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有哪些
文件規(guī)程是指企業(yè)在日常運營中，為確保工作流程的規(guī)范化、標準化，所制定的一系列詳細的操作指南和管理規(guī)定。這些規(guī)程涵蓋了企業(yè)各個部門的職能范圍，包括但不限于：
1. 人力資源管理規(guī)程：如招聘流程、員工培訓、績效評估等。
2. 財務管理規(guī)程：如預算編制、賬目審核、稅務處理等。
3. 生產運營規(guī)程：如質量控制、生產計劃、設備維護等。
4. 市場營銷規(guī)程：如市場調研、廣告策劃、銷售策略等。
5. 客戶服務規(guī)程：如客戶服務流程、投訴處理、滿意度調查等。
標準
文件規(guī)程的標準主要包括以下幾個方面：
1. 清晰性：規(guī)程應明確、簡潔，避免使用模糊不清或專業(yè)術語過多的表述，確保所有員工都能理解并執(zhí)行。
2. 完整性：規(guī)程應覆蓋所有必要的工作環(huán)節(jié)，無遺漏，形成一個完整的工作流程體系。
3. 適應性：規(guī)程應根據(jù)企業(yè)的實際情況和發(fā)展變化進行定期更新，保持其時效性。
4. 可操作性：規(guī)程應包含具體的操作步驟和責任人，便于實際操作。
5. 可追蹤性：規(guī)程應設定記錄和報告機制，以便于監(jiān)督和評估執(zhí)行效果。
是什么意思
文件規(guī)程的意義在于為企業(yè)提供一套有序的工作指導，它不僅規(guī)范了員工的行為，提高了工作效率，還降低了因誤解或錯誤操作導致的風險。通過設定明確的規(guī)程，企業(yè)可以實現(xiàn)：
1. 統(tǒng)一標準：消除工作中的隨意性和主觀性，保證每個環(huán)節(jié)的質量和效率。
2. 提升效率：減少溝通成本，提高協(xié)同工作的效率。
3. 風險防控：通過規(guī)程預防潛在問題，降低運營風險。
4. 培訓新員工：為新員工提供快速融入團隊和掌握工作技能的路徑。
5. 法規(guī)合規(guī)：確保企業(yè)的行為符合相關法律法規(guī)和行業(yè)標準。
在實施文件規(guī)程的過程中，企業(yè)管理者需密切關注規(guī)程的實際效果，及時調整和完善，確保其始終能夠適應企業(yè)的發(fā)展需求。也要注重培養(yǎng)員工的規(guī)程意識，使之成為企業(yè)文化的一部分，共同推動企業(yè)的持續(xù)進步。
文件規(guī)程范文
第1篇 物業(yè)公司質量體系文件管理工作程序
物業(yè)公司質量體系文件管理程序
1.0目的
對質量管理體系文件予以控制,確保在使用時可獲得有關版本的適用體系文
件。
2.0適用范圍
適用于公司質量管理體系文件的控制。
3.0職責
3.1總經理負責對公司質量管理體系文件的評審和批準。
3.2管理者代表負責對公司質量管理體系文件的總體控制。
3.3辦公室負責組織質量管理體系文件的建立、整理、發(fā)放、使用、保管以及更改控制。
3.4各部門負責管理本部門持有的質量管理體系文件,并確保體系文件的有效使用。
4.0 過程識別
5.0 行為準則
a)文件應清晰,便于識別,發(fā)布前得到批準;
b)外來文件應識別并控制其發(fā)放;
c)使用文件場所都應得到相關文件的有效版本;
d)對作廢文件做出標識或隔離,防止非預期使用;
e)手冊(含程序)發(fā)布或換版時應先評審、批準后發(fā)布;
f)文件現(xiàn)行及更改狀態(tài)確?？勺R別.
6.0 程序
6.1 文件分類
6.1.1 質量管理體系文件包含手冊、管理制度、技術文件、質量記錄表式等由辦公室負責組織編寫、修改和管理;
6.1.2 行政管理文件包括外來文件和本公司文件由辦公室報批并控制分發(fā).
6.2 文件編目及標識
6.2.1 為確保文件的唯一性,公司做出規(guī)定:
a)質量手冊:鄭州-y_-2002表示:××市××公司質量手冊20__年版.每頁a-0表示a版第0次修改.
b)質量記錄:jl-8.3-01表示質量手冊中第8.3不合格的控制要素中第一個記錄.
6.3 文件控制
-編制文件應收集企業(yè)背景資料并按iso9000系列標準要求編審;
-所有支持體系過程的文件發(fā)布前得到批準,確保適應性;
-文件發(fā)放由主管部門登記編號并用分發(fā)/回收記錄控制發(fā)放;
-文件印制或復印應確保清晰、易于辨別,并注明其版本或修訂狀態(tài);
-手冊管理執(zhí)行質量手冊管理規(guī)定;
-主管部門擬列文件總清單,便于檢索和控制文件有效性;
-文件發(fā)放時在可能情況下及時收回作廢/失效文件,包括圖紙,確保使用場所持有文件的唯一性和有效性;
-用于參改的作廢文件或備用文件做出標識或單獨存放.
6.4 文件更改
6.4.1 質量手冊程序修改,由主管部門填寫《文件更改申請單》任管理者代表審核后報總經理批準,手冊修改量大可采取換頁、修改頁數(shù)超過三分之一應重新?lián)Q版印發(fā).換版應評審后由總經理批準.
6.4.2 技術文件、管理文件更改和換文由管理者代表或主管副總經理批準,如需改換文件修改部門,該部門應獲得文件編制的原背景資料.
6.5 文件使用與保管
1)文件領用時,領用人應在分發(fā)記錄上簽字;
2)文件分發(fā)范圍由主管領導審批;
3)文件使用中不得損壞、亂涂或私自修改,保證文件清晰易于識別;
4)妥善保管文件,放在通風、干燥、安全的地方;
5)文件可以是書面,如有條件也可使用電子媒體,但注意留有備份;
6)文件作廢銷毀應有管理者代表批準.
7.0 相關文件
7.1 記錄控制程序
7.2 管理策劃控制程序
7.3 產品實現(xiàn)策劃(施工組織設計)管理程序
8.0 記錄
8.1 文件發(fā)放回收記錄
8.2 部門要控文件清單
8.3 文件更修改申請單
第2篇 qdms質量體系文件管理專員工作職責與職位要求
職位描述：
職責描述：
responsibility
control of all quality management system documentation and internal/e_ternal engineering specifications， bom and drawings， including
· format control and maintain of qms documents
· uploading qms documents to intranet， release and distribution process follow up
· control of engineering specifications， bom and drawings
· release and maintain bom information in erp system
support the quality system manager in the improvement of processes
assure implementation of corporate part number standards
collect and administrate technical standards， e.g. gb and din standards
support in internal audit
support in monthly non-financial kpi data collection
other assistant tasks assigned by manager
職位要求：
qualifications
· bachelor degree or equivalent combination of education and e_perience
· proficient in both written and spoken english
· proficiency in microsoft office software
· major in engineering is a plus
· strong organizational skills and ability to review/update processes/procedures
第3篇 綠化工作管理程序文件
1.目的:
加強住宅小區(qū)綠化環(huán)境的正常維護和管理,給住戶提供一個優(yōu)美、舒適的居住環(huán)境。
2.適用范圍:
小區(qū)綠化發(fā)包給分承包商負責,公司要求分承包商按合同中簽定的綠化管理的要求與標準即乙方責任來實施綠化管理。
3.引用文件
3.1質量手冊第4.6、4.9、4.10、4.12、4.13章
3.2 iso9002標準第4.6、4.9、4.10、4.12、4.13章
4.職責:
4.1公司副總經理負責綠化設計,整改及大中型維護項目的審批工作。
4.2工程維修部負責綠化整改及大中型維護項目的施工計劃,預決算審核監(jiān)督、檢查、驗收和對分承包商的日常綠化維護監(jiān)督、檢查工作。
4.3工程維修部負責分承包商的選擇與合同簽定工作。
5.工作程序:
5.1工程維修部匯同其它部門一起研究提出小區(qū)綠化整改及大中型維護項目的計劃,上報公司副總經理審批。
5.2計劃審批后,工程維修部根據(jù)計劃要求,選擇分承包商。
5.3根據(jù)小區(qū)綠化特點,在與分承包商簽定的合同中,要詳細制定綠化管理的要求與標準即乙方責任。
5.4分承包商按合同要求,對小區(qū)綠化管理進行具體實施工作。
5.5工程維修部根據(jù)合同要求,每月二次對分承包商的具體工作按每周工作安排內容進行檢查并做《綠化工作檢查記錄》。
5.6檢查達不到合同要求,發(fā)《整改通知書》責令其進行整改,如仍達不到要求,工程維修部研究上報副總經理批準,撤消合同,另擇分承包商。
5.7公司所有員工均有權制止一切對綠化植物,綠地和園林小區(qū)設施
的破壞行為,對已形成的破壞行為,由經營管理部對其實施教育及賠償,在工作過程中執(zhí)行《物業(yè)管理服務規(guī)范用語》。
6.0支持性文件與質量記錄:
6.1《綠化管理的要求與標準》 ej-wi-qp4.6-01
6.2《整改通知書》 ej-qr-qp4.9-05
6.3《物業(yè)管理服務規(guī)范用語》 ej-wi-qp8.1-02
6.4《對物業(yè)分承包商的選擇和控制》 ej-qp5.3
6.5《綠化工作檢查記錄》 ej-qr-qp4.6-02
第4篇 酒店質量管理程序文件：突發(fā)事件處置工作程序
酒店質量管理程序文件:突發(fā)事件處置程序
1.0目的
為了確保及時正確處置突發(fā)事件,保障賓客、員工的人身與財產安全,維護__酒店合法權益,特制定本程序。
2.0適用范圍
本程序適用于本__酒店各部門對突發(fā)事件的控制。
3.0職責
安全部負責__酒店各部門突發(fā)事件處置的歸口管理。
__酒店各部門對本區(qū)域發(fā)生的突發(fā)事件應及時報告、提供情況、保護現(xiàn)場和協(xié)助處理。
4.0工作程序
突發(fā)事件的處置信息
(1)安全部接受突發(fā)事件的信息。
(2)突發(fā)事件的影響程度信息。
(3)相關的法律、法規(guī)。
安全部保安人員接到報告后,及時趕赴事件現(xiàn)場,防止事態(tài)擴大,必要時快速報案,封鎖現(xiàn)場。填寫《突發(fā)事件現(xiàn)場情況記錄》,作為突發(fā)事件處置的依據(jù)。
突發(fā)事件處置結果
(1)平息事態(tài)、控制了事態(tài)擴大。
(2)減少突發(fā)事件對賓客人身、財產造成的威脅和損失。
(3)突發(fā)事件對__酒店服務造成的不利影響降低到最低限度。
(4)突發(fā)事件有效處置記錄。
安全部每年應對突發(fā)事件發(fā)生處置及影響程度進行總結分析與評價,形成《突發(fā)事件處置評價報告》識別需要改進的問題與機會。
突發(fā)事件處置過程控制
(1)店內出現(xiàn)可疑人員或情況
①保安人員接警后及時趕到現(xiàn)場,并控制險情;
②必要時報警。若是涉外事件,則報市公安局出入境管理科。具體執(zhí)行《發(fā)現(xiàn)可疑情況報查辦法》,并做好《崗位勤務及安全情況日報記錄》。
(2)交通意外事故處置
①院內發(fā)生交通意外事故,保安人員應及時疏通現(xiàn)場交通,保護好現(xiàn)場,疏散圍觀人群。
②及時進行調解,必要時通知交警,具體執(zhí)行《交通意外事故處理辦法》。(3)賓客醉酒處置賓客醉酒時,應根據(jù)賓客醉酒的不同程度,分別處理。具體執(zhí)行《賓客醉酒后處理規(guī)程》。
(4)賓客打架、吵架處置
①賓客之間在店內打架、吵架,保安人員應首先穩(wěn)定雙方情緒,盡可能將雙方拉開。
②如事態(tài)嚴重,應報安全部經理并報警,具體執(zhí)行《賓客糾紛處理辦法》。
(5)可疑物品處置
店內如發(fā)現(xiàn)爆炸物品、放射性物品,應立即在現(xiàn)場劃出警戒線,并報告安全部經理和報警,具體執(zhí)行《可疑物品處理辦法》。
(6)賓客違法處置
①賓客店內行為違反我國現(xiàn)行法律,保安人員應控制該賓客并及時通知110。
②具體執(zhí)行《中華人民共和國治安管理處罰條例》和《賓客違法處理辦法》。
(7)賓客死亡、意外受傷處置
①賓客在店內因病死亡、自殺或他殺,應立即報告公安機關。
②外國人在店內因病死亡、自殺或他殺、應立即報告公安局出入境管理處,執(zhí)行國家旅游局《重大旅游安全事故報告制度試行辦法》。
③賓客在店內意外受傷,應及時與醫(yī)務室聯(lián)系,采取救護措施。具體執(zhí)行《賓客死亡、意外受傷處理規(guī)程》。
(8)賓客財產報失處置
賓客如在店內丟失、被盜、被騙財物,按《賓客財產保護控制程序》的有關規(guī)定執(zhí)行。
(9)火災處置
①安全部接到火警信號時,執(zhí)行《火警信號處理辦法》,填寫《火警信號記錄》。
②火災發(fā)生時,執(zhí)行《滅火作戰(zhàn)預案》。填寫《火災事故報告》。
③發(fā)生重大火災,賓客和員工的疏散辦法執(zhí)行《火災疏散預案》,填寫《火災事故報告》。
(10)賓客食物中毒處理
①賓客在店內發(fā)生食物中毒事故,餐飲部和安全部經理,應立即報告政府衛(wèi)生防疫部門。
②必要時將中毒賓客送往醫(yī)院搶救,按《賓客食物中毒處理規(guī)程》執(zhí)行。
資源要求
(1)明確突發(fā)事件處置人員的職責。
(2)聯(lián)絡通信工具。
(3)必要的交通工具。
(4)適用的法律法規(guī)。
(5)協(xié)助處置突發(fā)事件的配合部門。
5.0支持性文件
《中華人民共和國治安管理處罰條例》
《賓客財產保護控制程序》
6.0相關記錄
《突發(fā)事件現(xiàn)場情況記錄》
《崗位勤務及安全情況日報記錄》
《火警信號記錄》
《火災事故報告》
第5篇 酒店質量管理程序文件：康樂服務提供工作程序
酒店質量管理程序文件:康樂服務提供程序
1.0目的
為確?？禈贩仗峁┰谑芸貤l件下進行,滿足賓客要求,特制定本程序。
2.0適用范圍
本程序適用于康樂部各中心的服務提供的控制。
3.0職責
康樂部負責康樂服務的歸口管理。
各相關部門協(xié)助康樂部執(zhí)行本程序。
4.0工作程序
康樂服務信息
(1)市場信息。
(2)賓客要求。
(3)法律法規(guī)要求。
(4)與__酒店配套服務的要求。
康樂部應掌握上述信息,編制《康樂部服務提供規(guī)范》,作為服務提供的依據(jù)。
康樂服務要求
(1)滿足賓客要求。
(2)滿足相關法律法規(guī)的要求。
(3)滿足__酒店服務質量標準要求。
(4)增值的要求。
康樂部應對所提供的服務進行檢查、監(jiān)督,了解賓客滿意、不滿意或投訴信息,每月編制填寫《康樂部月度質量分析報告》,識別和改進存在的問題。
康樂服務過程控制
(1)迎送服務
迎賓員引領賓客至賓客指定地點或服務點,服務點服務員完成服務活動后,迎賓員送賓客離開。
(2)酒吧服務
①備貨:吧員根據(jù)每日酒水銷售量及吧臺存貨量,提供進貨清單,由領班根據(jù)《采購控制程序》要求,填寫《申購計劃》,提交康樂部經理審核,報分管領導批準,交采購部購買后領取,確保服務提供所需的貨品供應。
②上柜:吧員根據(jù)提供產品種類、酒吧風格,按《康樂部酒水制作工作手冊》及__酒店行業(yè)關于物品擺放原則,合理、科學地將物品上柜。③產品制作:
a.酒水制作按《酒水制作工作手冊》要求實行;
b.其他產品制作按《康樂部服務提供規(guī)范》要求實行。
④銷售:服務員根據(jù)當日酒吧所提供產品種類,有針對性地向賓客介紹并推銷,同時向賓客提供相應的服務。
⑤結賬:賓客消費結束,由服務員填寫《消費單》,經賓客確認后,交收銀處結賬。
(3)游泳館服務
①準備:
a.場館清潔:服務員按《康樂部服務提供規(guī)范》要求做好場館清潔;
b.物品消毒:服務員按《康樂部服務提供規(guī)范》要求做好物品消毒;
c.水質監(jiān)控:服務員按《康樂部游泳池水質標準》要求做好游泳池的水質監(jiān)測,填寫《康樂部水質監(jiān)測單》,根據(jù)監(jiān)測結果采取相應措施,保證水質達到使用要求。
②服務:
a.根據(jù)賓客要求介紹服務項目,明示關注意事項;
b.根據(jù)賓客選定的項目,提供相應的服務。
③安全保護:按《游泳場館管理規(guī)定》的要求,由游泳館救生員負責現(xiàn)場安全保護。
④結賬:賓客消費結束,由服務員填寫《消費單》,經賓客確認后,交收銀處結賬。(4)健身服務
①準備:
a.健身房清潔:服務員按《康樂部服務提供規(guī)范》要求做好健身房清潔;
b.設施及器材檢查:服務員、教練員按《健身房管理制度》要求做好設施及器材檢查,填寫《安全檢查單》,確保提供的設施及器材符合使用要求;
c.對有故障的設施與器材應有相應標識,暫停使用,并安排修理。
②服務:
a.服務員根據(jù)賓客要求介紹健身項目,并明示《健身房須知》內容;
b.教練員根據(jù)賓客選定的健身項目及要求,設計《健身計劃》,經賓客認可后輔導練習,并填寫《健身卡》;
c.教練員根據(jù)練習效果再制定或修改健身計劃,服務員根據(jù)賓客要求提供相關服務。
③安全保護:教練員根據(jù)《健身房管理制度》要求提供現(xiàn)場安全保護。
④結賬:
a.賓客消費結束,由服務員填寫《消費單》,經賓客確認后,交收銀處結賬;
b.健身學員辦理學員登記卡,憑學員登記卡消費,服務員記錄學員健身次數(shù),直至消費結束。
(5)桑拿服務
①準備:
a.設備檢查:修理工按《康樂部服務提供規(guī)范》要求進行設備使用前的檢查,填寫《設備檢查單》,確保設備的正常、有效使用;
b.對有故障的設備應有相應標識,暫停使用,并安排修理;
c.消毒:服務生根據(jù)消毒制度要求做好物品及水池的消毒。
②服務:
a.領牌:迎賓員引領賓客至總服務臺處領取衣柜牌,交水池服務生引領至更衣房;
b.更衣:協(xié)助賓客更衣、入柜后,引入水池;
c.水池:明示注意事項,測試水溫、蒸房室溫,根據(jù)賓客要求提供相應服務;
d.大廳:引領賓客至大廳,介紹并提供配套服務項目,填寫《消費單》請賓客確認;
e.保健:大廳服務生根據(jù)賓客要求,引領賓客至保健房,按摩生介紹服務項目,經賓客確認后,通知催鐘員記錄預訂按摩時間(上、下鐘時間),并在相應的時間通知按摩生下鐘;
f.按摩生根據(jù)賓客消費情況填寫《消費單》,并請賓客確認。
③結賬:服務生引領賓客至收銀臺,收銀臺根據(jù)賓客所確認的《消費單》結賬。
(6)夜總會
①準備:
a.音控師、dj師、燈光師檢查音響、燈光、控制臺的設備及運行情況并填寫檢查單,操作按《夜總會音控師、燈光師、dj師作業(yè)指導書》要求執(zhí)行;
b.舞臺:舞臺總監(jiān)負責舞臺檢查及節(jié)目組織,按《夜總會舞臺管理辦法》要求執(zhí)行;
c.安全員檢查安全通道、安全指示燈并使之處于安全和正常工作狀態(tài);
d.服務員清潔場地衛(wèi)生;
e.吧員準備相應物品。
②服務:
a.大廳:迎賓員將賓客引領至大廳,由大廳服務員安排賓客入位,介紹服務項目并提供酒水單,經賓客確認后填寫《消費單》送至吧臺、收銀臺,吧臺制作相應產品后,由大廳服務員送至賓客;
b.ktv包房:迎賓員將賓客引領至包房,由包房服務員安排賓客入位,介紹服務項目并提供酒水單,經賓客確認后填寫《消費單》送至吧臺、收銀臺,吧臺制作相應產品后,由大廳服務員送至賓客;
c.酒吧服務:按本程序要求執(zhí)行。
③結賬:賓客消費完畢,收銀臺根據(jù)賓客所確認的消費單結賬。
(7)
康樂服務中賓客財產的管理:康樂服務中賓客委托寄存財產的管理按照《賓客財產保護控制程序》有關條款要求執(zhí)行。
資源要求
(1)符合要求的從業(yè)人員。
(2)提供產品所需的必要的設施設備。
(3)協(xié)調配合的相關部門。
(4)符合要求的工作環(huán)境。
(5)相關法律、法規(guī)要求的資源。
5.0支持性文件
《康樂部提供服務規(guī)范》
《采購控制程序》
《賓客財產保護控制程序》
6.0相關記錄
《安全檢查單》
《消費單》
第6篇 酒店質量管理程序文件：前廳服務提供工作程序
酒店質量管理程序文件:前廳服務提供程序
1.0目的
為了對總臺服務、禮賓服務、商務服務和話務服務進行控制,確保前廳服務質量,特制定本程序。
2.0適用范圍
本程序適用于前廳各項服務活動的控制。
3.0職責
前廳部負責本程序的歸口管理。
__酒店各相關部門協(xié)助前廳部執(zhí)行本程序。
4.0工作程序
了解信息
(1)賓客需求信息。
(2)房態(tài)信息。
(3)__酒店服務項目。
(4)__酒店設備設施狀態(tài)信息。
(5)全國旅游、交通信息。
(6)賓客歷史資料信息。
(7)相關法律法規(guī)信息。
(8)黑客信息。
前廳部全面掌握上述信息,編制《前廳部服務規(guī)范》、《前廳部服務提供規(guī)范》,作為服務的依據(jù)。
前廳服務要求
(1)達到__酒店服務標準。
(2)滿足賓客的要求。
(3)滿足相關法律法規(guī)的要求。
前廳部對所提供的服務進行控制,每月編制《前廳部月度質量分析報告》,識別和改進存在的問題。
前廳服務過程管理控制
(1)總臺服務
總臺服務包括:問詢、預訂、辦理入住登記、排房、換房等服務活動。
①為了向賓客提供高效、準確的服務,對賓客問詢,服務人員應按照《前廳部服務規(guī)范》要求及時給予處理。
②為了確?？偱_預訂工作有效開展,前廳部編制《前廳部房態(tài)管理辦法》,對出租客房實施有效管理。同時制定了《前廳部客房預訂操作辦法》,規(guī)定了賓客預訂方式、預訂房信息、價格等內容。在受理預訂時,服務人員需填寫《客房預訂單》,明確賓客預訂要求,確認賓客的預訂。
③為了保證vip賓客和重要團隊、會議賓客的接待工作符合規(guī)范,前廳部編制《前廳部vip賓客接待管理辦法》,以明確v1p賓客的接待、信息傳遞的要求。
④為了加強散客、團隊信息的管理,前廳部編制《前廳部微機管理辦法》,對信息的錄入、操作權限等作出規(guī)定。
⑤為了保證準確、周到地向賓客提供服務,服務員嚴格按《前廳部服務規(guī)范》要求辦理賓客入住登記、排房、換房等服務,并填寫《入住登記表》。
⑥為了加強對客房鑰匙的管理,前廳部編制《前廳部客房鑰匙管理辦法》,規(guī)定了鑰匙的收發(fā)、核對及賓客授權等方面的內容。賓客授權其客房鑰匙的使用范圍時,服務人員應請賓客填寫《鑰匙授權卡》以保證客房鑰匙的準確無誤。
⑦為了加強對賓客歷史檔案管理,提供有針對性的個性化服務,前廳部編制《前廳部賓客歷史檔案管理辦法》,規(guī)定了賓客歷史檔案收集的內容、渠道及信息傳遞方式。
(2)禮賓服務
禮賓服務包括迎賓服務和行李服務。迎賓員為來店賓客提供開車門服務,并協(xié)助車場保安員保持大廳門前車道暢通。行李員負責團隊、散客行李運送、寄存以及賓客代辦服務。禮賓服務提供按《前廳部服務提供規(guī)范》實施。
①行李員負責團隊、零散賓客進、離店的行李收取、運送工作。在受理賓客進離店行李服務時,行李員應填寫《行李進離店登記表》,并制作《行李牌》,以確保賓客行李的準確、完好及時進出。
②__酒店為賓客提供行李寄存服務,為確保行李寄存安全、準確、無差錯,前廳部編制《行李寄存管理辦法》,規(guī)定行李寄存的相關手續(xù)及注意事項,服務人員在接受賓客行李寄存時需填寫《行李物品寄存登記表》,發(fā)放行李物品寄存牌。
③__酒店為賓客提供購物、修理、寄信等外出代辦服務內容,代辦服務由行李員提供,受理代辦服務時需填寫《代辦服務單》,保存對賓客提供服務的原始單據(jù)。
(3)商務服務
為賓客提供打字、復印、傳真、票務、郵政、電腦出租、長途電話、插花、售花、售書等服務。商務服務活動按《前廳部服務提供規(guī)范》實施。
__酒店為賓客提供貴重物品寄存服務,為賓客貴重物品寄存安全提供保證,具體執(zhí)行《貴重物品寄存管理辦法》。
(4)話務服務
為賓客提供電話轉接、叫醒、留言及視聽服務。話務服務活動按《前廳部質量控制規(guī)范》實施。
(5)總臺服務、禮賓服務、商務服務和話務服務活動均須做好記錄。
資源要求
(1)合格的前廳部服務員。
(2)相應文件。
(3)適宜的設施設備。
(4)適宜的工作環(huán)境。
5.0支持性文件
《前廳部服務規(guī)范》
《前廳部服務提供規(guī)范》
《前廳部客房預訂操作辦法》
《前廳部質量控制規(guī)范》
6.0相關記錄
《客房預訂單》
《入住登記表》
《行李物品寄存登記表》
《代辦服務單》
第7篇 實驗室及文件管理員工作職責與職位要求
職位描述：
工作職責：
1.建立各部門文件管理制度，包括實驗室記錄本、sop、批記錄、檢驗記錄等文件管理。
2.建立實驗室管理制度，包括實驗室安全管理、樣品管理、儀器管理；
3.建立項目流程管理，包括項目的接收、timeline制定以及項目跟蹤；
4.能獨立地完成相關文件的撰寫并參與部門會議匯報結果；
5.完成上級交給的其他相關工作，并及時向管理團隊匯報進度；
崗位要求：
1.藥物分析.藥學.生物學或相關專業(yè)?？萍耙陨蠈W歷；
2.生物制藥行業(yè)2年以上實驗室或qa工作經驗；
3.良好的團隊合作精神.對藥企實驗室管理有一定經驗；
4.有良好的學習精神，對項目管理有興趣并愿意積極參與。
第8篇 某某房地產公司《工作例會》控制管理指引性文件
某房地產公司《工作例會》控制與管理指引性文件
根據(jù)公司目前《工作例會》效率的實際情況,為了提高會議效率,規(guī)范公司的內部管理,形成在管理上有章可循、定義清楚、工作思路明確、保障工作流暢、加強執(zhí)行力、規(guī)避推諉現(xiàn)象,確保工作目標的實現(xiàn)。
在有會有議、有議有決、有決有果會議管理理念的指導下,制定《工作例會》的控制與管理指導性文件。
第一條 參會成員:(根據(jù)《工作例會》主題確定)
副經理以上員工、關鍵員工、重要崗位員工;
第二條 語言:《工作例會》語言普通話;
第三條 時間:每周五晚上19:30,控制在晚上10點之前結束;
第四條《工作例會》記錄人 行政部資料員莫艷艷;
第五條 會議紀律:
5.1參會人員須到《會議紀要》記錄員莫艷艷處簽到;
5.2參會人員須帶好正規(guī)的筆記本,詳細記錄與自已有關的工作,以便任務完成的準確性,保證執(zhí)行力;
5.3手機調為震動,接聽電話須到會議室外,以便保證會議的質量;
5.4會議室禁止吸煙,以便保證會議環(huán)境,總部參會人員自帶飲水杯;
5.5因故不能參加會議者,提前報總經辦總經理助理請假, 該項紀律納入員工考核評估;
5.6除特殊情況,經批準除外,任何人不準遲到,無故缺席,負激勵如下:(工資體現(xiàn),表現(xiàn)納入員工考核;)
5.6.1《工作例會》正式開始以后,10分鐘以內到會者視為遲到,遲到者每次樂捐50元;
5.6.2《工作例會》正式開始10分鐘以后到會或未經批準缺席視為無故缺席,無故缺席者每次樂捐100元或曠工處理;
5.7 《工作例會》工作部門負責人不按《工作例會》會前、會中、會后等工作要求執(zhí)行到位,負勵激勵如下:
5.7.1以部門為單位,部門第一負責人負責,第一次樂捐100元,第二次樂捐200元,第三次樂捐300元,第四次以上視為沒有合格的工作技能和管理能力,轉為試用期員工或者辭退處理;
5.7.2以參會人員為單位:第一次樂捐50元,第二次樂捐100元,第三次樂捐200元,第四次轉入試用期員工或辭退處理;
5.8在《工作例會》會中接聽電話,每次樂捐30元;
第六條 《會議紀錄》要求:
6.1《會議紀錄》記錄要求:
6.1.1采用本號文件提供的《會議紀錄》表格,準確表現(xiàn)工作狀態(tài);
6.1.2《會議紀錄》記錄內容:《工作例會》前準備工作要求提交部分,《工作例會》中各部發(fā)言的主要內容,部門負責或相關責任人人相互討論工作對問題解決的方案和建議
第9篇 物業(yè)安全工作管理控制程序作業(yè)指導文件
物業(yè)程序文件:安全工作管理控制程序
1.目的
明確安全工作的內容和監(jiān)控要求,保證安全工作的順暢運行,以提高安全工作的質量。
2.范圍
適用于公司安全工作管理
3.定義
3.1 治安防范:維護管理區(qū)域內公共秩序,出入口管理,核查出入人員并登記訪客(適用于封閉式小區(qū)、大廈、項目辦公區(qū)域),物資搬運放行管理。
3.2 停車場及交通管理:車輛出入管理及登記、車輛外表檢查及登記、管理區(qū)域內車輛的有序停放和交通秩序的指揮及維持。
3.3 消防管理:管理區(qū)域內消防設備設施的巡查管理、消防器材的使用、消防知識的宣傳。
3.4 裝修管理:裝修現(xiàn)場安全控制及巡查管理。
3.5 突發(fā)事件及違章處理:突發(fā)事件處理及現(xiàn)場控制、自然災害的防范,按規(guī)定處理違章行為。
3.6衛(wèi)生管理:協(xié)助維持管理區(qū)域內的環(huán)境衛(wèi)生。
4.職責
部門/崗位工作職責
品質管理部對各管理處的安全工作進行監(jiān)督、檢查,提出改進建議并對改進效果進行驗證。
管理處經理對管理區(qū)域內的安全工作管理進行全面的監(jiān)督檢查,
安全部主管(辦)1.負責安全工作的現(xiàn)場管理;
2.制定管理區(qū)域的巡邏路線和突發(fā)事件處理預案。
3.檢查安全員在崗的工作狀況;
4.檢查管理區(qū)域的安防、消防設施;
5.處理管理區(qū)域內的違章行為、突發(fā)事件;
6.組織部門例會、內部培訓、軍訓和突發(fā)事件的模擬演習;
7.了解、掌握員工思想,組織開展安全員業(yè)余文化活動;
8.檢查安全內務管理情況,負責安全員的月度工作考核;
9.對安全班長的工作開展情況進行監(jiān)督指導;
10.聽取顧客對安全工作的意見和建議,不斷改進工作方法。
安全班長1.對各崗位工作負責,對崗位人員的管理禮儀、精神面貌、考勤紀律、崗位衛(wèi)生、物品擺放、質量記錄、裝備佩帶、操作規(guī)程等進行檢查;
2.負責崗位質量記錄表格、收費憑據(jù)等的領取、發(fā)放和檢查回收;
3.監(jiān)督管理區(qū)域內各類公共設施及其標識和消防設施的完好情況。
4.對安全員進行崗前培訓和入職引導,關心、了解安全員的思想動態(tài);
5.處理各類突發(fā)事件,維護現(xiàn)場并逐級上報;
6.按照相關規(guī)定處理管理區(qū)域內的各種違章行為;
7.落實班前點名、班后點評制度;
8.對安全員的錄用、轉正、升職、嘉獎等具有建議權;
9.及時收集、整理顧客的意見和建議,并提交部門負責人
10.負責班組的內務管理;
監(jiān)控中心崗1.對管理區(qū)內各監(jiān)控點進行監(jiān)控;
2.處理技防設施的報警信號;
3.協(xié)調、指揮現(xiàn)場突發(fā)事件的處理并進行上報和記錄;
4.協(xié)調各崗位及部門之間的工作配合;
5.負責部門常用器材、設施、鑰匙的保管,做好領/借用登記;
6.維護并正確操作、使用監(jiān)控中心的各類設施設備;
7.前臺接待每日下班后,與前臺接待做好工作交接,履行前臺接待工作職責;
8.認真完成交接班手續(xù)。
出入口崗1.文明、禮貌、熱情的接待顧客,并為顧客提供必要的幫助;
2.對進出管理區(qū)域的車輛進行驗證、收費、登記、放行和引導車輛有序進出;
3.控制危險品進入管理區(qū)域;
4.控制閑雜人員進入管理區(qū)域,做好來訪人員的登記工作,加強對外來人員的管理;
5.核查進入管理區(qū)域的各類施工人員的有效證件;
6.做好物資放行的管理工作;
7.及時發(fā)現(xiàn)、處理和匯報各類突發(fā)事件;
8.協(xié)助配合其他崗位工作,認真完成交接班手續(xù)。
巡邏崗1.按照巡邏路線進行巡邏簽到,對可疑人員進行盤查;
2.對管理區(qū)域內亂停放的自行車、摩托車進行整理;
3.對裝修現(xiàn)場進行管理監(jiān)控,對管理區(qū)域內的空置房進行外觀檢查;
4.監(jiān)督管理區(qū)域內公共衛(wèi)生情況,發(fā)現(xiàn)不合格之處及時通知相關人員進行處理;
5.檢查各消防通道是否暢通,消防設備器材是否完好無損,安全疏散標識是否醒目、正確、有無消防隱患;
6.勸阻顧客、外來人員或內部職員的違章行為,維護公共秩序;
7.對管理區(qū)域內的物品搬運過程進行監(jiān)控;
8.對外包方人員的行為、著裝、工作狀況、服務禮儀等進行監(jiān)控;
9.對進入停車場的車輛進行外表檢查,對異常情況及時做出處理和報告。按照規(guī)范的禮儀引導車輛按位停放;
10.協(xié)助配合其他崗位人員和部門的工作,認真完成交接班手續(xù)。
銷售大廳崗1.執(zhí)行銷售大廳相關管理規(guī)定,維護正常銷售工作秩序,文明、熱情的接待來訪客人,引導客人出入,按要求接聽電話并做好記錄;
2.按要求定時開、關銷售大廳內的照明、相關電器設備的電源等,確保崗位范圍內的樓盤模型、廣告牌、指示牌等物品、設備設施的安全完整;
3.負責銷售大廳的現(xiàn)場防火工作。協(xié)助做好衛(wèi)生維護工作,完成銷售部交辦的臨時工作。
4.未經相關部門允許,謝絕任何人員在大廳內拍照、攝像;
5.履行銷售部規(guī)定的其他職責。
樣板房接待崗1.嚴格執(zhí)行樣板房相關管理規(guī)定,
2.確保樣板房內的物品、設備設施完好及擺放正確,謝絕無關人員動用樣板房內的物品、設施。熟悉掌握樣板房各類消防設備、器材的分布及使用;
3.未經相關部門允許,謝絕任何人員在房內拍照、攝像;
4.履行銷售部規(guī)定的其他職責
辦公區(qū)域崗1.維護辦公區(qū)域的正常辦公秩序,做好來訪接待工作,加強對外來人員的管理及監(jiān)控;
2.檢查崗位范圍內的物品、設施、設備的完好情況,發(fā)現(xiàn)問題及時通知相關人員進行處理;
3.引導車輛有序停放;
4.做好物資放行的管理工作;
5.做好交接班工作。
工地巡邏崗1.巡視工地各通道,發(fā)現(xiàn)不明身份的可疑人員,必須進行盤查,勸阻閑雜人員進入工地區(qū)域;
2.發(fā)現(xiàn)違章行為及時進行勸阻,對
違法行為,在保障自身安全的情況下采取相應的處理措施并及時上報,必要時報警;
3.巡邏時應注意公共衛(wèi)生、公共設施、綠化地等情況,發(fā)現(xiàn)問題及時通知相關人員處理;
4.隨時和其他崗位保持聯(lián)系,做好交接班工作。
5.方法及過程控制
5.1 安全工作管理內容及作業(yè)方法:
5.1.1治安防范:
5.1.1.1管理區(qū)域內的秩序維護
a、對管理區(qū)域內正常的生活秩序進行巡查管理,發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時勸阻。
b、對形跡可疑和無明確探訪目的人員予以及時的盤查,勸阻無效時立即向上級報告。
c、處理完畢后在《安全員值班情況記錄表》上予以記錄。
5.1.1.2出入口崗對進入管理區(qū)域的外來人員進行詢問和登記,勸阻可疑及無明確探訪目的的人員進入管理區(qū)域,外來人員控制方法按照《出入口管理辦法》執(zhí)行。
5.1.1.3出入口崗對物資的搬運進行控制,按照《物資搬運放行條》的登記內容進行檢查核對,責任要追朔到業(yè)主本人,物資搬運放行操作方法按照《出入口管理辦法》中的5.3執(zhí)行。
5.1.2停車場及交通管理按照《停車場管理辦法》規(guī)定執(zhí)行。
5.1.3消防設施的巡查、消防器材的管理管理按照《消防管理辦法》規(guī)定執(zhí)行。
5.1.4裝修管理按照《安全員巡邏管理辦法》和工程類《裝修管理監(jiān)控程序》的相關規(guī)定執(zhí)行。
5.1.5 突發(fā)事件及違章處理
5.1.5.1突發(fā)事件處理流程及現(xiàn)場控制按照《突發(fā)事件處理控制程序》和《突發(fā)事件處理辦法》規(guī)定執(zhí)行。
5.1.5.2安全員在日常的工作過程中及時發(fā)現(xiàn)和制止各類違章現(xiàn)象,及時向上級進行匯報并在《安全員值班情況記錄表》上予以記錄。
5.1.6衛(wèi)生管理:安全員在工作過程中對管理區(qū)域域的衛(wèi)生情況進行監(jiān)督檢查,發(fā)現(xiàn)有不合格之處在《安全員值班情況記錄表》上予以登記,并及時通知相關負責人員進行處理。同時對外包方工作人員在管理區(qū)域內的工作形象等進行監(jiān)督。并做到人過地凈。
5.1.7安全工作內務管理按照《安全員內部管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
5.2安全工作管理監(jiān)控要求
5.2.1日常安全工作管理監(jiān)控要求。
部門/崗位監(jiān)控辦法頻次/時間
品質管理部1.對公司各管理處安全工作管理情況的全面檢查
2.夜間查崗(一級),覆蓋公司所有管理處每月1次
每月1次
管理處經理1.對管理處安全工作現(xiàn)場進行全面巡查。
2.夜間查崗(二級)每月1次
每半月1次
安全部主管(辦)1.安全工作現(xiàn)場的全面巡查
2.夜間查崗(三級)
3.部門工作例會
4.治安、交通等事件模擬演習
5.管理處全員進行消防實戰(zhàn)演習
6.安全知識的宣傳
7.對巡邏路線和巡邏方式方法進行調整
8.安全員業(yè)務知識、技能/素質考核每周3次
每周1次
每周1次
每季度1次
每半年1次
每月1次
每季度1次
每季度1次
安全班長1.對本班工作現(xiàn)場各崗位人員工作情況的全面檢查
2.班組例會的組織召開
3.班組培訓、軍訓的組織
4.夜班期間(22:00--06:00)用對講機呼叫各崗位,如有異常,及時做出處理每班次1次
每周1次
每周各1次
每半小時
5.2.2夜間查崗說明
5.2.2.1 夜間查崗工作是安全管理的一項主要內容,目的在于檢查管理處的安全管理員夜間工作狀態(tài),保證安全管理工作質量。
5.2.2.2 夜間查崗按照計劃制定和人員配置情況分別為一級查崗、二級查崗、三級查崗三種,
a、 一級查崗系對全公司范圍內任選管理處的檢查,由品質管理部組織,由公司
各職能部門和安全專業(yè)委員會組成的檢查,《年度夜間查崗計劃》由安委會主任于每年2月3日前制定完成,報品質部經理審批。由品質管理部組織執(zhí)行,每月一次覆蓋到公司所有管理處。一級查崗事先必須制定年度檢查計劃,為保證查崗情況的真實性,須對制定的查崗計劃設立相應的保密范圍。
b、 二級查崗 是管理處組織的內部檢查, 二級查崗由管理處主管以上及指定人員擔任查崗人員,由管理處經理組織執(zhí)行。二級查崗每半月一次。
c、 三級查崗是由安全部自行組織的內部檢查,查崗人員由安全部主管和安全班長及指定人員擔任,三級查崗每周進行一次。
5.2.2.3 若檢查計劃在實施過程中因人員變動或其它原因需改變時,由原計劃編制部門負責調度、安排。
5.2.2.4 查崗必須包括以下內容:
a、 安全管理員夜間工作情況:包括精神狀態(tài)、反應靈敏度、安全意識,應急預案的緊急啟動等。
b、 通訊設備使用情況:包括各類通訊設備的使用狀態(tài),緊急狀態(tài)下的通訊使用是否具備合理性。
c、安全管理員裝備佩戴情況:包括安全員的應急裝備能否起到于緊急狀態(tài)下正常使用
d、交接班記錄:包括檢查、各類質量記錄的填寫是否齊全、清晰、格式是否規(guī)范,有無亂撕、寫、畫等現(xiàn)象。
5.2.2.5 查崗人須根據(jù)實填寫《夜間查崗情況記錄表》,并由接受檢查的當值人員簽名確認。
5.2.2.6 檢查結果的處理:
a、 品質管理部對一級查崗的結果進行全公司范圍內通報,并負責監(jiān)督部門采取糾正和預防措施。
b、 管理處經理須對二級查崗的結果在管理處進行部門內部通報,并監(jiān)督糾正預防措施的實施情況。檢查結果和通報在管理處備案保存。
c、 由安全部主管(辦)對三級查崗的結果在每周的安全部例會上予以通報,并提出整改要求。
5.3緊急預案演習監(jiān)控要求
5.3.1檢測安全員對各類突發(fā)事件的臨場反應處置能力,以保證安全員日常工作中的責任感和警惕性,防止各類緊急事件的發(fā)生,通過演練不斷提高安全員處理各類突發(fā)事件的綜合素質,保障安全管理工作的有效實施。
5.3.2安全主管(辦)須根據(jù)本部門實際情況和具體
環(huán)境根據(jù)《突發(fā)事件處理控制程序》制定消防、治安、交通緊急事件處理預案。緊急預案須由管理處經理審批。報品質管理部備案。
5.3.3在緊急預案演練過程中,各參加人員必須嚴肅認真,積極參與。
5.3.4每季度至少進行一次緊急事件演練,由安全部負責人制定演習計劃,報管理處經理審批后組織實施演習,填寫《演習計劃及情況記錄表》并存檔。
5.3.5每半年進行一次管理處全員參加的消防實戰(zhàn)演習和消防知識的宣傳。
5.3.6在管理區(qū)域內若發(fā)生緊急事件至少應做如下有效反應:
多層小區(qū)(7層以下)20層以下21-30層31-50層50層以上
做出正確判斷和指揮
當班人員采取封鎖行動人防2分鐘內3分鐘內
技防及時
救援人員趕到事發(fā)地點、時間徒步2分鐘內5分鐘內6分鐘內9分鐘內12分鐘內
以上數(shù)據(jù)是指管理處面積10萬平米以下,超過的每10萬平米增加1分鐘
機動(含自行車)2分鐘內
攜帶事發(fā)性質對應工具正確、有效
6.支持性文件
tjzzwy7.5.1-a01-01 《安全員內部管理辦法》
tjzzwy7.5.1-a01-02 《停車場管理辦法》
tjzzwy7.5.1-a01-03 《ic卡管理辦法》
tjzzwy7.5.1-a01-04 《消防管理辦法》
tjzzwy7.5.1-a01-05 《消防滅火操作辦法》
tjzzwy7.5.1-a01-06 《出租屋、空置房及租住人員管理辦法》
tjzzwy7.5.1-a01-07 《高空作業(yè)管理辦法》
tjzzwy7.5.1-a01-08 《危險品管理辦法》
tjzzwy7.5.1-a01-09《自然災害防范管理辦法》
tjzzwy7.5.1-a01-10《安全員巡邏管理辦法》
tjzzwy7.5.1-a01-11《出入口管理辦法》
tjzzwy7.5.1-a01-12《控制中心管理辦法》
7.質量記錄表格
tjzzwy8.2.3-z01-f1 《管理人員巡查記錄表》
tjzzwy7.5.1-a01-f2 《安全班長值班情況記錄表》
tjzzwy7.5.1-a01-f3 《安全員當值情況記錄表》
tjzzwy7.5.1-a01-f4 《夜間查崗計劃表》
tjzzwy7.5.1-a01-f5 《夜間查崗記錄表》
tjzzwy7.5.1-a01-f6 《緊急集合情況登記表》
tjzzwy7.5.1-a01-f7 《演習計劃及情況記錄表》
tjzzwy7.5.1-a01-f8 《物資搬運放行條》
tjzzwy7.5.1-a01-f9 《臨時出入證》
tjzzwy7.5.1-a01-f10 《裝修現(xiàn)場監(jiān)控記錄表》
附件:
第10篇 成本管理體系文件控制工作程序
成本管理體系文件控制程序
1、目的
文件是實施并保持成本管理體系的基礎和依據(jù),對文件進行控制是為了讓管理者使用唯一有效版本文件,防止誤用文件,以促進成本管理體系的有效運行。
2、范圍
本程序適用于本公司成本管理體系要求有關的所有文件。
3、職責
3.1成本部是文件控制的歸口管理部門,負責公司體系文件的控制與管理。
3.2各部門和單位的管理文件由各部門和單位管理與控制。
3.3各類文件的使用人員負責正確使用和維護文件。
4、工作程序
4.1文件的分類:
成本管理體系文件包括:
a)綱領性文件:成本管理手冊;
b)程序性文件:各種控制程序;
c)控制成本水平和發(fā)生過程的文件:各種規(guī)章制度、各種定額或標準成本、成本預算、成本計劃、成本控制方案等。
上述三個層次文件的關系見《成本管理手冊》第3.4.1.4條。
4.2文件的編制
4.2.1文件的編制應按規(guī)定的職責進行,成本管理體系綱領性文件和程序性文件由成本部組織編制,控制成本水平和發(fā)生過程的文件由相應的職能部門和單位負責編制。
4.2.2文件的編制應注意:
a)與成本管理體系要求的其他文件相適應,注意與其他文件的相容性,不得與其他文件相抵觸或矛盾;
b)所編制的文件內容應盡可能全面、系統(tǒng),該說的一定要說到;
c)所編制的文件一定要結合本公司的實際情況,注意文件的可操作性;
d)所編制的文件,不得與成本管理標準和有關法律法規(guī)相抵觸;
e)成本管理體系文件必須覆蓋和符合所依據(jù)的成本管理標準;
f)文件作為成本管理活動的依據(jù),其內容必須科學合理并確保文件的適用性。
4.3文件的評審
4.3.1文件的編寫完成后和在實施過程中必須進行評審,確保其充分性和適宜性。文件的評審應由文件的批準人或文件主管部門組織進行,并做好《文件評審記錄》。
4.3.2對文件評審的結果,可確定是否需要修改和補充或更新文件,如果需要修改文件,修改后必須再次得到批準。
4.3.3文件評審的方式可采用會議評審,也可采用會簽評審。
4.4文件的批準
4.4.1文件的批準應按授權范圍進行,總經理負責批準《成本管理手冊》,體系負責人負責批準程序文件,第三層控制成本水平和發(fā)生過程的文件及其他文件應由相應層次的授權人批準。
4.4.2未得到有關授權人批準的文件屬無效文件,一律不得使用,使用文件的部門/單位和各類人員在使用文件之前應首先確認文件批準的有效性。
4.4.3文件批準的方式應以授權人員的簽字為準。
4.4.4對外來文件,相關授權人員也應進行批準,批準時應主要考慮文件的適用性。
4.5文件的發(fā)放
4.5.1文件的發(fā)放由各文件管理部門進行,其發(fā)放的范圍應得到批準,并嚴格按已批準的發(fā)放范圍進行發(fā)放,確保使用成本管理體系文件的各場所都能及時得到文件的有效版本。
4.5.2受控文件的發(fā)放,由各部門的文件管理人員填寫《文件發(fā)放登記表》,并注明分發(fā)的受控號,文件的領用人應在《文件發(fā)放登記表》中簽字領取,便于追溯。
4.5.3文件代收人員領取文件后應及時將文件送達到有關人員,以防止因文件影響成本管理活動。
4.6文件的使用
4.6.1文件使用部門及文件持有人,在使用文件時應全面理解,正確使用,使文件真正發(fā)揮指導和規(guī)范成本管理活動和成本管理行為的作用。
4.6.2文件在使用時各部門和單位及各類人員必須按《現(xiàn)行受控文件清單》中所規(guī)定的文件范圍使用文件,并識別是否是現(xiàn)行修訂狀態(tài)的有效版本,清單以外的文件不得使用。
4.6.3文件在使用過程中各部門和單位及各類人員應保護和貯存好文件,以防止文件的損壞、丟失,當所使用的文件損壞嚴重,影響使用時,文件持有人或文件管理員應到文件管理部門辦理更換手續(xù),交回破損的文件,補發(fā)新文件,其分發(fā)號可繼續(xù)沿用原分發(fā)號,文件管理部門在補發(fā)新文件時仍執(zhí)行4.5.2條規(guī)定。
4.6.4文件管理部門對已收回的破損文件的處理,按4.9條規(guī)定執(zhí)行。
4.6.5當文件使用部門/單位和使用人員不慎丟失文件后,應按4.6.3條有關規(guī)定辦理補發(fā)手續(xù),但責任人必須做出書面檢討或說明原因。若文件管理部門在補發(fā)文件時,給出新的分發(fā)控制號,應注明丟失文件的分發(fā)號作廢,必要時將丟失的文件通知有關部門和單位。
4.6.6文件在使用過程中,如果發(fā)現(xiàn)文件不適用或不可操作時,有關部門/單位和人員應予以記錄,并與文件管理部門聯(lián)系更改,可按4.7條有關規(guī)定執(zhí)行。
4.7文件的更改
4.7.1文件的更改,應由文件的使用部門或文件管理部門提出,并說明更改原因,報有關領導批準。具體實施由文件的主管部門組織進行,并做好《文件更改記錄》。
4.7.2文件更改的批準,原則上應由原批準人批準,如原批準人不在時,可由接替其職務的人員進行批準,但必須掌握原批準依據(jù)的有關背景資料。
4.7.3文件更改后,由文件管理員進行換頁處理,并注明更改狀態(tài)標識和生效日期。對重要更改,由文件主管部門領導召開相關部門負責人會議,闡明更改內容和性質,并將更改后的精神層層傳達到各使用人。
4.7.4文件更改后,文件主管部門應及時修訂《現(xiàn)行受控文件清單》中的更改狀態(tài),確保各使用場合能識別文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài),防止誤用文件。
4.8文件的換版
4.8.1文件可多次更改(修訂狀態(tài)從0-9),當文件需進行大幅度更改時,應進行換版,原版次文件作廢,換發(fā)新版本文件。
4.8.2換版后的文件仍按4.7.2條規(guī)定進行審批,其發(fā)放仍按4.5.2條規(guī)定執(zhí)行。
4.8.3換版后的文件發(fā)放時,應收回原版次的作廢文件,并按4.9條有關規(guī)定執(zhí)行。
4.9文件的作廢與處理
4.9.1作廢的文件應由文件管理部門按《文件發(fā)放登記表》中的發(fā)放狀態(tài)收回,并填寫《作廢文件登記表》,確保從所有使用場所收回所有失效和/或作廢的文件,以防止失效和/或
作廢文件的非預期使用。
4.9.2對收回的失效和/或作廢的文件,文件管理部門應統(tǒng)一銷毀,并作好《文件銷毀記錄》。
4.9.3對需要作為歷史資料保留的作廢文件,應由文件管理部門加蓋“作廢保留文件”印章進行標識。對作廢保留的文件只能用于資料參考或追溯歷史情況,不能用于指導成本管理活動和向高層領導提供決策的依據(jù)。
4.10文件的管理
4.10.1文件應有唯一性的準確標識,以確保有效使用。各部門和單位應按以下編號規(guī)則正確實施文件編號。
注:文件類號:sc――成本管理手冊
c_――程序文件
gz――規(guī)章制度
ys――預算
de――定額
jh――計劃
fa――方案
例:《文件控制程序》的編號為:××/c_-01-2006其中:××――××機械制造有限公司;c_――程序文件;01――第1號程序文件;2006――2006年版。
4.10.2文件的底稿及打印件均應歸檔保存,文件管理員應填寫《文件檔案登記表》。為防止電子版文件丟失,所有電子版文件均應有備份,并進行適當?shù)臉俗R。
4.10.3使用文件的人員在借閱有關文件時,應辦理借閱手續(xù),經有關人員批準后方可借閱,并保證在規(guī)定的期限內歸還所借閱的文件,到期未歸還的,應由文件管理員負責收回,原版文件一律不得外借,以防止其丟失或損壞。
4.10.4為提供信任向外部(包括:政府機構、行業(yè)協(xié)會、上級主管部門、顧客等)提供文件,以證實本公司成本管理和成本保證能力時,文件主管部門只提供《成本管理手冊》,不得提供程序性和控制成本水平及發(fā)生過程的文件,若必須提供第二層和第三層文件時,應由體系負責人批準。當所提供的受控文件修改時,也應按4.9.1條規(guī)定收回作廢文件,更換新文件。
4.10.5各部門和單位應建立本部門/單位的《現(xiàn)行受控文件清單》,報成本部。成本部負責建立并定期公布全公司的《現(xiàn)行受控文件清單》,并在清單中標明所有文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài),以確保各部門和各類人員能識別文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài),并按規(guī)定的文件范圍使用現(xiàn)行文件的有效版本。
4.10.6受控文件應加蓋“受控文件”印章作為受控的標識,非受控文件可不作非受控標識,但仍然按規(guī)定進行編號。
4.10.7文件復制(包括:復印、拷貝等),必須經本部門/單位或文件主管部門負責人批準,并按批準的份數(shù)復制。受控文件的復制必須重新加蓋“受控文件”印章,復制件的發(fā)放,也應按4.5.2條規(guī)定執(zhí)行。
4.10.8各部門和單位使用的有效文件,應保持清晰可辯,標識正確,易于識別,存貯應便于檢索,可利用文件的目錄和文件的編號進行分類,確保使用時能快速查找。
4.10.9文件主管部門和各部門/單位的文件管理員應按規(guī)定檢查各類現(xiàn)行文件的有效性,并填寫《文件有效性檢查記錄》,發(fā)現(xiàn)問題,及時處理。
4.10.10各部門和單位對現(xiàn)行文件的使用、歸檔、保存、借閱、復制、銷毀和向外部提供等環(huán)節(jié),應注意文件的保密性,對文件的保密內容不得向外透漏,必要時應在文件上進行密級標識。
4.11外來文件的控制
文件的歸口主管部門和各類文件的管理部門及單位應確保識別外來文件,必要時對外來文件進行標識。直接引用的外來文件,如標準和法規(guī)等,應由文件歸口管理部門的負責人批準后,方可使用。對外來文件的發(fā)放、作廢、處理和管理可參照4.5條、4.9條和4.10條規(guī)定執(zhí)行。
4.12對提供信任的客觀證據(jù)文件――記錄的控制,應按《記錄控制程序》執(zhí)行。
4.13文件是信息及其承載媒體,這種媒體可以是紙張、計算機磁盤、光盤、照片、樣件、電子媒體或他們的組合。
5、相關/支持性文件
5.1《記錄控制程序》
6、記錄
6.1《文件發(fā)放登記表》
6.2《文件評審記錄》
6.3《現(xiàn)行受控文件清單》
6.4《文件更改記錄》
6.5《文件銷毀記錄》
6.6《作廢文件登記表》
6.7《文件歸檔登記表》
6.8《文件有效性檢查記錄》
第11篇 物業(yè)公司文件控制管理工作程序
1.0 目的
對麗江花園物業(yè)管理公司質量管理體系所要求的文件進行控制,確保在使用處獲得適用文件的有關版本。
2.0 適用范圍
適用于麗江花園物業(yè)管理公司與質量管理體系要求有關的文件的控制。
3.0 職責
3.1麗江花園物業(yè)管理公司與管理體系有關的文件由行政部歸口管理。
3.2技術部負責與維護有關的和網絡系統(tǒng)有關的技術性文件和資料的受控發(fā)放。
3.3配套服務部負責與服務有關的文件受控發(fā)放。
3.4各有關部門負責本部門文件管理。
4.0 定義
4.1文件的分類
按文件的來源分為:
4.1.1 內部文件:麗江花園物業(yè)管理公司內部形成的管理文件,包括質量管理體系文件和對內、對外的管理公文。
質量管理體系文件還可分成:
a)質量手冊,第一層次文件,代碼為(a);
b)程序文件,第二層次文件,代碼為(b);
c) 作業(yè)指導書、操作規(guī)程(規(guī)定),第三層次文件,代碼為(c);
d)質量記錄(為特殊類型文件),代碼為(d)。
4.1.2 外來文件:
a) 國家、行業(yè)、企業(yè)的技術標準、規(guī)范、規(guī)程等;
b) 主管部門的公文;
c) 顧客提供的基礎資料等;
d) 計算機應用軟件。
4.1.3 成果文件:麗江花園物業(yè)管理公司內部形成的與維護和服務有關的技術性文件,包括質量計劃、綱要、成果報告、圖紙圖片等。
4.2按受控狀態(tài)分為:
4.2.1 受控文件
即列入《受控文件清單》的文件,這些文件的批準、發(fā)布、更改、報廢、回收等必須按本程序規(guī)定的要求進行控制。
4.2.2 非受控文件
未列入《受控文件清單》的文件。
5.0 工作程序
5.1文件的編號與標識
5.1.1 質量管理體系文件按《文件編號規(guī)定》進行編號和標識。
5.1.2 管理性公文按《文件編號規(guī)定》進行編號和標識。
5.1.3 與維護和服務有關的文件按《文件編號規(guī)定》進行編號和標識。
5.1.4 外來文件沿用原文的編號,加蓋“外來文件”章。
5.2文件編寫
5.2.1 質量管理體系文件由各使用部門編寫,行政部匯總。
5.2.2 管理性公文由行政部組織編寫。
5.3文件的審批
5.3.1 質量手冊由管理者代表審核,總經理批準。
5.3.2 程序文件由行政部審核,管理者代表批準。
5.3.3 作業(yè)指導書文件由行政部組織相關部門審定,由管理者代表批準。
5.3.4 與維護和服務有關的成果性文件由技術部和配套服務部經理審批。
5.3.5 管理性公文由相關部門起草,主管領導審核,總經理批準。
5.4文件的發(fā)布與發(fā)放
5.4.1 文件一經批準,即可進行發(fā)布和發(fā)放。發(fā)布可以采用會議(即發(fā)布會)和非會議兩種形式。
5.4.2 質量管理體系文件、標準、規(guī)范、規(guī)程由行政部按《文件發(fā)放計劃審批表》發(fā)放。
5.4.3 技術類文件由技術部按《文件發(fā)放計劃審批表》發(fā)放。
5.4.4 服務類文件由配套服務部按《文件發(fā)放計劃審批表》發(fā)放。
5.4.5 文件的發(fā)放應確定文件發(fā)放范圍,確保與質量管理體系運行有關的場所,在使用處可獲得適用文件的有關版本。
5.4.6 各發(fā)放文件部門作好《文件發(fā)放、回收登記表》的記錄工作。
5.4.7 各單位相關部門的文件管理人員在收到和領取文件后,應及時分發(fā)到位。文件收取人在《文件發(fā)放、回收登記表》上簽收。
5.4.8麗江花園物業(yè)管理公司所有對外發(fā)布的文件均由行政部審定發(fā)放,重要文件需總經理批準后發(fā)放。
5.5文件的更改
5.5.1 質量管理體系文件需要更改時,應由提出文件修改部門填寫《文件更改申請表》,說明更改原因,對重要的更改應附充分理由和證據(jù)。
5.5.2 《文件更改申請表》的審批按文件審批條款進行,經批準后,由行政部填寫《文件更改通知單》。
5.5.3 更改采用換頁法或劃改法。劃改就是在原文件需修改處修改。更改后的文件應在文件修改記錄上予以記錄。
5.5.4 文件更改的具體程序是:
行政部將《文件更改通知單》,按原文件發(fā)放范圍發(fā)至各單位相關人員,并按通知單及時更改本單位使用文件,在通知單上做好記錄。
5.6文件的換版與作廢
5.6.1 文件經多次更改或文件需進行大幅度修改時,應進行換版。換版由行政部組織。
5.6.2 作廢的文件由行政部文件管理員負責收回,并在《文件發(fā)放、回收登記表》上做好記錄,在作廢文件上加蓋“作廢”印章,待統(tǒng)一銷毀。
5.6.3 由行政部填寫《文件銷毀申請表》,批準后統(tǒng)一銷毀。銷毀由行政部執(zhí)行,需兩人在場見證。需留用的作廢文件,填寫《文件留用申請表》,經行政部批準后,加蓋“保留資料”印章方可留用。留用的文件應單獨存放,以免混用。
5.7文件的管理
5.7.1 存檔文件應保存在通風、干燥的環(huán)境中并做好防火、防蟲、防潮工作,以免破損。
5.7.2 臨時借閱文件應由借閱者填寫《文件借閱登記表》,經文件管理部門負責人批準后方可借閱。借閱者應在指定日期歸還。
5.7.3 行政部定期(一年一次)發(fā)布《受控文件清單》,經管理者代表批準后,下發(fā)各單位。
5.7.4 各部門依據(jù)《受控文件清單》和實際情況,實時更新本部門的《受控文件清單》。
5.8外來文件的發(fā)放
麗江花園物業(yè)管理公司所有外來文件均由行政部負責收集匯總,并記錄于《外來文件登記表》中,其包括:國家、地方、行業(yè)技術性標準、規(guī)范、規(guī)程等文件,經過鑒定和確認其有效版本后,列入《受控文件清單》,經總經理批準后,按文件的發(fā)布與發(fā)放的路徑發(fā)放。
6.0相關文件
6.1《文件編號規(guī)定》 rgpm
第12篇 學院機要文件管理工作規(guī)定
學院機要文件管理工作規(guī)定為了加強機要文件的管理,進一步規(guī)范機要文件的處理程序,結合我院實際,制定本規(guī)定。
1、 凡上級或下級單位寄送或交換至我院的機要文件,均由機要人員負責收文、啟封。一般函件除注明院領導個人和各處、室以外,要根據(jù)文件內容、密級和傳閱范圍,送有關領導或有關處室簽收和閱處。
2、 機要人員對所有來文進行登記,經辦公室主任閱處后,送院領導傳閱。機要人員與各位領導辦理文件傳閱手續(xù)。
3、 院領導在文件的批閱過程中要做到迅速、及時,不得積壓、橫傳;機要文件一律不得帶出辦公室閱批,因公出差或參加兩天以上會議時,應將傳閱文件退還機要室,未看完的文件,待回院后再閱。閱文時,對于文件的批示和簽名不要用鉛筆和圓珠筆。卷內文件不得隨意抽走、留存。
4、 對院領導批示要求職能部門辦理的文件,機要人員應立即將文件送達承辦單位。承辦單位應及時將辦理情況反饋院辦公室并報告分管院領導。
5、 對于急件的處理。主管領導需要部門即刻辦理的急件,也應先退回院機要室,由機要人員按照院領導的批示,立即送職能部門并辦理文件借閱手續(xù),而不能在傳閱過程中“橫傳”,以避免造成文件丟失。
6、 文件傳閱、處理結束,承辦部門要在文件處理單上寫明處理結果,并簽名和寫清楚處理日期后,退回機要室統(tǒng)一保管。有關業(yè)務文件,各處、室需要暫時保留備用的,可在機要室辦理借閱手續(xù),但保留期限不得超過1個月。
7、 上級來文的復印,按照中央辦公廳和省委辦公廳的規(guī)定辦理;凡標有密級的文件不得私自翻印、復制、摘錄和外傳文件傳閱、因工作需要翻印、復制、摘錄時,應按有關規(guī)定經批準后辦理。復印件按照文件、資料的保密等級管理;不得在公開發(fā)表的文章中引用“三密”資料。
8、 凡發(fā)到各部門的機要文件,各單位必須認真管理、清理。使用完后,按照規(guī)定時間,及時清退交機要室。
9、 凡涉及機要文件的領導和工作人員,必須嚴格遵守國家保密條例,嚴防失密、泄密。要維護機要文件的嚴肅性、權威性和保密性。按規(guī)定,文件傳到哪一級就要保密到哪一級。送抵各單位的文件一定要妥善保管,對丟失文件或泄密者,要按照有關規(guī)定追究責任。
第13篇 化工公司文件管理工作程序
化工公司文件管理程序
1.目的
為確保本公司質量文件的一致性、正確性、有效性、適用性,確保質量制度之相關單位(人員)持有最新之文件,以及防止不適當?shù)奈募徽`用。
2.適用范圍
凡本公司與質量管理體系相關之內部(質量手冊、程序文件、作業(yè)指導書等)及外來文件(相關標準或其它與質量活動相關之文件均屬之)。
3.職責
3.1本程序由iso辦公室制定,管理者代表審查,總經理批準,相關人員配合執(zhí)行。
3.2文件的制定:由部門(各部門之最高負責人)制定或專人制定。
3.3文件的審查:質量手冊、程序文件、三級文件由管理者代表審核。
3.4文件的批準:
3.4.1質量手冊、程序文件由本公司總經理批準。
3.4.2三級文件(作業(yè)指導書即操作規(guī)范、檢驗規(guī)范等),由管理者代表批準。
4.定義
4.1質量手冊:有關本公司經營組織與各機能之概括性、原則性之摘要說明。
4.2程序文件:有關事務之處理方法、手段、順序等之說明,如采購管理程序。
4.3作業(yè)指導書:為執(zhí)行質量要求,在技術上所規(guī)定之具體方法、手段與判定要領,如作業(yè)指導書等。
5.作業(yè)內容
5.1文件的分類與編號:
5.1.1本公司質量體系文件從內容上分為四級:即一級為質量手冊;二級為程序文件;三級為作業(yè)指導書等;四級為記錄、外來文件等。
5.1.2文件編號:
5.1.2.1質量手冊的編號為qm01,其各代號是指:qm為手冊文件;01代表文件序號。
5.1.2.2程序文件的編號為qp□□,其各代號是指:qp代表二級質量文件;其□□代表文件序號。
5.1.2.3三級文件的編號為wi□□,其各代號是指:wi代表三級質量文件;其□□代表文件序號。
5.1.2.4外來文件的編號為wl□□□□□□-□□□-□□,其各代號是指:wl代表外來文件,其前八個□代表外來文件接收的年月日,其后的四個□代表文件序號,最后的兩個□代表外來文件版本,該文件需登錄于文件總覽表并注明外來文件字樣(備注:該種序號可根據(jù)需要升為更多位)。
5.1.2.5各種表單的編號原則:文件編號加序號加版次。
5.2文件的制定、審查、批準及分發(fā)層次:
文件名稱制定審查批準分發(fā)單位
質量手冊iso辦公室管理者代表總經理各部門負責人
程序文件各負責人管理者代表總經理各相關負責人
三級文件單位負責人管理者代表管理者代表/總經理各相關場所備注程序文件以下文件的制定,可由各指定的人員。
5.3文件的制定格式:
5.3.1一、二級文件的制定格式(見如下):
1.目的:說明制定該文件之用意。
2.適用范圍:說明該文件適用工作范圍。
3.職責:說明該文件的制定與執(zhí)行相關單位。
4.定義:說明該文件之專有名詞在文件中之特有意義(質量手冊不需該項)。
5.作業(yè)內容:說明該文件之責任參與作業(yè)之人員,以及工作范圍步驟,其中內容詳細說明,有流程圖則依流程圖說明(質量手冊的該項為4.)。
6.附件:說明該文件所派生的表單格式或流程圖等(質量手冊不需該項)。
7.參考文件:指明制定該文件所參考之相關文件(質量手冊的該項為5.)。
5.3.2一、二級文件的封面格式、內頁格式見附件。
5.3.3三級文件的內容格式及封面內頁格式不做具體規(guī)定。
5.4文件的制定:
5.4.1各部門依質量體系作業(yè)需要制定草案,經相關權責人審查,相關權責人批準,由文控人員作打印和發(fā)行。
5.4.2文件制定的格式依5.3進行作業(yè)。
5.5文件的修訂,各部門依質量管理體系作業(yè)需要,由原制定單位人員填寫文件變更申請表說明原因及變更內容后,由相關權責人審查、批準,將文件變更申請表交至文控人員,文控人員將原文件作文件修訂并于修訂記錄中作登記。
5.5.1外來文件的變更由相關權責人直接在原文件上上注明作廢字樣,必要時以相應的內部聯(lián)絡單通知原件作廢及執(zhí)行的新件的編號。
5.6文件的分發(fā)與銷毀:
5.6.1文件的分發(fā)統(tǒng)一由文控影印分發(fā),文件的分發(fā)需加蓋受控文件章,受控文件的發(fā)放統(tǒng)一由文控負責,接收方在文件分發(fā)控制表上簽名確認。
5.6.2文控需將變更后的文件除保留原稿作參考外(需在原稿上蓋文件作廢章以做識別,保存期限視實際需要而定),其它作銷毀處理(如作廢文件用于再生紙,每一頁須蓋上文件作廢章或寫上作廢字樣或者打叉)。
5.6.3由文控視文件的相關與否,確定文件的分發(fā)范圍和對象。
5.6.4文控負責文件的發(fā)放和回收、變更以及原件等記錄的保存。
5.7文件的版本、版次、變更、編號與作廢:
5.7.1新制定的文件由各部門制定,由文控打印交相關權責人審查、批準即可。
5.7.2如因作業(yè)改變或業(yè)務需要,需變更文件及編號。
5.7.2.1小變更:如文件需要局部修改,但不影響其文件主內容,由提出人員用文件變更申請表的方式寫明需修訂內容交文控作文件修改;修改原文件的封面版本不變,該修改只在相應的需修改頁的版次做升次即可(如a0變更為a1;該變更只在內頁換頁,a9后若再變更則變更升為大變更,此大變更便升級為b0,依次類推。
5.7.2.2大變更:文件內容的修改改變了原內容主題或小變更在一頁有五章節(jié)以上或小變更涉及有兩頁以上時,需作直接大變更處理;需更改文件版本號須在文件封面修改版本號(如a版本大變更后變成b版本,依次類推);備注:單頁文件可以只有版本不設版次。
5.7.3.3文件在變更時,由提出人員填寫文件變更申請表說明原因及變更內容后,由相關權責人審查、批準后,將文件變更申請表交至文控,文控在接到有批準之文件變更申請表后,將文件修改變更,即收回需作修改的文件,分發(fā)新的文件,并記錄在文件分發(fā)控制表中。
5.8文件的調閱與補發(fā):
5.8.1如因業(yè)務需要領用文件,應填寫文件分發(fā)控制表,并由相關人員批準。
5.8.2文
件破損或遺失,須填寫文件分發(fā)控制表說明申領原因,并由相
關人員批準后,攜帶破損文件到文控辦理申領手續(xù),文控將損壞之文件作廢銷毀,并在文件分發(fā)控制表中注明。
5.8.3由于業(yè)務需要需借用文件,但不需帶出文控部門,須經文控同意才可借用。
5.9受控文件用于供應商、客戶或認證機構時由文控辦理相關手續(xù),并填寫文件分發(fā)控制表。
5.10印章的管理
5.10.1印章分為受控文件、文件作廢、外來文件,并由文控管理。
5.10.2印章遺失,重新刻制時應與原印章區(qū)別特征,并在涉及范圍內通報。
5.11文控須制訂文件總覽表控制管理文件,以說明現(xiàn)行版本。
5.12記錄與保存:文件分發(fā)控制表、文件變更申請表、文件申領表、文件借用登記表、有關內部聯(lián)絡單由文控保存一年。
6.附件
6.1附件一、文件分發(fā)控制表
6.2附件二、文件變更申請表
6.3附件三、印章格式
6.4附件四、文件總覽表
7.參考文件
第14篇 酒店質量管理程序文件：基礎設施管理工作程序
酒店質量管理程序文件:基礎設施管理程序
1.0目的
為確保本__酒店基礎設施的能力能滿足對客服務的需求,特制定本程序。
2.0適用范圍
本程序適用于本__酒店基礎設施的管理。
3.0職責
工程部負責基礎設施的歸口管理。
各使用部門負責本部門基礎設施的申購、保養(yǎng)和保管。
4.0工作程序
信息管理
基礎設施信息管理應包含以下方面的信息:
(1)五星級__酒店對基礎設施的要求。
(2)建立、實施和持續(xù)改進質量管理體系對基礎設施的要求。
工程部負責建立《基礎設施臺賬》,定期對基礎設施滿足服務要求的能力進行評價,形成《基礎設施能力評價報告》,作為對基礎設施控制的依據(jù)。
管理要求
基礎設施管理要求應達到以下要求:
(1)基礎設施的配置滿足五星級要求。
(2)基礎設施完好率達到規(guī)定指標。
(3)基礎設施維修、保養(yǎng)、運行滿足服務的要求。
工程部每月對基礎設施管理指標進行考核,編制《工程部基礎設施管理指標考核月報表》,作為對基礎設施實施了有效管理的依據(jù);通過考核,識別和改進基礎設施的管理控制中存在的問題。
管理過程控制
(1)主要基礎設施的識別:
①__酒店建筑物、各部門工作場所和服務設施;
②滿足通信、計算機網絡和__酒店內部運轉需要的支持性服務。
(2)基礎設施的管理
①基礎設施的采購:
.a.各基礎設施使用部門負責申報部門基礎設施購置計劃,采購供應部根據(jù)各部門申報計劃綜合平?后,制定基礎設施《采購計劃》,經采購供應部經理審核,副總經理批準后由采購人員實施采購;
b.b.采購供應部根據(jù)庫存量及庫存定額制訂零配件《采購計劃》,經采供部經理審核,副總經理批準后由采供部實施采購;
c.設備及零配件的采購控制按《采購控制程序》執(zhí)行;
d.__酒店能夠自制的設備及零配件由工程部安排制作。
②基礎設施的驗收:
a.購進及自制的基礎設施及零配件由工程部按照《基礎設施進店驗收制度》組織驗收,工程部負責填寫并保管《基礎設施驗收記錄》;基礎設施驗收包括:
--隨機文件、附件和工具齊全;
--外觀良好;
--零部件齊全;
--試用后使用性能達到規(guī)定要求。
b.對驗收不合格的基礎設施(包括自制)按《不合格控制程序》處置,不合格基礎設施不得投入使用。
③安裝及安裝驗收:
a.采購進店的基礎設施供貨方有安裝承諾的由供貨方組織進店安裝。供貨合同無要求的由工程部組織__酒店技術人員實施安裝。
b.基礎設施的安裝驗收由工程部按照《基礎設施驗收制度》逐項驗收,驗收后填寫《基礎設施驗收記錄》,由工程部簽署驗收結論,報副總經理審批,并存入基礎設施檔案。
c.對安裝驗收不合格的基礎設施應做好記錄,并指明不合格項目、不合格技術標準條款,交原安裝者重新安裝或調試,經重新安裝或調試的基礎設施要再次組織驗收,驗收不合格的基礎設施不得投入使用。
④基礎設施分類管理:
a.__酒店根據(jù)基礎設施對服務的影響程度實行基礎設施分類管理,建立《基礎設施分類管理臺賬》;
b.《基礎設施分類管理臺賬》由工程部和各使用部門分兩級建立,工程部負責檢查落實。
⑤基礎設施運行控制:
a.工程部負責編制《基礎設施使用維護規(guī)程》,負責對基礎設施使用維護要求做出規(guī)定,各基礎設施操作人員按操作規(guī)程要求實施操作;
b.基礎設施操作人員應填寫《基礎設施運行與維護記錄》,如實記錄基礎設施運行狀況和交接班情況;
c.工程調度人員每日檢查基礎設施運行情況,記錄基礎設施運行過程中存在的問題,填寫《基礎設施運行日志》,作為基礎設施運行改進的依據(jù)。
⑥基礎設施的使用和維護:
a.各基礎設施操作維護人員負責按《基礎設施使用維護規(guī)程》實施基礎設施使用和維護,以確保:
--備用基礎設施定期切換,交替運行;
--基礎設施運行狀態(tài)良好,滿足服務要求;
--基礎設施整潔、完好。
b.基礎設施使用維護人員負責填寫《基礎設施運行
與維護記錄》,如實記錄基礎設施的使用維護狀況。
⑦基礎設施的維修:
基礎設施維修包括:日常維修、計劃檢修和緊急搶修。
a.日常維修:
--基礎設施出現(xiàn)故障不能正常運行時,由使用部門填報《維修單》或電話通知工程部統(tǒng)一安排維修;
--工程部接到維修通知后(電話通知應做好記錄)安排專業(yè)維護人員15分鐘內到達維修現(xiàn)場,如果是加急維修應在5分鐘內趕到現(xiàn)場;
--維修人員應做好維修記錄,填寫《維修記錄》,使用部門對維修質量進行驗收。
b.計劃檢修:
--工程部負責制訂《基礎設施年度檢修計劃》,檢修計劃應充分考慮設施與設備技術要求有關的檢修和有關法律法規(guī)要求的檢修;
--工程部負責按《基礎設施年度檢修計劃》組織本__酒店技術人員實施基礎設施檢修。本__酒店不能實施的檢修項目實行外包檢修,對外包方的控制按照《外包控制程序》有關條款執(zhí)行;
--工程部負責對檢修質量實施驗證,檢修不合格的基礎設施應尋找原因,重新檢修,直到合
格為止。檢修不合格的基礎設施不得投入運行。工程部負責填寫《維修記錄》,以證實實施了有效的檢修。
c.緊急搶修:
--由基礎設施使用部門報修或突發(fā)事件引起的重大基礎設施故障,工程部首先要根據(jù)故障的性質及__酒店服務的影響程度確定緊急搶修措施;
--緊急搶修措施包括及時啟動備用基礎設施和組織力量實施即時搶修,確保把對服務的影響降低到最低限度;
--緊急搶修應做好記錄,以提供識別和改進基礎設施管理存在的問題。
⑧基礎設施狀態(tài)管理:
a.工程部負責實施基礎設施的標識管理,確?；A設施具有惟一性標識。封存、待修、檢修、改造、大修基礎設施采用掛牌方式以標明其狀態(tài)。
b
.工程部每月對各部門進行一次基礎設施大檢查,依據(jù)《基礎設施完好標準》考核基礎設施完好率,對使用部門基礎設施狀況與基礎設施的使用、維護狀況進行評分,并進行獎懲,填寫《基礎設施檢查記錄》。
⑨基礎設施改造:
a.__酒店根據(jù)服務要求確定所需的基礎設施改造,工程部負責基礎設施改造的立項,編制《基礎設施改造立項報告》,并報總經理審批。
b.工程部根據(jù)總經理批準的立項報告,負責編制《基礎設施改造計劃》,報總經理審批,大型基礎設施改造采用招標制。
c.工程部負責按《基礎設施改造計劃》實施基礎設施改造。
--制定基礎設施改造應達到的目標;
--設計或收集、整理基礎設施改造所需的圖紙及其他技術資料,確保改造技術要求是明確的;
--確定參與改造人員的職責及規(guī)定接口事項;
--確定改造實施過程所需的驗證及記錄事項;
--組織基礎設施改造驗收,填寫《基礎設施驗收記錄》,確?；A設施改造達到預期目標及技術要求;
--收集、整理、保管基礎設施改造過程所形成的文件、資料及記錄,需存檔的及時存檔。
⑩基礎設施報廢:
a.采購供應部負責制定《資產報廢制度》,報總經理批準后實施;
b.各使用部門負責按《資產報廢制度》對失去使用價值的基礎設施向工程部提出報廢申請,工程部負責組織相關部門和技術人員對申請報廢基礎設施組織鑒定,形成《基礎設施報廢鑒定報告》,經主管領導審批后報廢;
c.財務部負責對報廢基礎設施財物銷賬,工程部負責收集整理有關報廢基礎設施的技術資料,該存檔的及時存檔;
第15篇 酒店質量管理程序文件：餐飲服務控制工作程序
酒店質量管理程序文件:餐飲服務控制程序
1.0目的
對餐飲物料、食品、飲料、菜肴、餐廳衛(wèi)生進行監(jiān)視或測量,確保其符合規(guī)定要求,增強顧客滿意。
2.0范圍
本程序適用于餐飲物料、菜肴和餐廳服務的控制。
3.0職責
采購部負責餐飲物料、食品、飲料的采購。
廚部負責廚房加工制作的各類菜肴出售前的鑒定。
4.0工作程序
采購部對餐飲物料的供方進行評價選擇,所提供的物料、食品、飲料應符合國家有關法律法規(guī)要求。
餐飲物料的驗收
(1)餐飲物料到貨后,驗收員根據(jù)采購申請單對到貨數(shù)量、規(guī)格、標識、生產日期和保質期進行檢查,符合規(guī)定的,則可接收。
(2)驗收合格的物料,驗收人員填寫驗收記錄單。屬直接領用的物料,則按規(guī)定手續(xù),投入使用。
(3)驗收不合格的物料,由驗收人員記錄,以適當?shù)姆绞綐俗R,并按《不合格品控制程序》處理。
菜肴的制作和鑒定
(1)廚師經培訓,掌握理論知識和所需技能,考核合格,按菜譜制作各種菜肴。
(2)菜肴制作屬特殊過程,嚴格按程序操作,必要時應有作業(yè)指導書。
(3)菜肴的揀選、清洗、配料要符合規(guī)定。
(4)菜肴的鑒定:
①廚房加工制作的各種冷葷涼菜、熱菜、湯、包、餅及其他主食類,在出售前均應鑒定。
②鑒定依據(jù):餐廳所有的入廚單、《菜肴加工制作指導書》。
③廚師長或指定專人對照入廚單就菜肴的色、味、形等進行感官鑒定,必要時需品嘗。符合制作要求的,方可交由餐廳服務人員,經鑒定不合格的菜肴按照《不合格品控制程序》的相關規(guī)定執(zhí)行。
④餐廳服務員在把食品提供給客人以前應再次檢查。
對餐廳和送餐的要求
(1)餐廳有適宜的空間、溫度,餐桌排列要方便就餐者出入,通道通暢便于送餐,地面防滑。
(2)包間的裝飾、設施符合相應標準。
(3)用餐等待時間要短,等待期間要提供茶水、小食品。
(4)環(huán)境衛(wèi)生、整潔。布餐車應確保清潔、衛(wèi)生,達到規(guī)定要求。
(5)餐桌明確標識,如團隊名稱、就餐者名單等。
(6)服務員經培訓,送餐時介紹菜名和特色。
對客人對用餐滿意的監(jiān)視和調查
(1)在客人進餐時,服務人員或管理人員應及時關注客人對餐飲的評價和意見,如發(fā)現(xiàn)飯菜不潔、變質、霉變等情況,應立即向客人賠禮道歉,并主動與廚房聯(lián)系,按標準重新提供。
(2)餐飲部收集、整理、匯總客人對餐廳的意見或建議,采取改進措施并持續(xù)改進。
5.0支持性文件
《不合格品控制程序》
《菜肴加工制作指導書》
6.0相關記錄
《驗收記錄單》
《入廚單》
《領料單》
