工作滿足顧客需求的程度,為采取糾正、預(yù)防和改進措施提供信息,并為集團和本單位工作運行的有效性和有追溯性要求的場合提供客觀證據(jù),集團在工作運行中所發(fā)生的各種記錄,均應(yīng)有效地進行管理,特制訂本規(guī)定。

一、定義

記錄是闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件。

二、適用范圍

本規(guī)定適用于集團所有發(fā)生記錄的單位、部門和員工。

三、職責

1.集團質(zhì)量檢驗部負責設(shè)計《控制程序文件》中需要的記錄表格,并由集團管理者代表審批。

2.各單位負責設(shè)計本單位《工作指導書》中需要的記錄表格,并由本單位負責人審批,并報集團質(zhì)量檢驗部備案。

3.各單位負責設(shè)計本單位運行中所需要的各種記錄,并由單位負責人審批。

4.修改記錄時,應(yīng)向?qū)徟颂岢錾暾?經(jīng)審批人審核批準后方可修改。

5.修改后的記錄,必須經(jīng)單位負責人審批后方可使用。

6.各單位應(yīng)每半年統(tǒng)計一次記錄的發(fā)生情況,并認真填寫《記錄清單》。

四、記錄的分類

1.質(zhì)量管理體系運行的記錄:

集團《控制程序文件》中記錄樣冊里的全部記錄;

各單位《工作指導書》中記錄樣冊里的全部記錄。

2.各單位工作運行中確認的各種記錄。

五、記錄的標識

1.與質(zhì)量管理體系運行有關(guān)的記錄,其標識方式按照集團《記錄控制程序》文件中4.2、4.4條款執(zhí)行。

2.工作運行中的記錄,各單位應(yīng)規(guī)定統(tǒng)一的編號方法。

3.非表格化且不便于編號標識的記錄,可用記錄名稱形式標識。

六、記錄的使用要求

1.經(jīng)審批確認的各種記錄,要發(fā)至相應(yīng)崗位。各單位要保證在工作場所使用的記錄表格為有效格式。

2.工作場所使用的各種記錄,應(yīng)由崗位工作人員填寫,別人不得代填。

3.填寫記錄時應(yīng)認真、及時,不得發(fā)生補填、提前填寫等現(xiàn)象。記錄填寫要完整,填寫內(nèi)容要真實,不得缺項,不得作假,字跡應(yīng)清晰,簽署要齊全(姓名、日期)。

七、記錄的保存

1.各單位應(yīng)由專人負責本單位質(zhì)量管理體系運行和有關(guān)工作運行的記錄的檢查、收集。

2.對收集的記錄應(yīng)進行整理、分類歸檔。

3.記錄要存放在適宜的地點,防止記錄的損壞或丟失。

4.借閱記錄時要有登記,并及時歸還。

5.按照規(guī)定的記錄保存期限,定期清理到期的記錄。

6.需要銷毀的記錄,經(jīng)本單位負責人批準后,方可辦理回收、銷毀手續(xù)。

八、附則

1.本規(guī)定的擬訂、修改和解釋由集團質(zhì)量檢驗部負責。

2.本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。集團辦字〔2004〕6號《關(guān)于下發(fā)z后勤集團生產(chǎn)運行記錄管理暫行規(guī)定的通知》及《z后勤集團生產(chǎn)運行記錄管理暫行規(guī)定》同時廢止。

第2篇 某某物業(yè)公司質(zhì)量記錄管理規(guī)定

某物業(yè)公司質(zhì)量記錄管理規(guī)定

1.0目的

規(guī)范對記錄進行設(shè)計、編號標識、收集、編目、查閱、申購、領(lǐng)用、歸檔、貯存、保管和處理的職責和方法,以證明各項服務(wù)活動符合規(guī)定的要求,并為公司管理體系的有效運行提供可追溯性的證據(jù)。

2.0適用范圍

本規(guī)定適用于本公司所有與質(zhì)量管理工作有關(guān)的記錄的控制。

3.0職責

3.1物業(yè)品質(zhì)部職責

3.1.1質(zhì)量管理記錄控制的歸口管理部門,負責制定本制度。

3.1.2負責記錄的編號標識、編目、申購、發(fā)放、歸檔、登記和處理;

3.1.3負責監(jiān)督、指導各部門有關(guān)記錄的設(shè)計、填寫和管理;

3.1.4負責歸口管理項目記錄的設(shè)計、收集、歸檔、借閱管理。

3.2各單位職責

3.2.1各部門負責本部門歸口管理的記錄的設(shè)計、收集、歸檔、借閱、管理。

3.2.2負責按要求填寫各種記錄。

3.2.3負責按要求及時提供本部門的有關(guān)記錄以供查詢。

4.0控制程序

4.1記錄的設(shè)計、編號、編目管理

4.1.1設(shè)計:

(1)各部門按照管理制度和自身的工作要求確定需記錄的工作項目,需要增加表格的由使用部門制定,填寫《質(zhì)量記錄增減申請表》經(jīng)項目負責人審核,品質(zhì)部審批和統(tǒng)一編號后遞公司領(lǐng)導審批,經(jīng)公司批準后使用。

(2)質(zhì)量記錄是執(zhí)行有關(guān)要求、規(guī)定或制度的個體體現(xiàn),在提出增加質(zhì)量記錄表格申請時,必須附上有關(guān)規(guī)定或制度。

(3)當已發(fā)布的表格不能在某項工作中通用、兼容或空缺時,使用部門可提出申請增減質(zhì)量記錄表格,經(jīng)品質(zhì)部審核,公司領(lǐng)導批準后方可使用。

4.1.2修改:已發(fā)布的表格不能適應(yīng)工作需要,使用部門可填寫《質(zhì)量記錄更改申請表》提出更改申請,并在申請表后附上更改后記錄表格格式樣式。

4.1.2編號:記錄表格由品質(zhì)部按《文件控制程序》對各種記錄表格進行編號。

4.1.3編目

(1)品質(zhì)部負責對記錄進行編目,制定公司《質(zhì)量記錄一覽表》。

(2)各部門負責編制本部門的《質(zhì)量記錄一覽表》。

4.2記錄的發(fā)放、收集、歸檔保管、借閱管理

4.2.1發(fā)放、收集

(1)空白表格由物業(yè)品質(zhì)部統(tǒng)一管理,各部門根據(jù)需要填寫《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請表》經(jīng)部門負責人審批后報品質(zhì)部。

(2)每月20日前,各單位遞交《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請表》,品質(zhì)部在本月結(jié)束前將記錄發(fā)放到位,申請單位在《質(zhì)量記錄發(fā)放記錄》上簽收后返回發(fā)放記錄。

(3)品質(zhì)部要及時掌握存記錄情況,根據(jù)庫存情況組織印刷并填寫《質(zhì)量記錄印刷申請表》報公司領(lǐng)導審批后組織印刷。

4.2.2歸檔保管

(1)各部門須于每年8月前將上半年使用的記錄按規(guī)定歸檔,下半年使用的記錄于次年2月前按規(guī)定歸檔。

(2)各部門應(yīng)按記錄的分類制定記錄歸檔清單,并將歸檔清單報品質(zhì)部,歸檔記錄由各部門保管存放。

4.2.3借閱

(1)歸檔記錄借閱,由借閱人提出申請,經(jīng)品質(zhì)部負責人批準后,品質(zhì)部辦理借閱手續(xù)。

(2)在工作現(xiàn)場借閱記錄應(yīng)經(jīng)使用部門負責人批準后方可借閱,一般情況下嚴禁將工作記錄帶出使用場所。

(3)特殊情況下要將工作記錄帶出使用場所(如外部檢查、內(nèi)外部審核等),經(jīng)記錄保管部門負責人批準后方可借閱。該申請表由記錄保管部門負責人保存,并負責按期收回被借記錄。

(4)文件管理部門每月對文件借閱歸還情況進行檢查,及時追回借出文件,防止文件丟失情況發(fā)生。

(5)行政人事部在有員工離職或調(diào)離工作崗位的,要及時知會相關(guān)部門查閱是否有借出文件,以便及時收回借出文件。

4.3記錄的填寫、更改、使用保管

4.3.1填寫、更改

(1)記錄應(yīng)填寫及時、清晰、準確,不能隨意涂改,除備注欄外其他欄目不能出現(xiàn)空格,如有不需填寫的欄目則以自左至右的一條斜線代替填寫內(nèi)容。

(2)發(fā)現(xiàn)有隨意更改的記錄,應(yīng)追究當事人責任。

4.3.2使用保管

(1)工作現(xiàn)場的記錄應(yīng)用按月進行裝訂,保持文件記錄的完整、清潔。

(2)各崗位人員不得隨意將記錄表格帶出工作現(xiàn)場,如要帶出按規(guī)定4.2.3規(guī)定行。

(3)記錄按《質(zhì)量記錄一覽表》上規(guī)定的年限進行保管。

5.0支持文件

5.1《文件控制程序》

6.0質(zhì)量記錄

6.1《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請表》wy/qr-wy-017

6.2《質(zhì)量記錄印刷申請表》wy/qr-wy-018

6.3《質(zhì)量記錄一覽表》wy/qr-wy-001

6.4《文件借閱登記表》wy/qr-wy-019

6.5《質(zhì)量記錄更改申請表》wy/qr-wy-020

6.6《質(zhì)量記錄增減申請表》wy/qr-wy-021

6.7《質(zhì)量記錄發(fā)放記錄》wy/qr-wy-022

第3篇 某小區(qū)監(jiān)控錄像記錄管理規(guī)定

小區(qū)監(jiān)控錄像記錄管理規(guī)定

監(jiān)控錄像記錄是對一定時間、空間內(nèi)所發(fā)生的具體情況的真實記載,對于事

后分析事情發(fā)生的起因、過程和結(jié)果,都有十分重要的參考作用,并被司法機關(guān)列入證據(jù)范疇。因此,特對監(jiān)控錄像記錄的保存使用作如下規(guī)定:

一、每日錄像錄制完后,須填寫《監(jiān)控錄像記錄使用保管記錄》,并在記錄上做好起始時間、地點、部位等標識,保存期限一般為15天,保存期滿后,經(jīng)管理處護管主管瀏覽,確認無重要情況需要保存后,方可進入重復(fù)使用程序。

二、管理處應(yīng)備有用于復(fù)制保存重要情況的專用錄像工具設(shè)備。所謂重要情況錄像,系指現(xiàn)場攝制的已經(jīng)發(fā)生的或有跡象表明有可能發(fā)生的治安事故、刑事案件,包括可疑的人或事,并對事后分析事故(案件)發(fā)生的原因、過程、結(jié)果和所涉及的人員等,以及對事后處理事故(案件)能夠提供幫助的實況。

三、對有重要情況記錄的錄像記錄,須保留至事情處理完畢后,再將有重要記錄的錄像時段,復(fù)制到重要情況專用錄像設(shè)備上。經(jīng)播放確認復(fù)制完成后,報請管理處領(lǐng)導同意,原記錄時段可轉(zhuǎn)入重復(fù)使用程序。

四、重要情況專用錄像記錄應(yīng)編好目錄,確定專人妥善保管,定期檢查,防止丟失損壞。

五、重要情況專用錄像記錄列入長期保存范圍,保存時間不少于一年。

第4篇 加強崗位各類記錄管理規(guī)定

關(guān)于加強崗位各類記錄管理的規(guī)定

為規(guī)范我部基礎(chǔ)管理工作,確保各類原始記錄和統(tǒng)計數(shù)據(jù)的實時性及準確性,特制訂有關(guān)規(guī)定如下:

1.各崗位員工要嚴格按照有關(guān)規(guī)定和要求做好當班的各類記錄;

2.記錄人要保證所記錄的各類信息特別是原始數(shù)據(jù)及由其生成的統(tǒng)計數(shù)據(jù)的實時性和準確性;

3.各類記錄的書寫要認真工整,保持記錄本的整潔,不得隨意涂改和書寫與工作無關(guān)的內(nèi)容;

4.發(fā)現(xiàn)問題(如數(shù)據(jù)失真)要在記錄本上詳實說明,并及時向科長或主管工程師反映;

5.科長、主管工程師或部門領(lǐng)導隨時抽查各崗位相關(guān)記錄,對于記錄不規(guī)范的責任人,分別予以如下處罰:

⑴第一次責令書面檢查并罰款50~100元;

⑵第二次責令書面檢查并罰款100~200元;

⑶第三次予以300元以上經(jīng)濟處罰并報請公司作待崗處理。

第5篇 大廈消防監(jiān)控中心監(jiān)控記錄管理規(guī)定（3）

大廈消防監(jiān)控中心監(jiān)控記錄管理規(guī)定(三)

為確保大廈安全,有效利用消防、安全中央監(jiān)控系統(tǒng),切實做到'四防'即防火、防盜、防破壞、防事故,確保監(jiān)控系統(tǒng)的正常運行,

確保管理工作責任到人,有據(jù)可查,有據(jù)可依,特制定本管理規(guī)定:

1.對zz大廈相關(guān)部位實行24小時全面監(jiān)控,有序記錄,確保大樓安全。

2.如果發(fā)現(xiàn)可疑情況,在系統(tǒng)實行全面跟蹤監(jiān)控的同時,及時通知相關(guān)崗位人員到現(xiàn)場監(jiān)視。在及時處理好當時發(fā)生的事件的同時,對所發(fā)生的事件必須真實、認真記錄檔案,同時提出處理意見,上報相關(guān)領(lǐng)導。

3.對重大(要)事件,在搞好系統(tǒng)、人員監(jiān)控的同時,要根據(jù)事件的性質(zhì)在分別通報總經(jīng)理、管理處經(jīng)理的同時,迅速報告公安部門或醫(yī)療、消防部門。

4.對大廈各樓層正常上班時間進行全面監(jiān)控錄像,其余時間對樓層重點部位如28f、27f、26f、15f、6f、1f大廳及汽車出入口、-1f、-2f進行24小時監(jiān)控錄像。

5.錄像帶正常保存存期為7天,在規(guī)定期間未發(fā)現(xiàn)任何問題,由部門負責人審查同意后上報管理處經(jīng)理批準簽字后按《監(jiān)控記錄表》有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一消毀。未經(jīng)批準,不得擅自銷毀相關(guān)錄像資料。

6.本規(guī)定從20__年7月1日起實施。

第6篇 地產(chǎn)公司工程建設(shè)部門工作日記記錄管理規(guī)定

地產(chǎn)公司工程建設(shè)部門工作日記記錄管理規(guī)定

第一條 工作日記的目的:

1、如實反映每日工作內(nèi)容,確保事情的可追溯性;

2、整理工作思想,合理安排時間,以提高工作效率;

3、對工作中的得失進行總結(jié),隨時調(diào)整以減少失誤。

第二條 工作日記的格式、內(nèi)容、要求及原則:

1、第一項:記錄日期,х年х月х日、星期х、天氣情況、要求記錄正確和真實;

2、第二項:按優(yōu)先順序列出當天需處理事宜(包括之前未完成事宜,作為當日計劃);

計劃擬訂的原則:以權(quán)重排序,選取處理緊急且重要的事宜,其次處理緊急不重要的事宜,再次處理重要但不緊急的事宜,最后處理不緊急不重要的事宜。

3、第三項:記錄領(lǐng)導安排的事宜。須寫明何人、何時、何地所作地指示,是口頭指示、電話指示還是書面指示,完成的要求等等。

4、第四項:事情摘要

須寫明時間、地點、人物、處理結(jié)果,重要文件的去向(如合同、協(xié)議、簽證是否存檔等),對于未完成事宜的記錄,已處理到哪一步驟,是否尋求領(lǐng)導及其他部門的支持,計劃何時完成等等。

5、第五項:記錄特殊事件(如居民投訴、重大質(zhì)量、安全事故等),要求按照第4條;

6、每周四對本周工作進行小結(jié)并安排下周計劃,16:30前發(fā)至各部門經(jīng)理處;

7、每月工程建設(shè)部門計劃協(xié)調(diào)會之前,部門經(jīng)理須將本月工作總結(jié)和下月工作計劃發(fā)至設(shè)計部曹友云處。

第三條 值班日記記錄制度:

1、休息日及夜間值班日記由當班值班人員記錄。

2、值班日記的目的、格式、內(nèi)容、要求及原則同工作日記。

第四條 制度執(zhí)行和檢查

項目經(jīng)理、工程管理部經(jīng)理、分管副總每月將不定期抽查各人工作日記,對于執(zhí)行情況將會在每月的績效考核中予以體現(xiàn)。

第7篇 機電運行記錄管理規(guī)定辦法

(1)工程部機管系統(tǒng)巡查記錄表每日記錄兩次,供配電設(shè)施運行記錄表、空調(diào)系統(tǒng)運行記錄表每兩小時記錄一次,由工程部檢查后每月月底將表格匯總交工程部文員存檔。

(2)設(shè)備月度檢查保養(yǎng)表由責任人填寫好后交領(lǐng)班,工程師審查后簽名,每月月底將表格匯總交工程部文員存檔。

(3)水泵房巡查記錄表、水表房巡查記錄表、電梯機房巡查記錄表、冷卻塔巡查記錄表每日由當值人員巡查設(shè)備后簽名,由工程師抽查監(jiān)督,月底匯總交工程部文員存檔。

(4)排班表每月月底由領(lǐng)班填寫,工程師審閱后交工程部文員。

(5)考勤登記表每月由工程師填寫,月底交工程部文員。

(6)防火巡查表每日由當值人員填寫,每周經(jīng)工程師簽名后交工程部文員。

(7)設(shè)備檢查必須認真、仔細,記錄須填寫認真、字跡清晰。

(8)所有記錄必須按時完成,不準弄虛作假。